Організація і облік оптової торгівлі: системи автоматизації та програми для оптової торгівлі

Організація оптової торгівлі
Види оптової торгівлі
ІП або ТОВ - що краще для оптової торгівлі
Управління підприємством оптової торгівлі
Автоматизація обліку в оптовій торгівлі
Автоматизований облік товарів в оптовій торгівлі
Планування закупівель та управління товарними запасами
Програма для автоматизації оптової торгівлі
Програма для автоматизації торгівлі бизнес.Ру
Особливості програми обліку бизнес.Ру

Для того, щоб ефективно управляти процесами в оптовій торгівлі, підприємцям буде корисно вибрати і впровадити у себе систему автоматизації обліку в торгівлі.

зміст:

1. Організація оптової торгівлі
1.1. Види оптової торгівлі
1.2. ІП або ТОВ - що краще для оптової торгівлі
1.3. Управління підприємством оптової торгівлі
2. Автоматизація обліку в оптовій торгівлі
2.1. Що дає автоматизація торгівлі
2.2. Автоматизований облік товарів в оптовій торгівлі
2.3. Планування закупівель та управління товарними запасами
3. Програма для автоматизації оптової торгівлі
3.1. Яку програму вибрати для оптового підприємства
3.2. Програма для автоматизації торгівлі бизнес.Ру
3.3. Особливості програми обліку бизнес.Ру

Організація оптової торгівлі

Оптова торгівля - це закупівля товарів великими партіями у виробника / постачальника для подальшого збуту малою кількістю, тобто продукція купується не кінцевим споживачем, а підприємством-посередником - для перепродажу або використання у виробництві.

Читайте також: Як організувати оптовий бізнес

Головне завдання оптової торгівлі - регулювати товарну пропозицію відповідно до попиту.

Функції оптової торгівлі:

вивчення попиту кінцевого споживача і оптових покупців;
укладення договорів поставки та купівлі-продажу, контроль за їх виконанням;
формування асортименту товарів;
управління товарними запасами;
надання послуг, пов'язаних з оптовим продажем товарів;

Види оптової торгівлі

Оптова торгівля може бути транзитна і складська. Вибір залежить від специфіки товару (наприклад, він не підлягає зберіганню), віддаленість виробника від роздрібних торгових точок, транспортних можливостей посередника і т.д.

Читайте також: Як порахувати оборотність товарів на складі

При транзитній товар поставляється від виробника / постачальника відразу в роздрібну мережу, минаючи зберігання на складі; в цьому випадку збереження товару вище, взаєморозрахунки відбуваються швидше.

При складської торгівлі товар завозиться на склади, де зберігається деякий час і продається вже звідти; в цьому випадку є можливість розсортувати продукцію, провести передпродажну підготовку, продавати роздрібним точкам невеликі партії необхідного їм асортименту.

При виборі складської або транзитної форми постачання товарів оптове підприємство обов'язково повинно враховувати одержувані доходи, прибуток і рентабельність. Доцільність складської і транзитної поставки товарів вивчають за кожним покупцем окремо (на підставі обсягів / партій товарів і товарних груп).

За різноманітністю товару торгувати можна широким асортиментом (від тисячі і до ста тисяч найменувань), обмеженим (до тисячі) і вузьким (спеціалізованим) асортиментом (менше двохсот найменувань).

Читайте також: Впровадження систем автоматизації торгівлі

ІП або ТОВ - що краще для оптової торгівлі

Вибір форми власності для того, щоб займатися оптовою торгівлею, залежить:

по-перше, від системи оподаткування, визначеної законодавством для цього виду діяльності: зазвичай це ОСН, тому що оптовикам заборонено вибирати ЕНВД, а ССО не вигідна тим, що багатьом великим контрагентам необхідно виділяти в платіжних документах ПДВ, не передбачений в ССО, і тому великий ризик втратити цих клієнтів.
по-друге, від виду діяльності. Для ІП деякі види підприємницької діяльності, наприклад, виробництво і продаж алкоголю, торгівля зброєю і патронами до нього заборонені.
по-третє, від матеріальної відповідальності, яку може взяти на себе бізнесмен. Якщо при невдачі ТОВ ризикує тільки своїм статутним капіталом, індивідуальному підприємцю в разі краху доведеться розплачуватися власним майном.

Крім того, вибираючи ту чи іншу форму власності, треба пам'ятати про необхідність ТОВ відраховувати внески за своїх працівників в ПФР, про розмір податку на прибуток, який для ТОВ вище, про обов'язкову наявність банківського рахунку у ТОВ і т.д.

Читайте також: Що краще відкрити - ІП або ТОВ

На початковому етапі відкриття свого бізнесу з оптової торгівлі доцільніше зареєструвати ІП - менше оформляти документів, простіше з оподаткуванням, з місцем, де будеш вести свої справи. А в подальшому, якщо торгівля приносить прибуток і є можливість і бажання розвивати бізнес, є плани відкрити кілька торговельних точок, а також якщо в перелік товарів ви хочете включити алкогольну продукцію (крім пива, а й право торгувати пивом у ІП незабаром можуть відняти ) має сенс зареєструвати ТОВ.

Управління підприємством оптової торгівлі

Основна діяльність оптового підприємства - організація товарних потоків між виробником (постачальником) і роздрібним торговцем (оптовим покупцем). Управління підприємством оптової торгівлі зводиться до забезпечення безперебійності і сталості цих товарних потоків, що забезпечується контролем і обліком всіх операцій, які супроводжують покупку, складування і відвантаження товару.

Читайте також: Як створити керуючу компанію в сфері ЖКГ

Легше і простіше за все керувати оптовим підприємством за допомогою спеціалізованих сервісів автоматизації ведення бізнесу і обліку в торгівлі.

Автоматизація обліку в оптовій торгівлі

Що дає автоматизація торгівлі

Підприємству оптової торгівлі доводиться працювати з десятками контрагентів, великим обсягом товарів і серйозними грошовими сумами, що вимагає контролю над звітністю і регулярного аналізу отриманих результатів.

Читайте також: Автоматизація обліку в роздрібній торгівлі

Щоб робити все вчасно і уникнути фінансових втрат, торговельному підприємству необхідно впровадити у себе автоматизовану програму обліку товарів.

Автоматизація обліку в оптовій торгівлі забезпечує:

фіксацію руху товарів по ланцюжку постачальник-склад-оптовий покупець
ведення складського обліку,
контроль за закупівлями товару
контроль за залишками товару, проведення інвентаризації
контроль за взаєморозрахунками з контрагентами,
контроль за діяльністю співробітників,
швидкість взаємодії між відділами підприємства.

Крім того, автоматизація обліку в торгівлі полегшує збір статистичних даних, проводить аналіз торгової і відображає результат фінансової діяльності організації.

Автоматизований облік товарів в оптовій торгівлі

Однією з головних завдань в торгівлі є правильна організація обліку, що дозволяє своєчасно отримувати інформацію про хід руху товарів по ланцюжку постачальник-склад-покупець, про виконання контрагентами своїх договірних зобов'язань, про стан товарних запасів, про хід відвантаження і реалізації товарів і контролі за їх збереженням і т.д.

Автоматизація обліку в оптовій торгівлі дозволяє впоратися з цим завданням без значних витрат часу і людських ресурсів.

Читайте також: Облік товарів в роздрібній торгівлі

Крім цього, автоматизований облік товарів забезпечує швидкий документообіг (від оправлення комерційної пропозиції, складання договору, оформлення замовлення і до виписки первинних документів на оплату і документів на супровід вантажу), контролює адресне зберігання товару на складі, і стежить за операціями з відвантаження і доставку товарів покупцям.

Також автоматизована система обліку дозволяє поліпшити роботу з клієнтами за допомогою CRM-систем , За допомогою яких можна зберігати всю інформацію, пов'язану з клієнтом - звернення, замовлення, угоди, виписані документи - аж до записів переговорів, відправляти sms-повідомлення, здійснювати електронні розсилки, складати звіти по операціях і т.д.

Планування закупівель та управління товарними запасами

Планування закупівель - важлива складова процесу оптових продажів. Вона тісно пов'язана з попитом кінцевого споживача, тобто з заявками оптових покупців; розраховується на основі обсягів продажів минулих періодів з урахуванням умов зберігання і складських площ, а також фінансових, транспортних можливостей даного підприємства.

Товарний запас - продукція, що знаходиться в сфері обігу (склади, магазини, в дорозі) і призначена для реалізації.

Читайте також: Переміщення товарів на складі

Види товарних запасів

Основний запас:

Робочий, профільний, згідно з планом продажів запланований до відвантаження на поточний період;
Страховий, компенсуючий - на випадок перебоїв у доставці через постачальника (перевиробництво, збої на виробництві, скінчився товар і т.д.), незапланованого зростання попиту на товар, і, як наслідок, відвантаження.

Тимчасовий запас:

Сезонний, надлишковий запас, який створюють до початку сезонного зростання продажів;
Маркетинговий, додатковий - формується на час, коли заплановані якісь акції, рекламні компанії і т.д.
Кон'юнктурний, надлишковий - формується під впливом ситуації на ринку (через дефіцит, штучно створеного постачальниками або прогнозованого, через разових знижок від виробника / постачальника і т.п.), або якщо постачальник тимчасово призупиняє свою діяльність;
Резервний, закуплений під певного клієнта.

Вимушений запас:

Бракований товар, який не може бути використаний за призначенням (зіпсувався по дорозі, втратив частину своєї функціональності в процесі зберігання, був проведений з вадами тощо);
Неліквідний, який важко буде реалізувати товар - з'являється через помилки при створенні першого замовлення, наприклад, коли відкривалося новий напрямок діяльності, або неконкурентний за ціною товар - дорогий, або при зміні оптовиком придбаного у постачальників бренду - тоді інший бренд може виявитися непотрібним постійно купувати попередній бренд роздрібному торговцю, або коли немає взаємодії між відділом продажів і відділом закупівель (закупочнік повинен правильно оцінювати ринкову ситуацію і замовляти затребуваний товар за прийнятними це нам), або якщо в процесі зберігання якість товару змінилося, або попит на нього впав.

Управління товарними запасами має прагнути до їх мінімізації, прискоренню товарооборачиваемости і добре налагодженому обліку і контролю за їх формуванням і використанням.

За рахунок реєстрації всіх товарних операцій автоматизовані системи обліку дозволяють фіксувати товарні запаси на складах підприємства, виводити звіти по залишках товару і на основі аналізу продажів рекомендувати до планування обсяги закупівель того чи іншого товару.

Програма для автоматизації оптової торгівлі

Яку програму вибрати для оптового підприємства

Плануючи впровадження автоматизованого сервісу для обліку в торгівлі, підприємці повинні звернути увагу на функціонал і можливості придбаного програмного забезпечення.

Читайте також: Програма для роботи з ЕГАИС - бизнес.Ру

Найбільш необхідні функції в системі автоматизації оптової торгівлі:

Можливість вводити велику кількість найменувань товарів, повний опис номенклатури, можливість зберігання даних про розташування товару на складі, зображення зовнішнього вигляду товару, документації до нього (сертифікатів, паспортів) і т.п .;
Можливість обліку власного виробництва: комплектація / разукомплектация товарів, можливість продажу наборів (комплектів);
Ведення складського обліку
Зберігання цін постачальників, автоматичний розрахунок ціни продажу щодо закупівельних, можливість застосувати індивідуальні ціни, знижку або націнку на товар;
Планування закупівель, продажів;
Резервування товару для клієнтів;
Можливість продажу товару зі складу іншої юридичної особи, що входить до складу даного підприємства, можливість відвантаження товару «в мінус»;
Облік грошових коштів: банк і каса
Контроль платежів і заборгованостей;
Можливість побудови воронки продажів.
Автоматична виписка документів, підключення IP-телефонії, відправки листів по Email, SMS
Зберігання всієї історії взаємодії з клієнтом: інформації про контрагентів, їх контактних осіб, про договори з ними, розрахункових рахунках і т.д.

Програма для автоматизації торгівлі бизнес.Ру

Всім перерахованим вище вимогам відповідає онлайн-сервіс для торгового і складського обліку бизнес.Ру .

Підприємствам оптової торгівлі бизнес.Ру надає:

Супровід всього циклу оптової торгівлі (об'єднання в одну схему всіх операцій компанії - від замовлення постачальнику до відвантаження клієнту)
Супровід продажів будь-якої складності та специфіки, від відвантаження штучного товару до реалізацій послуг і товарів «під замовлення». Плюс до цього ведення договорів, складання актів виконаних робіт, а також можливість резервування товару.
Складання обширного каталогу товарів: групи товарів будь-якої вкладеності, галерея зображень, підтримка модифікацій (розміри, кольори та ін.), Переміщення неактуальних позицій «в архів». Крім цього - детальна аналітика асортименту, контроль продажів, оборотів, історія руху товарів.
Можливість гнучкого підходу до ціноутворення: автоматичний розрахунок ціни продажу з урахуванням різних критеріїв, можливість задати індивідуальні знижки і націнки на продукцію, ввести систему знижок, використовувати кілька пов'язаних типів цін для швидкого перерахунку.
Можливість контролю всіх етапів виконання замовлень: завдяки настроюється системі статусів всі етапи виконання замовлень покупців, замовлень постачальникам, результати роботи з комерційними пропозиціями прозорі і їх завжди можна простежити в системі.
Завжди актуальні бланки документів і звітностей: використання актуальних уніфікованих форм - УПД, ТОРГ-12 , рахунків-фактур , ТТН 1-Т , Касових ордерів та ін.
Можливість формування звітності для ІП, в тому числі через вивантаження в 1С: Бухгалтерія версії 2.0 або 3.0. Налаштування вибору типу документів і періоду

Особливості програми обліку бизнес.Ру

До числа переваг сервісу бизнес.Ру відносяться:

Можливість роботи при наявності і без постійної наявності інтернету
Можливість відстежувати залишки товару в режимі реального часу, формувати замовлення постачальнику на підставі продажів і поточного залишку
Можливість контролювати співробітників і операції по оптовій торгівлі з будь-якого місця і з будь-якого електронного пристрою (планшета, ноутбука, комп'ютера і т.п.)
Контроль за взаєморозрахунками з контрагентами
Підвищення ефективності управління роботою підприємства
Скорочення часу на обробку замовлення клієнта, збільшення швидкості обробки заявок
Аналіз торгової діяльності компанії в реальному часі
Збільшення швидкості обробки замовлень
Аналіз прибутку підприємства за товарними групами, категоріями клієнтів (регіону, виду діяльності, джерел)
Безкоштовні бонуси - оновлення системи кожні 2 тижні та технічна підтримка.
Можливість побудови етапів взаємодії з клієнтами і їх контроль, аналіз взаємодії

Впровадження програми автоматизації бизнес.Ру дозволить оптимізувати складської і товарний облік оптового підприємства, що сприятиме його розвитку і підвищенню його прибутковості.