Як скласти наказ про зміну штатного розкладу
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Внесення змін до штатного розпису
- Зразок наказу про зміну штатного розкладу
- Зміни в штатному розклад: причини і наслідки
- Наведемо приклад
- Зміни в особистих справах працівників
Штатний розклад є ключовим документом, який регламентує систему кадрової політики на підприємствах та в організаціях будь-якого юридичного статусу. Набір персоналу і керівників різного рівня, порядок нарахування заробітної плати та стимулюючих виплат, розподіл співробітників по структурним підрозділами і виявлення вакантних позицій, - всі ці заходи здійснюються відповідно до цього документа.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Відповідно до встановленої практики штатний розпис складається і затверджується на один календарний рік. Це пояснюється тим, що план розвитку підприємства також складається на рік. Відповідно до прийнятого плану визначається кількість працівників, необхідне для виконання завдань, а також їх кваліфікація. Також на рік розраховується і фонд
заробітної плати, відповідний прийнятому зі штатним розкладом.
Всі зміни в кадровому складі і порядку оплати повинні бути зафіксовані в штатному розкладі. Протягом року воно неминуче буде змінюватися відповідно до тих змін планами і умовами їх реалізації.
Сучасне російське законодавство ніяк не обмежує право керівника вносити будь-які зміни в прийняте штатний розклад. Природно, що всі зміни повинні бути затверджені наказами . Слід відразу обмовитися, що даним документом затверджується сама система оплати праці, тому якщо зміни стосуються затвердженого фонду оплати праці і не виходять за його межі, то вони можуть бути затверджені наказами по особовому складу.
Читайте також:
Внесення змін до штатного розпису
З ініціативою внесення змін до існуючого штатного розпису може виступити будь-який співробітник компанії. Якщо його аргументи обгрунтовані і підтверджені доказами, то керівник може піти на перегляд прийнятого розкладу або обмежитися внесенням тимчасових змін. Зазвичай необхідність зміни затвердженого документа виникає з появою нової посади, зміною або скороченням існуючих.
Керівник організації або уповноважена особа віддають розпорядження внести зміни до штатного розпису, а фахівець, на якого покладено обов'язок вести цей документ, становить наказ.
Обов'язок відповідати за розробку і ведення штатного розкладу повинна бути покладена на конкретного співробітника, про що в його посадовій інструкції або трудовій угоді в розділі "обов'язки" повинен бути зроблений відповідний запис.
Відділ кадрів або планово-економічний відділ організації здійснюють контроль за цією процедурою. На сучасних підприємствах цю функцію може взяти на себе відділ управління персоналом або - в іншому варіанті назви - людськими ресурсами (HR).
Спеціаліст з кадрової роботи складає наказ, який необхідно узгодити з керівниками нижчеперелічених структурних підрозділів:
відділу кадрів;
юридичним відділом.
Погоджений документ повинен бути поданий для затвердження генеральним директором. Начальник того структурного підрозділу в якому відбудуться кадрові зміни, також повинен бути ознайомлений з наказом.
Зразок наказу про зміну штатного розкладу
Зразок наказу про зміну в розкладі представлений нижче:
Завантажити чистий бланк >>>
Завантажити заповнений зразок >>>
Зміни в штатному розклад: причини і наслідки
Існує цілий ряд причин, якими може бути викликана необхідність зміни штатного розкладу. Перерахуємо найпоширеніші:
введення нової посади
переклад посади з одного відділу в інший;
скорочення або розширення штату;
зміна окладів в більшу чи меншу сторону.
Слід зазначити, що вказаний наказ затверджує зміни штатного розкладу в межах того фонду заробітної плати, який був затверджений на поточний рік.
якщо наказом вводиться нова посада, то тут же має бути вказівка, з яких коштів буде здійснюватися оплата праці по ній: за рахунок існуючих вакантних посад або за рахунок скорочення іншій посаді.
Довідка
Наведемо приклад
Припустимо, що нам потрібно ввести додаткову посаду програміста. У тому розкладі, яке вже затверджено, передбачено 3 ставки програміста, нам потрібна 4-а. Директор компанії доручає керівнику відділу по роботі з персоналом вишукати можливість і розробити пропозицію, як ввести ще одну ставку, діючи в рамках існуючого штату.
Зазначений фахівець визначає, що в затвердженому розкладі існує вакантна посада дизайнера з тим же окладом, що і посаду програміста. На підставі зроблених досліджень, він пропонує на розгляд керівництва наступний проект наказу:
«У зв'язку з виробничою необхідністю, наказую:
Ввести до штатного розпису посаду програміста в відділ маркетингу із заробітною платою відповідної посади дизайнера відділу веб-розробок. Бухгалтерії нарахування заробітної плати виробляти за рахунок вакантної посади дизайнера відділу веб-розробок »
Інший варіант вирішення тієї ж проблеми - скорочення посади в одному структурному підрозділі і введення нової в іншому. Здійснення подібної схеми можливо тільки в тому випадку, якщо посади є рівноправними і є можливість заробітну плату з однієї позиції перевести на іншу. Як не складно помітити, на фонд оплати праці всі ці перестановки ніяк не впливають, тому для їх реалізації досить видання одного наказу.
Зміни в особистих справах працівників
Зміни в штатному розкладі можуть стосуватися тільки одного співробітника. В цьому випадку з ним підписується додаткова угода до трудового договору. У цьому документі вказується характер і обсяг додаткової роботи, що доручається працівникові, а також фіксуються зміни істотних умов праці.
Розглянемо на прикладі
У штатний розклад вводиться посада спеціаліста зі зв'язків з громадськістю за рахунок вакантної посади веб-дизайнера. У свою чергу, графічного дизайнера відділу зовнішньої реклами доручено в порядку суміщення виконувати роботи по веб-дизайну. Вся ця процедура зажадає підготовки наступного набору документів:
- Додаткова угода з графічним дизайнером про суміщення ставки веб-дизайнера, в якому вказати розмір доплати - наприклад, 50% окладу за сумісництвом посади.
- Наказ на зазначеного працівника на суміщення посад.
До особової справи співробітника повинна бути підшита копія цього наказу і додаткову угоду. Запис про суміщення в трудову книжку не робиться.
В іншій ситуації, коли співробітника приймають на нову посаду на умовах внутрішнього сумісництва, з ним має бути підписана окрема трудову угоду, в якому слід вказати всі умови: підрозділ, посаду, розмір окладу, умови сумісництва та інші умови.
Далі необхідно видати наказ по прийомі на роботу за сумісництвом. У цьому випадку запис в трудову книжку слід робити за бажанням працівника.
Нарешті, в третій ситуації, коли відбувається скорочення посади, і здійснюється переведення працівника на нову, знову введену позицію, необхідно підготувати наступний пакет документів:
- Повідомлення співробітнику про скорочення посади і пропозиція працівникові іншої вакансії. Даний документ необхідно вручити співробітнику за два місяці до передбачуваного скорочення.
- Якщо співробітник згоден, з ним проводиться укладання додаткової угоди на переклад на іншу позицію і видається наказу про переведення.
Якщо працівник не згоден, проводиться його звільнення у зв'язку зі скороченням і виплата вихідної допомоги і компенсації.
Необхідно пам'ятати, що копії наказів, що стосуються одного співробітника, підшиваються в його особиста справа. У трудову книжку в обов'язковому порядку робиться запис про переведення або звільнення.