Табель обліку робочого часу працівників ОСББ: навіщо він потрібен і як його вести?

Табель обліку робочого часу в останнім часом набув великої популярності. Одна з головних причин ─ це посилення контролю за дотриманням законодавства про працю та оновлення підстав для проведення позапланових перевірок роботодавців. Відсутність табеля обліку робочого часу в ОСББ є порушенням трудового законодавства, за яке загрожують штрафні санкції. Тому давайте розберемося, яке призначення табеля обліку робочого часу, хто його повинен вести і як його заповнювати

На сьогоднішній день підставою для проведення позапланової перевірки органів Держпраці перевірок може стати навіть скарга працівника, який вважає, що йому неправильно нараховують зарплату. Так з чого ж почне перевірку інспектор праці, коли відвідає ОСББ? Звичайно ж, з штатного розкладу, наказів про прийом на роботу і табеля обліку робочого часу. На останньому зараз і акцентуємо свою увагу.

Табель обліку робочого часу: якими нормативами передбачено

По-перше, роботодавець зобов'язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи і бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку (ч. 2 ст. 30 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 р № 108/95-ВР, далі - Закон про оплату праці).

По-друге, перелік первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників прописаний в п. 1.6 Інструкції зі статистики кількості працівників, затвердженої наказом Держкомстату України від 28.09.2005 р № 286 (далі - Інструкція № 286).

Серед такої первинної облікової документації: наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особова картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати; розрахунково-платіжні відомості, розрахункові відомості, платіжні відомості; особові рахунки, трудові договори (контракти), цивільно-правові договори та інші документи первинного та бухгалтерського обліку.

На обов'язкова наявність перерахованих документів вказує Мінсоцполітики в листі від 21.11.2016 р № 5907/0 / 10-16 / 06.

Отже, ведення табелю обліку робочого часу передбачено нормативно-правовими актами, а тому є обов'язком роботодавця, в т.ч. і ОСББ, в штаті якого є наймані працівники. При цьому ведення табеля обліку використання робочого часу для організацій (скажімо, ОСББ) з невеликою чисельністю працівників (навіть один або два) також обов'язково (див. Лист Мінпраці України від 13.05.2010 р № 140/13 / 116-10).

Призначення табеля обліку робочого часу: навіщо він потрібен

  1. Нарахування заробітної плати. Оскільки в більшості випадків роботодавці застосовують погодинну систему оплати праці, то саме табель вони використовують як документ первинного обліку робочого часу, тобто на підставі даних табеля обліку робочого часу нараховують зарплату.
  2. Заповнення звіту з ЄСВ та іншої звітності. Показники облікової, середньої і середньооблікової штатної чисельності працівників, певні на підставі Інструкції № 286, використовуються для заповнення відповідних даних в Формі № Д4 та іншої звітності.
  3. Заповнення статистичної звітності з праці. На підставі табеля обліку робочого часу визначають показники кількості працівників у формах державних статистичних спостережень з метою одержання об'єктивної статистичної інформації щодо зайнятості працівників та розмірів їх оплати праці. Статистичні дані повинні бути достовірними і подаватися в повному обсязі (п.п. 1.1 і 1.5 Інструкції № 286).

Таким чином, ведення табелю має на меті: контроль за дотриманням встановленого режиму робочого часу, недопущення порушення законодавства про працю, уникнути випадкових помилок в роботі з персоналом і, як наслідок, можливого виникнення трудових спорів. Також дані з табеля використовують для заповнення деяких показників у звітності.

Яку форму табеля застосовувати

Табель обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) затверджена наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р № 489 (далі - Наказ № 489). Однак зустрічаються роз'яснення, що, мовляв, зазначена форма носить рекомендаційний характер. Тому питання про обов'язковість застосування саме типової форми № П-5 виникають досить часто. Як аргумент щодо необов'язковості її використання роботодавці іноді керуються тим фактом, що Наказ № 489, яким вона затверджена, не є нормативно-правовим актом.

Однак той факт, що типова форма № П-5 є рекомендованою для застосування, зовсім не означає, що табель є необов'язковою формою первинного обліку (див. Лист Держкомстату України від 12.01.2012 р № 9 / 4-10 / 9). Просто вищезгадана форма табеля містить мінімальну кількість необхідних показників, але ОСББ може при необхідності їх доповнити.

Отже, ОСББ може використовувати і іншу форму табеля обліку робочого часу (ніж передбачена Наказом № 489), але в ній обов'язково повинен бути мінімальний обсяг показників первинного обліку щодо використання робочого часу (явок і неявок працівників), які необхідні для заповнення статистичної звітності з праці . При цьому ОСББ може передбачити інші позначки для обліку явок і неявок працівників або ввести додаткові показники.

Як часто потрібно складати табель обліку робочого часу

На жаль, бувають випадки, що деякі роботодавці табель обліку робочого часу взагалі не складають або заповнюють раз на місяць. Органи Держпраці вважають, що табель потрібно складати двічі на місяць: для розрахунку суми авансу (зарплати за першу половину місяця в залежності від фактично відпрацьованого часу) і нарахування зарплати за повний місяць (див. Роз'яснення Держпраці в Кіровоградській області http://kr.dsp.gov.ua/index.php/2464-ro290517 ).

Як аргумент вони надають норми ст. 115 КЗпП, а саме:

  • зарплата виплачується працівникам регулярно в робочі дні у строки, встановлені колективним договором або нормативним актом роботодавця, погодженим профспілкою або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом (представниками), але не рідше двох разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 к.дн. , І не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;
  • розмір зарплати за першу половину місяця визначається колективним договором або нормативним актом роботодавця, але не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника.

Але бувають випадки, коли необхідно скласти для одного або декількох працівників:

  • проміжний табель - в разі звільнення працівника в середині місяця, адже бухгалтеру потрібно знати, скільки робочих днів (годин) він відпрацював, щоб зробити остаточні розрахунки;
  • додатковий (уточнюючий) табель за попередні місяці - якщо виявилося, що в табелі обліку за минулі місяці були недостовірні дані (скажімо, працівник захворів наприкінці місяця або взяв відпустку, а в табелі були проставлені робочі дні).

Хто повинен складати табель обліку робочого часу

Голова правління ОСББ як роботодавець (керівник юрособи) може взяти на себе обов'язки з ведення табеля або покласти їх на іншого працівника.

У таких малочисельних організаціях, як ОСББ, досить часто обов'язок ведення табеля покладають на бухгалтера, який в одній особі складає табель, нараховує і виплачує зарплату і подає звітність. Безумовно, в разі, коли один і той же особа складає табель, нараховує і виплачує зарплату, існують певні ризики, адже відсутній контроль за використанням коштів.

Тому якщо вже обов'язок ведення табеля покладено саме на бухгалтера, то необхідно, щоб він становив табель, а потім його візував голова ОСББ, контролюючи при цьому дані обліку робочого часу.

Якщо ж в штаті ОСББ є інші працівники (крім бухгалтера), то ведення табеля можна доручити одному з них, тоді достовірність даних зможе проконтролювати і бухгалтер.

Зауважимо: в які терміни повинен бути складений табель обліку робочого часу і надано в бухгалтерію, має бути визначено графіком документообігу або наказом голови правління ОСББ.

Заповнення табеля обліку робочого часу: правила і позначення

Які категорії працівників включають в табель обліку робочого часу?

Табель ведуть на всіх працівників, з якими ОСББ укладені трудові договори: безстрокові, термінові, за сумісництвом (див. Лист Мінпраці від 01.06.2005 р № 36-211).

Зверніть увагу! Облік робочого часу не ведуть, і табель не застосовують для фізосіб, які надають послуги (виконують роботи) за договорами цивільно-правового характеру (див. Лист Мінпраці від 23.04.2010 р № 115/13 / 133-10). У разі застосування табеля для цивільно-правових відносин існує великий ризик щодо визнання таких відносин трудовими.

Для ведення обліку використання робочого часу застосовують присвоєний працівникові табельний номер. Зауважте: при оформленні основного працівника на іншу роботу на умовах сумісництва йому як внутрішньому суміснику привласнюють окремий інвентарний номер. Для внутрішніх сумісників в табелі обліку робочого часу відводять дві окремі рядки: у першій показують робочий час, відпрацьований за основним місцем роботи, а в другій - за сумісництвом.

Табельний номер також вказують в особових картках працівників і відзначають у всіх кадрових документах і тих, які стосуються обліку праці та оплати.

На підставі яких документів і даних обліку заповнюють табель обліку робочого часу?

Підставою для заповнення табеля щодо використання робочого часу є:

  • накази про прийом на роботу, переведення на іншу посаду (роботу), напрямку в службове відрядження, надання відпустки, направлення на підвищення кваліфікації (стажування, навчання), збереженні посади (роботи) і середнього заробітку у випадках, передбачених законодавством;
  • лікарняні листи, довідки, що підтверджують тимчасову непрацездатність або відсутність на роботі з інших поважних причин і т.п.

Як заповнюють табель обліку робочого часу?

Як правило, табель обліку робочого часу заповнюють в розрізі структурних підрозділів - в одному екземплярі. ОСББ зазвичай ведуть один табель на всіх працівників.

У табелі обліку робочого часу для кожного працівника вказують табельний номер і відводять окремий рядок, розділену, в свою чергу, ще на дві підрядка (частини):

  • у верхній частині проставляють відомості про фактично відпрацьовані дні (години) або неявки на роботу;
  • в нижній частині - умовні позначення (літерні або цифрові коди), що характеризують умови роботи (понаднормові, нічні, годинник роботи у вихідні та святкові дні тощо) і причини неявок на роботу, - види відпусток, тимчасова непрацездатність, прогули, простої , страйки, переклад на неповний робочий час і т.п.

Облік використання робочого часу в табелі ведуть одним з двох способів: методом суцільної реєстрації явок і неявок на роботу або шляхом реєстрації тільки відхилень (неявок, запізнень і т.д.). На практиці більш поширений перший спосіб.

Таким чином, в табелі проставляють відмітки про фактично відпрацьований час, причини неявок на роботу, про роботу в надурочний час, скороченої тривалості робочого часу або інші відхилення від нормальних умов роботи. Всі ці позначки роблять тільки на підставі належним чином оформлених документів з обліку особового складу.

Які позначення використовують при заповненні табеля обліку робочого часу?

Позначення для заповнення табеля обліку робочого часу наведені в самій формі, затвердженої Наказом № 489. Власне, ОСББ може використовувати такі ж умовні позначення (вони наведені далі в таблиці).

Власне, ОСББ може використовувати такі ж умовні позначення (вони наведені далі в таблиці)

Зауважимо: Наказом № 489 не враховано нові види відпусток без збереження заробітної плати (наприклад, на період проведення АТО), а також додаткову оплачувану відпустку учасникам бойових дій та інвалідам війни. Тому якщо подібні випадки відбуваються в ОСББ, можна ввести додаткові літерні або цифрові позначення для явок і неявок працівників.

Складений табель обліку робочого часу, завізований відповідальною особою, є підставою для нарахування зарплати за відпрацьовані дні або годинник (в залежності від встановленого обліку робочого часу).

Відповідальність за відсутність табеля обліку робочого часу

Відсутність табеля обліку робочого часу на підприємстві є порушенням вимог ч. 2 ст. 10 Закону про оплату праці.

За дане порушення може бути застосований:

  • до ОСББ - фінансовий штраф, передбачений абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗпП, - в розмірі мінімальної заробітної плати;
  • до посадових осіб ОСББ - адмінштраф за порушення інших вимог законодавства про працю відповідно до ч. 1 ст. 41 КпАП - в розмірі від 510 до 1700 грн.

Судова позиція: навіть у разі, якщо на підприємстві працює лише один директор (або, скажімо, голова ОСББ), все одно потрібно вести облік робочого часу і складати табель обліку робочого часу. Тому застосування органами Держпраці фінансового штрафу (у зв'язку з відсутністю табеля обліку робочого часу) в розмірі мінзарплати є правомірним.

Світлана ЛИСТРОВА,

експерт

Так з чого ж почне перевірку інспектор праці, коли відвідає ОСББ?
На підставі яких документів і даних обліку заповнюють табель обліку робочого часу?
Як заповнюють табель обліку робочого часу?
Які позначення використовують при заповненні табеля обліку робочого часу?