Кадрове діловодство: організація з нуля
- Що таке кадрове діловодство
- Що входить в обов'язки фахівця з кадрового діловодства
- Основи кадрового діловодства
- Як потрібно вести кадрове діловодство в компанії
- Як організувати кадрове діловодство з нуля
- Правильне ведення кадрового діловодства: типові помилки
- Автоматизація кадрового діловодства: алгоритм впровадження
- Участь в проекті генерального директора
- Роль керівника в управлінні робочою групою:
- 3 переваги електронного кадрового діловодства
- Нове в кадровому діловодстві: зміни 2016 року
- Інформація про автора и компании
Кадрове діловодство - один з ключових моментів для керівників усіх організацій, що вимагає серйозних знань трудового законодавства, основ ведення і оформлення документації. Недооцінювати його не можна.
У цій статті ви прочитаєте:
- Що таке кадрове діловодство
- Які документи важливі в кадровому діловодстві
- Що є основою кадрового діловодства
- Як організувати в своїй компанії кадрове діловодство
- Які помилки найчастіше допускають фахівці з кадрового діловодства
- Які плюси у автоматизації кадрового діловодства
- Які зміни торкнулися кадрового діловодства в 2016 році
ТОП-5 найбільш затребуваних статей для комерсанта:
Що таке кадрове діловодство
Кадрове діловодство включає в себе управління кадрами, яке дозволяє своєчасно регулювати документообіг організації. Він може бути пов'язаний як із співробітниками, їх пересуванням усередині фірми, так і з урахуванням робочого часу та розрахунками з працівниками.
Не так давно будь-яка компанія володіла власним відділом кадрів, і процес діловодства був цілком систематизований і не вимагав від працівників відділу якихось особливих знань. Зараз майже все помінялося: працівникам відділу кадрів просто необхідно підключати творче мислення при прийомі на роботу потенційних співробітників. Так, у HR-менеджера важливі освіченість і юридична грамотність, акуратність і ретельність при веденні справ бухгалтера, вивчення навчальних програм.
Як правило, бухгалтер-юрист-HR-менеджер в комплексі відповідають званню майстра по кадровому діловодству.
Що входить в обов'язки фахівця з кадрового діловодства
Основні документи, з якими доводиться стикатися спеціалісту відділу кадрів:
1. Ведення документообігу, продиктованого Трудовим Кодексом РФ:
- заклад особистих справ співробітників підприємства;
- написання довідок, лікарняних листів та заяв;
- оформлення кадрових наказів;
- створення табеля і контроль робочого часу;
- підготовка щоквартальної звітності по єдиному соціальному податку;
- нарахування і розрахунок зарплати працівникам та інше.
2. Грамотне складання трудових договорів, посадових інструкцій і правил внутрішнього розпорядку.
3. Ведення документів, пов'язаних з прийомом нових співробітників:
- вивчення анкет і резюме кандидатів;
- спостереження за ринком по заробітній платі;
- обробка списку вакансій організації;
- підготовка положень про прийом на роботу, а також про звільнення службовців.
4. Облік документів з атестації та оцінки персоналу:
- написання оціночних бланків та положень;
- оформлення атестаційної характеристики співробітників.
Важливим є те, що спеціаліст з кадрового діловодства підписує документ про нерозповсюдження персональних даних працівників.
Основи кадрового діловодства
Різні документи, наприклад, закони, постанови, інструкції, в яких викладаються норми трудового права, мають першорядне значення в роботі співробітника відділу кадрів. Існують дві основні групи офіційних паперів:
1) Законодавчі та підзаконні акти, в яких описані норми трудового права і норми охорони праці. Дані норми повинні дотримуватися всі співробітники підприємства. Сюди входять:
1. Трудовий кодекс РФ. Є базовим законом. Йому слід співробітник відділу кадрів кожного підприємства. Згідно з нормами трудового кодексу, відбувається прийом на роботу та звільнення співробітників організації, регулюється час роботи і відпочинку, порядок видачі заробітної плати, оформлення різноманітних пільг і компенсацій.
2. Закон РФ від 17 липня 1999 № 181-ФЗ "Про основи охорони праці в Російській Федерації". Цей закон дозволяє організувати систему охорони праці на підприємстві. Керівник бере на контроль надання нешкідливих умов праці та несе за це адміністративну відповідальність.
3. Федеральний закон РФ від 27 липня 2006 № 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації". Обробка особистої інформації ґрунтується саме на цьому законі. Наприклад, визначають яким способом будуть оброблені всі дані про прийнятому на роботу людину, а також де буде зберігатися інформація.
4. Закон РФ від 8 серпня 2001 № 134-ФЗ "Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при проведенні державного контролю (нагляду)». Цей закон розповідає про права і обов'язки роботодавця під час поточних інспекційних перевірок. Зокрема, в законі прописуються документи, які керівник має право вимагати від особи, яка прийшла з перевіркою на підприємство, згадується про право виконуючого обов'язки брати участь в проведенні самої перевірки, а також про те, що робити при її незадовільному исхо е.
5. Закон РФ від 29 липня 2004 № 98-ФЗ "Про комерційну таємницю". Включає в себе список даних, засекречених у цьому підприємстві, а також перелік працівників, що володіють таємною інформацією і несуть відповідальність за її розголошення.
2) Документи методичного характеру з управлінського праці та кадрового діловодства. Ці документи не є обов'язковими до виконання і включають в себе інформацію про найбільш раціональної роботі з паперами відділу кадрів.
1. ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Вони визначають правила ведення документації, список реквізитів, які в обов'язковому порядку присутні в документі. Цей державний стандарт визначає перелік реквізитів, які повинні бути присутніми на документі, порядок їх розташування, вимоги до фірмових бланків. Наприклад, місцезнаходження на документах державного герба, емблеми організації або її товарного знака передбачаються цими стандартами. Розповідають, коли потрібно написати скорочена назва підприємства, а колись повне, а також складові елементи реєстраційного номера наказу. Такі правила діють на всі організаційно-розпорядчі документи організації: постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти, листи. Кадрове діловодство займається всіма цими офіційними паперами.
2. Постанова Уряду РФ від 16 квітня 2003 № 225 "Про трудові книжки" і постанову Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок". Кадровий працівник звертається до них для грамотного заповнення і подальшого ведення трудових книжок своїх працівників.
3. Перелік типових управлінських документів, затверджений Росархивом 6 жовтня 2000 р Даний нормативний акт містить у собі повний список внутрішніх документів, встановлює порядок і строки їх зберігання. Таким чином, якщо кадровому працівникові необхідно дізнатися, як довго слід зберігати, наприклад, штатний розклад, він піднімає саме цей відомчий документ.
4. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи по комплектуванню та обліку кадрів і міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління, затверджені Постановою Мінпраці РФ від 25 листопада 1994 г.№72. З їх допомогою розраховується чисельність працівників кадрової служби, визначається кількість часу, необхідного кожному з них для виконання посадових обов'язків.
5. Уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку праці та її оплати. Зразки наказів про працевлаштування, про припинення трудової діяльності, про переведення, про направлення у службове відрядження, про преміювання, а також деякі інші документи входять до складу документа, згідно з Постановою Держкомстату РФ від 5 січня 2004 № 1.
Як потрібно вести кадрове діловодство в компанії
Кадрову діяльність можна вести наступним чином:
1) Власними силами, прийнявши на роботу співробітника саме для цієї мети.
2) Вдавшись до допомоги сторонніх організацій, що спеціалізуються на аутсорсингу кадрового діловодства.
3) Автоматизоване кадрове діловодство.
Обидва перших способу допустимі і кожен має свої переваги.
Відповідно до першого, заснувавши в організації відділ кадрів, його персонал зможе суміщати ведення бухгалтерії, юриспруденції та обов'язки HR-менеджера, а також добре володіти всією необхідною інформацією зсередини компанії.
Якщо штат маленький, то зазвичай керівник виконує сам ці обов'язки, тим самим заощаджуючи на оплаті праці спеціалізованих в цій сфері співробітників.
Другий варіант набирає зараз велику популярність, так як обходиться така послуга компанії значно дешевше, ніж наймати співробітника на постійній основі. Особливо це актуально перед перевірками, при зміні керівника або під час звільнення досвідченого співробітника в цій сфері. Висококваліфіковані фахівці приходять в організацію тимчасово і призводять всю внутрішню документацію в порядок.
Як організувати кадрове діловодство з нуля
Етап 1. Розробка документів, які обов'язково повинні бути в компанії
Спочатку розробляють різні керівництва для роботи кадрового діловодства. Для цього в організації повинні бути наступні необхідні документи:
- інструкції внутрішнього трудового розпорядку;
- закон про захист персональних даних працівника;
- закон про охорону праці та протипожежної безпеки.
Ці документи є обов'язковими і оформляються в першу чергу.
Етап 2. Коригування штатного розкладу
Перед тим, як скласти графік роботи, з працівниками організації укладають трудові договори, оформляють всю необхідну документацію з працевлаштування, заводять трудові книжки. Однак, досить часто зустрічаються похибки у веденні цієї документації.
Штатний розклад вивіряється згідно з даними про заробітну плату працівників і найменуванню їх посад. Ця інформація знаходиться в бухгалтерії.
Звертайте увагу на відповідність посад в штатному розкладі і реальних посад співробітників. Ця інформація, в основному, потрібна для внесення в програму 1С, а на ділі дуже часто зустрічаються грубі перекручування в базі даних. Відповідно при складанні штатного розкладу вся інформація про працівників повинна бути достовірною і перевіреної.
У бухгалтерії кожному працівникові присвоюється свій унікальний табельний номер. Як правило, цей процес автоматизований. В іншому випадку їх присвоюють вручну. Оскільки кожен табельний номер закріплюється за окремою людиною, то навіть після звільнення він нікому не передається.
Ретельно перевірте стан особистих справ співробітників і їх особистих карток. При відсутності будь-якої документації напишіть нагадування співробітнику організації, що саме він повинен ще пред'явити до відділу кадрів.
Етап 3. Перевірка відповідності інформації в трудових договорах і штатному розкладі
Обов'язково звіряйте дані штатного розкладу з інформацією в трудових договорах. Можливо, що інформація виявиться не достовірною. Наприклад, вказується зарплата, яка не відповідає дійсності, або зазначена дата підписання договору припадає на вихідний день і інші нестиковки. У таких випадках договори в терміновому порядку потрібно переробити. Договір повинен бути оформлений за всіма правилами і підписаний уповноваженою особою. При появі будь-яких змін в процесі діяльності працівника досить скласти додаткову угоду і таким чином вносити корективи в трудовий договір.
Подібна угода оформляється окремо для кожного конкретного співробітника організації.
Вся документація робиться в двох примірниках: один - для компанії, інший - для кадрового відділу.
Етап 4. Перевірка правильності оформлення кадрових наказів
Вся документація перевіряється на правильність і достовірність внесених даних. Всі нюанси, такі, як дати, підпису та всі відомості, що стосуються надходить на роботу, повинні відповідати дійсності. Всі документи повинні відповідати один одному. Завжди звертайте увагу на наявність не тільки підписи керівника підприємства, але і самого працівника. При виявленні неточностей в документах, їх слід переробити або, можливо, відправити на підпис.
Етап 5. Перевірка правильності ведення трудових книжок
Далі упевніться в існуванні трудових книжок. Всі вони знаходяться в організації. Можливо, вам зустрінеться трудова книжка працівника, який вже давно не співпрацює з вашою організацією. Тоді вам належить відправити рекомендований лист з повідомленням про вручення із проханням з'явитися за трудовою книжкою або дати адресу, за якою її можна відправити. Залежно від відповіді, її або відправляють поштою за вказаною адресою з повідомленням про вручення, або вкладають повідомлення про вручення листа до трудової книжки. Термін зберігання трудової книжки непрацюючих співробітників - до запитання, але не менше 50 років.
Приступаючи до заповнення трудової книжки, вивчіть спочатку документи, що регламентують ведення трудових книжок. До них відносяться:
- інструкція щодо заповнення трудових книжок;
- правилами ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців.
Етап 6. Оформлення особистих справ або особистих папок співробітників (якщо до вас їх не вели)
При прийомі на роботу на кожного співробітника заводиться особова картка за формою № Т-2. Як правило, в даний час цей процес автоматизований - існують спеціальні програми для заповнення цих карток з подальшим виведенням на друк. Слід зазначити, що державні архіви приймають особисті картки тільки на «напівкартон» папері.
Ведуться особисті картки співробітником відділу кадрів - такий припис міститься в вказівках щодо застосування уніфікованих форм (постанова Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1).
Всі копії документів: паспорта, страхового свідоцтва, поміщаються в папки- «файли» і робиться опис кожної справи. Так формуються особисті папки. Туди ж вкладають копії наказів і договорів, які стосуються цього працівника. Це робиться для зручності. До особистих картках бажано приклеїти фотографії працівників.
Пам'ятайте, що вкрай небажано зберігати особисті справи разом з формою № Т-2.
Етап 7. Оформлення необхідних облікових книг або журналів
Такі документи, як Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них і Прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладишів до неї, ведуться виключно від руки. Кожна сторінка повинна бути пронумерована, а книга прошита, оскільки це журнал обліку бланків суворої звітності.
Етап 8. Складання графіка відпусток
У передноворічний період складається і затверджується графік відпусток.
У невеликому підприємстві можна провести опитування на предмет виходу у відпустку співробітників, у великому ж - це завдання делегується начальникам відділів організації.
Для того, щоб процес роботи підприємства не постраждав, періоди відпусток не повинні збігатися у співробітників одного відділу.
При виникненні спірних питань у співробітників, що стосуються відпускного періоду, рішення приймає керівник або начальник відділу. Отримання всієї необхідної інформації для складання графіка відпусток займає від однієї до трьох тижнів.
Як тільки графік відпусток складено, його затверджує керівник організації.
Попередньо за два тижні до початку відпустки ви зобов'язані повідомити працівника про його наступі і видати наказ про надання відпустки. Однак час виходу у відпустку може коригуватися за погодженням працівника з начальством.
При пред'явленні лікарняного листа на початок запланованого відпустки його переносять на інший період часу, вказавши його в заяві. Змінені дані вносяться в певні графи графіка відпусток.
Завжди пам'ятайте, що працівник зобов'язаний мінімум 1 раз в два роки виходити у відпустку. А при звільненні працівника щорічна оплачувана відпустка компенсують матеріально.
Етап 9. Формування кадрових справ
Справи структурують подібним чином:
- «Накази по особовому складу (прийом, звільнення, переведення, преміювання, заохочення, відпустки без збереження заробітної плати, напрямки в тривалі відрядження та відрядження за кордон)» - термін зберігання - 75 років;
- «Накази по особовому складу (чергові та навчальні відпустки, чергування, стягнення, короткострокові відрядження всередині країни)» - термін зберігання - 5 років;
- «Трудові договори»;
- "Особисті справи";
- «Особисті картки»;
- «Нормативні документи компанії (положення, інструкції)»;
- «Кадрові питання, пов'язані з державними службами і торговими організаціями» і ін.
Список відпусток, черговість чергувань і розкладу зазвичай відносять до окремих справах.
Папки на кожного співробітника рекомендується складати за алфавітом згідно з першою букві прізвищ співробітників, інші документи - в хронологічній послідовності за фактом надходження документа.
З огляду на, що накази по особовому ставу можуть зберігатися п'ять чи сімдесят п'ять років, то їх рекомендується розсортувати на різні справи. Враховуйте, що всі документи, не враховані в списку справ з 5-тирічним строком зберігання, автоматично мають 75-річний термін зберігання.
Якщо фірма досить велика, а протягом 12 місяців з'являється більше 250 аркушів, то потрібно розсортувати на окремі папки. Наприклад, «Трудові договори (А-Л)», «Трудові договори (М-Я)»; «Накази по особовому складу (заплановані і навчальні відпустки)», «Накази по особовому складу (чергування, догани, відрядження)»).
Етап 10. Оформлення номенклатури справ
Систематизований перелік назв справ компанії, де також вказуються скільки зберігається той чи інший документ, можна оформити окремо у справах, які стосуються персоналу компанії, або можна включити в загальний список документів компанії.
Процес заповнення документів, що стосуються персоналу, такий же як оформлення справ та складання переліку в загальному діловодстві.
Правильне ведення кадрового діловодства: типові помилки
1. Помилки при виданні наказів:
- Порушуються правила складання текстової складової наказів, особливо наказів про прийом, переміщення або звільнення людини.
- Помилково вказуються умови прийому на роботу, опис роботи, що не вписують дані про випробувальний термін.
- Можливо неправильне написання різних даних при оформленні наказу. Часто припускаються помилок в імені людини, в назві відділу компанії або місця роботи, в найменуванні посади.
- Неправильне використання бланків встановленого зразка в оформленні документів. Виникають проблеми і у вказівці складу реквізитів.
2. Помилки при укладанні трудових угод:
- Укладення договору на основі неправильно заповнених документів або при відсутності одного з обов'язкових.
- Укладення трудового договору з працівником, який не досяг або вже перевищив допустимий віковий рубіж.
- Ухвалення громадянина, який не може виконувати цю роботу за станом здоров'я.
3. Помилки при веденні трудових книжок:
- Часто організації забувають внести в книгу обліку руху трудових книжок дані трудової книжки нового співробітника.
- Неприпустимі виправлення у вкладиші трудової, якщо дані були внесені неправильно.
- Категорично забороняються виправлення неправильно написаних даних у вкладиші трудової.
- Не можна вписувати інформацію про роботу в розділ «відомості про нагороди» або оформляти вкладиш іншим, що не відповідає законодавству чином.
Автоматизація кадрового діловодства: алгоритм впровадження
Власники великих фірм часто стикаються з проблемами:
- співробітники повільно оформляють документи;
- договори довго узгоджуються, контрактні зобов'язання виконуються із затримками;
- працівник стверджує, що конкретний документ був, і навіть пам'ятає, що в ньому було написано, але не може його знайти;
- при звільненні співробітників пропадають важливі документи, з якими вони працювали.
В результаті компанія вчасно не реагує на запити клієнтів або постачальників, знижується швидкість прийняття рішень. Саме на цьому етапі слід серйозно задуматися про впровадження єдиної системи електронного документообігу (СЕД). Така система дозволить впоратися з перерахованими проблемами, а крім того, допоможе Вам контролювати виконавську дисципліну і швидко отримувати необхідні дані для аналізу ситуації.
При підготовці і здійсненні проекту по автоматизації документообігу варто дотримуватися певного алгоритму:
Крок 1. Опишіть систему документообігу
Доручити опис можна секретарю (якщо компанія невелика) або спеціально призначеному співробітнику. Ось що йому потрібно зробити:
- підготувати документ (положення), в якому будуть перераховані бізнес-процеси і визначено порядок оформлення документів;
- скласти інструкцію з діловодства (або її аналог) з описом порядку дій стосовно кожного процесу (процедури, ролі і функції співробітників; приклад процесу - робота з договорами та супровідними документами);
- написати (або оновити) посадові інструкції співробітників; в них повинні бути чітко вказані функції кожного працівника і визначено, хто буде виконувати його обов'язки в разі тимчасової відсутності.
Крок 2. Визначте замовника (власника) системи і керівника проекту
Замовник - це співробітник або підрозділ компанії (в особі його начальника), який більше за всіх інших будуть працювати з системою (діловод, керівник юридичного або кадрового відділу). Обов'язки замовника - надавати команді впровадження інформацію про бізнес-процесах, звітних формах, бланках, консультувати членів команди, організовувати роботу з адаптації програми, тестувати готові блоки.
Також потрібно призначити керівника проекту (в невеликих компаніях замовник і керівник проекту можуть бути однією особою). Іноді керівником стає хтось із IT-служби. Це не вірно. По-перше, працівник цього відділу не знає області, в якій впроваджується система, по-друге, навряд чи зможе результативно керувати процесом, що зачіпають багато ключових напрямки вашої компанії. А ось у чому допомога фахівців IT-служби буде суттєвою, так це в складанні списку програмних продуктів, виборі підрядника, координації його діяльності, надання необхідних повноважень і прав доступу співробітникам, а також в консультуванні (спільно з профільними фахівцями) працівників компанії, які освоюють нову для них систему.
Крок 3. Сформуйте проектну команду
В команду треба включити замовника, представників усіх відділів, що працюють з документацією, і співробітників IT-служби. Крім того, в проектну групу повинні ввійти представники компанії-підрядника, яка буде розробляти і впроваджувати систему (якщо ви вирішили не робити це власними силами).
Участь в проекті генерального директора
Надія Меркур'єва, керівник напрямку по просуванню рішення «1С: Документообіг» фірми «1С», Москва
Роль керівника в управлінні робочою групою:
1. Передайте оперативне управління одному зі співробітників, що беруть участь в проекті. Керувати проектами зазвичай призначають добре підготовлених фахівців або начальників відповідних підрозділів.
2. Наділіть керівника проекту повноваженнями. Особливо це необхідно, якщо що входять до групи співробітники мають більш високий статус, ніж призначений вами керівник проекту.
3. Наказом або усним розпорядженням звільніть учасників проектної групи від частини їх звичайних обов'язків, щоб вони могли приділяти достатньо часу проекту.
4. Визначте критерії успішності проекту.
5. Проводьте регулярні наради, щоб оперативно усувати проблеми, які гальмують процес. Часто вони пов'язані з погано налагодженим взаємодією між відділами.
6. Надихнете команду на останній ривок. Ближче до кінця проекту завжди спостерігається спад - це фаза «випробування на міцність». Вже багато зроблено, всі втомилися, гроші закінчуються, накопичуються невдачі і т. Д. У 90% випадків проектні групи не можуть подолати цю точку, і починання сходять нанівець. Проект тихо помре за крок від свого завершення, якщо його керівник або генеральний директор не знайдуть в собі сили переломити ситуацію.
Крок 4. Визначте завдання, які ви хочете вирішити, і виберіть програмний продукт
Іноді на цьому етапі плутають завдання: основний вважають, наприклад, підвищення прозорості та керованості організаційних процесів, хоча цього можна досягти лише за допомогою організаційних змін. Будь-яка глобальне завдання повинна бути розділена на ряд локальних. Явно марно відразу намагатися «підвищити прозорість», але можна «скоротити термін узгодження договорів до трьох днів» або «в будь-який момент отримувати звіт про трудовитратах працівника на кожен проект». Ці завдання диктують вибір програмного продукту. Крім того, треба враховувати наступні критерії:
- сумісність з платформою, на якій розроблено інші продукти компанії;
- можливість вдосконалення системи силами власної IT-служби;
- підтримка роботи з мобільними пристроями.
Крок 5. Проводьте роз'яснювальну роботу, говорите про перші успіхи
Зазвичай на наступний день після запуску нової системи керівник починає отримувати претензії від співробітників: «система не працює», «вона незручна», «у мене немає на це часу», «чому я повинна натискати на ці кнопки», «у мене і так справ вистачає ... ». Потік таких скарг невичерпний, адже співробітники не зацікавлені в тому, щоб ви бачили, що і як вони роблять. Для мінімізації можливостей саботувати нововведення треба тримати співробітників в курсі змін, що відбуваються: детально розповідати про кожному новому етапі проекту і всіх планованих змінах, обговорювати їх, реагувати на заперечення, демонструючи приватні переваги (прискорення процедури розгляду договорів, полегшення пошуку документів та ін.). В першу чергу варто зосередити зусилля на процесах, автоматизація яких дозволить швидко отримати видимий результат. Генеральний директор і все топ-менеджери компанії повинні вести роз'яснювальну роботу, а крім того, використовувати систему в своїй повсякденній діяльності: це буде відмінним стимулом для підлеглих. Такий підхід забезпечить проекту позитивний імідж, і система буде впроваджена швидше.
3 переваги електронного кадрового діловодства
1. Економія коштів на зберіганні. Майже всі документи, згідно з правилами, зберігаються мінімум п'ять років. Таким чином, компанії доводиться планувати і організовувати місце, де будуть зберігатися архівні матеріали. Це не завжди можливо і викликає певні незручності.
2. Економія часу. Щоб правильно сформувати справу або оформити потрібний документ, менеджеру з персоналу доводиться витрачати час, щоб зібрати всі необхідні підписи. Використовуючи ж документи в електронному вигляді спрощує цю процедуру. Всі співробітники, кому потрібно розписатися, можуть просто поставити електронні підписи. Кадровику залишається тільки звірити інформацію.
3. Зменшення помилок. Будь-яка людина здатна допускати помилки. Електронний документообіг допомагає уникнути непотрібних виправлень і помилкове заповнення.
Нове в кадровому діловодстві: зміни 2016 року
З 2015 року трудові закони зазнали деяких змін, які збереглися і в 2016 році. Були збільшені суми штрафів за недотримання трудового законодавства, розширено список категорій співробітників, які можуть взяти відпустку в будь-який період року. Також трудові книжки стали видаватися на руки співробітникам. У 2016 році ці поправки також викличуть інші зміни, такі, як:
- ТОВ і АТ можуть не мати печатки;
- оформлення відрядження спрощується;
- здобувача потрібно повідомити в письмовій формі про причини відмови у встановлений термін;
- впровадження іншої системи адміністративної відповідальності роботодавців;
- зміна правил надання довідки про відсутність судимості при прийомі на роботу;
- інша структура процесу отримання відомостей з реєстру дискваліфікованих осіб;
- новий порядок повідомлення про прийом на роботу колишніх державних службовців;
- додавання до Трудового кодексу РФ нової статті, яка висвітлює питання черговості надання щорічних оплачуваних відпусток;
- коригування системи перевірок суб'єктів малого підприємництва;
- зміни по ситуації звільнення вагітних жінок, які працюють за строковим трудовим договором.
Отже, з 7 квітня 2015 року товариства з обмеженою відповідальністю та акціонерні товариства можуть не використовувати круглу печатку. Але Роструд вважає, що фірма все одно зобов'язана засвідчувати печаткою записи в трудовій книжці. Про це Роструд заявив в листі від 15 травня 2015 р № 1168-6-1. Вище зазначений документ відомство відправило в потрібні інстанції по регіонах, щоб ті спиралися на цю інформацію при проведенні перевірок.
У разі відмови фірми використовувати круглу печатку в трудових книжках працівників, на неї буде накладено стягнення у розмірі до п'ятдесяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (п.1 ст.5.27 ТК РФ). Власникам підприємств важливо знати, що перевіряючий має право накласти штраф за кожне окреме порушення.
Документи кадрового діловодства - 2016. Всі процеси і необхідні формуляри кадрового діловодства прописані в ТК РФ, а порядок оформлення документів зазначено в федеральних законах. Звичайно, від відділу кадрів потрібно обробляти достатню кількість інформації. У 2016 році основну документацію можна розбити на наступні розділи:
- всілякі накази, наприклад, про прийом на роботу, звільнення, переведення, преміювання;
- місцеві нормативні акти організації, тобто правила внутрішнього трудового розпорядку в фірмі, положення про особистої інформації членів колективу, положення про рівень доходу та ін .;
- трудові контракти;
- колективний договір, якщо присутній;
- договори про повну матеріальну відповідальність;
- документи з обліку кадрів, тобто графік роботи, розклад відпусток;
- трудові книжки;
- формуляри з обліку робочого часу;
- документи по оформленню відрядження;
- положення щодо охорони праці.
Всі ці категорії використовуються в роботі з персоналом, деякі встановлюються законодавством, інші розробляє керівництво фірми.
Уніфіковані форми в кадровому діловодстві 2016. До вступу в силу федерального закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» необхідно було в обов'язковому порядку використовувати уніфіковані форми. Після прийняття закону ситуація змінилася: фірми стали по-іншому ставитися до реєстрування деталей госп. ДІЯЛЬНОСТІ.
З даного моменту будь-яка компанія в праві сама оформляти відповідний їй бланк первинного облікового документа, вносячи доповнення або прибираючи непотрібні елементи. Але уніфіковані форми в кадровому діловодстві все одно залишаться в силі.
Отже, в 2016 році в кадровому діловодстві будуть продовжувати використовуватися наступні документи:
- форми № Т-1 і Т-1а (наказ про прийом працівників на роботу),
- форма № Т-2 (особиста картка працівника),
- форма № Т-3 (штатний розклад),
- форми № Т-5 і Т-5а (наказ про переведення працівника на іншу роботу),
- форми № Т-7 (графік відпусток) і Т-6 (наказ про надання відпустки),
- форма № Т-9 використовується при оформленні відрядження, її бажано уточнювати, записуючи мета відрядження.
Професійні стандарти - 2016. З 1 липня 2016 року наберуть чинності статті 195.2 і 195.3 Трудового кодексу. Професійні стандарти стануть необхідними для впровадження роботодавцями, якщо Трудовим кодексом, іншими федеральними законами, іншими нормативними правовими актами РФ пропишуть вимоги до кваліфікації, необхідної людині для виконання певної трудової діяльності.
До цього часу роботодавцям було тільки рекомендовано використовувати такі стандарти. Але вже сьогодні багато компаній прописують професійний вимоги до роботи при складанні посадових інструкцій співробітників.
Інформація про автора и компании
керівник напрямку по просуванню рішення «1С: Документообіг» фірми «1С», Москва. Спеціаліст по оптимізації процесів документообігу та впровадження систем електронного документообігу в державних установах і на комерційних підприємствах. Автор методичних посібників, навчальних курсів і семінарів по створенню систем на основі рішення «1С: Документообіг 8». Група компаній «1C». Сфера діяльності: розробка, дистрибуція та підтримка комп'ютерних програм. Територія: головний офіс - у Москві; робота з користувачами ведеться через розгалужену партнерську мережу (понад 7000 компаній мережі «1С: Франчайзинг» в 750 містах 23 країн). Чисельність персоналу: 900. Кількість користувачів програмних продуктів: понад 4 млн співробітників більш ніж в 1 млн організацій.