Посадова інструкція помічника керівника
- Зі статті ви дізнаєтесь:
- Детальніше про посадової інструкції читайте в статтях:
- Посадова інструкція «Помічник керівника»: структура та зміст
- Однак є зручний шаблон, що складається з декількох розділів:
- Ознайомлення працівників з ДІ
- Посадові обов'язки помічника керівника
- Посадова інструкція помічника керівника: порядок оформлення
Секретар, заступник або особистий асистент? Залежить від ситуації! Розглянемо вимоги, обов'язки і умови, які повинна містити посадова інструкція помічника керівника-2018.
Зі статті ви дізнаєтесь:
Помічник керівника - справжня «права рука» першої особи компанії. Спектр доручених такому працівникові завдань, як правило, широкий. Якщо в штатному розкладі передбачена посада особистого помічника директора, постарайтеся якомога докладніше прописати її функціонал в трудовому договорі та посадової інструкції.
Детальніше про посадової інструкції читайте в статтях:
Правильно складена інструкція корисна обом сторонам трудових відносин. Співробітник з першого дня роботи на новій посаді буде розуміти, що від нього вимагається. А роботодавець окреслить коло посадових повноважень і обов'язків, за невиконання яких можна притягнути до дисциплінарної відповідальності або підняти питання про неповну посадову відповідність працівника. Крім того, в ДІ перераховуються всі вимоги до досвіду практичної роботи і кваліфікації фахівця (див. Статтю « Посадова інструкція : Умови, які потрібно вписати всім працівникам »).
Скачайте документи по темі:
Посадова інструкція «Помічник керівника»: структура та зміст
Єдиної, обов'язкової для всіх роботодавців форми посадової інструкції не існує.
Довідка
Однак є зручний шаблон, що складається з декількох розділів:
- загальні положення;
- функціональні обов'язки та кваліфікаційні вимоги;
- права і повноваження;
- відповідальність;
- порядок перегляду інструкції.
До загальних положень відносяться відомості про категорії, до якої відноситься описувана посаду, порядок призначення на посаду та звільнення з неї. Тут же можна вказати, що працівник підписує договір матеріальної відповідальності і в професійній діяльності керується нормативними документами, розробленими компанією. Перерахуйте основні документи - посадову інструкцію, правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, інструкції з охорони праці.
Знання та навички, необхідні для ефективної роботи, можна перерахувати в розділі, присвяченому посадовими обов'язками, або окремо. Помічник керівника повинен знати:
- структуру підприємства і особливості галузі;
- норми діловодства та архівну справу;
- стандарти системи оформлення організаційно-розпорядчої документації, ділових листів і комерційних пропозицій;
- трудове законодавство РФ;
- правила ділового спілкування та основи економіки.
Не забудьте відобразити в ДІ основні права і зони відповідальності помічника директора. Як і будь-який інший співробітник, він має право:
- знайомитися з документами, що визначають посадові повноваження;
- отримувати відомості та документи, необхідні для повноцінного виконання трудової функції, і вимагати створення необхідних для цього умов;
- отримувати всі соціальні гарантії, передбачені законодавчими та локальними нормами;
- підтверджувати і підвищувати свою кваліфікацію;
- знайомитися з рішеннями керівництва, що стосуються його діяльності.
Помічник керівника несе матеріальну і дисциплінарну відповідальність в межах, передбачених трудовим законодавством РФ. Оскільки дана посада відноситься до числа керівних, працівникові нерідко доводиться мати справу з конфіденційною інформацією і документами обмеженого допуску. За порушення правил роботи з такими документами, розголошення комерційної таємниці та інші правопорушення, вчинені при виконанні трудових обов'язків, передбачена адміністративна, цивільна і кримінальна відповідальність. На допомогу кадровику - стаття « Посадова інструкція: умови , Які потрібно вписати всім працівникам ».
Останній розділ наповнюється відомостями про порядок і періодичність перегляду інструкції, правил ознайомлення з нею, кількості примірників.
Довідка
Ознайомлення працівників з ДІ
Ознайомити з ДІ під розпис необхідно всіх працівників, які займають дану посаду. Якщо у директора компанії кілька помічників, кожен повинен отримати на руки свій екземпляр інструкції і надалі зберігати його на робочому місці.
Посадові обов'язки помічника керівника
Найбільш важливий розділ інструкції містить опис трудової функції . Рекомендується використовувати формулювання, максимально точно описують рутинні завдання, які вирішує помічник директора, посадові обов'язки, порядок взаємодії з підлеглими. При цьому враховуються об'єктивні чинники, що впливають на обсяг повноважень працівника, наприклад, загальне число помічників керівника і принципи розподілу обов'язків між ними. Наприклад, в обов'язки помічника директора може входити:
- організація телефонних переговорів і ділових зустрічей;
- оформлення протоколів , Ділових листів та інших документів;
- підготовка конференцій і зборів;
- збір довідкових матеріалів;
- підготовка звітів, пропозицій, доповідей ;
- прийом відвідувачів, сприяння розгляду побажань і прохань персоналу;
- відвідування державних інстанцій за дорученням начальства;
- прийом заяв, службових записок, запитів;
- супровід відряджень керівника (замовлення квитків, бронювання житла).
Роботодавці, які застосовують профстандарти, при розробці ДІ для помічника директора можуть керуватися професійним стандартом «Спеціаліст з організаційного та документаційного забезпечення управління організацією». Даний ПРОФСТАНДАРТ, затверджений наказом Мінпраці РФ №276 від 6.05.2015 р, містить функціональну карту професії і основні вимоги до кваліфікації працівника. Про правила застосування нових стандартів комерційними і державними організаціями читайте в статті «Сім головних питань про ПРОФСТАНДАРТ ».
Перш ніж перенести відомості з ПРОФСТАНДАРТ в посадову інструкцію, переконайтеся, що вони відповідають трудовим діям, що виконуються помічником керівника конкретної компанії. Подробиці - в статті «Як оновити посадові інструкції з урахуванням профстандартів ».
Посадова інструкція помічника керівника: порядок оформлення
Щоб проект ДІ вступив в силу, його необхідно затвердити. Процедура затвердження ідентична схемі, що застосовується при розробці локальних нормативних актів (див. Статтю «Як розробити та затвердити локальні акти в організації"). Відомості про роботодавця і гриф «Стверджую» можна проставити у верхній частині бланка, тоді керівникові компанії залишається просто підписати документ. Інший, не менш поширений механізм - затвердження наказом. Видається окремий розпорядчий документ, яким одна чи кілька ДІ вводяться в дію.
Зверніть увагу! Юристи радять стверджувати посадову інструкцію як самостійний документ. У цьому випадку будь-які поправки, за винятком змін, які зачіпають трудову функцію, вносяться в односторонньому порядку - без узгодження з працівником.
Якщо ж ДІ затверджується як додаток до трудового договору, перед внесенням коректив доведеться укладати додаткову угоду. А це і зайва паперова робота, і певний ризик - якщо працівник не готовий піти назустріч, роботодавець не має права змушувати його підписувати угоду. Деталі - в статтях «Як змінити назву посади і зберегти трудову функцію »і« Як без згоди працівника поміняти його обов'язки і не вийти за рамки трудової функції ».