Ключові фрази в діловому листуванні
Будь-секретар, будучи відмінним діловодом і документознавців, може відчувати певні проблеми при необхідності ведення ділової переписки. На жаль, з даною проблемою стикаються не тільки секретарі, однак саме у працівників на даній посаді від цього може залежати ділова репутація і лояльність керівництва. Дана стаття допоможе вам зробити ділове спілкування по листуванню більш комфортним і приємним. Давайте розглянемо ключові фрази, які допоможуть вам в цьому.
З даної статті ви дізнаєтеся:
- складові успішної ділової переписки;
- фрази і слова, які слід вживати в листуванні;
- як скласти відповідь на запрошення.
Від успішного ведення ділової переписки часто залежить не тільки ділова репутація співробітника, але і всієї організації в цілому. При цьому абсолютно не має значення з ким вона ведеться - секретар повинен дотримуватися основних правил ведення переписки з будь-яким співрозмовником. У цьому матеріалі ми зібрали основні правила ведення переписки та ключові фрази, які стануть для вас хорошою підмогою і допоможуть вести грамотний діловий діалог з будь-яким співрозмовником.
Складові успішної ділової переписки
Поняття успішної ділової переписки на увазі протягом бесіди саме в тому напрямку, який найбільш вигідно для вашої компанії. Більш того, успішна листування також повинна задовольняти вашого співрозмовника. Простіше кажучи, якщо мова йде про якийсь угоді, яка укладається по листуванню, то його результат повинен 
задовольняти всі сторони. І, часом, саме нестача деяких складових ділового листування може стати цьому на заваді.
Одним з основних і найголовніших правил будь-листування є ввічливість. З її допомогою можна задобрити розгніваного клієнта або придбати нового, знайти нових партнерів або укласти вигідну угоду. У всі часи ділове суспільство високо цінувало ввічливість, тому її ні в якому разі не варто нехтувати.
Наступна складова - пунктуальність. Запам'ятайте, що на всі листи від клієнтів і партнерів (навіть потенційних) слід своєчасно відповідати. Навіть в тому випадку, якщо ваша відповідь буде містити відмову. Як би там не було, це краще, ніж ігнорування. Але і тут не варто забувати, що відмова має бути ввічливим.
Далі необхідно звернути увагу на сам зміст ділових листів. Щоб досягти бажаного ефекту від листування, рекомендуємо викладати свої побажання, вимоги або питання чітко і ясно. Не варто вписувати в один лист відразу кілька питань (допускається тільки в тому випадку, коли вони взаємопов'язані). Більш того, чим менше питань ви напишіть в одному листі, тим більше розгорнуту відповідь отримаєте.
Ключові фрази в діловому листуванні
Будь-які повідомлення слід починати з вітання та ввічливого поводження. Такі фрази, як "Добрий день", Доброго ранку "або" Добрий вечір "недоречні в листуванні, так як ви не можете достеменно знати, коли ваш лист прочитають. А тут якраз і для будь-якого ділового листа підійде" Здрастуйте ", після якого має бути звернення.
Ввічливе звернення слід починати зі слова "Шановний (а) ..." Найкраще це звернення використовувати з ім'ям та по батькові співрозмовника (якщо воно вам відомо). Наприклад, "Шановний Іван Сергійович" звучить і має в своєму розпорядженні набагато краще, ніж "Шановний Петров І.С.". Більш того, якщо встановлення даного контакту може принести компанії в подальшому вигоду, то не шкодуйте часу щоб з'ясувати ім'я адресата.
Можна використовувати фрази «Спасибі за Ваш лист», «Дякуємо за проявлений інтерес», «Спасибі, що вибрали нас» і т. Д. Щоб подальший співпраця була плідною і комфортним для всіх сторін-учасниць, налаштовуйте адресата на продовження спілкування. Фрази «Охоче відповім на Ваші питання», «Будемо раді співпраці», «З повагою і надією на плідну співпрацю» задають правильний тон і допомагають налагодити конструктивний діалог.
Відповідь на запрошення
Однією з найпоширеніших проблем в листуванні є складання відповіді на запрошення. При цьому не має значення, позитивний або негативний буде відповідь - в будь-якому випадку ви зобов'язані сповістити запрошуючу сторону про свої наміри.
У тому випадку, якщо запрошення схвалено вашою компанією, необхідно відправити лист у відповідь з вдячністю, а також угодою присутнім на цьому заході. Якщо запрошення носить офіційний характер, то також рекомендуємо вказати, скільки людей від вашої компанії відвідають заходи, їх імена (посади).
Якщо з якихось причин ви не хочете або не можете приймати участь в заході, то рекомендуємо скласти письмову відмову. Подібний лист необхідно в тому випадку, щоб місця для учасників заходу не були заброньовані з урахуванням вашої компанії, або, гірше того, організатори заходу не понесли матеріальних збитків через вашої відсутності. При складанні відмови слід висловити своє співчуття з приводу того, що ви не можете бути присутнім на цьому заході. Зовсім необов'язково вказувати причину, але, якщо вона є - це позначиться позитивно. Як поважної причини для відмови можна використовувати організаційні заходи (заплановані на той же час), чітко розподілений бюджет організації (немає коштів на відрядження співробітників) або навіть невчасне сповіщення (на жаль, немає часу на підготовку до заходу). У будь-якому випадку, будь-який з цих варіантів дозволить зберегти ділові відносини і репутацію компанії.
Рекомендуємо статті по темі:
- Як писати привітання до 23 лютого і 8 Березня, які запам'ятають
- Зберігання електронної пошти
- Листи інформаційного характеру