Naumen DMS | Контроль виконання документів

Контроль термінів і якості виконання доручень важливий для будь-якого підприємства. Якщо завдання не виконуються співробітниками в термін або якість виконання доручень невисоко, знижується ефективність роботи компанії в цілому. Організація контролю вручну - досить трудомісткий процес, тому що збір, обробка та аналіз необхідної інформації може займати тривалий час. Крім того, якість результатів такого процесу залишається під питанням, так як не виключена поява різного роду помилок, обумовлених людським фактором.

Як інструмент, що автоматизує процес контролю, можна використовувати систему електронного документообігу. Це дає можливість в будь-який момент часу дізнатися стан завдання, при необхідності оперативно скоригувати обсяг і терміни робіт, тим самим знизити трудовитрати на виконання і контроль.

У нашій системі електронного документообігу Naumen DMS функція контролю виконання доручень реалізована через можливість призначення працівникам завдань. Завдання можуть призначатися як за документами, так і без них. Завдання можуть призначатися не тільки окремим співробітникам, а й цілим групам, структурним підрозділам або по більш складним критеріям. Для завдань можна вказувати дати початку і закінчення робіт, прикладати необхідні документи, вибирати відповідальних і встановлювати пріоритети. При цьому моніторинг виконавської дисципліни можна вести як за термінами, так і за якістю виконання завдань.

Для реалізації функції контролю за термінами в Naumen DMS використовується автоматична розсилка співробітникам спеціальних повідомлень, щоб своєчасно нагадати виконавцям про наближенні терміну закінчення робіт по завданню або сигналізувати про порушення терміну виконання. Дана система оповіщень дозволяє знизити ризики по зриву термінів співробітниками за рахунок попереджувального контролю. Крім автоматичної розсилки повідомлень інформація про терміни робіт, статус процесу та ін. Наочно представлена ​​в картці завдання. В системі для задач передбачено колірне кодування, в міру наближення до дати закінчення колірний індикатор завдання буде змінюватися.

Для перевірки якості виконання робіт виконавцем в системі електронного документообігу можна призначити співробітника, якому делегуються контролюючі функції. Контроль виконання документів відповідальним співробітником протягом всього терміну виконання завдання дозволить оперативно проводити коригування розподілу завдань по співробітниках з метою оптимізації завантаження персоналу.

Наявність в Naumen DMS функції контролю дозволяє:

• підвищити ступінь відповідальності співробітників при виконанні завдань;
• оперативно отримувати інформацію про поточні й заплановані завдання по всіх бізнес-процесів організації в наочному вигляді.

У Naumen DMS передбачено формування регулярних звітів за різними показниками:

• відсоток виконаних і «прострочених» завдань;
• статистика виконання певних видів документів;
• кількість завдань, призначених на співробітника, за певний період і мн. ін.

В результаті можна швидко отримати комплексну інформацію, необхідну для оцінки діяльності структурних підрозділів або окремих співробітників, далі на основі цих даних розробити і вжити заходів щодо підвищення якості виконавської дисципліни.

комплексна автоматизація бізнес-процесів на базі Naumen DMS, а також безперервний контроль процесів на всіх етапах діловодства забезпечує високий ступінь прозорості управління організацією.