Главная › Новости

Статьи - Издательство "Бухгалтер-Дока"

Опубликовано: 24.08.2018

На практике бывает так, что в силу тех или иных обстоятельств сотрудник сгоряча увольняется, а затем… просится обратно. Как в этом случае происходит его повторное трудоустройство? Можно ли от каких-либо этапов отказаться и упростить «кадровый» документооборот? Как в этом случае предоставляются «детские» вычеты? Как определяется база по взносам во внебюджетные фонды? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в данной статье.

С работником, который трудоустраивается повторно, в любом случае придется заключить новый трудовой договор – просто потому, что прежний прекратил свое действие. Перечень документов, которые предъявляются работодателю при оформлении трудовых отношений, установлен в статье 65 Трудового кодекса (далее – ТК). К таковым отнесены:

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность работника;

– трудовая книжка. Таковая не нужна, если трудовой договор заключается впервые. Впрочем очевидно, что это не наш случай, поскольку мы оформляем работника повторно. Также трудовая не требуется, если сотрудник поступает на работу по совместительству. Кроме того, без нее можно обойтись при наличии письменного соглашения между работодателем и дистанционным работником о невнесении сведений о дистанционной работе в трудовую книжку (ч. 6 ст. 312.2 ТК);

– страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;

– документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

– документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

– справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям – при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях (с учетом специфики должностных обязанностей) Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента и постановлениями правительства может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Как правило, сотрудники для целей получения, к примеру, «детских» вычетов по НДФЛ, представляют еще и копии свидетельств о рождении детей, свидетельства о браке, о разводе и т. д. и т. п.

В принципе, все названные документы уже были представлены работодателю при первичном трудоустройстве сотрудника. Вместе с тем представляется целесообразным данный процесс не «оптимизировать», а испрашивать документы заново. Ведь в жизни сотрудника в перерыве между его увольнением и повторным приемом в штат могли произойти какие-либо изменения: замена паспорта, снятие инвалидности, изменение семейного положения и т. д. и т. п., что может привести к искажению базы по взносам или налогам.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание этого приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Табельный номер

Кстати говоря, в приказе о приеме на работу указывается, в том числе, и табельный номер, присвоенный сотруднику. Этот номер является одним из обязательных реквизитов всех документов по учету труда и его оплаты, которые будут издаваться в дальнейшем. То есть он будет «фигурировать» в табеле учета рабочего времени, в приказах о переводе, о предоставлении отпуска, в платежно-расчетных ведомостях и т. д. И здесь возникает вопрос: можно ли сохранить за работником его «старый» табельный номер?

На самом деле этот вопрос законодательно не урегулирован. А стало быть, у организации есть право как присвоить новый табельный номер, так и сохранить за ним «старый».

«Личные» документы по основному составу

При приеме на работу на каждого сотрудника обязательно заводится личная карточка. В большинстве случаев открывается и личное дело (его данные впоследствии могут быть использованы, в том числе, для подтверждения сведений, отраженных в трудовых книжках работников). Надо сказать, что, в принципе, упоминание о личном деле есть только в Законе от 24 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» и в Указе президента от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы». То есть в обязательном порядке личные дела заводятся только на госслужащих. Соответственно, в коммерческих компаниях это дело добровольное.

Как бы там ни было, «жизнь» личной карточки и личного дела определяется датами издания приказов о приеме на работу и о расторжении трудового договора. Затем они передаются в архив (см. Основные правила работы архивов организаций, одобренные Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

А это означает, что при повторном трудоустройстве сотрудника личная карточка оформляется, что называется, с «чистого листа». То же самое касается личного дела, если таковые в организации ведутся.

«Детские» вычеты

В ситуациях, когда сотрудник в течение года принимается на работу повторно, наибольшее количество вопросов, возникающих у бухгалтеров, касается порядка предоставления «детских» вычетов по НДФЛ и определения базы по взносам во внебюджетные фонды. Попробуем в них разобраться. И на самом деле здесь все не так сложно.

Наиболее проблематичными в этой части являются «детские» вычеты. Связано это вот с чем.

По общему правилу, вычеты на детей предоставляются с месяца приема на работу сотрудника. И заканчиваются в общем случае с месяца, в котором доход, рассчитанный нарастающим итогом с начала года, превысит 280 тыс. рублей. При этом для получения вычета работник должен представить справку по форме 2-НДФЛ с предыдущего места работы (п. 3 ст. 218 НК). Соответственно, при определении права на «детский» вычет в рассматриваемой нами ситуации необходимо принять во внимание доходы, которые были получены работником с начала календарного кода при его первичном трудоустройстве. Плюс ко всему, необходимо убедиться, что он не работал в перерыве между увольнением и повторным оформлением на работу (по данным трудовой книжки; можно также взять с сотрудника объяснительную записку и т. п.). Если же сотрудник в указанном перерыве успел все же поработать, то понадобится справка 2-НДФЛ с места его краткосрочной занятости. Далее же действуем по обычному алгоритму – на момент выплаты работнику дохода проверяем, не утратил ли он право на «детские» вычеты. При этом настоятельно рекомендуется взять с сотрудника новое заявление на предоставление вычетов на ребенка (детей) и пакет документов, подтверждающих его право на уменьшение базы по НДФЛ. Ведь как знать, что могло измениться? К примеру, не исключена ситуация, что его ребенок «вылетел» из вуза и т. д. и т. п. Или ранее ему предоставлялся «детский» вычет в удвоенном размере как единственному родителю, а он за время «перерыва» скрепил себя узами брака и право на вычет в двойном размере утратил (абз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК).

Предельная база по взносам

Что касается страховых взносов во внебюджетные фонды, то в случаях, когда работник «мечется» между работодателями в течение календарного года, главный вопрос – как считать лимит по взносам? Дело в том, что размер применяемых тарифов зависит от того, превышает ли сумма начисленных работнику выплат и иных вознаграждений (нарастающим итогом с начала календарного года) предельную величину базы для начисления страховых взносов или нет.

Напомним, что в 2015 году предельная величина базы для начисления взносов на обязательное пенсионное страхование составляет 711 тыс. рублей, а для взносов в ФСС – 670 тыс. рублей (см. постановление правительства от 4 декабря 2014 г. № 1316). При этом при расчете страховых взносов на ОМС с начала текущего года более не учитывается предельная база по взносам, то есть «медицинские» взносы начисляются на все выплаты, производимые в пользу физлиц, признаваемые объектом обложениями взносами.

Но вернемся все же к нашему вопросу. Как разъяснили представители Минтруда в письме от 5 марта 2014 г. № 17-3/В-96, в базу для начисления страховых взносов по выплатам физлицу, которое было уволено и принято на работу в эту же организацию в течение одного расчетного (отчетного) периода, включаются все выплаты, начисленные в его пользу в течение этого периода по всем основаниям за период работы в организации в целом. Иными словами, для расчета лимита следует брать все выплаты в пользу данного работника, облагаемые взносами, нарастающим итогом, которые были произведены в его пользу с начала календарного года как до увольнения, так и после возвращения.

Обратите внимание! Для целей определения лимита по взносам (в отличие от «детских» вычетов) не имеет никакого значения, работал сотрудник в перерыве между увольнением и повторным приемом на работу или нет. В любом случае выплаты, которые он получал у другого работодателя, в расчет не принимаются.