Віза узгодження

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Реквізити візи узгодження документа
3. Віза узгодження наказу
4. Хто погоджує наказ?
5. терміни узгодження
6. Черговість отримання віз узгодження
7. У число реквізитів візи узгодження наказу входять:
9. Віза узгодження: приклад оформлення
10. Віза узгодження документа. зразок

Як виключити помилки при складанні і затвердженні документації? Як переконатися, що службовий документ відповідає потребам компанії і не суперечить локальним актам? Отримати візу узгодження з усіма зацікавленими посадових осіб.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Віза узгодження документа: коли і ким ставиться?

Складання службової документації, як правило, починається з розробки проекту. Відповідальна посадова особа оформляє чорновий варіант офіційного документа, щоб згодом мати можливість доопрацювати його відповідно до потреб організації. Це необхідно, щоб всі зацікавлені посадові особи переконалися в тому, що дана службова папір дійсно необхідна, доцільна, містить актуальні відомості і не дублює існуючу документацію.

Перш ніж передати проект на підпис генеральному директору, виконавець повинен узгодити проект з усіма фахівцями в тих областях, яким він присвячений. При цьому колеги можуть або погодитися з викладеним, або запропонувати свої варіанти тих чи інших положень.

Важливою причиною того, що процедура візування необхідна при складанні основних документів компанії, можна вважати необхідність усунення знеособлення в управлінських процесах. Керівництву компанії завжди необхідно знати, хто несе відповідальність за те чи інше адміністративне рішення. Віза дозволяє встановити, якої думки щодо того чи іншого локального акта дотримуються фахівці організації.

Коло посадових осіб, які беруть участь у процедурі, встановлюється самою організацією. Так укладач проекту може самостійно визначити перелік узгоджувальних інстанцій виходячи зі змісту документа. Правила отримання та оформлення візи можна закріпити в локальному нормативному акті - Інструкції з діловодства або табелі форм документів.

Реквізити візи узгодження документа

В сучасному діловодстві використовуються два схожих терміна: віза узгодження і гриф узгодження. Незважаючи на те, що ці реквізити відображають одну і ту ж суть - згоду посадової особи до положень документа, він носять різний характер сфери застосування.

Процедура може відбуватися і в середині організації, так за її межами. Залежно від цього поділяють внутрішнє і зовнішнє узгодження. Віза застосовується для затвердження всередині компанії, а гриф - за участю сторонніх організацій.

Віза

гриф

Визначення по ГОСТ:

реквізит, що фіксує згоду або незгоду посадової особи зі змістом документа

реквізит, що виражає згоду третьої сторони, яка не є автором документа, з його змістом

Ким проставляється?

• підрозділами, які беруть участь в реалізації документа (виконавцями);

• юридичною службою;

• заступником керівника з відповідних питань;

• підлеглими і непідлеглими органами;

• вищестоящими відомствами;

• органами державного і відомчого контролю;

• науково-дослідними організаціями;

• громадськими організаціями;

Що включає?

• найменування посади узгоджувального;

• особистий підпис;

• розшифровка;

• дата.

• слово ПОГОДЖЕНО

• найменування посади особи, яка поставила візу узгодження;

• найменування організації;

• особистий підпис;

• розшифровка;

• дата.

Якщо згода підтверджується окремим документом (листом, протоколом) після слова ПОГОДЖЕНО вказують вид документа, його номер і дату.

Приклади документів:

• розпорядчі та організаційні документи;

• типові форми документації;

• технологічні акти;

• договори;

• довіреності;

• договори;

• контракти;

• кадрові документи, що вимагають узгодження з профспілкою;

Ще одним важливим відмінністю цих форм твердження є те, що документ можна завізувати навіть якщо проект не одбрен повністю. У цьому випадку згода особа оформляє свої зауваження на окремому аркуші і докладає їх до документа. Вказівка ​​на наявність зауважень і доповнень вноситься в візу.

Читайте також:

Віза узгодження наказу

Внутрішнє узгодження наказів організації - одна з важливих діловодних процедур. З її допомогою можна переконатися в тому, що проект наказу задовольняє всім потребам компанії, який суперечить чинним локально-нормативним актам, містить всі необхідні положення і не дублюють іншу організаційно-розпорядчу документацію. Віза з зауваженнями відповідальних посадових осіб в даному випадку дозволяє оперативно внести в проект всі необхідні виправлення і доопрацювати його.

Правила цієї процедур повинні бути прописані в Інструкції з діловодства компанії. Необхідно заздалегідь визначити:

Довідка

Хто погоджує наказ?

Коло відповідальних осіб визначається самою організацією. Як правило, в нього входять:

1. укладачі проекту наказу;
2. виконавці, співробітники, яким даються доручення;
3. представники юридичної служби організації;
4. співробітники служби діловодства;
5. головний бухгалтер компанії;
6. інші зацікавлені посадові особи (при необхідності);

терміни узгодження

Для різних вдів розпорядчої документації терміни узгодження визначаються індивідуально. Вони залежать від важливості даного документа в системі управління, його складності, кількості етапів утвердження, числа узгоджувальних посадових осіб.

Черговість отримання віз узгодження

З порядком роботи необхідно ознайомити під розпис всіх співробітників організації, чия діяльність може бути пов'язана з підготовкою проектів наказів.

Віза узгодження наказу проставляється на зворотному боці останнього аркуша проекту, безпосередньо під тестом або на окремому аркуші - аркуші погодження. Останній варіант зручний в тому випадку, якщо проект необхідно переробити (наприклад, передрукувати без значних змін у змісті. У такій ситуації відповідальному працівнику не доведеться заново збирати підписи.

Місце розташування візи також залежить від місця подальшого зберігання документа. Якщо оригінал буде відправлений, візу необхідно проставити нижче підпису або НЕ ліво поле останнього листа тієї копії, що залишиться в компанії. Якщо оригінал залишиться на зберіганні в організації, її можна проставити на зворотному боці останнього літа першого примірника.

Довідка

У число реквізитів візи узгодження наказу входять:

1. Найменування посади узгоджувального;
2. Прізвище та ініціали;
3. підпис з розшифровкою;
4. Дата;

Як правило, використовується форма, передбачена ГОСТом Р 6.30 - 2003. При оформленні внутрішнього візи слово ПОГОДЖЕНО, найчастіше не використовують. У разі якщо документ узгоджується із зауваженнями, над найменуванням посади узгоджувального пишуть: «Зауваження додаються», «Є зауваження» або «Згоден з урахуванням зауважень». Крім того, необхідно дати посилання на лист із зауваженнями або відповідну програму.

Віза узгодження: приклад оформлення

Віза сама по собі є реквізитом документа. Її можна віднести до складових реквізитами, що об'єднує кілька окремих елементів. Залежно від способу утвердження віза узгодження включає різні реквізити. Обов'язковими є лише найменування посади узгоджувального, його підпис з розшифровкою і дата. Нижче наведемо зразки оформлення візи і грифа узгодження.

Віза узгодження документа. зразок

Читайте також: