Всеукраинская ассоциация кадровиков. Штатное расписание. Составления, утверждения, внесения изменений, применение

Общие положения

Согласно части 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины предприятие имеет право самостоятельно, то есть без согласования с выборным органом первичной профсоюзной организации или другим представительным органом наемных работников, наряду с определением организационной структуры, устанавливать численность и штатное расписание.

К сожалению, ни указанной нормой, ни каким-либо другим нормативно-правовым актом не определено понятие «штатное расписание». На практике используется такое понятие, которое включает юридический словарь: «Штатное расписание - это документ, который устанавливает на данном предприятии, в учреждении, организации структуру, штаты и должностные оклады работников. Штатное расписание содержит название должностей, численность работников и оклады по каждой должности »(письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 27 июня 2007 года № 162/06 / 187-07).

Хотя штатное расписание, учитывая нормы законодательства, не является обязательным документом, однако он необходим в работе с персоналом. Именно на основании штатного расписания, а также руководствуясь правилами внутреннего трудового распорядка и должностными (рабочими) инструкциями, работодатель принимает решение по персоналу, в частности о приеме, переводе работников на другую работу, установление должностного оклада, тарифной ставки (оклада) конкретному работнику в соответствии с должности , которую он занимает (квалификации), а служба персонала осуществляет отбор персонала, оформляет соответствующие документы, в т. ч. приказы, анализирует качественный состав работников, вносит работодателю предложения по улучшения состава работников, оформляет в установленном порядке учетную и информационно-справочную документацию, готовит соответствующую статистическую отчетность.

Наличие штатного расписания является залогом избежания недоразумений с представителями органов контроля за соблюдением законодательства о труде, налоговых органов, а также возможных трудовых споров с работниками.

обратить внимание

Штатное расписание после утверждения (осуществляется путем издания приказа) приобретает статус нормативного акта предприятия, учреждения, организации.

Дополняя изложенное, следует привести разъяснения по этому вопросу Министерства труда и социальной политики Украины от 17 июня 2008 года № 165/06 / 186-08: «... с учетом потребности регулирования и обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплаты труда утверждение штатного расписания является обязательным, а отсутствие его следует считать нарушением требований законодательства, за которое работодатель может нести административную ответственность в соответствии с частью 1 статьи 41 Кодекса Украины об административных нарушениях ».

Показатели, содержащиеся штатное расписание, а именно: численность и профессионально-квалификационный состав работников, размер должностного оклада и тарифной ставки (оклада), а также размер надбавки (доплаты), если это предусмотрено положением об оплате труда, действуют в определенном периоде. Обычно оптимальным периодом является календарный год.

Согласно статье 46 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20 июля 1998 года № 41 штатное расписание и изменения в него хранятся на предприятии, в учреждении, организации - постоянно.

Составлении штатного расписания

Штатное расписание составляют в целом по предприятию, учреждению, организации (далее - предприятие), утверждают с учетом практики на каждый календарный год до его начала.

обратить внимание

Ни одним нормативно-правовым актом не предусмотрено штатное расписание отдельного структурного подразделения, в т. Ч. Обособленного (филиала, представительства).

Разработка штатного расписания осуществляется на основе утвержденной структуры предприятия, численности работников, положения об оплате труда и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности Закона Украины «Об оплате труда» от 24 марта 1995 года № 108/95-ВР (далее - Закон № 108), Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58, Национального классификатора Украины ДК 003: 2010 «Классификатор профессий» (далее - КП), выпусков ЕТКС. Последние (то есть выпуски ЕТКС) является нормативным документом, обязательным по вопросам управления персоналом на предприятиях всех форм собственности и видов экономической деятельности. Выпуски ЕТКС и штатное расписание является основой для разработки должностных инструкций (письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 3 октября 2005 года № 36-508).

Разрабатывает штатное расписание, как правило, отдел труда и заработной платы. На предприятиях, где такого отдела нету, разработка этого документа может быть возложено на другое структурное подразделение (например, бухгалтерию, планово-экономический отдел, отдел персонала) или по решению руководителя предприятия, на отдельной специалиста в порядке, предусмотренном внутренними (локальными) актами .

Штатное расписание составляется в произвольной форме, поскольку она не регламентируется ни одним нормативным документом (кроме бюджетных учреждений и организаций, которые составляют штатное расписание по форме, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 28 января 2002 года № 57), и оформляется на чистых листах бумаги формата А4 .

Он содержит следующие составляющие:

• гриф утверждения;
• заголовок;
• текст.

Гриф утверждения - размещается в правом верхнем углу первого листа штатного расписания (должен быть расположен выше названия документа).

На практике утверждение штатного расписания осуществляется путем издания приказа или собственно грифом утверждения (учреждения, организации).

Если штатное расписание утверждается приказом, который, кстати, относится к приказов по основной деятельности, гриф утверждения состоит из слов:

• Утверждено (без кавычек)
• приказ (в именительном падеже) с указанием даты и номера.

Если же штатное расписание утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения состоит из слов: УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), указывается количество штатных единиц и месячный фонд заработной платы, должность, инициалы и фамилия должностного лица, дата.

Утверждено
Приказ директора ООО «Ника»
«29» 20 декабря 11 В № 97-ОД

Утверждаю
штат в количестве
12 штатных единиц
с месячным фондом заработной платы
36700 грн.
Директор ООО «Сириус»
М. А. Костенко
(Подпись)
«29» 20 декабря 11 В

Заголовок - состоит из сочетания названия документа «Штатное расписание» и названия предприятия (в родительном падеже) с указанием года, на который утверждается документ (отдельной строкой).

Текст - оформляется как таблица и содержит обычно следующие графы:

1. № п. - проставляются номера структурных подразделений, если таковые имеются, в порядке подчиненности (как правило, номера устанавливаются в соответствии с утвержденной структуры).

2. Название структурного подразделения - записывается согласно соответствующим положениям о структурном подразделении «Бухгалтерия», «Планово-экономический отдел», «Отдел маркетинга» и другие.

3. Название профессии (должности) - применяется полное название в соответствии с КП с обязательным указанием квалификационных характеристик, например, «Ведущий инженер-проектировщик (планировка городов)», «Лаборант электромонтажных испытаний и измерений 4-го разряда», «Инженер по подготовки кадров I категории »и т.д., а также могут применяться производные должности:« Вице-»,« Первый заместитель ... »,« заместитель ... »,« Старший ... »и т. д.

обратить внимание

Нельзя применять названия должностей путем объединения двух, например, «Бухгалтер-кассир», «Референт-делопроизводитель», «Секретарь-администратор» (в приведенных примерах составляющие профессиональных названий работ принадлежат к различным разделам КП).

4. Код по Классификатору профессий - проставляется с целью: а) чтобы предотвратить ошибки в названии должности (профессии) в приказе о приеме (переводе на другую работу); б) проставления кода при заполнении личной карточки работника (форма № П-2) и форм статистической отчетности по персоналу.

5. Количество штатных единиц - записывается по каждой должности (профессии) в пределах соответствующего структурного подразделения и в целом по предприятию.

Количество штатных единиц предприятия, учреждения, организации определяется на практике на основании расчета планового объема работ (услуг) и утвержденных норм труда. При определении нужной численности работников могут использоваться, в частности, приведенные в таблице документы.

Таблица

Перечень нормативно-правовых актов

Категория работников Название документа Документ утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины, дата Отдельные категории работников Методика расчета численности отдельных категорий работников на основе норм по труду от 4 сентября 2000 года № 222 Работники, занятые подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров Межотраслевые нормативы численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров от 18 декабря 2003 года № 341 трудом ВНИКИ, занятые бухгалтерским учетом Межотраслевые нормативы численности работников бухгалтерского учета от 26 сентября 2003 года № 269 Гардеробщики, слесари-сантехники, столяры, лифтеры, сторожа, уборщики служебных помещений, дворники, рабочие зеленого строительства и т.п. Межотраслевые нормативы численности рабочих, обслуживающих общественные здания ( здания управлений, конструкторские и проектные организации) от 11 мая 2004 года № 105 Работники юридической службы Межотраслевые нормативы численности работников юридической службы е д 11 мая 2004 № 108

В случае, если численность работников по результатам проведенного расчета составит, например, 26,5 штатной единицы, то есть одна из них не может быть занята работником с полным рабочим днем, работодатель имеет право принять работника на должность (по профессии) с неполным рабочим днем ​​или неполной рабочей неделей при условии, что его общая продолжительность работы в течение месяца не будет превышать половины месячной нормы рабочего времени. При этом работник принимается не «на полставки», как это иногда считают работодатели, а на должность (по профессии) с неполным рабочим временем с оплатой труда пропорционально отработанному времени.

6. Должностной оклад, тарифная ставка (оклад) - по каждой должности (отдельно), группе штатных единиц работников соответствующей профессии и квалификации проставляется размер должностного оклада, тарифной ставки (оклада) в соответствии с условиями оплаты труда, в частности, утвержденными тарифной сеткой - для технических работников и рабочих и схемой должностных окладов - для руководящего состава, специалистов и специалистов предприятия.

обратить внимание

В соответствии с Законом № 108 минимальная заработная плата в настоящее время обеспечивается только тарифной частью, то есть в нее не включаются доплаты, надбавки, поощрительные и компенсационные выплаты. Итак, должностной оклад или месячная тарифная ставка (оклад) работника не могут быть меньше размера минимальной заработной платы, установленной законом (ст. 3).

7. Надбавки, доплаты - устанавливаются работодателем самостоятельно (ст. 15 Закона № 108) в коллективном договоре при условии, что они имеют постоянный характер, например, за выслугу лет на предприятии, в отрасли, ученая степень, ученое звание, знание иностранных языков и т.д. .
Надбавки, доплаты в установленном размере (в рублях) вносятся в штатное расписание с наступлением у работника права на их получение.

8. Месячный фонд заработной платы - проставляется сумма должностного оклада (тарифной ставки) и надбавки, доплаты (при наличии) по каждой должности, группе штатных единиц работников соответствующей профессии и квалификации.
Суммарный показатель графы проставляется в строке «Итого по предприятию (учреждению, организации)».

Следует также отметить, что несоответствие названия должности (профессии) в штатном расписании, а в дальнейшем - в приказе о приеме (переводе на другую работу) работника и в трудовой книжке может привести к серьезным трудностям, в частности, при оформлении льготной пенсии, предоставляемые дополнительной ( их) отпуска (-ок), заключении договора о полной материальной ответственности, предоставлении льгот и компенсаций, предусмотренных коллективным договором и т. д.

обратить внимание

Нарушение правил ведения трудовых книжек работников, а именно: внесение записей о должности (профессии), не соответствуют КП, влечет за собой административную ответственность должностных лиц в виде штрафа от 30 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан (часть первая ст. 41 Кодекса Украины об административные нарушения).

Должности в каждом структурном подразделении (в пределах штатного расписания) рекомендуется записывать в такой последовательности: руководитель, его заместитель (и) (при наличии), профессионалы, специалисты (с учетом уровня категории - от высшего до низшего), технические работники, рабочие (с учетом классов, разрядов - по аналогии со специалистами).

Утверждении штатного расписания

На практике штатное расписание обычно утверждается до начала календарного года путем издания приказа по основной деятельности ( приложение 1) . Перед его утверждением рассматривают и включают все изменения, внесенные в штатное расписание в течение прошлого года, также вносятся изменения, которые планируются на следующий календарный год.

Внесении изменений в штатное расписание

В течение года работодатель имеет право в любое время внести изменения в штатное расписание, в частности:

• в случае осуществления структурной перестройки предприятия, например, создание новых или ликвидации имеющихся структурных подразделений;
• в связи с изменениями в организации производства и труда, в результате чего изменяются размеры оплаты труда, разряды, классы, названия профессий, должностей;
• при необходимости ввести дополнительно определенные должности (профессии) или, наоборот, вывести, исходя из потребностей производства, определенное количество штатных единиц.

Отметим, что количество и периодичность изменений в штатное расписание в течение года законодательством не ограничивается, а любые изменения, касающихся его, осуществляются только на основании приказа по предприятию.

Порядок внесения изменений в штатное расписание зависит прежде всего от характера изменений.

Так, в случае структурной перестройки издается приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции и отмены действующего ( приложение 2) .

В других случаях рекомендуется издать приказ о внесении соответствующих изменений в штатное расписание без его замены ( приложение 3) .

В дальнейшем в работе руководствуются действующим штатным расписанием и приказами о внесении в него изменений (приобщаются к штатному расписанию).

Требует внесения изменений в штатное расписание также выявлено несоответствие названия профессии (должности) КП в трудовой книжке. Такие изменения оформляются приказом ( приложение 4) .

обратить внимание

Дата введения штатного расписания в новой редакции в части ликвидации структурных подразделений, если это сопровождается сокращением численности или штата работников, вывода из штатного расписания определенных должностей (профессий), внесение изменений в ранее определенных условий труда должна быть такой, чтобы работодатель, как того требуют часть первая статьи 492 и часть третья статьи 32 КЗоТ, предупредил работников о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности и об изменении существенных условий труда, в частности, размера должностных окладов, тарифных ставок , Окладов, разрядов, классов, названия должности, профессии не позднее чем за два месяца (приложение 5) .

В течение срока предупреждения работников в перечисленных случаях действовать штатное расписание, утвержденное на текущий календарный год.

Штатная-должностная книга

На предприятиях, в учреждениях, организациях, кроме штатного расписания, рекомендуется вести штатно-должностное книгу - рабочий учетный документ по форме, приведенной в приложении 6 .

Следует заметить, что в штатно-должностной книге, в отличие от штатного расписания, указывается фамилия конкретного работника, а не название должности - штатной единицы.

На практике книгу разделяют на разделы, которые должны отвечать наименованием структурных подразделений и размещаться в порядке по штатному расписанию. На небольших предприятиях, где отсутствуют структурные подразделения, разделы штатно-должностной книги могут быть сформированы по функциональному принципу, например: «Управление», «Планирование и прогнозирование», «Организация производства», «Финансовая работа и учет», «Работа с персоналом» и т. д.

Каждый раздел книги следует начинать на новом развороте. На практике для каждого раздела должно быть предусмотрено несколько свободных строк для продолжения записей в случае внесения изменений в штатное расписание (как во время его утверждения, так и позже).

Записи в штатно-должностной книги следует работе сразу после издания приказа о приеме, переводе работника на другую постоянную работу, внесение тех или иных изменений в штатное расписание.

Поскольку штатно-должностная книга является, по сути, документом оперативного реагирования, сведения к ней (кроме назван структурных подразделений, должностей и профессий) записывают карандашом. В случае изменения размера должностного оклада, тарифной ставки (оклада), надбавки или доплаты (конечно, после издания приказа и согласия работника) указанные показатели вытирают и записывают новые. Также вытирают сведения о работнике после его увольнения с работы или перевод на другую должность (по другой профессии) постоянно. Впоследствии на этом месте записывают сведения о вновь принятого работника.

_____________________________________

* Все приложения - во вложенных файлах в формате .doc, которые могут посмотреть и скачать только зарегистрированные пользователи, авторизовались на сайте (вошли в систему под своим логином и паролем).