Табель обліку робочого часу: зразок форми Т-12

1. Основне призначення
2. Форма: бланк і зразок
3. порядок ведення
4. Як заповнювати табель: покрокова інструкція
5. Титульний аркуш
6. таблична частина
7. Відомості для розрахунку зарплати
8. Відео інструкція з оформлення
9. додатковий лист
10. Підсумований облік: особливості розрахунку
11. Нестандартні ситуації: що робити
12. Як внести зміни
13. Відповідальність за некоректне ведення
14. Завантажити зразки бланків:

У будь-яких організаціях в обов'язковому порядку ведеться табель обліку робочого часу. Правила оформлення цього документа, його призначення і готовий приклад, який можна використовувати в якості зразка - все це розглядається далі.

Завантажити зразок бланків можна в кінці статті.

Основне призначення

Планована тривалість зміни і загальна кількість робочих днів у місяці практично завжди будуть відрізнятися від годин і днів, які були відпрацьовані фактично. Для фіксування факту і ведеться табель обліку: він дозволяє зібрати всі відомості про робочий час, яке було насправді відпрацьовано.

Призначення цього документа подвійне:

1. Отримати відомості про все відпрацьованому періоді часу.
2. Отримати дані по неявки за аналогічний період.

Подібна інформація стане в нагоді, перш за все, бухгалтеру. Також відомості знадобляться деяким перевіряючим особам - відповідне опис наведено в таблиці.

бухгалтер розрахунок всіх виплат, які необхідно перерахувати працюючим: зарплата, відпускні, відрядні та ін. представник ФНС інспекторів цікавить коректність нарахування виплат і податків з них: часто компанію перевіряють на предмет того, чи не була занижена податкова база співробітник ФСС відпрацьований час цікавить фонд в згідно з розрахунком соціальних допомог (наприклад, по догляду за дитиною) працівник інспекції праці інспекторів цікавить, чи не були порушені права працюючих представник Росстату співробітники Росстату собир ють статистичні дані - наприклад, за інформацією з табеля оформляють єдину форму П-4

Форма: бланк і зразок

Кожна компанія має право застосовувати як власний зразок, так і вести облік робочого часу за допомогою спеціальної форми Т-12. Можна взяти за основу саме її бланк (він наводиться нижче) і адаптувати під потреби компанії.

Документ складається з 3 основних частин:

1. На титульній сторінці наводиться єдина система кодів, за допомогою яких позначають, наприклад, додаткові вихідні (в рахунок переробок), захворювання за лікарняними, простий в зв'язку з провиною роботодавця та ін. Кожне обставина має буквений і цифровий код.
2. Друга (таблична) частина - це власне облік робочого часу. Він здійснюється в щоденному режимі (включаючи дні вихідні та святкові).
3. І третя частина представлена ​​також у вигляді таблиці. У ній наводяться відомості по виплату зарплати (суми, години і дні, ставка).

Ось як виглядає порожній бланк форми Т-12.

Поряд з формою Т-12 існує і Т-13. У ній відсутня остання (третя) частина - тобто цей документ являє собою простий табель для фіксування робочого часу, без розрахунків по зарплаті. Готовий приклад документа показаний нижче.

порядок ведення

Ведуть документ спеціально призначені співробітники: вони фіксують робочий час по кожному дню. Як правило, відповідальний за коректне оформлення - це директор структурного підрозділу (наприклад, відділу продажів). Відповідальність може розділити і його заступник. Якщо компанія досить велика, вводять спеціальну посаду табельщика, який і фіксує всі відомості.

У будь-якому випадку відповідальні особи завжди призначаються керівником, про що виходить відповідний наказ (зразок вільне володіння) - наприклад, документ, показаний нижче.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. З текстом наказу всі відповідальні повинні ознайомитися і поставити свій підпис і дату.

У загальному випадку порядок виглядає так:

1. Відповідальна особа фіксує відомості за кожен день.
2. Після заповнення (по закінченню місяця) документ передають до відділу кадрів.
3. Після відділу кадрів він надходить в бухгалтерію.
4. Останній підпис залишається за керівником структурного підрозділу.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ. Коли документ буде заповнений і підписаний всіма відповідальними особами, то його підшивають і відправляють в архів на зберігання. Мінімальний термін зберігання становить 5 років. Але якщо праця на підприємстві здійснюється в небезпечних і шкідливих умовах, час зберігання значно збільшується - не менше 75 років.

Як заповнювати табель: покрокова інструкція

При заповненні застосовується єдина система позначень. У табелі здійснюється облік відпрацьованого часу відповідно до правила «для однієї посади призначається одна позиція». Беруться до уваги тільки ті співробітники, які мають трудовий договір, в тому числі внутрішні сумісники - по ним, зокрема, необхідно прописати відомості двічі.

Не враховуються дані по таким працівникам:

• трудящим неофіційно;
• зовнішнім сумісникам;
• працюючим на підставі цивільного договору.

Порядок заповнення передбачає коректне оформлення титульного листа та власне табличній частині.

Титульний аркуш

Тут фіксуються такі відомості:

1. Назва компанії (допускається короткий варіант, наприклад, ТОВ «Альфа»).
2. Коди по ОКУД і ОКПО.
3. Номер - систему нумерації компанія вибирає самостійно. Наприклад, поширений варіант послідовного присвоєння номерів, протягом календарного року.
4. Звітний період - тобто місяць з датами початку та закінчення ведення документа.
5. Під датою складання мається на увазі останній день, після якого його повинні підписати всі відповідальні співробітники. Потім документ переходить до архівного зберігання.

таблична частина

Тут потрібно заповнити всі графи:

1. Номер, який присвоюється кожному працівнику (послідовно), прописується в 1 стовпці.
2. У 2 і 3 слід вказати особисті дані співробітника - його ПІБ, назва посади, табельний номер. Відомості повинні точно відповідати даним, які зафіксовані в особових картках .
3. Четверта графа призначена для позначки про явку / неявці. Вона ведеться щодня. У верхньому полі фіксується код, а в нижньому відзначають число годин, які були фактично відпрацьовані.
4. У 5 стовпці прописують дні та години, які були відпрацьовані за половину місяця. Таким, чином, облік робочого часу ведеться одночасно в днях і в годинах.
5. 6 графа - ця ж інформація, наведена за весь календарний місяць.
6. У 7-9 стовпці фіксують дані, які знадобляться для розрахунку зарплати. Конкретні відомості наводять тільки в 9 графі.
7. Якщо працівник був відсутній (по будь-якої причини) протягом того чи іншого дня, ця інформація прописується в шпальтах 10, 11, 12 і 13.
8. У 14 стовпці проставляють сумарна кількість неявок за 1 календарний місяць (якщо такі були). Їх також вимірюють в годинах і днях.
9. Графи 15 і 16 призначені для вказівки коду, який позначає причину невиходу на роботу.
10. У 17 стовпці вказується сумарна кількість святкових і вихідних днів. Таким чином, облік робочого часу здійснюється в повному обсязі: документ повинен відображати відомості по всім датам.

Відомості для розрахунку зарплати

Якщо ведеться форма Т-12, то заповнюється і цей розділ. Тут фіксуються відомості в основному про 2 формах виплати:

1. Власне зарплата (позначається 4-значним кодом 2000).
2. Виплати за відпускні дні (позначається кодом 2012).

Всі суми списуються з так званого кореспондуючого рахунку - він буде одним і тим же, незалежно від виду виплати.

Як завжди, робочий час фіксується з урахуванням сумарної кількості днів і годин.

В кінці документа ставлять підписи всі уповноважені співробітники:

• особа, яка здійснює документ (якщо такий є)
• представник відділу кадрів;
• начальник підрозділу.

Відео інструкція з оформлення

Відео коментар щодо заповнення:

додатковий лист

Є кілька випадків, коли самого табеля не вистачить, оскільки облік передбачає фіксування додаткової інформації. Тоді слід оформити ще один лист:

1. Якщо співробітник звільняється в середині місяця або на початку. В цьому випадку всі фактично відпрацьовані дні та години фіксуються саме на додатковому аркуші. А в бланку роблять запис «Звільнений» рівно тією датою, коли і відбулося звільнення. Потім документ здається разом з додатковим листом.
2. Також він знадобиться, коли працівник не працював, але при цьому на контакт не вийшов і про причини своєї неявки не повідомив. Якщо він так і не з'явився (або не взяв документів, що підтверджують поважність причини), і настав час здавати документ, ставиться код 30 (буквене позначення «ПН»).

У подібних випадках краще робити все позначки олівцем. Якщо згодом з'ясується, що працівник, наприклад, отримав лікарняний, слід проставити позначку за кодом 19 (літера «Б»).

Підсумований облік: особливості розрахунку

Якщо нормальна кількість годин (8 годин на день і 40 годин на тиждень) дотримуватися не вдається, то загальну тривалість фактично виробленого часу визначають як просту суму. Такий порядок існує на підприємствах, які:

• працюють цілодобово, позмінно;
• використовують гнучкий графік;
• організують вахтовий метод роботи.

Тоді основним поняттям стає обліковий період. - календарний місяць, 1 квартал або весь рік. Конкретний інтервал вибирається залежно від особливостей роботи підприємства. Наприклад, якщо передбачається праця в небезпечних і шкідливих умовах, то за основу береться період в 1 квартал.

Якщо протягом будь-якого часу працівник не виконував роботу з поважних причин, то цей час не враховується (тобто воно виключається повністю).

Нестандартні ситуації: що робити

У більшості випадків документ оформляти досить просто, оскільки облік заснований на рівномірному, однаковому розподілі робочого часу по кожному співробітнику. Однак подібний порядок нерідко порушується в силу певних обставин, наприклад:

1. Якщо колега відпрошується, і керівник не заперечує, то фіксують тільки фактично відпрацьовані години (цілим числом). Відсутність позначають позначкою «Я» або двома цифрами «01».
2. Якщо він захворів, то ставлять «Б», а в нижній частині поля залишають порожніми. Зрозуміло, наявність лікарняного - обов'язкова вимога для такої позначки.
3. Якщо був запланований відгул , І працівник взяв його за погодженням, відповідно до діючого порядку, ставлять позначення «НВ» (в цифровому варіанті код «28»). Бувають випадки, коли справжні причини відсутності тимчасово невідомі. Тоді можна поставити «НН», але в разі прояснення ситуації вибирається відповідне позначення, а «НН» закреслюється.
4. Якщо колега відправився у відрядження, позначають «К». Коли він офіційно повернеться і приступить до звичайних обов'язків, ставлять букву «Я».

Як внести зміни

Облік робочого часу передбачає фіксування інформації, яка може змінитися протягом дня або тижня, тому і табель передбачає можливість внесення змін. Коригування необхідно вносити для того, щоб відобразити фактичну ситуацію, істинність якої підтверджується документально.

При цьому існують 2 способи внесення виправлень:

1. Допускається наявність неточностей, але при цьому документ доповнюється так званим коригуючих бланком. Обидва папери подаються для перевірки разом.
2. Коригується вихідний документ, а додатковий бланк не складається. Тоді потрібно обережно перекреслити всі невірні дані. Це робиться за допомогою горизонтальної риси. Якщо помилкові відомості містяться в сусідніх полях, прокреслюється єдина лінія.

При цьому обов'язково вноситься відповідний запис, який детально пояснює ситуацію, наприклад:

Її можна зробити на найближчому вільному полі.

Відповідальність за некоректне ведення

Коректне ведення документа - прямий обов'язок компанії. В іншому випадку можуть послідувати досить відчутні штрафні виплати.

Цікаво, що в Трудовому кодексі немає як такої статті, яка встановлює відповідальність за відсутність табеля. Однак в КпАП вона є - це стаття 5.27. Регламентується, що відсутність документа призведе до штрафних санкцій:

1. Для відповідальних осіб від 1000 до 5000 рублів.
2. Для компанії як юридичної особи від 30000 до 50000 рублів.

У разі наявності табеля з помилками застосовуються інші заходи. Вони встановлюються в залежності від того, чи буде виявлено злий умисел, що спричинив ці помилки. Наприклад, компанія приписує співробітнику дні, фактично відпрацьовані, щоб «зменшити» свій прибуток і завдяки цьому оплатити менший податок. Санкції будуть застосовуватися відповідно до конкретних обставин порушення (багато в чому вони будуть залежати від суми).

Завантажити зразки бланків:

Бланк форми Т-12 (word)

Заповнений зразок табеля обліку робочого часу за формою Т-12 (word)

Порожній бланк форми Т-13

Поділитися посиланням: