Наказ про призначення на посаду головного бухгалтера: нюанси написання, бланк і зразок

1. Навіщо потрібен наказ
2. Хто може бути призначений на посаду
3. Варіанти права підпису
4. Як грамотно скласти документ

Головний бухгалтер - друга за значимістю і повноважень після директора особа на підприємстві. Тому, коли відбувається його заміна, необхідно з особливою відповідальністю підійти до написання наказу про його призначення.

Принципово він мало чим відрізняється від шаблонного документа, використовуваного для прийняття на роботу штатних співробітників, але все ж має свої нюанси, ігнорувати які не варто.

Навіщо потрібен наказ

У наказі чітко обумовлюються строки, в які новий головний бухгалтер повинен приступити до своїх обов'язків, а також список цих обов'язків (визначені статтею 7 Федерального закону і можуть бути доповнені або відхилені директором після узгодження з співробітником).

Крім того, фіксується, як і коли буде відбуватися передача бухгалтерських справ підприємства, хто буде входити до складу наглядової комісії, чи приймуть участь в процесі треті особи. Вказуються інші деталі, які можуть відрізнятися для кожного конкретного випадку.

За допомогою правильно складеного і офіційно завіреного документа і роботодавець, і новий співробітник перестраховуються від можливих непорозумінь і розбіжностей при аудиторській перевірці бухгалтерського обліку організації. Крім того, якщо бухгалтер буде з правом підпису, наприклад, банківських квитанцій, співробітники банку також вимагатимуть наказ, який підтверджує його призначення на посаду.

Хто може бути призначений на посаду

Оскільки в обов'язки і повноваження головбуха на підприємстві входить ведення всіх бухгалтерських справ, складання звітності, організація нормального функціонування бухгалтерської системи, контроль відповідності всіх проведених операцій щодо чинного законодавства РФ, а також майна і фінансового стану організації, на цю посаду найдоцільніше призначати кваліфікованого фахівця з вищою економічною освітою.

Іноді призначають так званого професійного бухгалтера. У такої особи може не бути відповідного диплома про вищу освіту, але зате є достатній стаж роботи в даній сфері - не менше трьох років. У деяких випадках, наприклад, коли в компанії мало співробітників, директор може призначити на цю посаду себе.

Варіанти права підпису

Без підпису головного бухгалтера жодні розрахункові документи або документи за кредитними або фінансовими зобов'язаннями не вступають в силу. З іншого боку, якщо головбух запевнив постанови, їх зобов'язані виконувати всі співробітники підприємства. Винятки бувають в тому випадку, якщо генеральний директор не згоден з бухгалтером і запевняє несхвалені документи особисто.

Право першого підпису завжди залишається за гендиректором або його заступником. В окремих випадках повноваження можуть бути передані іншій посадовій особі за дорученням. Головний бухгалтер має право другого підпису, яке в його відсутність (відпустка, хвороба, відрядження) переходить до заступника або іншій особі, яка отримала доручення.

Право першого підпису на банківських документах належить гендиректору або ж ІП, який відкрив розрахунковий рахунок в банку на своє ім'я. Право другого підпису надається головбухові або тій особі, яка відповідає у фірмі за ведення банківських операцій.

Рахунки-фактури

мають право візувати як головний бухгалтер і директор, так і інші особи, які мають на це повноваження - ніяких обмежень законом не передбачено. Те ж стосується і інших первинних облікових документів.

Податкові декларації відповідно актуальному із законодавством має право підписувати тільки платник податків - як правило, це керівник компанії. Головний бухгалтер може отримати право підпису податкових документів, якщо на нього оформлена довіреність, в якій він зазначений як уповноважений представник платника податків. Довіреність потрібна також, якщо головбух буде особисто подавати декларації до податкових органів.

Без довіреності бухгалтер не має права діяти і підписувати будь-які документи від імені організації. Ненадання головбухові права підпису є порушенням закону «про ведення бухгалтерського обліку». У цьому випадку можливі такі варіанти:

• вибрати посадових осіб, які матимуть право підпису замість нього (тоді в наказі має бути позначка «Погоджено. Головбух і його підпис»);
• призначити на посаду головного бухгалтера працівника, що займає іншу посаду (тоді в наказі повинно стояти «виконуючий обов'язки на період випробувального терміну»).

Право підпису може не надаватися головбухові, якщо керівник підприємства прийняв на себе обов'язки з ведення всіх облікових справ.

Бухгалтеру може даватися або не даватись право підпису особливо важливих документів, наказів і постанов. Якщо в звичайній ситуації директор в разі незгоди з рекомендаціями і діями головбуха може підписати будь-який наказ, то при наявності у останнього права підпису ситуація дещо змінюється.

Про те, як правильно передаються справи від попереднього головбуха новому, ви можете подивитися на відео:

Як грамотно скласти документ

Єдиної форми наказу не існує, в кожній фірмі документ складається окремо для кожного конкретного випадку. Які дані і положення повинні бути включені в нього обов'язково?

• Анкетні дані нового бухгалтера - ім'я, прізвище, по батькові, дата народження.
• Обов'язки - тимчасові або постійні.
• Обов'язково чіткі терміни здачі та прийому справ підприємства. Відповідно до чинного законодавства Російської Федерації, як і раніше бухгалтеру дається не більше двох тижнів для підготовки і передачі всіх справ новому посадовій особі. Виходячи з дати звільнення старого співробітника визначаються терміни вступу в повноваження нового.
• Відомості про склад комісії, яка контролюватиме процес підготовки всієї документації, а також її передачі новому працівнику. При цьому не забувайте, що він так само, як і попередній головний бухгалтер, потрібно включити в список перевіряючих.
• У разі, коли в підготовці всіх справ братимуть участь треті особи - аудитори, додаткова перевіряє комісія від вищестоящої організації і т. Д. - в наказі це теж повинно бути зафіксовано. Вказуються всі дані третіх осіб, їх обов'язки і характер діяльності в процесі підготовки і передачі документів підприємства.

Тільки після закінчення повної і ретельної перевірки, переконавшись, що він не понесе відповідальності за дії попереднього головбуха, новий співробітник підписує наказ і вступає в свої права і обов'язки.