Правила заповнення, ведення і зберігання трудових книжок

1. Трудова книжка - що це таке і для чого вона потрібна?
2. огляд законодавства
3. Правила зберігання та ведення трудових книжок
4. Мова
5. строки внесення
6. Порядковий номер
7. Як правильно заповнити трудову книжку
8. Відомості про прийом на роботу
9. Записи про переклади
10. звільнення
11. сумісництво
12. Як правильно завірити копію
13. дублікат
14. Інформація, що міститься в дублікаті
15. помилки
16. Алгоритм несення записів про прийом на роботу до ІП
17. Якщо роботодавець - фізична особа
18. додаткові вказівки

Між працівниками і роботодавцями складаються трудові відносини. Співпраця обох сторін регламентується законодавством. Партнерські відносини, права і обов'язки в сфері праці, характер робочої діяльності знаходять документальне відображення.

Трудова книжка - що це таке і для чого вона потрібна?

Трудова книжка - це персональний документ, який відображає стаж, якість, тривалість роботи на кожному місці зайнятості, інформацію про характер діяльності людини.

Дійсними є зразки від 1938 року, 1973 року, 2003, 2004 років, вони повноправно беруть участь в робочому обороті і не потребують заміни.

Документ необхідний для:

• фактичного відображення трудової діяльності;
• інформування роботодавця про причини звільнення працівника, тривалості його стажу, нагородження, догани і т. п .;
• реалізації прав на пенсійне забезпечення в майбутньому.

огляд законодавства

Законодавчі акти регламентують норми і правила, відповідно до яких оформляється трудова книжка, до них відносяться:

• Трудовий кодекс РФ. Положення ТК РФ розкривають поняття «трудова книжка», визначають обов'язки роботодавця щодо ведення і зберігання персональних документів, регулюють порядок і принципи їх оформлення. Трудовий кодекс - настільна книга гарного кадровика.
• Кодекс РФ (КпАП) про адміністративні правопорушення. Документ містить норми, що дозволяють визначити рівень відповідальності за недотримання правил поводження з трудовими книжками. Інспектор відділу кадрів або кадрової служби керується останньою версією закону від 30.12. 2001 №195-ФЗ, в ред. від 23.06.2014.
• Урядова постанова «Про трудові книжки» від 16.04.2003 №225 в ред. від 25. 03. 2013 р Стверджує форму і зразок персонального трудового документа, вкладиша, регламентує ведення і відповідне зберігання.
• Ініціатором розробки наступного документа виступило Міністерство праці. Постанова «Про затвердження інструкції щодо заповнення ТК» від 10.10.2003 №69 визначає строгий порядок заповнення розділів трудових книжок, алгоритм виправлення помилок.

Правила зберігання та ведення трудових книжок

ведення

дати

• записи всіх дат виробляються суворо арабськими цифрами. За форматом ХХ - місяць, число; за форматом ХХХХ - рік. Якщо людина була прийнята на посаду 10 липня 1990 року, запис буде відповідна - «10.07.1990»;

кольори чорнила

• записи виробляються інспектором відділу кадрів акуратно, пір'яний, кульковою ручкою, ручкою-ролерів, з чорнилом стійкими до світла і вологості, фіолетового, синього або чорного кольору. Чорнило повинні бути представлені виключно у вигляді пасти. Думка про допустимість використання гелевих ручок помилково;

неприпустимість скорочень

• скорочення в трудовій книжці неприпустимі. Записи вводяться акуратно, коректно і в повному обсязі;

склад відомостей

Норми регламентуються Трудовим кодексом:

• відомості про працівника;
• характер виконуваної роботи;
• переведення до іншого місця постійної діяльності;
• звільнення;
• підстави завершення дії трудового договору;
• відомості про винагороди, заохочення.

Згідно IV статті Трудового кодексу, стягнення в документ не вносяться, за винятком прецедентів, коли основним дисциплінарним стягненням стає звільнення.

Мова

• держ. мова РФ;
• держ. мова республіки в складі РФ, якщо ця мова офіційно встановлений.

відповідність наказом

На підставі наказу роботодавця в документ вносяться такі відомості:

• про виконуваної діяльності;
• про переведення на інший вид діяльності / роботу;
• про кваліфікацію співробітника;
• про звільнення;
• про нагородження.

строки внесення

• документ підлягає заповненню і ведеться на кожного працівника, зайнятого в організації понад п'ять днів (за винятком роботодавців, які є фізичними особами), в разі, якщо це місце зайнятості є основним;
• всі дані вносяться не пізніше семиденного терміну, при звільненні - день в день;

Відповідальна особа - інспектор відділу кадрів - зобов'язана вкластися у встановлені законом терміни.

Порядковий номер

• всі записи йдуть без скорочень, в межах одного розділу мають власний порядковий номер;

винятки

• при перейменуванні організації заповненню підлягають ӀӀӀ і IV графи документа. У розділі під грифом «Відомості про роботу», в III графі робиться запис: "Організація Х з числа ХХ перейменована в Х». Четверта графа містить підстави для перейменування - наказ, із зазначенням дати і №;
• запис про безперервне стаж нумерується при заповненні дубліката. Згідно із законодавством при роботі з дублюючим документом, в розділ під грифом «Відомості про роботу» графа III, вноситься інформація про безперервний стаж співробітника до надходження на справжнє місце роботи. Це актуально в тому випадку, якщо людина вже працював до вступу до даного роботодавця. Ця запис про виробничий стаж нумерується;
• нумерації не підлягають найменування роботодавців (в графах «Відомості про трудові книжки», «Відомості про роботу»).

Ознайомлення співробітників з записами

• роботодавець зобов'язаний ознайомити працюючого в організації співробітника з кожним записом, яка стосується характеру виконуваної діяльності, переведення на іншу посаду з постійною зайнятістю, звільнення. Власник документа повинен поставити підпис в свій особовій картці, де запис, внесена в ТК, повторюється;
• коли дія трудового договору вичерпано, всі записи, внесені в документ за час робочої діяльності в даній організації завіряються. Засвідчувач може виступати сам роботодавець, особа, відповідальна за діловодство і кадри. У документі ставиться печатка, підпис керівника, підпис працівника;
• після заповнення титулу працівник розписується на ньому у відповідному рядку, запевняючи тим самим коректність внесених відомостей. Аналогічно розпис проставляється на титулі дубліката, вкладиша.

Особи, відповідальні за ведення документа

• весь спектр відповідальності несе роботодавець. Наказ або розпорядження роботодавця дає підстави для призначення уповноваженої особи, яким делегуються всі повноваження і відповідальність за зберігання, ведення, облік і видачу ТК. Право підпису цієї особи дозволяє завіряти всі записи;
• зазначені особи несуть відповідальність, регламентовану законом;
• при здійсненні перевірок накази і розпорядження за призначення відповідальної особи завжди перевіряються Гострудинспекции.

зберігання

Зберігання трудових книжок має бути організовано в спеціально відведеному місці, недоступному третім особам. Практично в будь-якій організації - це сейф або залізний шафа з замком. Для самих книжок повинен бути передбачений спеціальний лоток або ящик.

Якщо в процесі зберігання документи зазнали псування, на організацію можуть бути нараховані штрафні санкції. Термін зберігання і облік трудових книжок регламентується наступними типовими документами:

• незатребувані ТК - 75 років;
• книга обліку руху ТК - 75 років. Книга заповнюється у відділі кадрів, кадровою службою, в залежності від порядку, встановленого в компанії. Вона містить дані про прийнятих на зберігання і виданих ТК;
• прибутково-видаткова книга обліку бланків ТК - 5 років. Документ враховує кількість ТК і вкладишів до них. Книга видається бухгалтерією і відображає витрату бланків цих документів з проставленням номера та серії кожного. На сьогоднішній день типовий документ втрачає свою актуальність, так як працівники отримали право купувати трудові книжки власноруч.

Книги повинні бути представлені в єдиній, затвердженої державою формі. При отриманні ТК на руки співробітник залишає підпис в особистій картці та журналі обліку. Книги - це бланки суворої звітності, вони нумеруються, прошиваються , Візуються підписом і печаткою роботодавця.

Відео - як запевнити книгу обліку руху трудових книжок:

Як правильно заповнити трудову книжку

Титульний аркуш

• Згідно з паспортними даними, без скорочень вписується ПІБ працівника. Якщо під час трудової діяльності відбувається зміна прізвища, уповноважена особа проводить виправлення на підставі паспорта та свідоцтва про зміну прізвища. Колишні дані перекреслює однією рисою, нові - вписуються. Кадровик на обкладинці прописує посилання на документ, що послужив підставою до зміни, засвідчує запис підписом і печаткою. В окремих випадках замість паспорта кадровик може керуватися іншим документом, що посвідчує особу.
• Дата народження - значення прописується відповідно формулою число.месяц.год.
• Освіта. Дані вводяться на підставі наданого співробітником документа, без скорочень. У тому випадку, якщо працівник підвищив рівень освіти або отримав додаткове, дані поповнюються, без закреслень.
• Спеціальність прописується строго в називному відмінку, на підставі документа про освіту - наприклад, «продавець». Якщо співробітник надходить на місце зайнятості, що вимагає спеціальних знань або спеціальної підготовки, повинні бути присутніми додаткові документи, що підтверджують ці знання.
• Дата заповнення. Після прийому на роботу заповнення повинно бути проведено протягом п'яти днів.
• Підпис і розшифровка відповідальної особи і працівника.
• Друк організації.

Відео в якому розказано як заповнити титульний лист трудової книжки:

Відомості про прийом на роботу

• Друк організації, реквізити прописом. Якщо є, вказується її скорочене найменування.
• I графа. Порядковий № запису. Якщо це перший запис ставиться цифру «1» і т. Д.
• II графа. Дата, коли працівник був зарахований до штату.
• Прийнято / прийнята в «назва відділу» на посаду «Х». Інформація вноситься відповідно до штатного розкладу. Чи вписується на одному рівні з датою прийому в III графі.
• У IV графу вписується № та дата документа, який став підставою для прийому на роботу, зазвичай це наказ.

Відео - як робити записи про роботу в трудовій книжці:

Записи про переклади

• Якщо людина переводиться з зовнішньої організації, провадяться записи про звільнення в III графі «Відомості про роботу», із зазначенням інформації про ініціативу працівника (якщо така була). Далі вказується запис про прийом на нове місце зайнятості, з відміткою про реалізацію порядку переведення.
• При внутрішньому перекладі досить вказати нове місце зайнятості і підстава перекладу.

Алгоритм внесення записів про переведення

• I графа - № запису - проставляється порядковий №;
• II графа. Вказується календарна дата арабськими цифрами;
• III графа - запис про переведення;
• IV графа - № і дата документа, що став підставою для переведення.

звільнення

Алгоритм внесення записів про звільнення:

• I графа ставиться порядковий № запису;
• II графа - вказується календарна дата звільнення арабськими цифрами;
• III графа - запис про звільнення з посиланням на ст. ТК (в повній відповідності з формулюваннями закону);
• IV графа - № і дата документа, що став підставою для звільнення.
• печатка і підпис керівника або уповноваженої особи. Підпис співробітника.

Винятки: якщо працівник не з'явився для отримання документа на руки, роботодавець відправляє йому повідомлення про необхідність з'явитися і отримати ТК або надати згоду на її відправлення за допомогою поштового зв'язку. Починаючи від дати подання повідомлення, роботодавець позбавляється від відповідальності за зберігання документа.

сумісництво

Якщо працівник проявляє ініціативу, запис про сумісництво вводиться в документ у відділі кадрів основного місця зайнятості. Співробітник повинен принести до відділу кадрів наступні документи:

• завірена директором компанії-сумісника копія трудової угоди;
• прохання про внесення запису в письмовому вигляді.

Як правильно завірити копію

• уповноважена особа робить копії всіх сторінок документа, на яких містяться записи;
• на аркушах-копіях проставляється печатка, поточна дата, резолюція «копія вірна», підпис інспектора відділу кадрів або іншої уповноваженої особи. На документі має бути присутня відмітка про те, що працівник трудиться на це місці зараз.

Копія трудової книжки приймається за місцем вимоги як документ, що підтверджує зайнятість людини.

дублікат

У тому випадку, якщо документ загублений з вини працівника, він повинен сповістити про це роботодавця за допомогою подачі заяви «про втрату трудової книжки». Протягом 15 робочих днів з дати подання заяви роботодавець надає дублікат.

Інформація, що міститься в дублікаті

• загальний стаж співробітника до надходження на дане місце зайнятості. Стаж повинен бути вказаний сумарно, без конкретизації;
• конкретні дані про діяльність в даній організації.

Підстави для видачі дубліката

• ТК непридатна до використання;
• втрата ТК;
• судове рішення про визнання записи в ТК недійсною. Роботодавець надає співробітнику дублікат з усіма записами, за винятком непридатною.

вкладиш

Вкладиш необхідний, коли в документ неможливо внести нові записи. Це законне продовження ТК, яке видається і підлягає оформленню в загальному порядку. Вкладиш без трудової - недійсний. У самій книжці повинна бути відмітка про прикріплення додаткового документа.

помилки

• На титульному аркуші помилкові відомості закреслюються однією лінією, вносяться коректні дані. На зворотному боці обкладинки в обов'язковому порядку прописується посилання на відповідний документ, що підтверджує правильність нових даних.
• Виправлення в розділах не допускають закреслень. Новий запис визнається недійсною, що обов'язково прописується. Потім фахівець вносить коректні відомості.
• Помилки виправляє тільки фактичний роботодавець. Якщо коригування вносяться за новим місцем роботи, має бути підстава у вигляді документа від попереднього роботодавця, який допустив неточність.

Алгоритм внесення записів про помилки

• I графа - порядковий № запису;
• II графа - дата, на яку запис визнана недійсною, тобто фактична дата внесення виправлень;
• III графа дослівно: «Запис за № Х недійсна»;
• II графа - вказується дата нової коректної записи;
• III графа - вноситься новий запис;
• IV графа - номер і дата документа, що став підставою для внесення правильних даних.

Заповнення трудової книжки індивідуальним підприємцем

Індивідуальний підприємець здійснює кадровий облік за тією ж схемою, що всі роботодавці, але може скористатися спрощеною схемою.

Алгоритм несення записів про прийом на роботу до ІП

• III графа - вказується найменування роботодавця - «Індивідуальний підприємець ХХХ»;
• I графа - порядковий № запису;
• II графа - дата прийому в штат співробітників;
• III графа - на одному рівні з датою - відомості про прийняття на роботу, із зазначенням посади;
• IV графа - номер і дата наказу, який є підставою про зарахування співробітника в штат.

Зразок заповнення трудової книжки індивідуальним підприємцем:

Якщо роботодавець - фізична особа

В даному випадку роботодавець не має законного права робити записи в ТК співробітників. Фізична особа, яка виступає, як роботодавець не має права оформляти документ тим працівникам, хто поступає на роботу в перший раз.

додаткові вказівки

• Записи про призначення / обрання гендиректором товариства: у формулюванні про прийом на роботі директора товариства можна використовувати слово «обраний» замість «призначений», якщо директора обирає загальні збори. У IV графі повинен бути зазначений протокол загальних зборів, наказ, з відповідними номерами і датами.
• Прийом на роботу в філію. Якщо співробітник приймається на роботу до філії, на практиці законно використовувати два варіанти вказівки філії: в самому записі про прийом на посаду і в заголовку, після вказівки найменування організації - обидві записи ведуться в III графі.

Якщо роботодавець шанобливо ставиться до своїх співробітників, облік і ведення трудових книжок здійснюватиметься коректно і відповідно до законодавства. Це одна з основ успішного і процвітаючого бізнесу.

Відео про правила заповнення, ведення і зберігання трудових книжок: