Як скласти графік відпусток

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Терміни складання графіка
  3. форма графіка
  4. Затвердження графіка відпусток
  5. Складання графіка відпусток
  6. Але для ряду працівників це правило не працює. До закінчення шестимісячного терміну відпочинок мають...
  7. Робота з графіком

Здавалося б, до грудня місяця, коли повинен бути затверджений графік відпусток, ще достатньо часу. Але співробітники вже можуть визначатися з відпусткою на наступний рік, а кадровики - освіжити в пам'яті, як не допустити помилок при складанні графіка.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Графік відпусток - це документ, в якому відбивається баланс прав та інтересів працівника і роботодавця. З одного боку, законодавством закріплено право працівника на щорічну оплачувану відпустку (ст. 114 ТК РФ), а з іншого боку роботодавця необхідно забезпечити безперебійність роботи і всіх виробничих процесів, а значить, забезпечити певну змінюваність співробітників при догляді на відпочинок. Саме цей баланс і відбивається в графіку. Таким чином, графік відпусток на рік представляє собою певне розклад догляду працівників на щорічний відпочинок із зазначенням конкретних періодів. До такого документу пред'являється ряд вимог.

Терміни складання графіка

Трудовий кодекс РФ тут встановлює чіткі терміни, коли в організації повинен з'явитися такий документ. Згідно ст. 123 ТК РФ графік повинен бути затверджений не пізніше ніж за два тижні до настання календарного року. Структура даної норми свідчить про те, що цей термін є крайнім, після його настання відсутність затвердженого графіка в організації вже є порушенням. Але скласти і затвердити його можна і раніше середини грудня.

Як правило, його починають складати в листопаді, а то й раніше (особливо, якщо в організації великий штат співробітників).

форма графіка

форма графіка

Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати» затверджена уніфікована форма N Т-7. З 2013 року уніфіковані форми не є обов'язковими до використання, але більшість організацій все ж продовжують складати саме цю форму, як перевірену часом і звичну.

Ряд роботодавців трохи видозмінюють таблицю уніфікованої форми, додаючи в неї, наприклад, графу для підпису про ознайомлення або для відображення перенесення відпусток . А деякі і складають зовсім свій графік відпусток (excel таблиця тут цілком буде зручна і доречна).

Графік відпусток зразок можна побачити і завантажити тут

Зразок (заповнення) графіка відпусток можна подивитися тут

Графік відпусток форма складається на паперовому носії, роздруковується, підписується співробітником, який її склав, і керівником. Зберігається разом з кадровою документацією.

Уніфікована форма, затверджена ще в 2004 році, не змінювалася останнім часом, тому графік відпусток 2018 року буде аналогічний формі графіка за попередні роки.

Затвердження графіка відпусток

Графік відпусток є локальним нормативним актом організації, а, отже, проходить такі ж стадії до вступу його в силу, як і інші локальні акти. Складання графіка відпусток провадиться, як правило, працівником кадрової служби (управління по роботі з персоналом або кадровиком) або співробітником, на якого покладено ведення кадрового діловодства (наприклад, секретар або референт). Секретар або інший співробітник (НЕ кадровик) складає графік в організаціях з малою чисельністю персоналу.

На великих підприємствах процес складання і узгодження графіка досить тривалий. Спочатку складаються графіки по структурним підрозділам (де не останню роль відіграє думка керівника структурного підрозділу, як фігури, що відповідає за забезпечення виробничого або бізнес-процесу), потім узгоджені з працівниками терміни відпочинку та зверстати розклад передається до відділу кадрів. Після отримання розкладів з усіх підрозділів проводиться оформлення зведеного графіка підприємства. Після узгодження всіх термінів загальний графік передається на затвердження керівнику. затвердження графіка відпусток проводиться шляхом підписання єдиної таблиці в грифі «Стверджую».

Законодавство не вимагає складання окремого наказу про затвердження графіка. Уніфікована форма N Т-7 містить спеціальний гриф для узгодження, тому проставлення підпису керівника на відповідному полі графіка буде досить. Якщо ж організація вирішила використовувати свій бланк графіка, де відповідного поля для затвердження немає, то доведеться видавати наказ, оскільки законодавство вимагає, щоб цей документ був затверджений керівником (ст. 123 ТК РФ).

Аналогічно іде справа з узгодженням графіка з виборним профспілковим органом - це робиться також у відповідному полі документа.

Читайте також:

Складання графіка відпусток

Найбільш важливим етапом є саме складання графіка, оскільки тут законодавство вимагає врахувати інтереси і права окремих категорій працівників. Зрозуміло, побажання працівників слід враховувати. Але ці побажання коригуються обов'язковими вимогами, наприклад, до стажу роботи співробітника, що дає йому право на певну кількість днів оплачуваної відпустки. За загальним правилом, стаж роботи для наявності права піти на відпочинок повинен бути не менше шести місяців. Це не означає, що забороняється йти на відпочинок до закінчення даного терміну. Якщо працівник обґрунтував необхідність, а роботодавець погодився і оформив відповідним чином відпустку - будь ласка. Порушень тут не буде.

Довідка

Але для ряду працівників це правило не працює. До закінчення шестимісячного терміну відпочинок мають право вимагати:

  1. неповнолітні працівники до 18 років;
  2. жінки перед відпусткою у зв'язку з вагітністю або ж після нього;
  3. усиновителі дітей, які не досягли тримісячного віку.

Увага! Даний перелік не є вичерпним.

Крім цих моментів, графік відпусток організації повинен враховувати:

інтереси співробітників, які мають першочергове право на надання відпустки;

інтереси сумісників, які можуть вимагати надання часу відпочинку одночасно з відпусткою за основним місцем роботи, надавши відповідний документ;

права співробітників на додаткові відпустки;

можливість працівників Крайньої Півночі приурочити час відпустки до вступних іспитів в інших регіонах для дітей випускних класів та ін. нюанси.

Щоб не пропустити і врахувати права і інтерес всіх категорій працівників, бажано скласти список за окремими категоріями. А потім узгодити ці вимоги закону з побажаннями працівників, щоб звести ці моменти воєдино в одному документі.

Графік трудових відпусток повинен також враховувати, що тривалість відпочинку у різних категорій працівників різна. Так, наприклад, у педагогів (працівників освітніх установ) вона становить 42 або 56 календарних днів (ст. 334 ТК РФ і Постанова Уряду РФ від 14.05.2015 N 466), а у працівників прокуратури - 30 календарних днів (Закон РФ від 17.01. 1992 року № 2202-I «Про прокуратуру Російської Федерації»).

Робота з графіком

Після того, як від працівника надійшла заява, зазначені в ньому дати відпочинку звіряються з графіком. Якщо дати в заяві збігаються із зазначеними в графіку, то проводиться оформлення відходу на відпочинок. Якщо немає, то необхідно брати від працівника заяву на перенесення відпустки. В даному випадку зміни в графік відпусток не вносяться (можливо зробити додаткову позначку в окремій графі), а відпустку з новими датами оформляється наказом керівника.

Наостанок нагадаємо, що графік відпусток повинен бути в будь-якій організації, навіть якщо в ній значиться всього п'ять співробітників. Він є обов'язковим як для роботодавця, так і для працівника. А за його відсутність з боку трудової інспекції може послідувати притягнення до адміністративної відповідальності.

Читайте також: