Табель обліку робочого часу: зразок документа, порядок і особливості його заповнення
- Організація обліку робочого часу на підприємстві
- В якій формі можна вести табель?
- Порядок заповнення табеля
- Облік робочого часу в табелі
- Особливості заповнення табеля в окремих випадках
Зміст:
- Організація обліку робочого часу на підприємстві
- В якій формі можна вести табель?
- Порядок заповнення табеля
- Облік робочого часу в табелі
- Особливості заповнення табеля в окремих випадках
Кожен роботодавець з метою контролю персоналу і нарахування заробітної плати працівникам зобов'язаний вести табель обліку робочого часу. Для податківців відсутність даного документа на підприємстві прирівнюється до необгрунтованості витрат на виплату заробітної плати, що не дозволяє віднести їх на витрати, що зменшують оподатковуваний базу.
Організація обліку робочого часу на підприємстві
Обов'язки табельщика покладаються на кадровика, бухгалтера, керівників відділів, директора організації, будь-яка особа по посадовій інструкції або наказом. Облік робочого часу організується по загальним для всіх роботодавців правилами:
- Табель ведеться по всьому підприємству в цілому або окремо по кожному підрозділу.
- У табелі відзначаються робочі дні кожного співробітника із зазначенням кількості фактично відпрацьованих годин, а також відрядження, відпустки, лікарняні тощо
- У документі реєструються всі неявки персоналу, що дозволяє зафіксувати прогули.
- Занесення в табель новоприйнятого працівника і видалення звільнених відбувається на підставі кадрових документів: наказу про прийом на роботу, наказу про звільнення, трудової угоди.
- Кожному працівнику привласнюється унікальний табельний номер, який служить його ідентифікатором в системі кадрового діловодства. Даний номер залишається за ним на весь термін роботи і не змінюється при внутрішніх переміщеннях. Після звільнення табельний номер повинен знаходитися «на карантині», тобто не використовуватися повторно протягом трьох років.
В якій формі можна вести табель?
Для ведення обліку праці та її оплати існують уніфіковані форми, затверджені Росстатом в Постанові №1 від 05.01.2004 р На підприємствах використовують бланки табеля обліку робочого часу Т-13 і Т-12.
Форма № Т-12 для обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати призначена для ведення в ручному режимі. Форма № Т-13 під назвою «Табель обліку використання робочого часу» застосовується в основному в організаціях, що мають автоматизовану систему обробки даних.
Документи, складені на цих бланках, згідно з рекомендаціями Федерального архівного агентства, мають термін зберігання 1 рік.
Порядок заповнення табеля
При заповненні табеля обліку робочого часу за формою Т-12 вказуються такі реквізити:
- назва організації (на підставі установчих документів), найменування структурного підрозділу;
- номер табеля;
- дата заповнення (як правило, останній робочий день місяця);
- період обліку (календарний місяць, з першого по останнє число).
Розділ 1 представляє собою табличну форму, в якій фіксуються:
- номер п / п (графа 1);
- П. І. Б. працівника, посада (на підставі даних особових карток персоналу) - графа 2;
- табельний номер - графа 3;
- графи 4 і 6 - розбивка робочого часу за кодами і фактично відпрацьованим годинах (за 1-ю та 2-у половину місяця відповідно);
- графи 5 і 7 - число відпрацьованих днів і годин на середину місяця і з середини до кінця;
- графи 8-13 призначені для підрахунку підсумкових значень по відпрацьованим дням і годинам, включаючи нічні, понаднормові, вихідні;
- 14-16 - неявки по кодам і числу пропущених днів;
- 17 - загальне число неробочих днів за місяць.
Розділ 2 форми Т-12 табельщиком не заповнюється, розрахунки з оплати праці виробляє бухгалтерія. В кінці місяця відповідальна особа підписує табель, стверджує його у керівника і в службі персоналу, а потім передає до відділу нарахування заробітної плати.
Табель за формою Т-13 має схожу структуру за винятком окремих полів.
Облік робочого часу в табелі
Вносити дані в табель допускається двома способами: суцільним (щоденна фіксація всіх явок і відсутності на робочому місці) і вибірковим (позначки тільки по неявки, запізнень, переробкам і т.д.).
Основні позначення, які використовуються при заповненні табеля, наведені в таблиці:
Робочий час Літерне позначення Цифровий код Явка за звичайним графіком Я 01 Нічні годинник Н 02 Вихід в святкові і вихідні РП 03 Переробка C 05 Дні відрядження До 06 Відпустка ВІД 09 Додаткова відпустка ОД 10 Навчальна відпустка У 11 Скорочений робочий день для учнів без відриву від виробництва УВ 12 Навчальна відпустка за свій рахунок УД 13 Декретна відпустка Р 14 відпустка по догляду за дитиною до 3-х років ОЖ 15 Адміністративний відпустку з дозволу керівника дО 16 відпустка за свій рахунок у випадках, передбачених законом ОЗ 17 Лікарняний Б 19 неоплачуваних непрацездатності обность Т 20 Скорочена тривалість робочого дня, покладена за законом окремим категоріям працівників ЛЧ 21 Відсутність на роботі у зв'язку з виконанням громадських обов'язків Г 23 Прогул ПР 24 Скорочений робочий день з ініціативи роботодавця НС 25 Неробочі дні У 26 Відсутність з невідомої причини ПН 30 Простий по вини організації РП 31 Простій з вини співробітника ВП 33 зразок заповнення табеля обліку робочого часу можна подивитися тут.Особливості заповнення табеля в окремих випадках
Відмітки про будь-які відхилення від нормального режиму роботи, прийнятого на підприємстві, повинні проставлятися табельщиком тільки на підставі відповідних, коректно оформлених, документів (наказу про роботу в святковий день, листка тимчасової непрацездатності і т.д.).
Неявка співробітника на робоче місце за відсутності підтверджуючих документів до моменту їх пред'явлення позначається як ПН (неявка з нез'ясованих причин). Ненадання виправдувальною довідки є приводом для фіксації прогулу.
Найчастіше труднощі у табельників виникають при обліку відряджень, відпускних періодів та інших причин відсутності працівника на робочому місці. Тут застосовуються такі правила:
- Співробітникові, що перебуває у відрядженні у вихідні та святкові дні, ці години оплачуються в подвійному розмірі, тому в табелі проставляється значення КМ замість В.
- За відпускникам - в осередках, відповідних вихідних, вказується позначка ВІД, оскільки ці дні включаються в календарну тривалість відпустки. Неробочі святкові дні з відпустки виключаються і фіксуються в табелі значенням В.
- За новим працівникам табель ведеться з дати прийому, осередки до цього дня заповнюються знаками «ХХ». Аналогічно слід позначати невиходи співробітника в зв'язку зі звільненням, починаючи з дати звільнення (включно) і до тих пір, поки він не буде виключений з табеля.