Процес приймання товару на склад
- план поставок
- Підготовка складу до приймання
- Організація приймання товарів на склад
- Нормативно-правове регулювання приймання товарів на склад
- Перевірка супровідної документації
- Визначення збереження зовнішнього вигляду транспортного засобу, тари та упаковки
- Розвантаження транспортних засобів
- Попередня приймання - перевірка кількості та зовнішнього вигляду упаковки товару, що надійшов
- Остаточна приймання - перевірка кількості товару з розкриттям вантажних місць, а також приймання продукції...
Процес надходження товарів на склад компанії-дистриб'ютора починається з закупівель. Саме від ефективності взаємодії складської і закупівельної служби, від своєчасного обміну інформацією залежить, наскільки склад буде підготовлений до приймання товару і наскільки швидко він зможе виконати цю функцію.
Як правило, періодичність та обсяг поставок є каменем спотикання між відділом закупівель і складом. Відділ закупівель прагне робити рідкісні закупівлі великими партіями. При цьому з метою підтримки хороших відносин з постачальниками і для отримання додаткових знижок закупівлі можуть здійснюватися за зручним постачальникам графіком. Склад зацікавлений в рівномірному завантаженні своїх потужностей і, отже, ритмічному надходженні продукції. Першопричиною конфлікту є відсутність системи управління запасами, а також підрозділу, який здійснює єдине управління ними в рамках підприємства.
Оптимізація системи управління запасами - процес довгий і складний. Однак існує ряд методів, які суттєво полегшать роботу з приймання товарів на склад в досить короткі терміни.
план поставок
Як правило, відділ закупівель взаємодіє з певною кількістю постачальників і має можливість фіксувати і накопичувати інформацію про тривалість обробки замовлень і доставки замовленої продукції постачальниками. Маючи дані про тривалість циклу замовлення, можна планувати дату надходження вантажів на склад. А знаючи граничні значення потужності складу з приймання товарів в зміну (або на добу), можна забезпечити щодо рівномірне навантаження на склад надходять товарами від декількох постачальників. Для цього необхідно скласти такий план розміщення замовлень у постачальників (і відповідно і поставок товарів на склад), при якому добовий обсяг вступників вантажів не перевищуватиме 75-80% від граничної потужності складу з приймання.
Очевидно, що план поставок не може бути виконаний з абсолютною точністю. Відхилення фактичної дати поставки від планованої може мати місце з різних причин, пов'язаних з надійністю постачальників і транспортних компаній. Однак в будь-якому випадку робота складу буде більш рівномірною, і ресурси складу будуть використовуватися більш ефективно.
Реалізація планування може бути здійснена як за допомогою функцій корпоративної інформаційної системи, так і більш простих інструментів (MS Excel або MS Project).
Спрощений приклад складання і коригування графіка поставок товарів на склад представлений на малюнках 1 і 2.
На першому етапі в таблицю вносяться дані про цикл замовлення, обсязі поставок. Сума обсягу поставок на склад порівнюється з ефективною потужністю відділу приймання. Потім дата розміщення замовлення у постачальника переміщається таким чином, щоб сумарний обсяг поставок на склад не перевищував можливості складу, і щоб поставки здійснювалися в робочі дні.
Мал. 1 Початковий варіант графіка поставок
Рис.2. Скоригований графік поставки
Підготовка складу до приймання
Як правило, на багатьох складах ніякої підготовки до приймання товару взагалі не проводиться. Найчастіше перелік і обсяг товарів, що підлягають прийманню, стає відомий при прибутті транспортного засобу на склад.
Такий принцип роботи супроводжується регулярними авралами, виникненням черг з транспортних засобів, які очікують розвантаження. Через відсутність підготовлених місць зберігання товар може розміщуватися в проїздах, що в подальшому істотно ускладнює роботу складу.
Уникнути перерахованих проблем дозволить своєчасне надходження на склад точної інформації про очікувані постачання:
перелік товарних позицій;
кількість, вагу, обсяг товару, що надходить (в тому числі по кожній товарній позиції);
терміни надходження товару;
терміни зберігання вантажу, умови розміщення на складі з урахуванням товарного сусідства;
найменування постачальника;
тип тари (короба, палети); стандарт укладання на піддони, розрахункова кількість палет;
інформацію про додаткову супровідної документації (сертифікати відповідності та т. д.);
кількість вільних місць на складі, їх місце розташування (адреса).
Для зручності слід створити спеціальну форму документа, в яку ця інформація експортувалася б автоматично, або вносилася вручну, в залежності від можливостей інформаційної системи управління складом.
Володіючи інформацією про очікувані постачання, складська служба може підготувати простір в зоні приймання, визначити кількість персоналу для розвантаження і перевірки кількості і якості товарів, підготувати необхідну техніку, тару, пакувальний матеріал, а потім правильно і ефективно розмістити інформацію, що надходить продукцію на зберігання.
Організація приймання товарів на склад
Структура і кількість операцій з приймання товарів залежать від місця приймання та виду вантажу, а також від типу транспортного засобу, яким товари доставлені на склад.
Узагальнений перелік процедур з приймання товарів на склад, наприклад, компанії-дистриб'ютора виглядає наступним чином:
в'їзд транспортного засобу на територію складу;
контроль наявності товаросупровідної документації;
визначення воріт розвантаження;
подача транспортного засобу до рампи під розвантаження;
під'їзд транспортного засобу до місця розвантаження;
зовнішній огляд транспортного засобу і фіксування несправностей, при необхідності фотозйомка;
відкривання дверей транспортного засобу;
подача необхідного підйомно-транспортного засобу;
візуальний огляд товару, що надійшов (кожної вантажної одиниці);
подача необхідної тари і укладання в тару (при необхідності);
взяття вантажний одиниці транспортним засобом і вивезення його на рампу;
приймання надходження вантажу за кількістю вантажних місць відповідно до супровідних документів;
звірка і оформлення супровідних документів;
оформлення актів приймання із зазначенням псування або нестачі вантажу, якщо такі є;
передача необхідних документів постачальнику і підтвердження отримання вантажу в базі даних;
транспортування вантажу в зону приймання для здійснення остаточної приймання і підготовки товарів до розміщення на зберігання
Нормативно-правове регулювання приймання товарів на склад
Довгий час в нашій країні приймання здійснювалася на підставі двох Інструкцій Держарбітражу СРСР № П-6 і № П-7, прийнятих ще в середині шістдесятих років 20 століття. Багато компаній у своїй діяльності до сих пір керуються цими нормативно-правовими актами, хоча їх обов'язкове застосування скасовано. Таким чином, якщо сторони не послалися в договорі на згадані інструкції або не зафіксували умови приймання продукції в договорі, всі питання по виявленим розбіжностей або не вирішуються взагалі, або вирішуються на основі особистої домовленості представників компаній
Перевірка супровідної документації
При прибутті транспортних засобів на склад в першу чергу перевіряється наявність супровідних документів (товарно-транспортної накладної, рахунку-фактури, технічного паспорта, сертифіката відповідності ГОСТу, посвідчення про якість та ін.) І їх зміст на предмет відповідності умовам (відправник, отримувач, кількість, асортимент , упаковка і т. д.), зафіксованим в договорі поставки. Відсутність будь-якого з цих документів не повинно призупиняти приймання товару. У цьому випадку складається акт про фактичну наявність товару, а в акті приймання вказується, які документи відсутні.
Визначення збереження зовнішнього вигляду транспортного засобу, тари та упаковки
Перед безпосередній розвантаженням транспортного засобу комірник відповідальний за приймання, перевіряє наявність на транспортних засобах або на контейнерах пломб відправника або пункту відправлення, справність пломб, відбитки на них, стан самого транспортного засобу, справність тари. У разі виявлення порушень, а також відсутність або несправність пломб, складається акт про огляд стану транспортних засобів, або робиться відмітка в товарно-транспортної накладної. У деяких компаніях практикується фото- або відеозйомка транспортних засобів та вантажу. Така наочна інформація може істотно полегшити процес узгодження результатів приймання з постачальником або транспортною компанією.
Розвантаження транспортних засобів
Розвантаження товару, як правило, проводиться із застосуванням різних технічних засобів. Однак практика показує, що найчастіше товари на склад надходять коробами, або, як кажуть працівники складу, «навалом». Вантажно-розвантажувальні роботи при такому способі транспортування займають чимало часу, проте оскільки місткість транспортних засобів використовується максимально ефективно, підприємства часто відмовляються від паллетних відправок.
Для того щоб провести розвантаження товарів, наприклад, вилковим навантажувачем, короба (упаковки) укладають на піддони. Уже на цьому етапі можна сформувати вантажні одиниці відповідно до певних норм укладання. На етапі реєстрації нового товару в базі даних складу, крім інших характеристик, визначається, скільки упаковок може бути укладено на піддон таким чином, щоб місткість осередків складу використовувалася оптимально. При розвантаженні цього товару коробами (упаковками) проводиться укладання на піддони відповідно до встановлених норм. Дана інформація може бути включена в завдання на приймання товару або передаватися комірникові у вигляді окремого документа. Використання такого підходу дозволяє знизити час на перерахунок товару, виключити помилки при визначенні кількості прийнятого товару, а також спростити роботу з вантажем на всіх наступних складських операціях.
Попередня приймання - перевірка кількості та зовнішнього вигляду упаковки товару, що надійшов
Найчастіше, так звана первинна приймання, яка полягає в перерахунку вантажних місць та огляді зовнішнього вигляду упаковки, проводиться одночасно з розвантаженням товарів. Після завершення розвантаження, комірник, відповідальний за прийняття поступки, ухваленої в більшості випадків вже володіє достатньою інформацією для оформлення товаросупровідних документів.
При виявленні недостачі або некондиційного товару складають акт про приймання продукції, в якому вказують номер транспортної накладної і рахунку-фактури, кількість відсутнього / некондиційного товару, його загальну вартість, передбачувані причини пошкоджень, осіб, які беруть участь у прийманні, їх підписи і дату складання акта. Якщо одна зі сторін не згодна зі змістом акта, їй надається право додатково зафіксувати в акті свою думку. Після виявлення недостачі / пошкодженнях вантажу і складання акту необхідно повідомити постачальника про результати приймання.
Приймання повернень від клієнтів, як правило, здійснюється за алгоритмом, аналогічним приймання. Відмінність полягає в тому, що оприбуткування і розміщення товару на складі рекомендується проводити тільки після проведення ідентифікації товару Спеціалістом по шлюбу. Після приймання такого товару проводиться один з видів його обробки:
Доопрацювання - в разі можливого виправлення порушення якості товару може бути проведений його ремонт, перепакування, перефасовка і т.п. в залежності від виду товару
Повернення постачальнику або заміна постачальником
- Утилізація і списання
Остаточна приймання - перевірка кількості товару з розкриттям вантажних місць, а також приймання продукції за якістю
Залежно від умов, зафіксованих в договорі поставки, приймання продукції може здійснюватися в два етапи. Остаточний перерахунок товарів і приймання за якістю може проводитися вже після оформлення товаросупровідної документації та виїзду транспортного засобу зі складу. Остаточна приймання вантажу за кількістю та якістю здійснюється, як правило, в зоні приймання складу.
Приймання за кількістю проводиться за масою нетто або за кількістю товарних одиниць в кожному тарному місці. Товар, що надійшов може перевірятися за допомогою повної вибірки або часткової, з поширенням результатів на всю партію. Рішення про розмір вибірки або про можливість приймання товару тільки по вантажним місцях приймається на підставі нормативної документації, умов договору з постачальниками, а також на підставі оцінки надійності та якості обслуговування кожного постачальника. Для проведення такого аналізу необхідно накопичення інформації про якість послуг постійних постачальників: про кількість шлюбу, нестач, пересортиці в поставках. На підставі аналізу вибраних показників проводиться групування постачальників. Для кожної з груп потім розробляється договірна політика, в тому числі, способи приймання товарів і вирішення питань, пов'язаних з розбіжностями за кількістю та якістю товарів.
У таблиці 1. Представлені можливі показники оцінки надійності постачальника і метод їх розрахунку. Чим менше значення показників, тим вище якість роботи постачальника.
Таблиця 1.Оценка надійності постачальника
показник
складові
Формула розрахунку
частота відмов
К - Кількість замовлень постачальнику
К0 - Кількість замовлень, які не можуть бути виконані повністю (визначається на етапі подачі заявки)
Частота відмов = К0 / K * 100%
Відхилення кількості поставленого вантажу від заявленого
N - кількість товару замовлене за період, тонн / місяць
N0 - кількість товару фактичне поставлене за період, тонн / місяць
Відхилення за кількістю товару в замовленні = N0 / N * 100%
Відхилення за якістю поставленого товару
Q - Кількість замовлене за період, тонн / місяць
Q0 - кількість товару надійшла з порушеннями якості, тонн / місяць
Відхилення за кількістю товару в замовленні = Q0 / Q * 100%
Частота порушень термінів поставок
Т - Кількість замовлень постачальнику
Т0 - Кількість замовлень, виконані з порушенням терміну поставки
Частота порушень = Т0 / T * 100%
Крім перерахованих операцій, в процесі приймання товарів на склад може виконуватися вимір вагогабаритних характеристик товарів, маркування вантажних місць, окремих упаковок і одиниць товару, перепакування, фасування, ідентифікація комплектів. Метою додаткових операцій є підготувати товар до розміщення на складі або негайну відправку клієнту, скоротити час і трудовитрати на всі наступні операції. Саме тому приймання товарів часто є одним з найтриваліших і витратних технологічних процесів на складі, ефективність якого залежить від чіткого планування, своєчасного обміну інформацією між підрозділами компанії. У свою чергу, в процесі приймання товарів збирається і накопичується інформація про товари, яка потім може бути використана для оптимізації використання складських ресурсів на наступних операціях.
Ольга Каверіна, консультант зі складської логістики AXELOT
Менеджери AXELOT будуть раді відповісти на всі питання по тел. +7 (495) 961-26-09 . Також ви можете написати нам через форму зворотного зв'язку .