Як оформити повернення товару постачальнику: зразок претензії

1. Поширені причини повернення товарів
2. Правові основа повернення товарів
3. Документальне оформлення повернення неякісного товару постачальнику
4. Перелік документів
5. Як оформляється лист чи заява на повернення товару: зміст і зразок

Багато бізнесменів, що займаються зовнішньоекономічною діяльність, напевно стикалися з ситуацією, коли постачальник вручав їм неякісні браковані товари. Важливо розуміти, що товари неналежної якості можна повернути постачальнику. Продавець буде зобов'язаний повернути гроші або обміняти товар на якісний. Але як оформити повернення товару постачальнику? Які документи потрібні для повернення? І які найпоширеніші причини повернення? Нижче ми дізнаємося відповіді на ці питання.

Зміст статті

Поширені причини повернення товарів

На жаль, не всі постачальники є сумлінними виконавцями. Через якийсь час після отримання вантажу покупець може виявити, що товар не відповідає умовам договору про постачання (треба зауважити, що з подібними проблемами нерідко стикаються партнери деяких постачальників з Китаю). В такому випадку він може захотіти обміняти вантаж або отримати назад свої гроші.

Найпоширенішими причинами повернення є такі ситуації:

• Був поставлений товар неналежної якості (присутні поломки, бракує якихось деталей і так далі).
• Речі не упаковані належним чином або упаковка відсутня повністю.
• Постачальник продав не той товар, який був зазначений в договорі.
• Невідповідність асортименту контрактом.
• Відсутня необхідна документація (супровідні документи, сертифікат якості, інструкція і так далі).
• Закінчився термін придатності.
• Продавець приховав від покупця будь-яку важливу інформацію.

Виникла проблема? Зателефонуйте нашому фахівцеві з митних питань:

+7 (499) 350-97-43 (дзвінок безкоштовний)

Правові основа повернення товарів

Повернути речі постачальнику можна в двох випадках:

• Якщо товар не відповідає вимогам, які зафіксовані в умовах контракту (низька якість, відсутня необхідна супровідна документація, відсутній упаковка і так далі). Неналежну якість може бути виявлено в момент отримання об'єктів торговельної угоди, в процесі реалізації і так далі.
  Найчастіше постачальник при продажу видає покупцеві гарантійний документ, в якому обумовлюються строки, протягом яких він може обміняти браковані речі або повернути гроші.
• Повернення за взаємною згодою сторін. Буває і так: постачальник виконав свою частину угоди і доставив покупцю речі належної якості, продавець їх прийняв, а пізніше з'ясував, що це не зовсім та продукція, яку він хотів. Звичайно, покупець може захотіти відмовитися від цього товару, однак постачальник в такому випадку не зобов'язаний приймати його назад.
  Втім, покупець може домовитися з продавцем про повернення за взаємною згодою сторін. Тоді полягає так званий договір зворотної реалізації, відповідно до якого фактично покупець буде виступати в ролі постачальника, а постачальник - в ролі покупця. В такому випадку в податковому документі потрібно обов'язково відобразити цей факт, щоб уникнути подвійної сплати ПДВ.

У деяких випадках постачальник може відмовитися обміняти товар або повернути гроші, але тоді йому потрібно буде довести, що порча:

• сталася з вини покупця,
• була викликана дією непереборних сил (так звані форс-мажорні ситуації).

Документальне оформлення повернення неякісного товару постачальнику

Якщо покупець під час приймання або в процесі реалізації речей виявив шлюб, йому слід документально оформити повернення неякісного товару постачальнику. Зробити це можна так:

Перелік документів

Якими документами оформляється повернення товару постачальнику? Документи наступні:

• Зовнішньоторговельний контракт заповнений або договір про постачання.
• Будь-який документ, що підтверджує юридичний статус покупця.
• Рахунок-фактура.
• Акт про розбіжності за формою ТОРГ-3 або ТОРГ-2.
• Видаткова накладна за формою ТОРГ-12, яка містить посилання на акт про розбіжності за формою ТОРГ-3 або ТОРГ-2.
• Якщо речі повертаються в день покупки, то потрібно також докласти чек, в якому зафіксовано факт здійснення покупки. Також необхідно оформити спеціальний акт за формою КМ-3.
• Якщо речі повертаються не в день покупки або чек загублений, слід докласти також видатковий касовий ордер за формою КО-2.

При виявленні шлюбу потрібно документально оформити повернення товару.

Як оформляється лист чи заява на повернення товару: зміст і зразок

Для вирішення спору в позасудовому порядку можна відправити продавцеві претензію на повернення. Лист про повернення товару постачальнику складається на фірмовому бланку компанії, а підписує його уповноважена особа, яка виступає від імені компанії (це може бути бухгалтер фірми, що володіє такими повноваженнями, господар компанії, його довірена особа і так далі). зразок претензії ось тут .

Зміст претензії залежить від стандартів діловодства, які прийняті на фірмі, проте в будь-якому випадку цей документ повинен містити деякі обов'язкові пункти. У загальному випадку претензія на повернення товару постачальнику містить наступні пункти:

• Повна назва компанії.
• Юридична та фактична адреса компанії.
• Відомості про покупця і його реквізити.
• Номер і дата договору, на який оформляється ця претензія.
• Повний список претензій до товару (якість, кількість, комплектність і так далі). При складанні списку бажано посилатися на чинне законодавство про повернення речей, щоб претензія виглядала коректно.
• Повний список вимог до постачальника (повернення, обмін, грошова компенсація і так далі).
• Терміни, які відводяться на розгляд претензії постачальником. Протягом цього терміну продавець зобов'язаний письмово повідомити покупця про своє рішення.
• Супровідні документи.

А як повернути товар в Китай фізичним особам? Дивіться відео:

Підведемо підсумки. По-перше, продавцю можна повернути речі тільки в двох випадках - якщо був проданий товар неналежної якості або повернення здійснюється за взаємною згодою сторін. По-друге, найчастішими причинами повернення речей неналежної якості є наявність поломок і несправностей, відсутність упаковки, відсутність необхідних супровідних документів та сертифікатів, витікання терміну придатності товару. По-третє, для повернення речей неналежної якості потрібно оформити кілька обов'язкових документів (акт про розбіжності, видаткова накладна і деякі інші).

Ви можете знайти додаткову інформацію по темі в розділі Робота з Китаєм .

Безкоштовна консультація по телефону:

+7 (499) 350-97-43 (дзвінок безкоштовний)