Табель обліку робочого часу: порядок і зразок заповнення, бланки форм Т-12, Т-13 і 0504421
- Для чого він потрібен
- варіанти форм
- Як правильно заповнити
- Зразок заповнення табеля обліку робочого часу на прикладі форми Т-12
- Особливості ведення табеля в бюджетних організаціях
- Як позначається відпустку
- Згідно з графіком
- За свій рахунок
- навчальний
- У зв'язку з вагітністю та пологами
- По догляду за дитиною
Облік робочого часу - дуже важливе завдання. Співробітник не хоче позбутися своїх кровно зароблених грошей, а організація, в свою чергу, не прагне оплачувати прогули.
Для чого він потрібен
Табель обліку робочого часу - це встановлений документ, який несе в собі інформацію про дотримання режиму робочого часу кожним із співробітників. Іншими словами, це таблиця куди вносяться дані про явку або неявку кожного із співробітників організації.
На підставі цього документа відбувається нарахування заробітної плати та премій за понаднормову роботу або накладення штрафних санкцій за запізнення, прогули і інші відхилення від робочого графіка.
Такий табель повинен існувати в єдиному екземплярі і перебувати у того співробітника, який був призначений відповідальним за його оформлення. Найчастіше цю роботу доручають відділу кадрів і бухгалтерії, іноді керівнику підрозділу або старшого менеджеру. Призначення на посаду «табельщика», а точніше зобов'язання відповідних обов'язків, повинно бути відображено в трудовому договорі.
варіанти форм
Враховувати скільки днів і годин відпрацював співробітник можна різними методами, але Роскомстата підготував спеціальні форми. Вони прості і зрозумілі у використанні, з їх допомогою можна наочно відстежити робочу «відвідуваність» і надалі ефективно використовувати отримані дані.
Для бюджетних організацій була введена особлива форма табеля обліку робочого часу № 0504421.
Для всіх інших організацій і підприємств затвердили форми Т-12 і Т-13. Останні відрізняються між собою тим, що Т-13 використовується там, де явки і неявки контролюються людьми, а за допомогою автоматизованих систем (турнікетів). Прийшов на роботу, відзначився на прохідній за допомогою пропуску, і пішов далі. Таким шляхом легко контролювати запізнення, прогули і інші відхилення від робочого графіка.
Бланки за формою Т-13 найчастіше заповнюються в автоматичному режимі, або з частковим використанням технічних засобів.
Табелі обліку робочого часу за формою Т-12 заповнюються також з метою розрахунку заробітної плати, тому зручно доручити ведення такого графіка бухгалтеру.
Cкачать чистий бланк Word табеля обліку робочого часу Т-12 і Т-13 можна відповідно ТУТ і ТУТ .
Як правильно заповнити
Найважливіші аспекти ведення табеля обліку робочого часу:
- таблиця існує в єдиному екземплярі;
- заповнюється щодня на підставі офіційних документів (лікарняні листи, накази, розпорядження і т. д.);
- забороняється видаляти з загальноприйнятою таблиці будь-які графи і поля.
При цьому змінювати таблицю все таки можна. Іноді виникають ситуації, коли потрібно внести в існуючий бланк додаткові поля. Наприклад, щоб враховувати певні робочі години при нестандартних змінах. В такому випадку внесення змін можливо, але лише після підписання відповідного розпорядження керівника.
Перед початком звітного місяця (за 2-3 дні) відповідальний співробітник відкриває табель. Тут саме час визначитися - який спосіб ведення буде обраний. Це може бути суцільна реєстрація - щоденні відмітки Явка / неявка або ж внесення виключно відхилень від режиму - запізнення, нічні зміни, понаднормові і т. Д.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу на прикладі форми Т-12
В першу чергу заповнюється шапка і перші три графи. Ця інформація, як правило, залишається незмінною - Назва організації , Структурний підрозділ, ПІБ співробітників, табельні номери.
У графах з 4 по 7 на щоденній основі проставляються відмітки про явки, неявки, вихідні дні та лікарняних. Для цього використовуються спеціальні позначення кожної з причин. Так, лікарняний позначається кодом Б, робочий вихідний - РВ, а щорічна відпустка - ВІД. З повним переліком позначень можна ознайомитися в самій уніфікованою формою на першому аркуші.
Важливо пам'ятати, що будь-які позначки проставляються в табель обліку робочого часу виключно на підставі будь-якого документа. Це може бути лікарняний лист, внутрішній наказ або розпорядження про понаднормових роботах з підписом ознайомленого співробітника.
Нерідко виникають ситуації, коли не зовсім зрозуміло, який код ставити. Наприклад, співробітник знаходиться в оплачуємо відпустці, йому проставляється код ВІД. Але в цей час він мав необережність захворіти і не вийшов на роботу в призначену дату.
Якщо співробітник нас не попередив, то доцільно проставити коди НН (неявка з нез'ясованих причин), і вже після отримання на руки лікарняного листа виправити ці позначення на код «Б». У разі, якщо співробітник знайшов спосіб повідомити про свою хворобу, можна відразу зазначати код «Б».
Можливо в такій ситуації коди «НН» і «Б» краще спочатку проставляти олівцем, щоб не псувати вигляд документа, що існує в єдиному екземплярі. Якщо бланк ведеться в електронному вигляді, то таких проблем не виникне.
Частина неявок прийнято вважати в «дні», адже працівник не може тільки половину дня знаходиться у відпустці, або піти на лікарняний на три години. У такому випадку під літерним позначенням залишають порожню графу. Якщо ж співробітник спізнився на 30 хвилин, або відпрацював 4 години понаднормово, то час відхилення від робочого режиму вказують під літерним позначенням.
У графах 5 і 7 підводиться проміжний і кінцевий підсумок відпрацьованих днів, а в графах з 8 по 17 наводиться повний звіт по кожному працівнику - скільки працював, скільки відпочивав, скільки пропустив і чому. З назви шапки над кожною графою стає зрозуміло, які саме дані підсумувати.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу Т-12 можна подивитися ТУТ .
Особливості ведення табеля в бюджетних організаціях
Форма № 0504421 також використовується для контролю за дотриманням робочого режиму, але носить трохи іншу назву «Облік використання робочого часу» в якому відбивається специфіка роботи бюджетних організацій. У цьому табелі можна зустріти такі позначення, як «вихідні по навчанню», «заміщення в групі продовженого дня», «навчальна відпустка».
Порядок ведення такого табеля використання робочого часу нічим не відрізняється від уніфікованих форм обліку Т-12 і Т-13:
- ведеться в єдиному екземплярі;
- відкривається за 2-3 дня до початку розрахункового періоду;
- використовується без змін типової форми.
Прийнято також два порядки реєстрації - суцільний (зазначаються всі явки-неявки) і з зазначенням відхилень.
Завантажити чистий бланк табеля обліку використання робочого часу форми 0504421 можна по ЗАСЛАННІ .
У самій же таблиці є кілька відмінностей. У шапці табеля, крім назви організації, структурного підрозділу і періоду ведення, слід вказати цифрою його вид. Якщо табель подається «як є» без внесення змін, то він називається первинним і відзначається в цій графі як «0». З кожною наступною коригуванням потрібно вказувати номер зміни по порядку.
Зразок заповнення табеля обліку робочого часу за формою 0504421 можна подивитися ТУТ .
Перші чотири графи заповнюються відразу - це ПІБ співробітників, табельні номери і посади. Наступні графи заповнюються у міру перебігу періоду. У верхній частині графи вказують відхилення від робочого режиму в годинах (якщо такі є), в нижній частині буквене позначення причини відхилення. У графах 20 і 37 підводяться проміжні та місячний підсумки, відповідно.
Ніяких додаткових розрахунків в даній формі не передбачено. Після закінчення розрахункового періоду цей документ передається в бухгалтерію, де вже на його підставі буде розрахована заробітна плата для працівників бюджетної організації.
Зі списком використовуваних в цьому табелі використання робочого часу (форма № 0504421) позначень можна ознайомитися в таблиці:
Як позначається відпустку
Слово відпустку в кадровій справі об'єднує дуже багато понять. Починаючи від щорічної оплачуваної відпустки і закінчуючи декретом. Багато молодих мам не погодяться, але це теж відпустку, хоч і надається він для догляду за маленькою дитиною.
Кожен з цих відпусток за своїм відзначається в табелі обліку робочого часу і варто приділити окрему увагу найбільш поширених видів відпустки і їх реєстрації.
Згідно з графіком
На підставі наказу про відпустку, в якому обов'язково є і підпис самого відпускника, в табелі проставляють код «ВІД», якщо це основна відпустка, або код «ОД», якщо додатковий.
За свій рахунок
Бувають випадки, коли працівник повинен отримати кілька відпускних днів поза свого основного графіка. Причини можуть бути різними, але рішення одне - відпустка без збереження заробітної плати.
Законодавство передбачає кілька приводів до такого відпустки - весілля, народження малюка, або більш сумні події, такі як смерть близького родича. У цих випадку слід проставити код «ОЗ».
Якщо у співробітника інша причина, і він отримує подібний відпустку за погодженням з керівником, то потрібно ввести код «ДО». В обох випадках відмітка робиться на підставі відповідного наказу з підписом співробітника.
навчальний
Поєднання роботи і навчання в наш час швидше норма, ніж виняток і законодавство в цьому питанні підтримує таких працівників, даючи гарантію на отримання відпустки по навчанню. Після прийняття відповідної заяви від співробітника і отримання наказу з підписом того, хто навчається, можна сміливо відзначати в табелі код «У» на весь період навчальної відпустки.
Варто відзначити, що якщо співробітник захворіє в процесі здачі чергової сесії, то така відпустка не продовжується на період лікарняного і код «Б» може бути проставлений тільки в дні після закінчення навчальної відпустки, в тому випадку, якщо працівник не встиг одужати до закінчення відпустки і надав лікарняний лист, який підтверджує його неявку після закінчення сесії.
У зв'язку з вагітністю та пологами
Такий милостивий період для співробітниць жіночої статі, звичайно, не повинен захмарюватися тяганиною з документами, поетом відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами надається на підставі лікарняного листа, код в табелі - «Р». Такий же код використовується в разі усиновлення новонародженого малюка.
По догляду за дитиною
А вже після цього оформляється наказ про відпустку по догляду за дитиною до настання трирічного віку. Така відпустка відзначений кодом «ОЖ».
Робота з документами - це завжди відповідальне заняття, але знання основ заповнення табеля обліку робочого часу вбереже вас від суперечок при нарахуванні заробітної плати та інших дрібних неприємностей такого роду.
Відео - складання табеля робочого часу та нарахування заробітної плати в 1С: