Заповнення табеля обліку робочого часу: як правильно заповнювати, правила, зразок і інше

1. Табель обліку робочого часу - нормативи, правила і способи ведення
2. Відеоогляд: грамотна організація табельного обліку
3. Покроковий алгоритм заповнення табеля
4. Таблиця: кодові позначення табельної обліку, встановлені Держкомстатом
5. Відповідальність: якщо табель не веде, якщо є помилки

Облік і контроль - два основні постулати бізнесу. Тому табельний облік актуальне для всіх компаній, які мають в штаті хоча б одного співробітника. І це не просто внутрішні документи для розрахунку винагород і виявлення порушень. Це обов'язок кожного роботодавця, встановлена ​​законодавством РФ. Коректність ведення табельного обліку контролюють трудової і податковий регулятори, Росстат і інспекція з праці. Тому в компанії, що має найманий персонал, повинен бути впроваджений весь пакет внутрішніх документів, який регламентує табельний облік.

Табель обліку робочого часу - нормативи, правила і способи ведення

Порядок і правила ведення обліку робочого часу в організації регламентовані в першу чергу статтею 91 Трудового кодексу РФ (частиною 4), в якій зазначено, що всі роботодавці зобов'язані вести регулярний облік трудового часу по кожному службовцю свого підприємства. Тільки на підставі цього реєстру можуть бути нараховані зарплати і премії, компенсаційні виплати на відпустку і за листками непрацездатності, а також інші дотації працівникові. Щомісяця заповнювати табель обліку повинні всі підприємства, які мають найману персонал, незалежно від їх правового статусу та організаційної форми: і юр. особи, і індивідуальні підприємці.

У другу чергу табель обліку, будучи первинним документом бухобліку та кадрового діловодства, підпорядковується нормативним вимогам, відбитим в Постанові Держкомстату Росії №1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати».

1. Вести облік робочого часу має право тільки працівник підприємства, призначений на цю функцію наказом, інакше його дії під час перевірки будуть визнані неправомірними, а сам регістр - недійсним. При цьому наймач повинен для початку запропонувати співробітникові виконувати цей функціонал за додаткову плату, а той має право відмовитися від цього обов'язку. Безоплатна робота по веденню облікового регістра також є незаконною. В результаті до початку заповнення табеля на підприємстві повинен бути ратифікований наказ про введення в посаду табельщика з усіма реквізитами, у тому числі з візою працівника про ознайомлення. Посада співробітника не має значення, це може бути:
   • працівник кадрової служби (якщо вона є на підприємстві);
   • співробітник бухгалтерії (як правило, це обгрунтовано на малих підприємствах, де немає відділу з управління персоналом);
   • службовець будь-якого іншого підрозділу (наприклад, секретар-референт або керівник відділу продажів);
   • директор компанії або ІП (в цьому варіанті в наказі керівник покладає цей обов'язок на себе).

     У розпорядженні, як правило, також вказується заступник табельщика, на кого покладаються обов'язки обліку при його відсутності

2. Способи ведення облікового первинки по відпрацьованому часу не регламентовані законодавством. Ключове правило тут - використання будь-якого із способів закріплюється локальним положенням про табельний облік та внутрішнього трудового розпорядку.

   Без регламенту, який стверджує правила внутрішнього обліку, табель буде визнаний недійсним

3. Ще в 2013 році нормативними актами було встановлено, що кожен роботодавець має право на свій розсуд вибирати той спосіб обліку, який більш зручний для підприємства, це можуть бути:
   • ручний спосіб, коли табельщик веде реєстр на паперовому носії, регулярно заповнюючи його від руки. Такий метод має місце в компаніях, де значиться мінімальна кількість співробітників і облік елементарний, наприклад, коли всі працюють одне і те ж кількість часу, без переробок;
   • електронний вигляд, наприклад, ведення табелю в програмі excel. Це найбільш поширений для малих і середніх підприємств спосіб. Ексель дає можливість табельнику за допомогою заздалегідь внесених в файл формул автоматично вважати підсумкові цифри по кожному співробітнику, відділу, організації і зберігати всі табелі в електронному вигляді в цілому по року;

     У форматі екселя зручно вести табель

   • автоматичний табельний облік - найбільш оперативний онлайн-спосіб, який, будучи пов'язаним з 1С і пропускною системою підприємства, дозволяє контролювати вхід / вихід кожного співробітника в режимі реального часу. Кожен керівник структурного підрозділу або гендиректор має можливість подивитися по кожному підлеглому (і по собі) відпрацьований час. Зрозуміло, що використовується такий облік на великих підприємствах, а також у відомствах і держструктурах. Такий спосіб дає можливість звести до нуля помилки, знизити вплив людського фактора і автоматизувати процес.

     У програмі 1С, пов'язаної з пропускним режимом, облік ведеться фактично автоматом

4. За формою існує чотири можливих варіанти ведення табеля обліку:
   • шаблон Т-13 - це оптимальна і найпоширеніша форма. Вона повністю відповідає вимогам Мінфіну РФ до основних реквізитами табельної обліку, прозора для ведення, тому легко сприймається контролерами. Форма адаптована і до електронного, і до автоматичного способу обліку. Алгоритм заповнення розглянуто далі саме на її прикладі. Завантажити шаблон форми Т-13 можна, перейшовши по гіперпосиланням ;
   • шаблон Т-12 - дає можливість, крім обліку робочого часу, розраховувати заробітну плату персоналу. Мінус цього шаблону - він ведеться тільки вручну. Взяти для роботи цю обліковий форму можна, перейшовши по гіперпосиланням;

     Уніфікована форма Т-12 застосовується для ручного ведення табеля

   • бланк за формою ОКУД № 0504421. Зазвичай цей шаблон береться на озброєння навчальними бюджетними установами, не заборонено використовувати цю форму для обліку і в комерційних організаціях;

     Табель за формою ОКУД № 0504421 може використовуватися будь-якою організацією

   • форма, розроблена самостійно. Зазвичай це спрощений табличний файл, де фіксуються (як і в стандартних формах) П. І. Б., посада, табельний номер співробітника, робочі дні та дні відпочинку, інша інформація.
5. Зберігання облікових документів має здійснюватися на підставі вимог архівування, а також статті 29 закону № 402-ФЗ. Термін зберігання - 5 років.

Коректність і регулярність заповнення табеля контролюються при камеральних і виїзних перевірках. Перевірити, як ведеться табель, може і інспекція з праці. Тому контроль первинної документації - серйозний процес для всіх роботодавців.

Бере участь облік робочого часу і в статистичної звітності по підприємству.

Табель корисний для коректного внутрішнього обліку за певними видами робочого часу співробітників. Він дає повноцінне обґрунтування грошової демотивації, а також звільнення недбайливих службовців, будучи страховкою наймача при трудових спорах (як внутрішніх, так і судових). А ще табельний облік при правильному використанні - хороший аналітичний інструмент управлінського обліку, на його базі можна регулярно вибудовувати графіки і проводити аналіз ефективності використання робочого часу на підприємстві.

Відеоогляд: грамотна організація табельного обліку

Як правильно заповнити табель обліку робочого часу

Перш за все потрібно засвоїти основні вимоги до ведення табельного обліку:

1. Обліковий реєстр повинен грунтуватися на затвердженому на рівні Уряду РФ виробничому календарі. Нормативне підгрунтя для визначення неробочих днів регламентовано статтею 112 ТК РФ. У виробничому календарі на кожен рік визначається кількість робочих, святкових, а також скорочених на 1 годину передсвяткових днів. Регулюється кількість робочих годин по кожному кварталу, встановлюються переноси при стандартному робочому графіку.
2. Табель відкривається з першого календарного дня місяця, закривається останнім днем. При виробничій необхідності допускається проміжна звітність, яка здається п'ятнадцятого числа кожного місяця.
3. Заборонено вносити дані заздалегідь. Тому табель повинен бути заповнений і відправлений на узгодження в перші робочі дні після закінчення місяця. Таймінг процедури повинен бути встановлений у внутрішньому акті.
4. Облік може вестися як по структурних підрозділах організації, так і по підприємству в цілому. Встановити цей пункт потрібно у внутрішньому регламенті з обліку. Якщо облік йде окремо, оформляється стільки табелів, скільки відділів існує в організації.
5. Кожна клітинка в табелі повинна бути заповнена.
6. При оформленні на роботу кожному співробітнику присвоюється табельний номер. Неправильним вважається зміна цього коду протягом трудової діяльності людини на підприємстві, тобто при зміні посади працівника він залишається тим же. І навіть при звільненні людини його табельний номер не присвоюється нікому ще протягом трьох років.
7. При заповненні табеля використовуються уніфіковані коди для обліку робочого часу, затверджені Держкомстатом. Тут є два варіанти на вибір - буквений і цифровий. Який з них буде використовуватися, повинно бути визначено в регламенті з обліку.

Мінфін РФ у своїх коментарях з обліку робочого часу звернув увагу декларантів, що є 2 види оформлення табеля (дивись Лист №02-06-10 / 32007):

• суцільний метод - інформація щодо кількості відпрацьованого часу фіксується за кожен день місяця;
• метод відхилень - коли фіксуються тільки показники, що не належать до стандарту виробничого процесу (людина був відсутній на роботі, був у відрядженні, знаходився в черговій відпустці або відпочивав без змісту та ін.).

Покроковий алгоритм заповнення табеля

Для зразка візьмемо уніфіковану форму Т-13, яка максимально повно відображає схему. Порядок заповнення наступний:

1. Насамперед оформляється шапка табеля, де повинні бути вказані стандартні для кадрового обліку реквізити:
   • повне найменування компанії - те, що зазначено в установчих документах, або П. І. Б. індивідуального підприємця;
   • якщо в положенні про облік зазначено, що табель ведеться по структурним підрозділам фірми, - служба, по якій заповнюється документ;
   • код по ОКУД (ЄДРПОУ управлінської документації) - 0301008;
   • код компанії по ОКПО (ЄДРПОУ підприємств і організацій);
   • номер табеля (нумерація регулюється внутрішнім актом з обліку);
   • статус документа - первинний або коригувальний;
   • дата заповнення табеля - останній день звітного періоду;
   • звітний період - перший і останній календарні дні місяця.

     Шапка форми Т-13 містить дані про підприємство і самому документі

2. У табличній формі заповнюються щоденні дані облікового регістру. Зміст стовпців:
   • порядковий номер;
   • перелік працівників по відділах / компанії. Як правило, він ведеться в алфавітному порядку. Поруч з кожним прізвищем вказується посада (згідно зі штатним розкладом);
   • табельний номерний код працівника;
   • позначки про явки та неявки на роботу. Єдина рядок по кожному працівнику ділиться на чотири рядки, в верхні дві вноситься уніфікований код Держкомстату, під ним - кількість відпрацьованих годин у конкретний день (в цілих числах, а при неповному робочому дні або запізнення - з сотими показниками) за першу половину місяця. А в нижні два рядки проставляються показники за другу половину звітного періоду;
   • блок «Відпрацьовано за» - результат за 2 періоди і в цілому за місяць в днях і годинах;
   • дані для нарахування заробітної плати. Вони відносяться до бухгалтерського обліку, тому в кадровому діловодстві блок не є обов'язковим для заповнення;
   • блок «Неявки з причин». Він заповнюється, якщо в оцінках варто неявка на робоче місце. Тут фігурують прогули, відрядження, б / листи, відпустка тощо. Кодом відбивається причина, далі проставляється кількість пропущених по ній днів і годин (з огляду на графік роботи).
     

     Форма Т-13, заповнена в електронному вигляді, роздруковується і візується

3. Табель в обов'язковому порядку повинен бути роздрукований на паперовому носії та завізований відповідальними працівниками:
   • в першу чергу - табельщиком;
   • в другу - керівником підрозділу (якщо на підприємстві є кілька відділів);
   • в фіналі - начальником відділу кадрів, директором компанії або індивідуальним підприємцем. Коли керівник мікропідприємства поєднує всі три функції, тільки він і візує документ. Якщо знайдені помилки, табель повертається для переоформлення виконавцю.

     Кожен відповідальний працівник, який візує табель, поруч з підписом ставить дату підписання

Таблиця: кодові позначення табельної обліку, встановлені Держкомстатом

ВІДЕОінструкція: як заповнити форму Т-13

Некоректне заповнення табеля - типові помилки і алгоритм їх виправлення

Найбільш поширеною помилкою при оформленні бланка є кодова фіксація відпускних днів в період, коли виробничим календарем передбачені святкові дні. Якщо відпустку випадає на святкові дні, в табелі проставляється стандартний для всіх код - «В» або «26» (вихідний день). А ось вихідні в відпускний період не враховуються, тому в суботу та неділю у працівника повинно стояти «ВІД» або «09» (відпустку).

Не менш типове невідповідність - неправильне оформлення документів на відрядження днів у вихідний або свято. Трапляється, що людина повертається з відрядження в 00.01, це по трудовому законодавству визнається днем ​​відрядження. І якщо в авансовому звіті по відрядженні фігурує цей факт, то в табелі і в вихідний, і в святковий день повинен стояти код «К / 06» (відрядження), а не «В».

Вносити виправлення в табель нормально і допускається облікової політики. Якщо ви бачите баг вже після оформлення та підписання табеля, то табельщиком повинен бути складений уточнений документ. Оформляється він аналогічно первинному табелю з однією відмінністю - в шапці документа фіксується, що бланк коригувальний, і ставляться правильні коди обліку. Бланку присвоюється наступний за первинним порядковий номер. Поправки повинні бути засвідчені документально. До табелю потрібно буде докласти служебку, в якій слід відобразити причини і підстави для уточнень, використавши копії документів.

Наприклад, нестандартна ситуація, коли працівник не виходить на робоче місце і його керівник не в курсі, чому це сталося. За правилами кадрового діловодства потрібно:

1. Керівнику - підготувати доповідну і акт про відсутність на роботі.
2. Двом працівникам - підписати акт в якості свідків.
3. Табельнику - вказати в документі код «НН / 30» (неявка з нез'ясованих причин).
4. Після повернення людини на робоче місце попросити пояснити неявку. Тут можливі варіанти:
   • працівник пред'являє листок непрацездатності - в коректує документі змінюють запис на «Б / 19», копія лікарняного підшивається;
   • документа, що підтверджує поважну причину, немає - порушник трудової дисципліни повинен написати пояснювальну. Якщо причина не визнається поважною, в Коригувальний табелі вказується прогул. До нього прикладають копії акта та пояснювальної.

Коригувальний табель може бути заповнений двома способами:

1. Продублювати в звіті показники, які не підлягають коригуванню, і внести поправки тільки в ті рядки, де це необхідно.
2. Заповнити тільки ті рядки табеля, де потрібно змінити дані.

Коригувальний табель складається, коли треба внести зміни в уже підписаний документ

Відповідальність: якщо табель не веде, якщо є помилки

Табельний облік фіксує факт відпрацьованого часу, від нього залежать сума фонду оплати праці, розмір соціальних внесків і цифри по видатках бізнесу, скорочують базу оподаткування. Тому, якщо при проведенні фіскального контролю ИФНС виявить помилки в табелі або взагалі його відсутність, це може спричинити за собою визнання бізнес-витрат документально необгрунтованими. А звідси може послідувати 2 варіанти санкцій:

1. Штраф та пені за свідоме заниження податкової бази.
2. Перерахунок суми податкового збору.

Основні недоліки у веденні табельної обліку підпадають під дію статті 52.7 КоАП РФ, їй передбачені санкції:

• 1 000-5 000 ₽ - штраф, який накладається на посадову особу або індивідуального підприємця, якщо порушення зафіксовано вперше;
• 30 000 -50 000 ₽ - штраф для організації при першому порушенні;
• 10 000-20 000 ₽ - штраф для ІП або керівництва, коли порушення зафіксовано в другій і подальший рази, також за це можуть позбавити посади гендиректора компанії на термін від року до трьох років;
• 50 000 -70 000 ₽ - штраф для юр. особи при повторному порушенні.

Штрафи накладаються нема на прямого виконавця - табельщика можна демотивувати тільки внутрішніми актами. Відповідає за табельний облік по підприємству керівництво компанії в цілому і відповідальна особа, запевняє документ.

Ведення табеля - Постійний и відповідальна праця, Який винен буті оплачені, и ставити до цього обов'язку нужно відповідно. Кожен, кому було довірено ця місія, повинен скрупульозно і точно фіксувати кожну хвилину робочого часу співробітників компанії. Це впливає на мотивацію, регулює як внутрішні взаємини працівника і наймача, так і зовнішні трудові спори. Є й досить серйозна відповідальність з цього питання, яка ставиться і керівництву компанії (аж до дискваліфікації гендиректора), і всієї організації в цілому.