Ведення табеля обліку робочого часу

1. Відповідальні за ведення табеля обліку робочого часу
2. Присвоєння табельних номерів
3. Типову форму № П-5 слід адаптувати для потреб організації
4. Затвердження Положення про облік використання робочого часу

Табель обліку робочого часу є підставою для нарахування заробітної плати працівникам, які перебувають у трудових відносинах з організацією. Також табель є важливим джерелом відомостей для заповнення багатьох форм державних статистичних спостережень. Втім, порядок складання та оформлення табелів обліку використання робочого часу законодавчо не нормований.

Зараз єдиним нормативним актом, який безпосередньо стосується табеля обліку використання робочого часу , є наказ Держкомстату України від 05.12.2008 № 489 (Далі -Наказ № 489), яким затверджена і введена в дію з 1 січня 2009 року типова форма № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».

Наказом № 489 визначено, що форма № П-5 має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень; при необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку робочого часу в організації.

Читайте також: Табель обліку робочого часу: особливості заповнення

Отже, на підставі типової форми № П-5 в кожній організації повинна бути розроблена і затверджена власна форма табеля, яка буде враховувати специфіку роботи організації. Втім, затвердження лише форми табеля недостатньо. Організація також повинна визначити порядок ведення та оформлення табелів обліку робочого часу, терміни і порядок їх надання в бухгалтерську службу організації. Реалізувати це на практиці можна шляхом розробки і затвердження окремого внутрішнього нормативного акта організації, наприклад, Положення про табельний облік або Положення про облік використання робочого часу (далі - Положення).

Відповідальні за ведення табеля обліку робочого часу

Доручати ведення обліку робочого часу слід тільки особам, які мають можливість регулярного контролю за перебуванням працівників на роботі. Це викликано тим, що табель повинен відображати фактичне використання робочого часу, а не «планове» (тобто «заплановане» графіками роботи, наказами про відпустки, відрядження або «дозволене» листами непрацездатності, довідками тощо).

Особами, які мають можливість регулярного контролю за перебуванням працівників на роботі, як правило, є керівники структурних підрозділів або їх заступники. У великих організаціях функцію ведення табелів в основному виконують табельщики. Часто ці працівники входять до складу кадрової служби, але порядок їх роботи, робочі місця визначаються так, щоб вони мали можливість контролювати прихід / відхід «контрольованих» працівників: на роботу або з роботи, на перерву або з перерви.

Читайте також: Неповний робочий час: що це таке і як його ввести

Нерідко функцію складання табелів покладають на одного з працівників кадрової служби (інспектора з кадрів, менеджера з персоналу, начальника відділу кадрів і т.д.). Однак цей варіант доречний тільки в наступних випадках:

• організація має невелику чисельність персоналу і всі працівники зосереджені в одному приміщенні, що дозволяє «табельнику» постійно контролювати дотримання працівниками трудової дисципліни;

• в організації впроваджена система щоденного «інформування» про присутність / відсутність працівників на робочих місцях, запізнення, передчасний відхід з роботи (наприклад, відповідна інформація, завірена особистим підписом керівника підрозділу, щодня подається особі, відповідальній за облік використання робочого часу, або при складанні табелів використовуються відомості, отримані з системи електронного обліку приходу / відходу співробітників).

В інших випадках кадровику досить важко контролювати присутність співробітників на робочих місцях, а значить, цілком вірогідні помилки в табелях, і відповідно, в нарахуванні заробітної плати.

Читайте також: Ненормований робочий час: до кого застосовувати і як враховувати

Присвоєння табельних номерів

Систему присвоєння та використання табельних номерів кожна організація розробляє самостійно і закріплює в Положенні. Табельні номери можуть, наприклад, збігатися з порядковими номерами в Журналі реєстрації прийнятих працівників або присвоюватися по системі, розробленої за іншими принципами. Деякі організації як табельні номери використовують ідентифікаційні номери осіб, але варто зауважити, що табельними номерами, які складаються з великої кількості цифр, дуже складно користуватися.

Також, при необхідності, в Положенні можна передбачити порядок заміни табельного номера в разі переведення працівника на іншу посаду або в інший структурний підрозділ.

Положення про облік використання робочого часу має бути погоджено з іншими внутрішніми актами організації

Норми, встановлені Положенням, не повинні суперечити чинному законодавству і повинні узгоджуватися з нормами всіх інших внутрішніх нормативних актів організації.

приклад

Якщо в Положенні обов'язки з ведення та оформлення табелів покладаються на певних працівників, то про це повинно бути зазначено в їх посадових (робочих) інструкціях. Якщо в Положенні визначено особливий порядок обліку робочого часу певних категорій працівників, то в посадових інструкціях цих працівників повинен бути викладений відповідний порядок організації їх праці, робочого часу, звітності тощо.

Типову форму № П-5 слід адаптувати для потреб організації

Типову форму табеля № П-5, затверджену Наказом № 489, доцільно відредагувати відповідно до потреб організації.

приклад

Всі працівники організації працюють за графіком п'ятиденного робочого тижня в одну зміну. Чи потрібно в цьому випадку включати в табель графи для внесення умовних позначень, що відображають роботу в нічний і вечірній час, які передбачені типовою формою № П-5?

Безумовно, немає. Кожна графа табеля повинна бути інформативною, немає необхідності захаращувати табель зайвими графами.

приклад

Різні підрозділи організації працюють в різних режимах і за різними графіками. Чи можна розробити різні форми табеля з урахуванням графіків роботи?

Так, можна і навіть доречно. Для організації, де структурні підрозділи або працівники певних категорій працюють в різних режимах і за різними графіками, можна затвердити кілька варіантів табелів. В цьому випадку слід ввести для кожного виду табеля власний індекс, а в Положенні визначити, який саме табель має використовувати кожен структурний підрозділ.

Затвердження Положення про облік використання робочого часу

Положення та форму (форми) табеля доцільно стверджувати наказом керівника організації. У цьому наказі також необхідно визначити терміни запровадження Положення в дію, порядок ознайомлення з Положенням осіб, відповідальних за ведення обліку використання робочого часу.

Після затвердження Положення реєструється у відповідній обліковій формі, наприклад, в Журналі реєстрації внутрішніх документів.