Трудова книжка: внесення записів про прийом на роботу

Трудова книжка, незважаючи на всі розмови про її скасування, залишається основним документом працівника. І співробітники, відповідальні за ведення і зберігання трудових, знають, як важливо грамотно вносити в них записи. Добре, якщо Правила та Інструкція стали вашими настільними документами, ви вивчаєте всі публікації на цю тему, зберігайте добірку статей і посібників. Але на практиці часом складаються такі обставини, розібратися в яких за допомогою колег або нормативних правил виявляється важко. Ми допоможемо зорієнтуватися в плутаних ситуаціях і поповнимо вашу картотеку зразків записів до трудової книжки.

У цій статті ми не будемо зупинятися на загальних правилах ведення і заповнення трудових книжок, викладених в Трудовому кодексі РФ, Правилах ведення і зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки й забезпечення ними роботодавців (далі - Правила ), Затв. постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 «Про трудові книжки» , Та Інструкції щодо заповнення трудових книжок (далі - Інструкція ), Затв. постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 . Найбільш серйозні помилки допускаються кадровиками при заповненні розділу «Відомості про роботу». Про таких помилках і способах їх виправлення ми і поговоримо.

Читайте також:

При внесенні запису про прийом на роботу перш за все необхідно враховувати, заповнюється чи трудова книжка вперше, або в неї вноситься чергова запис в зв'язку з надходженням власника книжки на нове місце роботи.

При заповненні розділу «Відомості про роботу» вперше потрібно звернути увагу на наступне:

1) якщо до вступу на роботу вперше працівник проходив військову службу відповідно до Федерального закону «Про військовий обов'язок і військову службу», а також службу в органах внутрішніх справ, в Державній протипожежній службі МНС Росії, в установах і органах кримінально-виконавчому системи, органах податкової поліції, органах з контролю за обігом наркотичних засобів і психотропних речовин та митних органах, то в трудову книжку при заповненні розділу «відомості про роботу» спочатку вносяться відомості про службу, а потім про п іеме на роботу (подп. «а» п. 21 Правил);

2) не слід вносити в трудову книжку часто зустрічається на практиці, але не передбачену ні Правилами, ні інструкцією запис: «Стажу до надходження на роботу не мав».

Запис про прийом на роботу вноситься з дотриманням наступних правил.

Правило 1. Окремим рядком у вигляді заголовка в графі 3 розділу «Відомості про роботу» повинен бути вказаний роботодавець.

Якщо роботодавець - юридична особа, то вказується найменування організації (підприємства). Вимоги до реквізиту документів «Найменування організації» містяться в ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів » (П. 3.8):

• найменування організації повинно відповідати найменуванню, закріпленому в її установчих документах;
• найменування організації повинно бути вказано повністю;
• при наявності в установчих документах організації скороченого найменування воно наводиться в дужках нижче повного найменування або за ним.

Правило 2. Під заголовком - найменуванням роботодавця (без пропуску рядка) в графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься (без додавання 0 для номерів записів з 1 по 9).

Правило 3. У графу 2 вноситься дата прийому на роботу, а не дата внесення запису про роботу в трудову книжку. Відзначимо, що багатьох кадровиків бентежить невідповідність дат на титульному аркуші трудової книжки, де ставиться дата її первинного оформлення (не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу), і в змістовній частині, де необхідно вказати дату початку роботи, щоб надалі використовувати її і дату звільнення для підрахунку трудового стажу.

Зверніть увагу!
Дата на титульному аркуші трудової книжки може бути більш пізньої порівняно з датою в змістовній частині

Правило 4. У графі 3 робиться запис про прийняття або призначення до структурного підрозділу організації із зазначенням його найменування (якщо умова про роботу в конкретному структурному підрозділі включено в трудовий договір), найменування посади (роботи), спеціальності, професії із зазначенням кваліфікації.

Правило 5. У пункті 10 Правил міститься вимога про точній відповідності записів, внесених до трудової книжки, тексту наказу по особовому складу. Ця вимога нерідко сприймається працівниками кадрових служб не зовсім вірно: у трудову книжку дослівно переписується весь текст наказу, за винятком відомостей про оплату праці. В результаті в трудову вноситься інформація:

• про термін укладеного трудового договору;
• про встановлення працівникові випробування при прийомі на роботу (іноді із зазначенням терміну випробування);
• про причини відсутності працівника, для заміщення якого тимчасово прийнятий на роботу власник даної трудової книжки (відпустка по вагітності та пологах, хвороба, тривале відрядження);
• про тривалість роботи (неповний робочий день, неповний робочий тиждень);
• про характер роботи (рухомий, роз'їзний, в дорозі) і т. п. Зверніть увагу: внесення подібної інформації в запис про прийом на роботу не передбачено п. 3.1 Інструкції.

Подібна помилка, очевидно, відбувається через те, що не всі працівники, які відповідають за ведення трудових книжок, правильно розуміють, що саме в трудовій книжці має точно відповідати наказу. Тут варто пояснити, що згідно п. 3.1 Інструкції запис про прийом на роботу фактично є короткою випискою з наказу, в якій треба вказати, в яке структурний підрозділ і на яку посаду (за якою спеціальністю, професією) прийнято працівника до даного роботодавця. Саме ця інформація повинна точно відповідати наказу по особовому складу Інші відомості з нього в трудову книжку не переносяться.

Правило 6. У графі 4 вказуються дата і номер наказу чи іншого рішення роботодавця, згідно з яким проводиться прийом на роботу.

Правило 7. Записи про виконувану роботу вносяться в трудову книжку не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу (п. 10 Правил).

Досить поширеною помилкою є посвідчення записи про прийом на роботу підписом і печаткою. Це є прямим порушенням п. 3.1 інструкції , Так як реквізити, що засвідчують записи, внесені до трудової книжки (підписи та відбиток печатки), проставляються тільки при звільненні працівника.

Приклад неправильного внесення запису до трудової книжки працівника про прийняття на роботу вперше

збільшити зображення

Приклад правильного внесення запису до трудової книжки працівника про прийняття на роботу вперше

збільшити зображення

Я працюю в компанії, що має кілька філій в інших регіонах. Всі книжки зберігаються і оформляються в головному офісі. Нещодавно проводився аудит, і з'ясувалося, що у частини працівників філій назву філії в трудових книжках вказано в заголовку, в іншої - в самому записі про прийом на роботу, а у третіх взагалі вказано тільки найменування організації. Хотілося б привести все до єдиного варіанту оформлення, але для цього потрібно зрозуміти, як все-таки правильно робити записи про прийом на роботу співробітників філій.

Незалежно від форми ведення діловодства в організації, що має філії, при внесенні до трудових книжок працівників записи про прийом на роботу в філію в графі 3 розділу «Відомості про роботу» має зазначатися найменування цього відокремленого структурного підрозділу. Робитися це може по-різному: або в самому записі про прийом на роботу, або при вказівці найменування організації в заголовку.

Приклад внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу в відокремлений структурний підрозділ організації (варіант 1)

збільшити зображення

Приклад внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу в відокремлений структурний підрозділ організації (варіант 2)

збільшити зображення

У нашій компанії тільки керівник має право підписувати трудові договори. Через це недавно ми опинилися в непростій ситуації. З кандидатом на дуже важливу позицію були проведені співбесіди, він особисто зустрічався з керівником нашої організації, і той розпорядився запросити його на роботу з певного числа і навіть дав завдання на перший робочий день. Кандидат погодився з усіма нашими умовами, прийшов в офіс в призначений час, але саме в цей день керівник терміново поїхав у відрядження. Ми допустили нового співробітника до роботи в понеділок, а трудовий договір підписали і видали наказ тільки в середу. Як в цьому випадку повинна бути оформлена запис в трудовій книжці?

Трудові відносини виникають на підставі фактичного допущення працівника до роботи з відома або за дорученням роботодавця або його представника у разі, коли трудовий договір не був належним чином оформлений (ч. 3 ст. 16 ТК РФ). У цьому випадку роботодавець зобов'язаний оформити трудовий договір з працівником у письмовій формі не пізніше трьох робочих днів з дня фактичного допущення його до роботи (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Оскільки наказ про прийом на роботу видається на підставі укладеного трудового договору, він підписується більш пізнім числом, ніж дата фактичного початку роботи, що повинно знайти відображення і в запису про прийом на роботу, внесеної в трудову книжку.

Приклад внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу при фактичному допущенні працівника до роботи

збільшити зображення

Одна зі спеціальних норм інструкції (П. 3.1) і п. 20 Правил присвячені порядку внесення до трудової книжки запису про роботу за сумісництвом. Ця запис робиться за бажанням працівника за місцем основної роботи при пред'явленні документа, що підтверджує роботу за сумісництвом.

У графі 1 розділу «Відомості про роботу» трудової книжки ставиться порядковий номер запису, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу в якості сумісника, в графі 3 робиться запис про прийняття або призначення в якості сумісника в структурний підрозділ організації із зазначенням його найменування (якщо умова про роботу в конкретному структурному підрозділі включено в трудовий договір), найменування посади, спеціальності, професії, кваліфікації; в графі 4 пишеться найменування документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату і номер (як правило, довідка з місця роботи за сумісництвом з датою і номером наказу про прийом на роботу за сумісництвом).

У нашій організації кілька працівників трудяться на умовах внутрішнього сумісництва. Нещодавно один з них звернувся з проханням вказати роботу за сумісництвом в його трудовій книжці. Як правильно зробити такий запис?

Структура запису залежить від виду сумісництва. Так, при внутрішньому сумісництво не потрібно вказувати, в яку організацію було прийнято працівника на цих умовах.

Приклад внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу за внутрішнім сумісництвом

збільшити зображення

Внесення запису про прийом на роботу за зовнішнім сумісництвом вимагає вказівки в графі 3 найменування організації, куди оформився працівник. Крім того, представляється необхідним внести найменування цієї організації і в графу 4, так як посилання буде зроблена на наказ організації, яка прийняла працівника за сумісництвом.

Приклад неправильного внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу за зовнішнім сумісництвом

збільшити зображення

Приклад правильного внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу за зовнішнім сумісництвом

збільшити зображення

У нашому прикладі записи про прийом на основну роботу і роботу за сумісництвом слідують в трудовій книжці в прямому хронологічному порядку. Однак співробітник може подати довідку про роботу за сумісництвом в будь-який час, в тому числі тоді, коли він уже припинив працювати за сумісництвом, але раптом захотів внести цю інформацію в трудову книжку або якщо його робота в якості сумісника почалася ще до надходження на нинішню основну, але не була відображена в трудовій книжці як і раніше основним місцем роботи.

В Інструкції нічого не сказано про будь-які обмеження за часом для внесення в трудову книжку за бажанням працівника записів про роботу за сумісництвом, тому вони повинні бути зроблені тоді, коли співробітник попросить про це, представивши документ-підставу.

Як же слід внести запис про колишню або давно розпочату роботу за сумісництвом? Конкретного роз'яснення з цього питання в інструкції немає, значить, потрібно керуватися загальним правилом: у графі 2 вказати дату прийому на роботу в якості сумісника (а не дату внесення запису про роботу за сумісництвом), в графі 3 зробити запис про прийняття на роботу в якості сумісника (із зазначенням організації, структурного підрозділи і посади), в графу 4 вписати назву документа, на підставі якого внесено запис, з посиланням на його дату і номер.

Таким чином, при суворому дотриманні вимог інструкції порушується хронологія внесення записів про прийом на роботу: дата запису про прийом на основне місце роботи виявляється більш пізньої, ніж дата прийому на роботу за сумісництвом.

Приклад неправильного внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу за зовнішнім сумісництвом, що почалася раніше, ніж робота за основним місцем

збільшити зображення

Приклад правильного внесення до трудової книжки запису про прийом на роботу за зовнішнім сумісництвом, що почалася раніше, ніж робота за основним місцем

збільшити зображення

Незважаючи на очевидне незручність сприйняття записів, які прямують до зворотному хронологічному порядку, інший спосіб внесення в трудову книжку записів про «минулому» роботу за сумісництвом не можна визнати правильним.

Запис про прийом на роботу в трудовій книжці дублюється в третьому розділі особової картки працівника. Ознайомившись із записом в трудовій книжці про прийом на роботу, співробітник розписується в графі 6 третього розділу особової картки.

збільшити зображення

У наступних номерах «Довідника кадровика» ми розберемо інші складні ситуації, що виникають при внесенні записів до розділу «Відомості про роботу» трудової книжки .