Порядок ведення та заповнення касової книги - зразок

1. Для кого оформлення касової книги обов'язково?
2. Як вести касову книгу?
3. Структура касової книги (правила заповнення полів)
4. Заповнення касової книги вручну (зразок алгоритму роботи з документом)
5. Як заповнювати касову книгу КО-4 на комп'ютері?
6. «Оцифрована» схема заповнення касової книги
7. підсумки

Для кого оформлення касової книги обов'язково?

Як вести касову книгу?

Структура касової книги (правила заповнення полів)

Заповнення касової книги вручну (зразок алгоритму роботи з документом)

Як заповнювати касову книгу КО-4 на комп'ютері?

«Оцифрована» схема заповнення касової книги

підсумки

Для кого оформлення касової книги обов'язково?

Головний правовий акт, що регламентує ведення касових книг російськими організаціями, - вказівка ​​Банку Росії № 3210-У від 11.03.2014 (далі - Вказівка).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! З 19.08.2017 в касовий порядок внесені зміни. Детальніше про них читайте:

Основна частина його положень (включаючи ті, що безпосередньо стосуються ведення касових книг) вступила в силу з 01.06.2014. Відповідно до них оформлення касових книг обов'язково для всіх підприємств, які здійснюють ті чи інші операції з готівковими коштами, незалежно від застосовуваної форми оподаткування.

Чи не знімає обов'язок по веденню касової книги і використання онлайн-кас.

Що це таке і для чого ввели онлайн-каси, читайте тут .

Так, з переходом на онлайн-ККТ необхідність ведення деякої касової первинки відпала. Її тепер замінюють фіскальні документи, які формуються і зберігаються в електронному вигляді. Але касової книги це не стосується. Вона ведеться по так званій «головній касі», в якій відбуваються не тільки розрахунки з покупцями, але і інший готівковий оборот. Тому вести касову книгу потрібно, як і раніше.

Детальніше про це читайте в статті «Чи потрібна касова книга для ведення онлайн-каси?» .

Касова книга може на законних підставах не заповнювати індивідуальними підприємцями, які ведуть в установленому порядку облік доходів, витрат, фізичних показників і інших об'єктів оподаткування, що характеризують той чи інший вид комерційної діяльності (п. 4.1. Вказівки). Оскільки ІП практично завжди зобов'язані вести облік доходів і витрат (як при ОСН, так і при ЕСХН, ССО, ПСН) або фізичних показників (при ЕНВД), то цю норму правомірно трактувати як поширюється на всіх ВП.

Детальніше про ведення обліку доходів і витрат індивідуальними підприємцями читайте в статті «Як вести книгу доходів і витрат при УСН (зразок)?» .

Наше завдання в даній статті - дослідити, як заповнити касову книгу, розглянути зразок алгоритму внесення в неї даних, порядок звернення з відповідним документом.

Як вести касову книгу?

Касова книга повинна вестися організацією за формою КО-4, затвердженої наказом Мінстату № 88 від 18.08.1998 та відповідає номеру 0310004 в ОКУД (п. 2 Вказівки). Завантажити її можна на нашому сайті:

Завантажити касову книгу

Заповнювати касову книгу потрібно тільки в ті дні, коли організацією здійснювався практичний прийом (видача) грошових коштів.

Про порядок, який слід дотримуватися при веденні касових операцій, читайте в матеріалі «Порядок ведення касових операцій в 2019 році» .

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! З 19.08.2017 робити записи в касовій книзі не обов'язково повинен касир. Це може бути будь-який уповноважений на це працівник організації, наприклад, бухгалтер. Відповідні зміни в касовий порядок було внесено зазначенням Банку Росії від 19.06.2017 № 4416-У (що ще змінилося, см. тут ). Але далі в статті ми продовжимо звично називати такого працівника касиром.

Існує 3 способи заповнення касових книг:

• вручну на готових бланках;
• на комп'ютері (з наступною роздруківкою);
• на комп'ютері зі збереженням файлу касової книги в реєстрах ПО.

Далі ми розглянемо нюанси задіяння кожного із способів докладніше. Поки ж вивчимо те, яка структура касової книги, і яким чином в ній заповнюються поля.

Заповнений зразок касової книги можна скачати на нашому сайті.

Завантажити зразок касової книги

Структура касової книги (правила заповнення полів)

Касова книга, відповідна формі № КО-4, містить 3 типи сторінок:

• лицьові (зразок обкладинки або титулу);
• внутрішні (сторінки з 3 по 10);
• завершальна (яка розташовується в кінці документа).

На лицьових сторінках зазначаються відомості про фірму, а також рік, за який касова книга відображає операції з грошовими коштами. На внутрішніх сторінках документа присутні такі графи:

• «Каса за» (в ній фіксуються дати тих чи інших операцій з грошовими коштами);
• «Лист» (тут вказується порядковий номер конкретного аркуша касової книги);
• «Номер документа» (в цій графі фіксується номер ордера - прибуткового або видаткового);
• «Від кого отримано або кому видано» (ініціали людини або фірми, які вносять або одержують гроші);
• «Номер кореспондуючого рахунку, субрахунку» (в цій графі фіксується рахунок, що кореспондує в установленому порядку з рахунком 50, ІП не заповнюють дану область касової книги);
• «Прихід» (фіксується сума коштів за прибутковими ордерами);
• «Витрати» (вказується сума грошових коштів по розрахункових ордерами);
• «Разом за день» (підсумовуються надходження, а також грошові виплати за робочу зміну касира);
• «Залишок коштів на кінець дня» (вказується величина залишку в касі).

У графі «Перенесення» касової книги може фіксуватися сумарна величина грошових коштів за ордерами обох типів, відображена в конкретної таблиці, для того щоб у касира була можливість продовжити внесення відомостей на наступній сторінці.

В кінці кожної внутрішньої сторінки касової книги повинні стояти підписи:

• касира організації, який заповнює основні відомості в касовій книзі;
• бухгалтера (який одночасно вказує кількість ПКО та ВКО, а також засвідчує той факт, що отримав і перевірив ордера).

На останній (завершальній) сторінці документа вказується, скільки листів прошито і пронумеровано, дата складання касової книги, а також проставляються підписи:

• головного бухгалтера;
• керівника фірми.

Заповнення касової книги вручну (зразок алгоритму роботи з документом)

Порядок ведення касової книги вручну вимагає прошити і пронумерувати її ще до внесення даних. Основна особливість паперового варіанту касової книги - документ передбачає розподіл на 2 частини - основну і відривну.

Касир, приступаючи до зміни, повинен підкласти відривну частину касової книги під основну, а між ними розташувати копіювальний папір. Після потрібно зафіксувати залишок готівки за станом на початок дня. В ході зміни слід фіксувати в касовій книзі дані про ПКО та ВКО - по тим графам, що розглянуті нами вище.

В кінці зміни касир повинен підрахувати всі обороти по ПКО та ВКО за день і зафіксувати їх в касовій книзі, проставити в документі свій підпис, а потім віднести його разом з ордерами бухгалтеру.

Про санкції за порушення правил ведення операцій по касі читайте в статті «Касова дисципліна і відповідальність за її порушення» .

Як заповнювати касову книгу КО-4 на комп'ютері?

Заповнення форми № КО-4 на комп'ютері може здійснюватися за допомогою бухгалтерської програми або офісного додатка (наприклад, Excel). Після внесення на ПК в касову книгу необхідних відомостей відповідно до алгоритму, розглянутим нами вище, касиру необхідно:

• роздрукувати всі сторінки касової книги;
• підписати 2 примірника документа і віднести бухгалтеру, взявши з собою ПКО та ВКО, оформлені за день.

Щорічно всі роздруковані аркуші касової книги слід прошивати і нумерувати (у випадку з заповненням форми вручну вони, як ми зазначили вище, повинні бути прошиті та пронумеровані спочатку), а після цього направляти на підпис головному бухгалтеру і керівнику компанії.

«Оцифрована» схема заповнення касової книги

Фірми вправі заповнювати та вести касову книгу без роздруківки на принтері (п. 4.7 Вказівок), формуючи відповідний документ повністю в електронному вигляді. Дана можливість може бути задіяний, якщо в розпорядженні упорядника касової книги є технічні засоби, що гарантують:

• захист від несанкціонованого доступу;
• відсутність помилок при внесенні даних в касову книгу;
• захист від втрат інформації.

Електронні зразки касових книг повинні підписуватися ЕЦП, що відповідає вимогам ФЗ № 63 від 06.04.2011. Віртуальний зразок оформлення касової книги може відрізнятися від форми № КО-4 за зовнішнім виглядом, але графи в ньому будуть такими ж.

Див. також «Порядок внесення виправлень в касову книгу (нюанси)» .

підсумки

Касова книга - обов'язковий документ при роботі з готівкою, будь то виручка або інші платежі. Її форма і порядок ведення строго регламентовані, а порушення при роботі з нею можуть спричинити відповідальність. Тому дуже важливо вести цей касовий регістр акуратно і без помилок.