Виписка з штатного розкладу

  1. У яких випадках потрібно виписка з штатного розкладу
  2. Чим відрізняється виписка від оригінального документа
  3. Як скласти виписку з штатного розкладу
  4. Хто видає і запевняє виписку з штатного розкладу в 2019 році
  5. Термін дії виписки

Виписка з штатного розкладу в 2019 році може знадобитися як співробітнику, так і самої організації. Розповідаємо про те, як правильно її оформити, пропонуємо завантажити зразок

Читайте в нашій статті:

У яких випадках потрібно виписка з штатного розкладу

Відомості з документів організації співробітник може отримати тільки у вигляді виписок, зміст яких відноситься безпосередньо до нього. Це ж стосується і штатного розкладу , Яке, крім цього, досить об'ємний масив даних, а також внутрішній документ, зміст якого становить комерційну таємницю.

Виписка з штатного розкладу в 2019 році може знадобитися працівникові для пред'явлення в держоргани, наприклад, до Пенсійного фонду, в ФСС (Фонд соціального страхування), в банк або іншу кредитну організацію, до податкової інспекції або ГІТ (трудової інспекції), а також в судові органи в разі розгляду трудових спорів.

Крім того, виписка може знадобитися юридичній особі для участі в тендері на виконання держзамовлення або для вступу в СРО.

Чим відрізняється виписка від оригінального документа

Як правило, штатний розпис містить три основні розділи:

По-перше шапка, яка містить заголовок документа, дату його затвердження, термін дії, реєстраційний номер.

По-друге основний розділ, що містить найменування структурних підрозділів, кількість і склад штатних посад із зазначенням кваліфікацій, надбавки і тарифні ставки за посадами.

По-третє заключний розділ, в якому вказані посади, прізвища та ініціали укладачів документа, їх підписи, а також реквізити юридичної особи.

Виписка з штатного розкладу містить тільки ту інформацію, яка міститься в основному розділі і стосується конкретного співробітника. Передати співробітнику або організації інформацію про інших співробітників в повному вигляді - значить порушити вимоги законодавства про персональні дані. Тому при складанні виписки може використовуватися скорочена форма подання інформації та бути відсутнім відомості, які стосуються предмета запиту. У виписці також можуть бути представлені вибіркові відомості в довільному порядку.

Читайте також:

Як скласти виписку з штатного розкладу

Форма документа може бути розроблена і затверджена роботодавцем самостійно. Важливо, щоб у виписці з штатного розкладу були передбачені поля, в які буде внесена наступна інформація та реквізити:

  • повне та скорочене найменування підприємства;
  • присвоєні підприємству коди по ОКУД і ОКВР;
  • найменування документа, його реєстраційний номер і дата видачі;
  • інформація про оригінал: найменування, номер і дата наказу, яким було затверджено штатний розпис , Термін його дії, загальна кількість штатних одиниць в даній організації.

Основну частину для зручності сприйняття краще оформити в табличній формі. Так, виписка з штатного розкладу в Excel може містити графи:

  1. Найменування структурного підрозділу підприємства.
  2. Спеціальний код підрозділу.
  3. Найменування посади, професії, спеціальності з вказівкою розряду, категорії, кваліфікації.
  4. Кількість штатних одиниць, що працюють в даній посаді.
  5. Оклад (тарифна ставка) з даної посади.
  6. Всі види і величина надбавок, якщо вони є.
  7. Підсумкова сумарна величина заробітної плати.
  8. Примітка.

Основне завдання кадровика - скласти документ таким чином, щоб інформація була достовірною, відповідала оригіналу і не містила зайвих даних.

Завантажити зразок випіскі.xlc >>>

Читайте також:

Хто видає і запевняє виписку з штатного розкладу в 2019 році

Виписка з штатного розкладу в 2019 році підписується начальником відділу кадрів, головним бухгалтером або особою, уповноваженою на складання цих документів. Якщо документ видається за заявою співробітника, він також повинен поставити свій підпис під написом «Копія вірна». Запевнити документ своїм підписом повинен керівник або головний бухгалтер. Кожен підпис повинна мати розшифровку із зазначенням посади, прізвища та ініціалів.


Щоб виписка мала юридичну силу, вона повинна мати всі необхідні для такого виду документів реквізити. Її форма і зміст повинні бути затверджені локальним нормативним актом роботодавця . Цим же актом необхідно встановити єдині правила видачі та оформлення виписок. Довільний заповнення має відповідати меті запиту і не відноситься до цих важливих реквізитами.

Незалежно від того, з якою метою була потрібна виписка з штатного розкладу в 2019 році - за заявою співробітника або при оформленні організацією документів на тендер або вступу в СРО, оформленням її займається уповноважена на це особа. Його повноваження повинні бути підтверджені наказом і входити в посадові обов'язки, перераховані в трудовому договорі або посадовій інструкції. Це може бути співробітник відділу кадрів або бухгалтерії. Найчастіше саме кадровий працівник оформляє цей документ.

Зверніть увагу!

Інформація про всі видані виписках повинна вноситися до спеціального журнал обліку видачі подібних документів. Цей журнал також веде уповноважена особа - фахівець з діловодства або кадровик.

Читайте також:

Термін дії виписки

Виписка з штатного розкладу дійсна, поки новий штатний розклад не вступить в силу, як правило не більше року, термін зберігання яких становить 5 років.

Читайте також: