Який порядок ведення справ після скасування уніфікованих форм

1. Особливості кожного способу ведення кадрового обліку
2. Зразок наказу про затвердження альбому форм первинних документів
3. Зразок штатного розкладу
4. думка експертів

Скасування уніфікованих форм Держкомстату спричинила виникнення безлічі питань, які потребують точних відповідей. Так, бюджетні організації не мають права розробляти власні форми первинних документів. Крім того, будь-яким компаніям дозволено і далі користуватися уніфікованими формами, а деякі з них навіть рекомендується застосовувати, як, наприклад, особисту картку за формою № Т-2. Щоб скасування уніфікованих форм не спричинила за собою непорозумінь в організації роботи відділу кадрів, необхідно поетапно розібратися з змін

Скасування уніфікованих форм Держкомстату спричинила виникнення безлічі питань, які потребують точних відповідей. Так, бюджетні організації не мають права розробляти власні форми первинних документів. Крім того, будь-яким компаніям дозволено і далі користуватися уніфікованими формами, а деякі з них навіть рекомендується застосовувати, як, наприклад, особисту картку за формою № Т-2.

Щоб скасування уніфікованих форм не спричинила за собою непорозумінь в організації роботи відділу кадрів, необхідно поетапно розібратися з змін.

Етап перший. Уточнення змін, що відбулися в кадровому діловодстві

Згідно з Федеральним законом від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», починаючи з 1 січня 2013 року, кожна компанія має право самостійно розробляти будь-які документи. При цьому абсолютно неважливо, чи внесені вони до альбому уніфікованих форм документів чи ні. Важливою умовою є присутність в бланку обов'язкових реквізитів, таких як назва документа, назва компанії, вид документа, дата його складання, опис виробленої кадрової операції із зазначенням величини її вимірювання (грошове або натуральне вираження). Також, згідно з п. 2 ст. 9 Закону № 402-ФЗ, в обов'язковому порядку зазначаються відповідальні особи, їх місце в організації, підпису, супроводжувані розшифровкою ініціалів і прізвища. За винятком уточнення підпису, правила оформлення первинних документів практично не змінилися.

Компанії і надалі можуть користуватися уніфікованими формами «Т», це не заборонено законом. Згідно з Положенням № 373-П, в обов'язковому порядку повинні використовуватися в незмінному вигляді форми № Т-49 і Т-53, що дозволяють враховувати робочий час і проводити розрахунок з персоналом по оплаті праці (розрахунково-платіжна і платіжна відомості).

Уточнити номера уніфікованих форм наказів, які продовжують діяти в 2013 році, можна в Положенні про порядок ведення касових операцій з банкнотою і монетою Банку РФ на території Росії від 12.10.2011 № 373-П (затверджено Банком Росії). Ознайомитися з новими вимогами оформлення облікових первинних документів пропонує Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік». У розробці типових форм документів, що включають в себе персональні дані, допоможе Постанова Уряду РФ від 15. 09.2008 № 687 «Про затвердження Положення про особливості обробки персональних даних, що здійснюється без використання засобів автоматизації».

Дізнатися про уніфікованих формах по оплаті і обліку праці для бюджетних організацій можна за допомогою Наказу Мінфіну РФ від 15.12.2010 № 173н «Про затвердження форм первинних облікових документів і регістрів бухгалтерського обліку, що застосовуються органами державної влади, органами місцевого самоврядування, органами управління державними позабюджетними фондами, державними академіями наук, державними установами та Методичних вказівок щодо їх застосування », а також за допомогою Наказу Міністра оборони РФ від 28.03.2008 № 139« Про форми документів, що використовуються в фінансово-господарської діяльно сті Збройних Сил РФ ».

Про зразок заповнення картки т2 читайте далі

Етап другий. Вибір методу ведення кадрового обліку - за власними або уніфікованими формами

Не у всіх компаніях доцільно відмовлятися від наявних уніфікованих форм, тому, перш за все, слід правильно оцінити необхідність розробки власних бланків. Уникати звернення до альбому уніфікованих форм документів слід тоді, коли типові бланки не враховують особливості компанії. Наприклад, вони не справляються з виконанням облікової функції або не співвідносяться з робочими процесами іноземної фірми, що має в РФ філія або представництво. Щоб не вести подвійний облік за російським законодавством і правилами компанії, необхідно просто розробити власні бланки документів.

Особливості кожного способу ведення кадрового обліку

мета

Форми «Т»

неуніфікованих форми

Розробка та затвердження форми в швидкі терміни Це можливо в зв'язку з тим, що стандартні форми мають всі обов'язкові реквізити, крім вимог до підпису Скрутно, так як розробка бланків можлива тільки при наявності досвіду і спеціальних знань Врахувати специфіку організації Завжди є можливість, оскільки дозволяється модернізація типових форм, які до 01.01.2013 можна було лише доповнювати Завжди можливо, але при обов'язковому наборі реквізитів. Компанія спочатку заносить в документ кадрові ситуації в зручній для себе формі Виграш трудового спору Можливо, оскільки у суддів та перевіряючих не з'являться зайві претензії до ведення кадрових документів Скрутно, так як законодавство не має точних вказівок щодо виду самостійно розроблених форм Автоматизація обліку кадрів Можливо, оскільки автоматизовані системи обліку кадрів за замовчуванням виробляють формування документів за типовими формами Скрутно внаслідок необхідності перенастроювання а втоматізірованной системи кадрового обліку

Якщо компанії набагато зручніше користуватися альбомом уніфікованих форм документів, то в форми «Т» можна вносити лише деякі коригування, наприклад, додавання поля для розшифровки підпису, видалення кодів, номера форми і посилання на постанову Держкомстату. Не варто відмовлятися від використання особистої картки за формою № Т-2, де зазначаються дані про військовий облік, обов'язкові для ведення кожним роботодавцем, відповідно до п. 7 ст. 8 Федерального закону від 28.03.1998 № 53-ФЗ «Про військовий обов'язок і військову службу».

Про картці форми т 2: зразок заповнення читайте далі

Зразок наказу про затвердження альбому форм первинних документів

Етап третій. Внесення змін до типові форми або розробка первинних бланків

Згідно п. 4 ст. 9 Закону № 402-ФЗ, після скасування уніфікованих форм бухгалтерія відповідає за розробку документів. На плечі роботодавця покладається організація процедури таким чином, щоб документи, що стосуються кадрового відділу, розроблялися в тісній співпраці з цією структурою організації. Для оптимізації виробництва в бланках необхідно використовувати набори стандартних виразів і фраз, а також трафаретні тексти. Інформація повинна викладатися коротко, ємко і виключати двозначне тлумачення документа.

Заповнення великих зведених форм на практиці часто викликає утруднення - для структурування таких бланків з них слід видалити зайву інформацію і непотрібні графи. Скориговані бланки для зручності можна помістити в альбом уніфікованих форм документів, забезпечивши його інструкцією щодо заповнення. До таких форм, які вимагають скорочення обсягу інформації, можна віднести: табель обліку робочого часу № Т-13, табель обліку робочого часу і розрахунку оплати праці № Т-12, графік відпусток № Т-7, штатний розклад № Т-3.

Зразок штатного розкладу

Як приклад наведемо спільну роботу начальника відділу кадрів ТОВ «Каравела», Марини Крилової, і головного бухгалтера цієї компанії. У фірмі буде використаний альбом уніфікованих форм документів, змінений відповідно до своїх потреб. Від начальника відділу кадрів надійшла пропозиція видалення з бланків реквізитів, що не застосовуються в компанії і не включених до складу обов'язкових, до яких відносяться коди ОКПО і ОКУД, а також посилання на постанову Держкомстату та номер форми. В обов'язковому порядку було передбачено у всіх формах місце, де проводиться розшифровка підпису.

Етап четвертий. Затвердження розробленої форми наказом керівника

Для затвердження нових бланків використовується наказ керівника. З набрав чинності наказом повинні бути ознайомлені всі працівники, які оформляють кадрові документи.

думка експертів

Марина Коротина,
головний спеціаліст з управління персоналом автономної некомерційної організації «Транспортна дирекція Олімпійських ігор» (Москва):

- Перелік обов'язкових реквізитів первинних документів з обліку праці та її оплати залишився практично без змін. Невеликі відмінності пов'язані з вимогою вказувати не тільки підписи співробітників, які оформили кадрове дію, їх прізвища та ініціали.

Валентина МИТРОФАНОВА,

кандидат економічних наук, керівник Інституту професійного кадровика:

- Рішення про можливість використання уніфікованих форм з 1 січня 2013 року, кожен роботодавець приймає самостійно. Оскільки уніфіковані форми наказів включені в усі комп'ютерні програми, які використовуються бухгалтерами і кадровиками, швидше за все, роботодавець довго буде користуватися ними.

Катерина Щетіннікова,
працівник з кадрових та правових питань російського представництва компанії «ВВЛ Корп.» (м Корольов):

- Спочатку слід підготувати зразки бланків з обліку праці у вигляді альбому уніфікованих форм з поетапною інструкцією для їх заповнення, а потім затвердити розроблені формати документів наказом керівника.

дивіться зразок заповнення трудової книжки генерального директора .

e.kdelo.ru
Статті в тему: «Чим небезпечне бездумне використання шаблонів документів в кадровій роботі» (№ 10, 2012)
«Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади» (№ 10, 2009)
«Складаємо інструкцію з кадрового діловодства» (№ 5, 2006)