Табель обліку робочого часу на 2019 рік: скачати безкоштовно в excel

  1. Хто зобов'язаний застосовувати табель обліку робочого часу?
  2. уніфіковані форми
  3. Як заповнювати табель робочого часу в 2019 році
  4. Позначення в табелі
  5. Відсутність співробітника на роботі
  6. Святкові дні під час відпустки
  7. Співробітник захворів під час відпустки
  8. Відрядження випала на вихідні
  9. Форма Т-12: чистий бланк і заповнення
  10. Форма Т-13: чистий бланк і зразок
  11. Форма ОКУД 0504421: чистий бланк і зразок
  12. Хто заповнює табель обліку робочого часу і як часто
  13. Термін зберігання табеля обліку робочого часу
  14. Облік і податки

Трудове законодавство зобов'язує роботодавців вести облік відпрацьованого співробітниками часу. Це правило зафіксовано в ст. 91 ТК РФ. Держкомстат РФ для цих цілей затвердив спеціальні форми табеля обліку робочого часу (РВ).

Розглянемо, які існують табеля обліку робочого часу і як правильно їх заповнювати. Скачайте чисті бланки безкоштовно в excel і зразки їх заповнення в 2019 році. У статті ви знайдете таблицю умовних позначень.

Зміст статті:

Хто зобов'язаний застосовувати табель обліку робочого часу?

Сьогодні організації можуть використовувати для обліку дві форми:

  • Ф. Т-12 - табель обліку робочого часу і розрахунку ВІД;
  • Ф. Т-13 - табель обліку робочого часу.

Ці форми використовуються підприємствами та ВП. Для бюджетних, автономних і казенних установ використовується форма ОКУД 0504421.

уніфіковані форми

За допомогою спеціальних форм обліку РВ відстежується відвідуваність кожного працівника.

Т-13 використовується там, де є автоматизовані системи (турнікети), які враховують прихід співробітників на роботу. Такі табеля оформляються в автоматичному режимі.

Форма Т-12 складається з розділів, де ведеться облік робочого часу і розрахунок по ВІД. Якщо в організації облік часу і розрахунки з працівниками ведуться окремо, то другий розділ форми може не оформлятися.

Детальніше про застосування форми ОКУД 0504421 читайте в окремій статті .

Як заповнювати табель робочого часу в 2019 році

Організація може використовувати розроблені форми табелів або доопрацювати документ на власний розсуд, доповнивши графами і рядками.

Власний варіант документа повинен містити реквізити, затверджені ч.2 ст.9 ФЗ № 402-ФЗ від 06.12.2011 , А саме: назва, дата оформлення, підписи осіб, відповідальних за достовірність інформації в документі і ін.

В табель вписують співробітника або вимикають зі списку на підставі наказу про прийом на роботу або звільнення трудового договору. Підставою для внесення інформації в форму є первинні документи, згідно яких відображаються причини явки і неявки на роботу, виконання робіт в особливому режимі, в надурочний час і ін.

Верхня частина форми містить найменування організації або структурного підрозділу. Далі вказується код ОКПО, номер і дата документа, звітний період.

Нижче в формі вказується інформація по кожному співробітнику: прізвище, ім'я, по батькові, табельний номер, дані про вихід на роботу, ОВ.

Позиції табеля розділені на два осередки. У верхній частині вказуються коди робочого часу, а в нижній частині - кількість годин і хвилин.

Позначення в табелі

У табелях використовуються умовні позначення, коди і скорочення для відображення подій. Так, прихід співробітника на роботу позначається буквою Я або цифрою 01, вихідний або святковий день - У або 26.

Використовувані в 2019 році позначення, коди і скорочення в табелі обліку робочого часу в формах 0504421, Т-12, Т-13:

Чи не заплутатися в позначеннях і перевірте табель обліку робочого часу

Розглянемо деякі ситуації використання в табелі часу кодів і літерних позначень.

Відсутність співробітника на роботі

Якщо співробітника не вийшов на роботу без поважної причини, то його керівник зобов'язаний скласти доповідну записку, подати її вищестоящому керівництву, скласти акт про відсутність працівника і запевнити його підписами свідків.

Коли працівник відсутній на робочому місці більше 4 годин на зміну з нез'ясованих причин, то в табелі така ситуація відображається позначенням НН. Пізніше ці відомості будуть змінені, коли з'ясується причина прогулу. Це може бути прогул або інша причина.

Святкові дні під час відпустки

Трапляється, що під час щорічної відпустки випадають святкові дні, які продовжують тривалість відпустки. В цьому випадку в формі обліку робляться записи: В - святкові дні, що припали на відпустку, ОТ - будні і вихідні під час відпустки.

Співробітник захворів під час відпустки

Якщо хвороба застала працівника під час відпустки, то на час лікування він має право оформити лікарняний лист. При наданні документа обліковець відпустку буде продовжено на кількість днів, зазначених у листі з непрацездатності.

У формі дні непрацездатності під час відпустки відображаються буквою Б, інші дні відпустки згідно наказу позначаються ВІД.

Невідгуляні частина відпустки через хворобу може бути використана відразу по його закінченні або перенесена на інший термін за узгодженням дати між роботодавцем і найманим працівником.

Відрядження випала на вихідні

Якщо службове відрядження випадає на вихідні дні, то це необхідно відобразити в формі позначенням К. Це не залежить від того, чи провадив працівник трудову діяльність в ці дні або відпочивав.

Форма Т-12: чистий бланк і заповнення

Ф. Т-12 затверджена постановою Держкомстату РФ № 1 від 05.01.2004 . Це таблиця, що складається з двох частин: з обліку робочого часу і ВІД. Найчастіше форма використовується в якості табеля обліку робочого часу.

Форма може складатися одна на весь персонал установи або розбиватися по підрозділах. Ведеться він помісячно, тому номер бланка зазвичай збігається з номером місяця. Період складання охоплює календарний місяць, останній день місяця вважається датою оформлення документа.

Форма може заповнюватися лише в ситуаціях невиходу на роботу із зазначенням причини. Дні виходів можуть бути не заповнені. Але така форма оформлення може привести до створення передумов для помилок. Тому рекомендується заповнювати всі осередки документа.

Підрахунок відпрацьованого часу проводиться кожні півмісяця. По завершенню місяця підбиваються підсумки. Облік ведеться по кожному працівнику.

Заповнюючи табель, необхідно враховувати нюанси. Неявка на роботу, яка враховується в календарних днях, відображається в документі кожен день, незалежно від того, робочий це день або вихідний. Неповний робочий день відбивається в годинах відповідно до фактично відпрацьованого часу, що передбачено умовами внутрішнього розпорядку. Понаднормова робота повинна бути за часом не більше зазначеної в наказі про виконання такої роботи. Внутрішні сумісники відображаються в формі, як двоє людей.

Завантажити чистий бланк форми Т-12 (excel) Завантажити чистий бланк форми Т-12 (excel)

Рекомендації щодо заповнення Рекомендації щодо заповнення

Форма Т-13: чистий бланк і зразок

Ф. Т-13 затверджена тим же наказом Мінстату РФ № 1 від 05.01.2004, що і форма Т-12.

Таблиці, що містяться в ф. Т-12 і Т-13 мають відмінності:

  • Інформація за кожен день по всім співробітникам у формі Т-12 проставляється по горизонталі послідовно від першого числа місяця і до останнього. В Т-13 осередки розбиті по 15 днів і розташовані вони в два яруси;
  • Для кожної людини відведено два осередки в Т-12 і чотири осередки в Т-13 для відображення причин явки або НЕ явки на робоче місце;
  • Т-13 в підсумковій частині містить графи для відображення кодів видів оплати і кореспондуючих рахунків бухобліку для обліку нарахованої зарплати. В Т-12 такі графи відсутні.

При внесенні відомостей по кожному співробітнику в першій або третій рядках вказується причина явки або неявки на роботу, а в другій і четвертій рядку - кількість відпрацьованого часу.

Завантажити чистий бланк форми Т-13 (excel) Завантажити чистий бланк форми Т-13 (excel)

Зразок заповнення форми Т-13:

Завантажити зразок заповнення форми Т-13 Завантажити зразок заповнення форми Т-13

Форма ОКУД 0504421: чистий бланк і зразок

Ф. 0504421 розроблена Мінфіном РФ і затверджена Наказом № 52Н від 30.03.2015 . У ній відображаються лише випадки відхилення від норми використання робочого часу, яке встановлено колективним договором.

Якщо є випадок відхилення від норми використання робочого часу, то по кожній людині у верхній частині осередку реєструється фактично відпрацьований час, а в нижній - його позначення, а також час роботи в нічну зміну. Якщо у одного працівника в день відбулося два випадки відхилень, то в нижній частині осередку запис робиться у вигляді дробу, де чисельник - це буквене позначення відхилення, а знаменник - час роботи. При наявності більше двох відхилень в день в однієї людини записи виробляються в кілька рядків.

Завантажити форму ОКУД 0504421 Завантажити форму ОКУД 0504421

Зразок заповнення форми ОКУД 0504421:

Зразок заповнення форми ОКУД 0504421:

Завантажити зразок заповнення форми 0504421 Завантажити зразок заповнення форми 0504421

Хто заповнює табель обліку робочого часу і як часто

Табель обліку робочого часу ведеться відповідальною особою, призначеною розпорядженням по установі. Це може бути бухгалтер по заробітній платі або кадровий фахівець. Функція з ведення повинна бути відображена в посадовій інструкції.

Форма заповнюється щодня, крім вихідних та святкових днів.

Відповідальна особа ставить на бланку свій підпис і вказує посаду. Стверджує табеля директор установи або керівник структурного підрозділу.

Відповіді на популярні питання на тему:

Чи потрібно в обліковій політиці прописувати вибір способу заповнення табеля обліку робочого часу Чи потрібно в обліковій політиці прописувати вибір способу заповнення табеля обліку робочого часу? - відповідь

Як відзначити в табелі роботу у вихідні Як відзначити в табелі роботу у вихідні? - відповідь

Чи потрібно вести табель для педагогів Чи потрібно вести табель для педагогів? - відповідь

Як відобразити в табелі роботу в свято у відрядженні Як відобразити в табелі роботу в свято у відрядженні? - відповідь

Термін зберігання табеля обліку робочого часу

Табеля повинні зберігається 5 років. це затверджено Наказом Мінкультури № 558 від 25.08.2010 . Якщо облік вівся на робочих місцях з шкідливими, важкими або небезпечними умовами, то термін зберігання табелів - 75 років. Детальніше про терміни зберігання документів читайте в окремій статті .

Облік і податки

Табель обліку робочого часу та ВІД необхідний для нарахування податків і зборів. За даними з табеля проводиться нарахування податку на прибуток із зарплати працівників. Якщо табеля відсутні, це загрожує установі застосування штрафних санкцій з боку податкових органів.

Відомості з табелів використовуються для нарахування допомоги за листками непрацездатності. Кількість днів хвороби, зазначених у табелі, має збігатися з даними в лікарняному листі. Інакше можуть бути проблеми з ФСС.

Також на підставі табеля складаються звіти з праці до органів статистики.

Хто зобов'язаний застосовувати табель обліку робочого часу?