Форма 0504421 Табель обліку робочого часу: умовні позначення і зразок заповнення

  1. Форма табеля обліку використання робочого часу 0504421
  2. Порядок заповнення форми 0504421 і таблиця позначень
  3. Таблиця позначень в табелі обліку використання робочого часу (ф 0504421):
  4. Зразок заповнення табеля обліку використання робочого часу 0504421
  5. Чи можна встановлювати свої позначення в табелі
  6. Що буде у разі помилок в табелі 0504421
  7. Хто заповнює табель і терміни зберігання заповнених форм

Для обліку відпрацьованих годин бюджетні організації використовують форму 0504421 - табель обліку робочого часу. Умовні позначення в цій формі мають деякі відмінності, від тих, які прийняті в табелях форм Т-12 і Т-13.

Дивіться, як правильно заповнити форму табеля обліку робочого часу і що робити, якщо в ньому виявлені помилки. У статті ви можете завантажити бланк за формою 0504421 і зразок заповнення.

Форма табеля обліку використання робочого часу 0504421

Типова форма 0504421 табель обліку робочого часу, порядок його заповнення затверджені в Наказі Мінфіну № 52Н від 30.03.15 р Цей бланк (ОКУД 0504421) потрібно використовувати в наступних видах установ:

  • Муніципальні і бюджетні.
  • Органи держвлади.
  • Органи місцевого самоврядування.

Не допускається застосування іншої форми в зазначених організаціях. При цьому можна заповнити табель 0504421 із зазначенням додаткової інформації на розсуд роботодавця. Точний регламент складання документа потрібно затвердити в обліковій політиці установи.

Порядок заповнення форми 0504421 і таблиця позначень

Табель обліку використання робочого часу ф. 0504421 складається відповідно до вимог Наказу № 52Н. Актуальні на 2019 р правила відображення інформації:

  • Форма по ОКУД 0504421 заповнюється окремо на кожен місяць - відкривається документ за кілька (2-3) днів до настання розрахункового періоду.
  • При внесенні інформації застосовуються не цифрові коди (як в Т-12 / Т-13), а літерні.
  • Підставою для відображення даних є накази керівника про кадрові перестановки та інші документи.
  • Підсумкові відомості по зазначеним видам зайнятості та відпочинку розраховуються відповідальним співробітником після внесення в табель всіх даних за місяць.
  • Заповнена форма передається в бухгалтерію організації не пізніше терміну, визначеного в обліковій політиці - зазвичай за пару днів до розрахунків з персоналом по зарплаті.

Існує два варіанти вказівки інформації в формі (Додаток 5 до Наказу № 52Н):

  • Шляхом відображення фактичного часу роботи і відсутності фахівця.
  • За допомогою реєстрації ситуацій відхилення фактичного робочого часу від нормального. При цьому в бланк вносяться дані про вихідні дні, відрядженнях, відпускних періодах, лікарняних і т.д. Автоматично порожні клітинки визнаються днями явки співробітника на своє робоче місце. Цей варіант більш зручний для установ на 5-днюванні з традиційним 8-годинним днем ​​зайнятості та двома вихідними.

Який саме спосіб заповнення вибрати - вирішує організація самостійно. Метод затверджується в обліковій політиці суб'єкта.

Як вести облік робочого часу

Порядок складання табеля:

  • Верхній рядок - тут наводиться точна кількість годин. Як правило, в цій графі позначається той вид явки, за який нараховується зарплата. Це, наприклад, відрядження, звичайна явка, зайнятість в свята, вихідні, понаднормові дні тощо. Або вказується період відсутності, який підлягає відрахуванню, тобто не оплачується (прогули та ін.).
  • Нижній рядок - тут наводиться спеціальний код (в буквеному вираженні). Якщо за один день фахівець виробив кілька різних видів зайнятості, такі дані вносяться в нижню графу. При цьому під відповідним літерним кодом (для основного виду часу) проставляється знак дробу. У чисельнику зазначається літерний код, в знаменнику - число годин. Приклад запису - робоча зміна з нічної зайнятістю і понаднормової.

У медичних установах є свої   особливості обліку робочого часу У медичних установах є свої особливості обліку робочого часу

Зверніть увагу! Якщо за один день у одного працівника є більше двох видів робочого часу, відомості по такому фахівцю відображаються в табелі два рази.

Таблиця позначень в табелі обліку використання робочого часу (ф 0504421):

Літерний кодРозшифровка

А Відсутність на робочому місці з дозволу адміністрації Б Тимчасова непрацездатність, в тому числі і в зв'язку з вагітністю В Вихідні і неробочі святкові дні Г Виконання державних обов'язків До Відрядження Н Робота в нічний час Про Черговий оплачувану відпустку ЗР Відпустка по догляду за дитиною П Прогул з Понаднормова робота НН Відсутність на робочому місці по нез'ясованих обставин ВУ Вихідні по навчанню ОУ Навчальна відпустка ДТ Заміщення в 1-3 класах ЗП Заміщення в групах продовженого дня ЗС Заме ення в 4-11 класах РП Робота у вихідні і свята Ф Фактично відпрацьований час

Зразок заповнення табеля обліку використання робочого часу 0504421

Дивіться і скачайте зразок заповнення форми 0504421 за Наказом 52Н для бюджетних, казенних і автономних установ:

Дивіться і скачайте інші приклади заповнення форми 0504421 в Системі Держфінанси:

Чи можна встановлювати свої позначення в табелі

Положення Наказу № 52Н дозволяють бюджетним установам вносити в табель власні умовні позначення. При цьому не можна виключати відомості, згода на обов'язковість яких за Наказом. Значення показників, які організація розробила самостійно, потрібно затвердити в обліковій політиці.

Утвердження власної кодування виконується шляхом складання переліку використовуваних показників. Не вмикайте в форму цифрові значення. Пам'ятайте, що нормативні вимоги допускають відображення в табелі тільки буквених кодів.

Що буде у разі помилок в табелі 0504421

При внесенні інформації в ф. 0504421 наявність помарок, виправлень і помилок забороняється. У разі виявлення в документі неточностей, включаючи повноту розкритих даних, відповідальний працівник повинен врахувати це і вжити заходів. Зокрема, необхідно скласти коригування та подати їх в бухгалтерію в затверджені терміни. Поширеними причинами внесення змін вважаються:

  • Рахункові помилки при заповненні форми.
  • Неточності, викликані несвоєчасним надходженням до посадової особи кадрових або інших документів - листків непрацездатності, відрядження наказів, розпоряджень про надання відпусток і т.д.

Якщо документ спочатку здавався як вихідний (з позначенням типу «первинний» і коду «0»), при вказівці уточнень виконується позначка «коригувальний» і ставиться номер виправлень. Нумерація коригування здійснюється в хронологічному порядку, починаючи з цифри «1». Інформація з уточнюючої форми є підставою для перерахунку нарахувань на користь співробітників. Правила подачі уточнень потрібно закріпити в обліковій політиці установи.

Перевірити заповнення табеля

Хто заповнює табель і терміни зберігання заповнених форм

Відповідальний співробітник зі складання цієї форми призначається наказом керівника організації. Або подібна обов'язок може бути покладено на фахівця посадовою інструкцією. Коло осіб визначається з урахуванням специфіки діяльності та чисельності установи. Як правило, це один з наступних фахівців:

  • Кадровий працівник.
  • Начальник ділянки установи.
  • Начальник філії або відділу.

Загальний термін зберігання ф. ОКУД 0504421 становить 5 років. Винятком є ​​ситуації, при яких в документ вносяться дані про зайнятість співробітників в небезпечних або шкідливих трудових умовах. У цьому випадку період зберігання збільшується до 75 років.