Syntellect. Електронний архів бухгалтерських документів торгової мережі

1. Галузь

Основна: оптові та роздрібні торгові мережі. Можливе застосування в будь-яких організаціях і на будь-яких підприємствах з великим потоком первинної фінансової документації.

наверх

2. Процеси, які були автоматизовані

Автоматизовані процеси обробки вхідної та вихідної фінансової документації організації.

Основні етапи обробки вхідних документів:

• сканування;
• автоматична класифікація, розпізнавання атрибутів і створення картки документа з прив'язкою до закупівлі в обліковій системі і до картки договору в СЕД (автоматично розпізнається до 95% всіх документів);
• ручна класифікація та введення реквізитів неформалізованих документів або документів, які не пройшли автоматичне розпізнавання (5%);
• обробка документів в електронному вигляді співробітниками бухгалтерії;
• супровід логістики паперових оригіналів всередині компанії;
• перевірка і упаковка паперових оригіналів в архівні короба;
• передача архівних коробів на зберігання в зовнішнє організацію.

Основні етапи обробки вихідних документів:

• створення в обліковій системі комплекту документів зі штрих-кодами, друк документів, створення картки документа в СЕД;
• підписання документів в компанії, відправка документів контрагенту;
• отримання документів від контрагента, їх сканування;
• автоматична прив'язка документів до карток по штрихкоду;
• Супровід логістики паперових оригіналів всередині компанії;
• Перевірка і упаковка паперових оригіналів в архівні короба;
• Передача архівних коробів на зберігання в зовнішнє організацію.

За допомогою технологій ABBYY FlexiCapture аналізуються як строго формалізовані, так і слабо формалізовані типові форми бухгалтерських документів, в тому числі:

• Рахунок-фактура,
• товарна накладна (ТОРГ-12),
• акт виконаних робіт,
• акт про приймання виконаних робіт (форма КС-2),
• видаткова накладна,
• довідка про вартість виконаних робіт і витрат (форма КС-3),
• рахунок на оплату,
• товарно-транспортна накладна (форма 1-T).

наверх

3. Завдання, які вирішуються

Оптимізація процесів обробки і зберігання фінансової документації торгових мереж, в тому числі:

• скорочення часу на введення і обробку документів;
• впорядкування процесів обробки документів: документи в бухгалтерію надходять тільки в електронному вигляді протягом одного робочого дня з моменту їх сканування;
• скорочення витрат, пов'язаних з пошуком і втратою документів;
• створення єдиного сховища фінансової документації;
• спрощення процедур надання документації перевіряючим органам;
• можливість угруповання співробітників - учасників процесу обробки - відповідно до особливостей організаційної структури компанії за рахунок централізованої обробки документів в електронному вигляді;
• посилення позицій компанії на ринку.

наверх

4. Бізнес-ефект

• 95% документів індексуються автоматично - істотне скорочення часових витрат на введення документів.
• Всі бізнес-користувачі працюють в одній системі - скорочення часу на обробку документів.
• Процес став прозорий - керівництво компанії завжди в курсі поточної ситуації.
• Можливість легко контролювати і масштабувати.
• Можливість легко і швидко модифікувати рішення під будь-які зміни процесу.

наверх

5. Принцип роботи

По завершенні поставки або виконання послуг контрагент надсилає комплект документів. Відповідальний співробітник створює в обліковій системі закупівлю, наклеює на документи стікери з унікальними штрихкодами, пропускає документи через потоковий сканер і прикріплює скановані образи до закупівлі.

Далі слід автоматична класифікація документів закупівлі, розпізнавання штрих-коду і основних атрибутів для кожного документа. Для цих цілей задіяна OCR-система ABBYY FlexiCapture 10. У переважній більшості (до 95%) документів з вхідного потоку, шаблони яких були попередньо вивчені і налаштовані фахівцями Syntellect на підставі декількох десятків зразків документів кожного типу, ABBYY FlexiCapture розпізнає типи і ключові атрибути.

Завдяки використанню технології ABBYY Mobile Data Capture Solution, істотно скорочується час на створення закупівлі - фактично з декількох хвилин ручного заповнення до декількох секунд, також зменшується ймовірність помилок, пов'язаних з людським фактором.

Електронні документи прикладені і класифіковані. Паперові документи очікують відправки в архів, а електронні образи направляються в Єдиний центр обробки на первинну перевірку і дозаповнення реквізитів закупівлі і потім надходять до бухгалтерії на оприбуткування і фактуровку. Рухом документів по процесу управляє СЕД, при цьому працівники бухгалтерії також працюють з образами електронних документів безпосередньо з інтерфейсу облікової системи.

Після обробки документів бухгалтерією облікова система формує реєстри на відправку оригіналів документів, які відповідальний співробітник передає зі свого робочого місця до відділу контролю документаційного забезпечення (КДО). Система автоматично перевіряє надходження оригіналів усіх документів з реєстру на перевірку в КДО. Далі перевірені документи передаються на робоче місце архіваріуса.

Архіваріус приймає документи та упаковує їх в файлові коробки, а потім в архівні короба. На всі об'єкти цієї своєрідної пакувальної «матрьошки» наклеєні унікальні штрих-коди, все позначки в системі виробляються за допомогою ручного сканера штрих-кодів.

За заповненим архівних коробах СЕД формує реєстри на відправку до аутсорсингової компанії по зберіганню документів. За фактом розміщення документів в сховище компанія-аутсорсер надсилає відповідні реєстри, які завантажуються в СЕД, і документам присвоюється відповідний статус.

Для пошуку документів в електронному архіву в СЕД є спеціальне робоче місце, де по комбінації атрибутів можна знайти і вивантажити будь-який комплект документів в разі аудиту або податкової перевірки. Для отримання оригіналів документів існує функціонал відправки запитів в сховище аутсорсингової компанії.

наверх

6. Інформаційні системи

Електронне сховище документів і система управління процесами побудовані на базі платформ TESSA.

Як засіб класифікації і розпізнавання документів використовується платформа ABBYY FlexiCapture.

Рішення інтегрується з різними обліковими системами, в тому числі SAP, MS Dynamics AХ.

наверх

7. Реалізовані проекти

Рішення реалізовано в Групі компаній Діксі.

наверх