Навигация по сайту

Меню сайта

Ключевые теги

Реклама

новости партнёров

Архив сайта

Новости

Трап под плитку
Вода удаляется из кабины при помощи трапа. Канализационный трап — это устройство из пластика, чугуна или нержавеющей стали, состоящее из решетки, корпуса, сифона, уплотнителя и прижимных элементов для

Купити авіаквитки онлайн
Каждый человек в своей жизни должен принять несколько ключевых решений, определяющих дальнейшую судьбу, и выбор профессии – это одно из них. С малых лет мы думаем, кем стать: девочки хотят стать

Инъекции красоты
С гиалуроновой кислотой Это вещество используется для мезотерапии и биоревитализации. Обе процедуры считаются  инъекциями  красоты. Гиалуроновая кислота вводится в разных количествах: для мезотерапии

Где покупать автошины
о Для своей машины всегда самое-самое хочется купить. Часто нет элементарно времени на какие-то походы по магазинам, чтобы детали найти и купить. Часто уже интернет-магазинами пользуются даже для таких

Купить пакеты оптом в донецке
Каталог продукции Принтфолио предлагает высококачественные купить пакеты оптом в донецке по низкой стоимости, с доставкой по Москве и всей Рф, большие и мелкооптовые партии, эластичная система скидок.

Создание сайтов киев
                                            Приветствую Вас, дорогие друзья! Как Вы сообразили из подзаголовка, пойдет речь о программке по конструированию веб-сайтов. Мое мировоззрение: Artisteer –

Широкоформатная печать в киеве
Широкоформатная печать – это способ нанесения полноцветных изображений на специальные рекламные материалы. Материалами для широкоформатной печати являются : самоклеющаяся плёнка, баннерная ткань, а также

Установка Видеонаблюдения
Большинство магазинов, особенно в крупных городах, работают в стандарте самообслуживания. И причиной этому являются объективные моменты оптимальной организации торговли и маркетинговые рекомендации.

Барбер стрижка
Модное слово « барбер» докатилось до нас из-за границы совсем недавно и уже овеяно дымкой слухов и сомнений. Одни говорят, что чтобы постричься у барбера, нужно непременно быть хипстером: если

Купить часы seiko
Марка часов Seiko стала знаменитой еще во времена Русского Союза. Носить на руке купить часы seiko было чуть ли не престижнее, чем на данный момент Rolex. Японский производитель и не ведал, что на одной

Як зберігати електронні документи

  1. ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ І ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ: ПОНЯТТЯ РІЗНІ, ХОЧА І СУМІЖНІ
  2. НОРМАТИВНА БАЗА ПО ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ
  3. Формуємо ЕЛЕКТРОННІ СПРАВИ
  4. Поміщають ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ В номенклатури справ
  5. СКЛАДАЄМО ВНУТРІШНЮ ОПИС ЕЛЕКТРОННИХ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ
  6. ВРАХОВУЄМО ВИМОГИ ДО форматів електронних документів і носіїв
  7. Надсилає Вашу електронну ДОКУМЕНТИ В АРХІВ
  8. СТАВИМО ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ НА ОБЛІК В АРХІВ
  9. ЗБЕРІГАЄМО ЕЛЕКТРОННІ СПРАВИ В АРХІВІ
  10. Зніщуваті ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ

У статті ми розповімо, як організація повинна зберігати свої електронні документи. З'ясуємо, як і на який носій краще записати електронні справи, як скласти опис справ електронних документів і передати їх на зберігання в архів організації.

ЕЛЕКТРОННИЙ АРХІВ І ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ: ПОНЯТТЯ РІЗНІ, ХОЧА І СУМІЖНІ

Електронний архів створюється за допомогою спеціального програмного забезпечення або своїми силами і представляє набір упорядкованих скан-копій паперових документів або електронних документів організації. Сенс електронного архіву в тому, що будь-який працівник, який має право переглядати той чи інший документ, знайомиться з ним, не відходячи від робочого місця. Те, що документ вже багато років міститься в архіві, значення не має.

Зберігання електронних документів - це частина системи зберігання документів організації, яка, в свою чергу, є одним з основних процесів діловодства. Незалежно від того, паперовий це документ або електронний, він повинен зберігатися протягом встановлених строків.

Незалежно від того, паперовий це документ або електронний, він повинен зберігатися протягом встановлених строків

Звичайно, це ідеальний варіант, коли електронний архів є частиною системи зберігання електронних документів організації. До цього потрібно прагнути, поступово поміщаючи електронні копії документів в спеціальну базу даних і тим самим формуючи електронний архів. Але це - не зберігання, а всього лише полегшення доступу. Це навіть не архів в повному розумінні слова, адже в архів організації здаються оригінали документів, а електронний архів складається з скан-копій. Набір скан-копій паперових документів - це не архів. А електронний документ - це повноцінний документ, а не скан-копія паперового.

НАШ Словничок

Електронний документ - це документована інформація, представлена в електронній формі, тобто у вигляді, придатному для сприйняття людиною з використанням електронно-обчислювальних машин, а також для передачі по інформаційно-комунікаційних мереж або обробки в інформаційних системах [1] .

НОРМАТИВНА БАЗА ПО ЗБЕРІГАННЯ ЕЛЕКТРОННИХ ДОКУМЕНТІВ

З кожним роком в організаціях обсяг електронних документів зростає. Однак кількість нормативних або методичних документів, присвячених збереженню електронних справ, на жаль, не збільшується. Керуватися доводиться тільки Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях (затверджені наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 № 526, далі - Правила 2015). Правила 2015 - основний нормативний документ, в якому на сьогоднішній день висвітлюються, хоча і не так повно, як хотілося б, правила зберігання електронних документів.

Чималий інтерес представляє також Проект рекомендацій щодо комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій (див. Сайт Федерального архівного агентства: http://archives.ru). Проект був розроблений ВНИИДАД в 2012 році і до цих пір залишається проектом. Проте архівів організацій цей проект може бути корисний, тому що містить чимало інформації, якої більше ніде немає.

Ці документи містять одне загальне правило: електронні документи зберігаються протягом тих же термінів і за тими ж правилами, що і паперові справи. Однак слід враховувати властивості і характеристики електронних носіїв.

Далі ми розповімо, як ввести електронні документи в облікові документи архіву, як приймати їх і зберігати.

Формуємо ЕЛЕКТРОННІ СПРАВИ

З паперовим справою питань не виникає: воно являє собою сукупність документів, присвячених одному питанню. Справи можуть бути:

  • однорідними (наприклад, справа «Накази по основній діяльності», що складається тільки з наказів);
  • складовими (наприклад, складений справу «Документи про надання послуг контрагентам», до якого входять листування, копії договорів та додаткових угод та інші документи).

Всі паперові документи справи підшиваються в одну папку.

Електронні справи також можуть бути однорідними і складовими. Електронні документи, як і паперові, теж збираються в одну папку, правда електронну (файл). Наприклад, електронне справу «Службові записки» може являти собою однойменну папку, яка містить файли службових записок з першого по останній номер.

Крім файлу, який містить сам електронний документ, в папку також можуть входити файли електронних підписів [2] , Метадані електронного документа [3] - набір залежить від програмного забезпечення організації.

Формуванням електронних справ, точно так само як і паперових, повинні займатися їх виконавці в структурних підрозділах. Секретар не може точно визначити, до якої справи належить той чи інший вузькоспеціальне документ, не знає галузевих нормативів, що визначають терміни зберігання, і т.д. Повторюю, всім цим повинні займатися виконавці. Секретар бере на себе методичну та консультаційну частина роботи.

Поміщають ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ В номенклатури справ

У номенклатуру справ електронні документи поміщаються в загальному порядку. Вказати «Електрон» документа можна двома способами:

  • в графі «Примітка» (Приклад 1);
  • в графі «Заголовок справи» (Приклад 2), як радить п. 3.6 Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76).

2009 № 76)

СКЛАДАЄМО ВНУТРІШНЮ ОПИС ЕЛЕКТРОННИХ СПРАВ І ДОКУМЕНТІВ

Електронні справи і документи передаються в архів організації поряд з паперовими, за загальним алгоритмом:

1) проводиться щорічна експертиза цінності;

2) за результатами експертизи справи з простроченим терміном зберігання знищуються;

3) залишилися справи вносяться до опису і відправляються на зберігання.

Форма опису електронних справ і документів, яка одночасно грає роль акту прийому-передачі документів до архіву організації, наведена в додатку № 24 до Правил 2015 (Приклад 3). Заповнюється ця опис в структурному підрозділі.

Правила складання опису. Графи опису зрозумілі інтуїтивно, коментувати тут нічого. Розглянемо «організаційні моменти» складання цього опису:

  • описи складаються окремо на електронні справи постійного зберігання і тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
  • в описі електронних справ постійного зберігання опускається графа «Термін зберігання»;
  • описи складаються в двох примірниках (один залишиться в архіві, інший, з підписом прийняв документи архіваріуса, повернеться в підрозділ);
  • номер фонду можна не вказувати і взагалі виключити цю графу, якщо в організації сформований тільки один архівний фонд (цю інформацію підрозділу дає архіваріус або відповідальний за зберігання документів секретар);
  • в заголовку опису вказується рік, за який здаються документи;
  • найменування структурного підрозділу виноситься в назву розділу опису;
  • найменування розділу, індекси, заголовки, терміни зберігання справ встановлюються відповідно до номенклатури справ;
  • опис узгоджується з начальником відділу діловодства (канцелярії, служби ДОУ і т.д.), з експертною комісією структурного підрозділу (якщо вона є) і підписується керівником структурного підрозділу;
  • друга частина опису (передав-прийняв) заповнюється при прийомі-передачі документів до архіву;
  • порядковий номер опису привласнюється в архіві.

На наш погляд, опис доцільно доповнити кількістю і типом передаються в архів носіїв.

Оформляємо додаток до опису. Згідно з Правилами 2015 опису електронних справ і документів мають додатки. Додаток до опису - це внутрішній опис кожного електронного справи (Приклад 4).

На відміну від передачі в архів документів на паперових носіях, у яких внутрішній опис (при необхідності її складання) вшивається в тому, при передачі електронних справ:

  • додаток обов'язково складається на кожен електронний справу;
  • не вкладати в носій і не записується на нього, а оформляється в паперовому вигляді як додаток до опису електронних справ і документів, що передається в архів.

додаток обов'язково складається на кожен електронний справу;   не вкладати в носій і не записується на нього, а оформляється в паперовому вигляді як додаток до опису електронних справ і документів, що передається в архів

ВРАХОВУЄМО ВИМОГИ ДО форматів електронних документів і носіїв

Формат архівного зберігання встановлений Правилами 2015. Це формат PDF / A, спеціально розроблений для довготривалого зберігання інформації і закріплений в стандарті ISO 19005-1: 2005 / Cor.2: 2011 «Управління документацією. Формат файлів електронних документів для довгострокового зберігання ». Але ця вимога обов'язково повинні дотримуватися державні архіви і організації, які є джерелами їх комплектування.

Комерційні організації, більшість документів яких навряд чи коли-небудь вийде за межі їхнього власного сховища, можуть використовувати звичайний PDF, а також інші формати. Наприклад, креслення і схеми не завжди коректно відображаються в PDF, тому, щоб не жертвувати якістю документа на користь дотримання заданого формату, доцільно зберегти файл в будь-якому іншому неизменяемом вигляді.

Незмінюваність формату. Передаючи документи на зберігання, особливу увагу слід приділяти не стільки дотримання якогось формату, скільки тому, як цей формат забезпечує незмінність файлів. Ні до чого дороге програмне забезпечення і відвідування семінарів з ведення електронних архівів, якщо хтось на робочому місці запросто може внести поправки в файл, який давно зданий в архів.

Кожному секретарю знайоме поняття «закриття документа діловодством». Це означає, що всі завдання по документу виконані, і він може бути поміщений в справу.

Відносно електронних документів ми рекомендуємо доповнити це ще одним дією - перекладом документа в незмінний формат. Вилучати його із загального доступу, звичайно, не варто, проте слід виключити будь-яке стороннє втручання у форму та зміст.

Як це реалізувати технічно, кожна організація вирішує сама в залежності від використовуваного програмного забезпечення, наявності СЕД і якості технічної підтримки.

Зрозуміло, організація, яка практикує електронний документообіг, швидше вибудує систему архівного зберігання електронних документів, ніж та, яка обходиться офісним пакетом програм, хмарним сховищем і послугами приходить раз на тиждень сисадміна. Але, так чи інакше, вирішити це завдання можна - було б бажання.

Носії. Умовно один носій інформації можна порівняти з одним томом паперового справи. Не можна записувати на один диск все справи поспіль, на скільки вистачить його обсягу. Краще дотримуватися принципу «одна справа - один диск». Втім, можна записати на один диск кілька справ, але тільки якщо це справи одного року і вони мають один термін зберігання (все так же, як і з паперовими томами).

Що стосується носіїв, то нічого зручніше звичайного CD-R (компакт-диска з можливістю одноразового запису) поки не винайшли.

Що стосується носіїв, то нічого зручніше звичайного CD-R (компакт-диска з можливістю одноразового запису) поки не винайшли

Якщо з'являються більш досконалі носії інформації, краще перезаписати на них весь електронний архів. Інакше можна взагалі ніколи не побачити вміст старого носія. Так сталося, наприклад, з дискетами, які до сих пір попадаються в архівах, але запустити їх в умовах звичайного офісу вже просто нема на чому.

Менш популярні в якості архівних носіїв інформації USB-flash-накопичувачі. Непопулярні вони тому, що файли з них легко можна видалити або замінити. Ергономічність теж залишає бажати кращого: якщо диски можна акуратно скласти, навіть не поміщаючи в спеціальні короби, то флешки дуже різноманітні за формою.

Таким чином, оптимальний носій для електронного архіву - компакт-диск.

Як підписати носій. Кожен носій підписується. Згідно п. 4.34 Правил 2015 на вкладиші, який поміщається у футляр таким чином, щоб було видно написи, вказуються:

  • найменування організації (повне, скорочене);
  • номер фонду;
  • номер опису електронних справ, документів;
  • номер справи за описом;
  • відмітка про статус примірника електронних документів: «Осн.» (основний) або «Раб.» (робочий);
  • крайні дати документів електронного справи;
  • додаткові позначки про обмеження доступу до документів (при необхідності).

Форму обкладинки Правила 2015 не призводять. Можливий варіант розміщення на обкладинці компакт-диска названої вище інформації може виглядати як в Прімері 5.

Номери фонду і описів вказуються на обкладинці тільки в тому випадку, якщо фондів кілька, а електронне справу внесено до опису.

Описів, як ми вже з'ясували, всього дві: електронних справ постійного і тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання. Але в архів можуть передаватися електронні справи і менших термінів зберігання. Описувати їх не потрібно, тому інформаційний блок «Номер опису» в цьому випадку просто опускається з обкладинки диска.

Надсилає Вашу електронну ДОКУМЕНТИ В АРХІВ

Порядок передачі електронних документів в архів організації описаний в п. 4.34 Правил 2015. Алгоритм наступний:

Крок 1: структурний підрозділ готує електронні документи для передачі в архів - самостійно зберігає їх в незмінних форматах, при необхідності формує справи.

Крок 2: електронні справи записуються на відокремлені носії інформації (кожне в двох примірниках), для яких потім оформляються обкладинки.

Крок 3: електронні справи тривалих і постійного термінів зберігання вносяться до відповідних опису (див. Приклади 3 і 4).

Крок 4: описи з додатками передаються в архів організації на паперовому носії.

Крок 5: архіваріус сканує всі носії антивірусною програмою, після чого перевіряє кожен записаний файл документа (той файл, який візуалізує документ) на відтворюваність.

Крок 6: в опис справ вноситься запис про прийом-передачу. Опис підписують архіваріус і працівник, який передав документи в архів.

СТАВИМО ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ НА ОБЛІК В АРХІВ

Традиційно в архіві всі прийняті від підрозділів справи вносяться в облікові документи - архівні описи.

Для електронних справ передбачені спеціальні описи, форми яких наведені в Правилах 2015:

  • опис електронних справ і документів постійного зберігання (додаток № 17);
  • опис електронних справ і документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання (додаток № 18).

Зверніть увагу: опису електронних справ з особового складу не існує. Всі справи по особовому складу ведуться в паперовому вигляді, і це напевно триватиме ще довго.

Як заповнити архівну опис. Архівні описи електронних справ і документів заповнюються за тими ж правилами, що і опису звичайних паперових справ. Різниця лише в тому, що замість кількості аркушів справи вказується кількість мегабайт пам'яті, яке воно займає. Крім того, «томи» в електронних справах практично виключені, хіба що це настільки об'ємне справа, що його довелося записати на кілька носіїв.

Крім того, «томи» в електронних справах практично виключені, хіба що це настільки об'ємне справа, що його довелося записати на кілька носіїв

У Примері 6 показаний зразок заповнення опису електронних справ і документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання. Опис електронних справ постійного зберігання складається так само, єдина різниця - в ній відсутня графа «Термін зберігання».

Форма опису (таблиця) не відрізняється від тієї, що заповнювали структурні підрозділи при передачі електронних документів в архів (див. Приклад 3). Різниця в тому, що в Прімері 6 представлений річний розділ опису електронних справ і документів, загалом по організації. У нього архіваріус зведе всі здані підрозділами документи. Зверніть увагу на Приклад 6: в опис в числі інших внесені документи, які були вказані в Прімері 3.

Додатки 17 та 18 до Правил 2015 теж мають додатки, які за формою повторюють внутрішні опису електронних справ (див. Приклад 4). На практиці це означає, що архіваріуса не потрібно заново складати ці «внутрішні описи» на кожну справу. Досить простежити, щоб колеги з інших підрозділів передавали їх при здачі своїх документів в архів.

ЗБЕРІГАЄМО ЕЛЕКТРОННІ СПРАВИ В АРХІВІ

Обов'язкові умови зберігання електронних документів наступні (п. 2.30 Правил 2015):

  • в архіві організації повинні бути не менше двох примірників кожної одиниці зберігання електронних документів (основний і робочий екземпляри повинні знаходитися на різних фізичних пристроях);
  • архів повинен бути укомплектований технічними і програмними засобами, що дозволяють відтворювати, копіювати, перезаписувати електронні документи, контролювати фізичне і технічний стан;
  • режим зберігання електронних документів повинен виключати втрату, несанкціоновану розсилку, знищення або спотворення інформації.

Зверніть увагу: в архіві повинні зберігатися два примірники кожного електронного справи у двох різних місцях. Логічно (хоч і не обумовлено в нормативах), що обидва носії повинні зберігатися окремо один від одного. Якщо щось трапиться з одним з екземплярів, його можна відновити.

Зніщуваті ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ

Знищення електронних документів відбувається в загальному порядку. Також в загальному порядку електронні документи поміщаються в акт про знищення, а потім в облікові документи (опису) вносяться відповідні позначки. Ніяких особливостей. Все так же, як при знищенні паперових документів.

Як і папір, носії повинні бути знищені методом, що виключає їх відновлення. Найпростіше відправити диски в піч або шредер разом з знищували документами на паперових носіях.

Найпростіше відправити диски в піч або шредер разом з знищували документами на паперових носіях

[1] Пункт 11.1 ст. 2 Федерального закону від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» (в ред. Від 29.07.2017).

[2] Файл електронного підпису - окремий файл, який прикріплюється до підписуються документу, створеному в електронному форматі.

[3] Метадані - інформація, яка містить значущі характеристики електронних документів, що полегшують їх ідентифікацію, пошук, управління і використання (дата / час створення і редагування документа, скільки разів ви редагували і приміток і т.д.).

[4] Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Е.Н. Кожанова,
фахівець з ДОУ і кадрового діловодства