➤ Документи необхідні при прийомі на роботу трудовий кодекс

1. Які документи співробітник зобов'язаний надати кадровику
2. Читайте в журналі «Кадрове справа»
3. Обов'язковий перелік документів при прийомі на роботу
4. Список обов'язкових документів при прийомі на роботу (ТК РФ)
5. Додаткові документи, що подаються при прийомі на роботу
6. Додатковий список документів при прийомі на роботу

Розповімо, що врахувати при працевлаштуванні: які документи потрібні всім працівникам, а які - тільки в особливих випадках. Два переліку, обов'язковий і додатковий, заборонений список для кадровика і основні зразки ви знайдете в статті.

Скачайте всі документи, які потрібно запросити при прийомі на роботу:

Які документи співробітник зобов'язаний надати кадровику

Перед оформленням трудового договору здобувач знайомиться з нормативними актами компанії і подає документи, необхідні для працевлаштування. На їх підставі кадровик оформляє особисту картку, ставить нового співробітника на військовий облік, заповнює трудовий договір і наказ про прийом на роботу. Всі оригінали документів, за винятком трудової книжки, відразу ж після завершення необхідних кадрових процедур повертаються власнику. Заповнену трудову книжку зберігають у відділі кадрів аж до звільнення працівника, і видають йому на руки в день остаточного розрахунку.

Іноді стан переданого в відділ кадрів документа викликає обґрунтовані побоювання. Порівняно або неакуратно вклеєні сторінки, вигорілі або залиті напоями записи можуть стати проблемою для кадровика, адже мова йде про важливої ​​документації, на підставі якої вважається стаж, нараховуються виплати, надаються пільги.

Читайте в журналі «Кадрове справа»

Забороняється вимагати не передбачені законом документи для працевлаштування: ТК РФ не дозволяє виходити за рамки переліку, що складається всього з п'яти пунктів, і розширює його лише в окремих випадках. Наприклад, щоб працювати у шкідливих та небезпечних умовах, слід пройти попередній медогляд і отримати висновок, що підтверджує відсутність протипоказань (ст. 213 ТК РФ). А педагоги і авіаційний персонал пред'являють довідку про відсутність судимості (ст. 331 ТК РФ, ст. 52 Повітряного кодексу РФ). Кадровик повинен знати, які документи потрібні для працевлаштування в кожному конкретному випадку, не виходити за рамки своїх повноважень і дотримуватися право працівника на недоторканність приватного життя.

Обов'язковий перелік документів при прийомі на роботу

Всі обов'язкові документи при прийомі на роботу перераховані в статті 65 ТК РФ. З ними слід ознайомитися, перевіривши термін дії і справжність. Переконайтеся, що на бланку є водяні знаки, серійний номер, печатки та інші захисні елементи. Закон не забороняє роботодавцям уточнювати достовірність дипломів, паспортів, ліцензій та інших документів через сайти і портали державних послуг, а також надсилати письмові запити в МВС, Рособрнадзор та інші інстанції.

Список обов'язкових документів при прийомі на роботу (ТК РФ)

1. Трудова книжка

Основний документ працівника, який підтверджує стаж і містить відомості про ключові етапи кар'єри - посадах, які вони займають на попередніх місцях роботи, перекладах і заохочення, причини та обставини звільнень. Запис про прийом на роботу з посиланням на наказ вносять до трудової книжки кожного співробітника, який пропрацював в організації понад п'ять днів.

1. Паспорт або інший документ, що засвідчує особу

Основним підтвердженням особи громадянина РФ вважається внутрішній паспорт, але якщо він загублений, вкрадений, зіпсований або недійсний, попросіть інший документ. Наприклад, тимчасове посвідчення особи, яке видають на час заміни паспорта (постанова Уряду РФ №91 від 12.02.2003).

Увага! Ні водійські права, ні закордонний паспорт не посвідчують особу на території Росії, тому оформляти працевлаштування на їх підставі не можна!

1. СНІЛС

Страховий номер індивідуального особового рахунку в системі пенсійного страхування привласнюють при першому працевлаштуванні. Коли співробітник отримує роботу вперше, роботодавець зобов'язаний оформити йому трудову книжку і страхове пенсійне свідоцтво (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Щоб його отримати, подайте завірену працівником анкету застрахованої особи (форма АДВ-1) разом з описом переданих документів (форма АДВ-6-1) до територіального відділення ПФР.

1. Документи військового обліку

До них відносять військовий квиток, посвідчення призовника або офіцера запасу, в тому числі тимчасове (постанова Уряду РФ №719 від 27.11.2006). Пред'являються при працевлаштуванні усіма військовозобов'язаними громадянами РФ. У іноземців, незалежно від статусу, військовий квиток не вимагають, оскільки на військовий облік на території РФ їх ​​не ставлять і на службу не закликають.

1. Дипломи та інші документи для працевлаштування на роботу, що підтверджують кваліфікацію

Якщо посада вимагає спеціальних знань або спецпідготовки, попросіть працівника підтвердити їх наявність. Документи про освіту, отриману за кордоном, визнаються автоматично, якщо освітня установа включено до переліку, затвердженого розпорядженням Уряду РФ №2777-р від 30.12.2015.

Увага! Документи, отримані в інших іноземних освітніх установах і не підпадають під дію міжнародних договорів, визнаються тільки через Рособрнадзор. В цьому випадку до диплому додається свідоцтво про визнання (додаток №1 до наказу Міністерства освіти та науки Росії №975 від 22.08.2013).

Якщо працівник відмовився надати паспорт або будь-який інший документ з числа обов'язкових, йому можна обґрунтовано відмовити в працевлаштуванні, пославшись на вимоги статті 65 ТК РФ. Таким же чином дійте, якщо виявили підробку.

Додаткові документи, що подаються при прийомі на роботу

Додаткові документи вимагайте тільки в законодавчо визначених випадках. Цим правилом роботодавці, на жаль, часто нехтують. Наприклад, багато комерційні організації вимагають у претендентів ІПН (ідентифікаційний номер платника податків), хоча в статті 65 ТК РФ цей документ не згадується. Тому така вимога вважається незаконним, так само як і відмова прийняти здобувача на роботу лише тому, що він не надав ІПН.

Увага! Ідентифікаційний номер дійсно необхідний для оформлення працевлаштування лише в деяких випадках, наприклад, при укладенні контракту з державним цивільним службовцям (ст. 26 закону №79-ФЗ від 27.07.2004).

Додатковий список документів при прийомі на роботу

1. Довідка про відсутність судимості або факту кримінального переслідування

Потрібна для виконання роботи, до якої не допускають осіб з судимістю. Заборона на працевлаштування раніше судимих ​​осіб діє:

• в сфері освіти, виховання, охорони здоров'я, соціального захисту та розвитку неповнолітніх;
• відносно співробітників прокуратури, служби судових приставів, федеральної служби безпеки, митних органів та відомчої охорони;
• при наборі авіаційного персоналу.

Довідка, що складається з корінця та основної частини, видається органами МВС. Корінець зберігається протягом 5 років у відділенні МВС, що видав довідку, а основну частину працівник отримує на руки і пред'являє при працевлаштуванні.

Увага! Довідки про несудимість часто підробляють, тому ретельно перевіряйте наявність обов'язкових реквізитів - гербової печатки, номера бланка, дату видачі, підписи посадових осіб.

1. Довідка про незастосування до працівника адміністративного покарання за вживання наркотичних або психотропних речовин

Потрібно для працевлаштування на судно або в службу авіаційної безпеки, для виконання робіт, пов'язаних з рухом поїздів, маневруванням, забезпеченням транспортної безпеки. Видається відповідно до регламенту, затвердженого наказом МВС Росії №665 від 24.10.2016.

1. Медичний висновок про відсутність протипоказань до роботи

Оформляється перед направленням співробітника в райони Крайньої Півночі і прирівняні до них місцевості , А також на шкідливі, небезпечні, виконувані вахтовим методом або пов'язані з хімічною зброєю роботи.

1. Медична книжка

Оформляється для роботи в організаціях громадського харчування, харчової промисловості і торгівлі, в поліклініках та інших лікувально-профілактичних установах, в школах і дитячих садах. Форма документа, затверджена наказом Росспоживнагляду №402 від 20.05.2005, являє собою типовий бланк з декількома ступенями захисту.

Оформити медичну книжку може як сам працівник, так і роботодавець. Для цього слід звернутися в територіальний центр гігієни та епідеміології, оплатити медогляд і здачу аналізів, а в деяких випадках - професійну гігієнічну підготовку та атестацію (лист МОЗ Росії №1100 / 2196-0-117 від 7.08.2000).

1. Довідка про проходження попереднього медогляду

Потрібна для пристрою на зайняття посад, пов'язаних з рухом транспорту, шкідливими або небезпечними умовами праці, підземними роботами. Неповнолітні працівники зобов'язані проходити попередній медогляд і пред'являти довідку за формою 086 / у перед прийомом на будь-яку роботу, навіть найлегшу.

1. Патент, дозвіл на роботу або тимчасове проживання, в ід на проживання, поліс добровільного медичного страхування

Це необхідні документи для працевлаштування іноземців. Їх запитують з урахуванням статусу працівника:

• тимчасово проживають пред'являють дозвіл на тимчасове проживання;
• які постійно проживають пред'являють вид на проживання;
• тимчасово перебувають пред'являють дозвіл на роботу або патент (за винятком іноземців - громадян країн ЄАЕС), а також діючий поліс ДМС.

Висококваліфікованих іноземних фахівців приймайте на роботу в особливому порядку - за спрощеною процедурою і без урахування квот на видачу запрошень на в'їзд, в тому числі для членів сім'ї співробітника. Дізнайтеся, які документи потрібні для прийому на роботу висококваліфікованого іноземця .

1. Заява про прийом на роботу

В обов'язковому порядку подають при прийомі на державну цивільну або муніципальну службу, в добровільному - якщо відповідна норма закріплена локальними нормативними актами роботодавця. Деталі - в статті «Заява про прийом на роботу».

1. Письмова згода батьків, дозвіл органів опіки

Для прийому на роботу підлітка до 15 років потрібна згода одного з батьків або опікунів, а якщо працівникові ще немає 14 років - ще й дозвіл органу опіки та піклування. Перш ніж дати роботу підлітку, переконайтеся, що вона не перешкодить процесу навчання і не здатна завдати шкоди здоров'ю.

Згода на працевлаштування неповнолітнього підлітка

1. Індивідуальна програма реабілітації

Запитується, якщо компанія приймає в штат інваліда. Програма розробляється державними установами МСЕ (медико-соціальної експертизи) і обов'язково містить рекомендації по спеціальному оснащенню робочого місця, адаптації та професійної орієнтації працівника. Поставтеся до них серйозно: небажання обладнати робочі місця для інвалідів може вилитися в адміністративний штраф до 20 000 рублів або призупинення діяльності на строк до 90 діб.

Увага! Якщо інвалід відмовляється виконувати вимоги реабілітаційної програми, попросіть його оформити відмову в письмовому вигляді - тільки так в разі спору ви зможете довести, що організація виконала свою частину зобов'язань.

1. Довідка про умови праці за основним місцем роботи

Оформляють при прийомі зовнішнього сумісника на «шкідливу» посаду.

Зразок довідки про характер і умови праці за основним місцем роботи

Закон забороняє одночасно працювати в двох і більше місцях з небезпечними або шкідливими умовами праці, роблячи виняток лише для педагогічних, фармацевтичних і медичних працівників, а також для тих, хто зайнятий у сфері культури. Робочий час цих категорій персоналу строго нормується (постанова Мінпраці Росії №41 від 30.06.2003).

1. Довідка про доходи працівника, його дружини і неповнолітніх дітей

Потрібна при прийомі на роботу керівника федерального державного унітарного підприємства. На комерційні організації дана вимога не поширюється.

1. Письмова згода на обробку персональних даних (ПД)

Знадобиться для отримання, зберігання і передачі будь-яких відомостей особистого характеру, крім тих, які необхідні для виконання умов трудового договору та заповнення особової картки (форма Т-2). Наприклад, якщо ви хочете дізнатися адресу персональної електронної пошти співробітника, розмістити його фото на пропуск або передати отримані дані третім особам. За обробку ПД з порушеннями компанії загрожує штраф до 75 000 рублів, а винному посадовій особі - до 20 000 рублів.

Увага! Працівник має право в будь-який момент відкликати свою згоду на обробку персональних даних, написавши заяву в довільній формі.

Не можна вимагати у працівників документи, прямо або побічно порушують їх права і не передбачені трудовим законодавством:

• зобов'язання не влаштовуватися на роботу в конкуруючі фірми;
• не брати лікарняні;
• заяву на виплату зарплати один раз на місяць;
• заяву на заміну відпустки грошовою премією;
• довідку про відсутність вагітності.

висновок

Оформляючи прийом на роботу, запитайте обов'язковий пакет документів, передбачений статтею 65 ТК РФ: паспорт, трудову книжку, СНІЛС, оригінали дипломів і атестатів, у військовозобов'язаних - військовий квиток або посвідчення призовника. Якщо працевлаштування перше в житті працівника, заведіть йому трудову книжку і оформите страхове пенсійне свідоцтво. Інші документи - довідки, свідоцтва, патенти - вимагайте тільки в разі потреби, з урахуванням актуальних законодавчих норм.