Главная » Новости

Выписка из трудовой книжки: образец

Опубликовано: 06.09.2018

Нет трудовой книжки или данных в ней

Для обращения в суд, банк, пенсионный фонд и другие инстанции сотруднику может понадобиться заверенная выписка из трудовой книжки: образец оформления документа и пример дающего старт процедуре заявления вы найдете в статье.

Из статьи вы узнаете:

Что делать, если сотрудник обратился с просьбой о выписке из трудовой книжки? Отказывать нельзя — по закону работодатель обязан оформить документ и выдать его в установленные сроки. Попросите работника подать заявку в письменном виде. В заявлении, написанном в свободной форме, указывается тип требуемого документа и период, за который извлекаются сведения. А вот причину запроса указывать вовсе не обязательно, тем более что существует множество разных ситуаций, когда без выписки не обойтись.

Больше полезной информации о работе с трудовыми книжками — в электронном журнале:

Зачем нужна выписка из трудовой книжки

Выписка из трудовой книжки (бланк-2018 скачать можно бесплатно) понадобится, если сотрудник планирует:

Скачайте документы по теме:

Какой бы ни была причина обращения за выпиской, в соответствии с ч.1 ст.62 ТК РФ и п.7 «Правил», утвержденных постановлением правительства РФ №225 от 16.04.2003г., работодатель обязан пойти навстречу. Количество таких обращений не ограничивается законом, плата за оформление документа не взимается. Даже если сотрудник приходит с аналогичной просьбой третий раз за месяц, кадровик не вправе ему отказать.

Вопрос из практики

Как оформить выписку из документа по запросу сотрудника?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Иван ШКЛОВЕЦ,

Помимо копии документа, сотрудник может запросить выписку из него 9ст.62 Правил, утвержденных постановлением правительства РФ от 16 апреля 2003г. №225). Выписка отражает часть текста или полное содержание подлинника. Как правило, выписку оформляют в тех случаях, когда изготовление копии документа…

Как оформить выписку из трудовой книжки-2018 (образец)

Не путайте выписку с копией. При изготовлении копии документа копируются все страницы, в то время как выписка содержит только данные, необходимые сотруднику в данный момент — например, о текущем месте работы. Таким образом, делать выписки можно даже из приказов и договоров, содержащих персональные данные других лиц — извлекается только информация, касающаяся одного конкретного человека, следовательно, закон не нарушается.

О правилах работы с копиями, выписками и персональными данными расскажут эксперты:

Выписка оформляется на основании заявления с визой руководителя организации. Сначала издается приказ в свободной форме. Исполнителем назначается делопроизводитель или сотрудник отдела кадров, занимающийся ведением и учетом трудовых книжек . Не забудьте вписать в приказ его должность, фамилию, имя, отчество и табельный номер. Как только распоряжение будет отдано, можно переходить ко второму этапу.

Унифицированной формы выписки не существует. Работодатель сам решает, как должен выглядеть документ в каждом конкретном случае. Обычно используется фирменный бланк компании, на который переносятся запрашиваемые сведения из трудовой книжки, а также данные о ее владельце, переписанные с титульного листа . Рекомендуется подавать их в форме таблицы с записями о периодах работы и ссылками на документы-основания. Так выглядит примерный образец выписки из трудовой книжки (образец оформлен для сотрудницы, запросившей только сведения о текущем месте работы):

Очень важно правильно заверить бланк: указать дату оформления, написать, что оригинал трудовой книжки хранится у работодателя (согласно письму Роструда №ПГ/9518-6-1 от 20.12.2012г.), поставить печать организации и подпись ответственного должностного лица. Причем вовсе не обязательно заверять выписку подписью директора, если инстанция, для которой она готовится, на этом не настаивает. Уточните у сотрудника, для каких целей ему понадобилась выписка. Если для суда, то подпись директора необходима, если нет — достаточно подписи начальника отдела кадров или сотрудника, уполномоченного заниматься трудовыми книжками.

Что касается печати, то сегодня далеко не все организации ее используют . Как правило, на бланке ставится печать компании или кадровой службы. Но если уставными документами компании предусмотрено отсутствие печати, единственными заверительными реквизитами считаются подписи должностных лиц. Учтите, что в этом случае сотрудник может дополнительно попросить официальную справку об отсутствии печати для предъявления по месту подачи выписки, и будьте готовы ее предоставить.

Вопрос из практики

В каких случаях на документах можно проставить кадровую печать вместо печати организации?

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Нина КОВЯЗИНА,

Закон не ограничивает количество печатей, которые могут быть у организации. Поэтому для оптимизации рабочего процесса работодатель по своему усмотрению вправе вводить дополнительные печати структурных подразделений, в том числе печать отдела кадров…

Как быть, если выписка содержит много записей и не помещается на одной странице? Оформляйте документ на нескольких листах, затем каждый лист пронумеруйте и прошейте, проставив на них заверительные реквизиты.

О тонкостях заверки кадровой документации читайте на портале:

Какой срок установлен для выдачи выписок

На подготовку и выдачу выписки из трудовой книжки у работодателя есть всего три рабочих дня с момента получения заявления (ст.62 ТК РФ). Если по истечении трех дней сотрудник так и не получил выписку, он имеет полное право обратиться с жалобой в трудинспекцию . Результатом несоблюдения установленного законом срока может стать административный штраф по ст.5.27 КоАП РФ в размере 30 000-50 000 рублей для организации и 1000-5000 рублей для руководителя.

После повторного нарушения финансовые потери будут еще более ощутимыми: штраф, выписанный организации, может достигать 70 000 рублей, а директору — 20 000 рублей (как вариант — дисквалификация на срок от 1 до 3 лет по той же статье 5.27 КоАП РФ).

Оформление выписки — рутинная процедура, в которой, тем не менее, важно придерживаться правил. Выдавайте документ строго в срок и только на основании письменного заявления, визируемого и регистрируемого в установленном порядке.

Мини-тест для самопроверки.

Получив второй раз за месяц от сотрудника заявление на получение выписки из трудовой книжки, кадровик должен: