Кадрове діловодство

2. Правові основи кадрового діловодства
3. Обов'язкові документи по кадровому діловодству
4. Кадрове діловодство з нуля
5. Кадрові документи для ТОВ
6. Кадрові документи: терміни зберігання

Кадрове діловодство реалізується у всіх структурних підрозділах організації. Особлива увага приділяється організації роботи з документами з особового складу, адже будь-який кадровий документ має юридичну цінність.

Кадрові документи містять дуже важливу інформацію, тому вести кадрове діловодство в організації просто необхідно. За допомогою кадрових документів роботодавець може довести свою позицію в суді.

Всі кадрові документи повинні за своїм складом, правилами складання, оформлення, зберігання відповідати правилам, нормативам, рекомендацій, встановленим законом.

У цій рубриці ви знайдете докладні інструкції з ведення та організації кадрового діловодства та приклади заповнення кадрових документів.

Читайте також:

Кадрове діловодство - це один з видів діяльності, який ведеться в будь-якій організації. Як зрозуміло з назви, мова йде про створення і ведення різних документів, пов'язаних з найманим персоналом - кадрами. Різні аспекти кадрового обліку, руху персоналу та управління ним, а також облік відпрацьованого часу, традиційно входить в сферу кадрового діловодства. Для тих, кому належить організувати кадрове діловодство з нуля, в цій статті запропоновані покрокові інструкції.

Зразок внесення до трудової книжки записів про прийом на роботу

Значення кадрових документів

Кадрові документи - це документи не просто фіксують рух персоналу в організації. Кожен з них має певну юридичну силу. І перш за все, визначає і фіксує права і обов'язки співробітників. При виникненні різних спірних ситуацій кадрові документи будуть служити доказом правоти роботодавця. Наприклад, правила робочого розпорядку дозволять обґрунтувати застосування дисциплінарного стягнення за допущене співробітником порушення. А при відмові непотрібної кандидату в прийомі на роботу буде корисно послатися на існуючу посадову інструкцію.

Читайте також:

Але одним лише підтвердженням або спростуванням певних юридичних фактів значення кадрового діловодства не обмежується. Своєчасне і повне ведення всієї необхідної документації по працівникам дає можливість приймати обгрунтовані управлінські рішення, що призводить до підвищення ефективності роботи, а значить і до збільшення прибутку компанії. Виявити «слабкі місця», сформувати резерв управлінців, організувати навчання і атестацію співробітників - все це дозволяє зробити кадрова документація, якщо вона ведеться за всіма правилами.

У кадрових документах організації відбивається відпрацьований співробітниками час. Його облік - прямий обов'язок роботодавця, встановлена ​​ч. 3 ст. 91 ТК РФ. Ведення табеля дозволяє дотримати права працівників на оплату їх праці. А також отримати різні податкові преференції роботодавцю. Кадровий документ в даному випадку служить підтвердженням обгрунтованості вироблених компанією витрат.

Зразок штатного розкладу

Читайте також:

Правові основи кадрового діловодства

Перш ніж братися за організацію кадрового діловодства, необхідно вивчити ряд законодавчих актів. Головним з них, безумовно, буде Трудовий кодекс. Саме в ньому містяться основні вимоги, що стосуються як номенклатури нормативних кадрових документів, так і порядку прийняття та оформлення.

Крім того, не зайвим буде вміння орієнтуватися в наступних законах:

• «Про персональні дані» № 152-ФЗ від 27.07.2006 р .;
• «Про комерційну таємницю» № 98-ФЗ від 29.07.2004 р .;
• «Про обов'язкове соціальне страхування» № 255-ФЗ від 29.12.2006 та № 125-ФЗ від 24.07.1998 р
• «Про пенсійне забезпечення» № 166-ФЗ від 15.12.2001 р .;
• «Про архівну справу» № 125-ФЗ від 22.10.2004 р

Відповідального за ведення кадрового діловодства співробітнику потрібно знати стандарт оформлення документації ГОСТ Р 6.30-2003 і Постанова Уряду «Про трудові книжки» № 225 від 16.04.2003, а також інструкції щодо їх заповнення. Ну і, зрозуміло, такий працівник повинен мати навички роботи з сучасними правовими довідковими системами, щоб при необхідності знайти там потрібний нормативний акт або форму документа.

Наказ про прийом на роботу: зразок заповнення

Читайте також:

Обов'язкові документи по кадровому діловодству

Весь перелік документів кадрового діловодства можна розділити на обов'язкові та рекомендовані. Для більшої частини обов'язкових документів існують їх уніфіковані форми. Це, по суті, шаблони, в які належить заповнити співробітнику, який відповідає за кадровий облік. Форми ці розроблені і затверджені Держкомстатом РФ (нині - Росстат), застосовуються у всіх організаціях, незалежно від їх форми. Так що навіть початківцям кадровикам не доведеться «винаходити велосипед».

До обов'язкових документів кадрового діловодства відносяться:

• штатний розклад (форма Т-3);
• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про захист персональних даних;
• трудові договори;
• особові картки (форма Т-2);
• накази про прийом, переведення, звільнення, відпустці (форми Т-1, Т-5, Т-6, Т-8);
• графік відпусток (форма Т-7);
• табель обліку часу (форма Т-13);
• трудові книжки;
• посадові інструкції;
• локальні документи з охорони праці (ними може займатися не кадрова служба, а особливий співробітник або підрозділ).

Читайте також:

Це кадрові документи, які повинні бути в організації в 2017 р для запуску кадрового діловодства з нуля. Надалі буде потрібно лише правильно і своєчасно заповнювати необхідні документи, вносити в них виправлення та доповнення і організувати зберігання і знищення.

Зверніть увагу!

На ділі, цей перелік мінімально необхідної документації виявиться трохи більше. Додадуться, наприклад, договори про повну матеріальну відповідальність, графік змін, журнали обліку та руху трудових книжок і т.д. На кожного працівника буде потрібно вести особиста справа. Але це вже після того, як будуть створені і затверджені документи з обов'язкового переліку.

Особова картка працівника: зразок заповнення

Читайте також:

Кадрове діловодство з нуля

Для того, щоб організувати кадрове діловодство з нуля в 2017 р буде потрібно послідовно виконати ряд організаційних етапів.

Крок 1. Підготовка необхідного. Для того, щоб робота по організації діловодства нічого не стопор через дрібниці, потрібно заздалегідь подбати про достатню кількість шаф, столів, оргтехніки та канцелярського приладдя, паперу, бланків тощо. Враховуючи, що велика частина діловодства зараз ведеться в електронному вигляді, варто заздалегідь потурбуватися про придбання кадрових програм, а також однією з довідкових правових систем. Це дозволить кадровику бути в курсі останніх змін трудового законодавства, а також полегшить доступ до всієї кадрової документації, що ведеться в електронному вигляді. Вибір необхідного програмного забезпечення сьогодні досить широкий. Буде потрібно також сейф, де закон зобов'язує зберігати трудові книжки співробітників і чисті бланки.

Крок 2. Оформлення директора. Від імені роботодавця на будь-якому підприємстві або в організації виступає директор. Саме він підписує всі документи, включаючи кадрові. Щоб у нього з'явилися такі повноваження, необхідно прийняти його на роботу. Для цього укладається трудовий договір і видається наказ, яким він сам себе призначає.

Крок 3. Визначити відповідального за кадрове діловодство і всі документи. На перших порах або в маленькій компанії цю роботу може виконувати і сам керівник. Якщо ж для цього приймається окремий співробітник, то з ним укладається трудовий договір, який є підставою для наказу про прийом на роботу. Якщо такі обов'язки доручаються вже прийнятому працівнику, то з ним укладається додаткова угода, а доручення оформляється наказом.

Читайте також:

Крок 4. Складання локальних документів. Перше, що потрібно будь-якої компанії, це штатний розклад, де відображена структура майбутньої організації, посади і кількість співробітників, їх займають. Наступним необхідним документом будуть ПВТР - внутрішні правила компанії. Третім у списку буде Положення про захист персональних даних. Четвертий документ - табель обліку робочого часу. Всі ці документи затверджуються наказом керівника. Оригінали документів та наказів з підписом директора зберігаються потім в спеціальній папці. На цьому ж етапі можна скласти і посадові інструкції.

Крок 5. Оформлення прийому співробітників. Найкраще для кожного працівника завести окрему папку, куди будуть підшиті всі документи, що стосуються його трудової діяльності. Першим з них буде трудовий договір. Вимоги до його форми і змісту містять ст. 56 і 67 ТК РФ. Договір служить підставою для наказу (ст. 68 ТК РФ), з яким працівник ознайомлюється під розпис. Накази з особового складу зберігаються в окремій папці. Далі на кожного співробітника заводиться особова картка (форма Т-2). Їх бланки можна купити в магазині канцтоварів. Для реєстрації трудових договорів і наказів по особовому складу заводяться спеціальні журнали.

Крок 6. Оформлення трудових книжок. В цей документ кожному працівникові потрібно внести запис про прийом на роботи, а потім про перекладах, заохочення, підвищення кваліфікації і т.д. На співробітників, які працевлаштовуються вперше, трудові книжки заводить роботодавець. Для цього необхідний запас чистих бланків. Купити їх, а також журнал видачі книжок і вкладишів до них можна в магазинах канцтоварів. Трудові книжки та журнал обов'язково прибираються в сейф.

Читайте також:

Терміни зберігання документів згідно з Наказом

Кадрові документи для ТОВ

Для ТОВ кадрові документи є обов'язковими навіть в тому випадку, якщо у суспільства єдиний засновник і він же директор. Як мінімум, потрібно наказ про прийом його на роботу, а також штатний розклад. У такій ситуації ТОВ виступає роботодавцем для єдиного працівника. Але трудовий договір директор сам з собою не укладає.

Якщо ж працівників більше, то всі необхідні кадрові документи для ТОВ будуть тими ж, що і в наведеному вище загальному списку. Ведення їх здійснюється в установленому законом порядку з використанням уніфікованих форм.

Читайте також:

Кадрові документи: терміни зберігання

Одним з напрямків кадрового діловодства в 2017 р, як і раніше, буде організація зберігання документів. Терміни, протягом яких документи зберігаються в роботодавця, визначаються такими нормами, як ст. 22.1 Закону «Про архівну справу» і затверджений Наказом Мінкультури Перелік (від 25.08.2010 р). Терміни, позначені в цих нормативних документах, застосовуються всіма організаціями. Однак є певна специфіка.

Всі державні або муніципальні організації здають свою документацію, включаючи кадрову, на зберігання в архів. Також надходять і великі приватні компанії, які укладають з держархівами відповідний договір. Все ж інші організації організовують зберігання самі. У тому числі і постійне. Але термін зберігання для них буде визначатися так: 10 років обов'язково, а далі в залежності від вимог закону і практичної потреби.

Для кадрових документів терміни зберігання можуть бути визначені в роках або в формулюванні «до відпадання потреби». Обчислюватися час зберігання буде з 1 січня року, який слідує за роком прийняття документа. Тобто, якщо документ створений в 2016 році і має зберігатися 1 рік, то знищити його можна не раніше 1.01.2018 р Але найкраще зберігати всі скасовані документи не менше 3 років. Це термін давності по трудових спорах. Якщо хтось із співробітників звернеться до суду, можуть знадобитися попередні версії кадрових документів.