➤ Кадрове діловодство з нуля покрокові інструкції 2019

1. Як організувати кадрове діловодство з нуля: вибір відповідальної особи
2. Алгоритм організації ведення кадрового діловодства з нуля
3. Кадрове діловодство з нуля: інструкція
4. Як оформити Інструкцію по кадровому діловодству?
5. Починаємо кадрове діловодство з нуля

Вивчаючи кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції 2019 допоможуть зорієнтуватися з чого почати. Яких ГОСТів дотримуватися, що робити кадровику - читайте в статті.

Зі статті дізнаєтеся:

Як організувати кадрове діловодство з нуля: вибір відповідальної особи

Кадрове діловодство ведуть в будь-якій організації, в якій застосовують найману працю. На щойно створеному підприємстві документами найчастіше займається керівник. У міру розвитку фірми обов'язки покладають на кадровика або структурний підрозділ.

Щоб спростити роботу з документами, складіть інструкцію з кадрового діловодства. Пропишіть в ній правила заповнення кадрових документів за новим ГОСТом. Редакція журналу «Кадрове справа» розібрала для вас, Створення шаблонів найпопулярніших кадрових документів . Перенесіть ці правила в свою інструкцію, і ви ніколи не допустите помилок в діловодстві.

Довідка: на початковому етапі, коли компанія тільки починає своє існування, а в її штаті немає співробітників або їх трохи, не потрібно створювати відділ або структурний підрозділ. З організацією кадрового діловодства впорається одна людина.

Беручи на роботу співробітника, вибирайте людей, які мають досвід роботи. Тільки вони можуть організувати кадрове діловодство з нуля, не вдаючись до допомоги сторонніх експертів. При укомплектуванні штату початківців кадровиків прикріплюйте до більш досвідченим наставникам.

Висока кваліфікація, досвід впливають на ефективність роботи фахівця, число помилок. Але так як закони періодично переглядаються, в них вносять суттєві поправки, відправляйте кадровиків, незалежно від їх стажу, на курси підвищення кваліфікації . Якщо співробітника не можна підмінити на деякий час, вибирайте дистанційний вид навчання.

Організовуючи кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції допоможуть зорієнтуватися, як підготувати накази і посадові інструкції, локальні акти компанії. Дотримуйтеся основних правил.

Алгоритм організації ведення кадрового діловодства з нуля

Для того, щоб організувати ведення кадрового діловодства з нуля користуйтеся затвердженими стандартами.

Важливо! З 1 липня оформляйте кадрові документи за новими правилами. З цієї дати вступив в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Щоб розібратися в особливостях обліку та кадрового документообігу в організації, потрібно пройти навчання. Дистанційні курси підійдуть як досвідченим, так і початківцям кадровикам.

Кадрове діловодство з нуля: інструкція

Зверніть увагу! Вища Школа Кадровика пропонує пройти прискорені дистанційні курси, які включають основи кадрового діловодства. За фактом їх завершення видається офіційний сертифікат, що підтверджує кваліфікацію. Отримана в ході навчання інформація дозволяє систематизувати знання, дізнатися про всі зміни в нормативній базі, уникнути помилок при подальшій роботі.

Після вивчення основної інформації, регламентуйте кадрове діловодство з нуля, покрокові інструкції. Так як єдиного поетапного плану, що позначає роботу кадровика, немає, складіть індивідуальний алгоритм дій. Враховуйте, що він не повинен суперечити пунктам посадової інструкції , З якої знайомили співробітника при працевлаштуванні.

Як оформити Інструкцію по кадровому діловодству?

відповідає Іван Шкловец заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості.

Законодавством не встановлено обов'язок роботодавця складати інструкцію, якщо кадрове діловодство починаємо з нуля. Однак на практиці організації та відомства використовують її у своїй діяльності. Типової інструкції з кадрового діловодства в законодавстві не передбачено, тому компанія може скласти її в довільній формі ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ ). При підготовці документа за основу можна взяти типові інструкції . Найменування і кількість тематичних розділів документа залежить від того, які процедури здійснює кадрова служба. Зазвичай кожен розділ присвячений окремій процедурі, яка регламентована трудовим законодавством ...

Починаємо кадрове діловодство з нуля

Крок №1. Створення нормативної бази

Визначте, які нормативні акти затребувані в роботі. Спирайтеся на сферу діяльності, умови праці, інші чинники. Найчастіше кадровики використовують такі документи:

• Трудовий кодекс - містить основні моменти по нормуванню робочого часу співробітників (гл. 15-16, 22). У ньому вказана тривалість, періодичність відпусток (гл. 19), особливості нарахування заробітної плати (гл. 21). Крім цього розписані права, обов'язки сторін трудових відносин.
• Постанова Держкомітету статистики від 04.01.2001 року за № 1 - в ньому представлені уніфіковані форми первинних документів, потрібних в кадровому обліку. Їх використання не є обов'язковим. Але в формах враховані графи і реквізити, які полегшують розробку індивідуальних шаблонів.
• Урядова постанова від 16.04.2003 року за № 225, яке допомагає в роботі з трудовими книжками.
• Методичку з ведення військового обліку, затверджену Генштабом ЗС РФ від 11.04.2008 року. Рекомендації дозволяють розпочати роботу з веденням військового обліку співробітників.
• Наказ Росстандарта від 17.10.2013 року за № 1185-ст, постанова Держстандарту від 03.03.2003 року за № 65-ст, наказ Мінкультури від 25.08.2010 року за № 558 та постанова від 15.06.2009 року за № 477. В них відображені стандарти діловодства, що полегшують повсякденну роботу.
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Співробітникові, який проходить навчання кадровому діловодству з нуля, забезпечте доступ до цих та інших нормативних актів. Поясніть кадровику, що він зобов'язаний стежити за змінами, оновленнями і виходом нових законів. Не забувайте самостійно поповнювати свої знання.

Зверніть увагу! Ручний моніторинг законодавства скрутний. На нього йде багато часу і сил. Щоб полегшити завдання, для отримання дозволу на інформаційні портали. Електронний журнал " кадрове Справа »І« система Кадри »Постійно поповнюються інформативними статтями, інструкціями, файлами і формами для скачування і багатьом іншим.

Крок №2. Складання кадрових документів, що беруть участь в діловодстві

Підготуйте документи або доручіть це зробити кадровику. Необхідно скласти правила внутрішнього трудового розпорядку, штатний розклад , Графік відпусток і інші акти, що регулюють роботу організації і діяльність співробітників.

У число обов'язкових документів, які заводять у міру укомплектування штату, входять наступні документи

• трудові договори;
• книга обліку руху трудових, які надають співробітники;
• книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;
• табель обліку часу роботи ;
• особові картки працівників;
• накази і документи-підстави для їх видання;
• посадові інструкції.

У ряді випадків потрібна підготовка колективного договору, положення про преміювання, комерційну таємницю, атестації та інших актів. Своєчасно час перегляду в інтернеті документи, вносите коригування, виправляйте виявлені недоліки. пропишіть особливості ведення діловодства в інструкції .

Порада від редакції: правильно зберігайте паперу , Щоб виконувати всі умови. Це дозволить уникнути штрафів. Враховуйте, що навіть ненавмисна псування паперів призводить до проблем при перевірках.

Крок №3. Затвердження документів, їх бланків

Якщо є зауваження щодо змісту або формі документів, бланків кадровик усуває їх і погоджує з керівником заново. Після чого документи, що впливають на кадровий та бухгалтерський облік, відображають в обліковій політиці організації.

Крок №4. Призначення відповідальної особи за ведення, облік трудових книжок

У невеликих компаніях роль відповідальної особи виконує керівник або кадровик, у великих компаніях призначають окремого співробітника. Він повинен дотримуватися основних правил ведення документа. Як вносити записи в 2019 році розповіли експерти « системи Кадри ».

висновок

Якщо ви організуєте кадрове діловодство, навчання 2019 допоможе уникнути помилок, які тягнуть за собою накладення штрафів. Без проходження курсів складно розібратися в основах, законах. Не забувайте надсилати кадровиків компанії на підвищення кваліфікації. Своєчасно надавайте їм журнали, в яких йдеться про зміни в трудовому законодавстві.