Заповнення трудової книжки
- Внесення запису про прийом на роботу при оформленні трудової книжки
- Відповідальність за оформлення трудових книжок
- Порядок оформлення трудової книжки при першому працевлаштуванні
- Направляємо працівника в касу бухгалтерії для сплати вартості бланка трудової книжки
- Робимо відмітку про серію та номер бланка трудової книжки на прибутковому касовому ордері
- Заповнюємо титульний лист трудової книжки
- Отримуємо підпис працівника на титульному аркуші трудової книжки
- Підписуємо титульний лист трудової книжки, засвідчуємо печаткою
- Реєструємо трудову книжку в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, забезпечуємо збереження...
Кожен професіонал кадрової служби знає, що ведення трудових книжок працівників організації - це кропітка праця, неналежне виконання якої може бумерангом повернутися через багато років. Адже трудова книжка - це літопис невтомної праці людини. Тому ставитися до заповнення трудової книжки кожен кадровик повинен вкрай відповідально.
Нормативними актами, що встановлюють, зокрема, правила заповнення трудової книжки, є:
- Кодекс законів про працю України (КЗпП);
- постанову КМУ «Про трудові книжки працівників» від 27.04.1993 № 301 (далі - Постанова № 301);
- Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58 (далі - Інструкція № 58).
В день оформлення трудових взаємин працівник надає роботодавцю належно оформлену трудову книжку. Без трудової книжки приймають на роботу тільки тих осіб, для яких це буде перше місце роботи. Про це мова піде далі.
Після того, як працівник надає трудову книжку, її обов'язково реєструють у Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.
З пункту 1.1 Інструкції № 58 випливає, що для працівників, які працевлаштовуються вперше, оформити трудову книжку необхідно на шостий день роботи. Для «початківців працівників» термін оформлення трудової книжки менше .
Якщо в трудовій книжці заповнені всі сторінки відповідних розділів, її доповнюють вкладишем. Вкладиш до трудової книжки вшивати, заповнює і веде власник або уповноважений ним орган за основним місцем роботи працівника в такому ж порядку, що і трудова книжка (п. 3.1 Інструкції № 58).
Внесення запису про прийом на роботу при оформленні трудової книжки
Пунктом 2.14 Інструкції № 58 передбачено внесення в графу 3 трудової книжки записи про прийом на роботу із зазначенням найменування підрозділу (цеху, відділу, дільниці, виробництва), а також посади (професії) та присвоєного розряду.
Вказівка в трудовій книжці інших умов трудового договору (тривалість робочого часу, графік роботи, умови оплати праці, наявність / відсутність повної матеріальної відповідальності тощо) та умов прийняття на роботу (за строковим трудовим договором, за контрактом, наявність / відсутність випробування і т . п.) Інструкцією № 58 не передбачено.
Отже, при заповненні трудової книжки при прийомі на роботу, в ній можуть бути відображені тільки відомості, визначені Інструкцією № 58.
Із записом про прийом на роботу працівника знайомлять під підпис в особовій картці П-2, в якій повторюється відповідний запис з трудової книжки (п. 2.5 Інструкції № 58).
Відповідальність за оформлення трудових книжок
Відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації.
За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Порядок оформлення трудової книжки при першому працевлаштуванні
Розповімо, як діяти кадровику, якому доведеться оформляти трудову книжку для працівника, який працевлаштовується вперше.
Направляємо працівника в касу бухгалтерії для сплати вартості бланка трудової книжки
При виписуванні трудової книжки, вкладиша до неї або дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника відповідну суму (п. 6.1 Інструкції № 58).
Працівник кадрової служби, або спеціально уповноважена особа повинна направити працівника, якому трудова книжка оформляється вперше, в касу бухгалтерії для сплати вартості бланка трудової книжки. Документом про сплату вартості бланка трудової книжки служить прибутковий касовий ордер, оформлений в установленому порядку. Цей касовий ордер є підставою для списання під звіт відповідальній особі кадрової служби бланків трудових книжок, отриманих в бухгалтерії. Порядок подання звітності про використання бланків трудових книжок і вкладишів до них і списання їх з-під звіту працівника кадрової служби встановлюється локальними нормативними актами підприємства (установи, організації; далі - організація).
Робимо відмітку про серію та номер бланка трудової книжки на прибутковому касовому ордері
Після отримання від працівника прибуткового касового ордера про сплату вартості бланка трудової книжки працівник кадрової служби робить на ордері відмітку про серію та номер бланка трудової книжки, яку буде оформлено працівникові.
Заповнюємо титульний лист трудової книжки
Відомості про працівника вказуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорта або свідоцтва про народження (п. 2.11, 2.12, 3.1 Інструкції № 58).
Отримуємо підпис працівника на титульному аркуші трудової книжки
Після вказівки кадровиком дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей (п. 2.12, 3.1 Інструкції № 58).
Підписуємо титульний лист трудової книжки, засвідчуємо печаткою
Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок. Після цього проставляється відбиток печатки організації (або друку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка (п. 2.11, 2.12, 3.1 Інструкції № 58).
СКАЧАТИ ПРИКЛАД
Реєструємо трудову книжку в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, забезпечуємо збереження прибуткового касового ордера
Реєструємо видану вперше трудову книжку в Книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (типова форма № П-10, затверджена наказом Мінстату «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27.10.1995 № 277).
Прибутковий касовий ордер про сплату вартості бланка трудової книжки повинен зберігатися у особи, відповідальної за оформлення трудових книжок, до моменту подання звіту в бухгалтерію про використання бланків і звіряння залишків бланків в кадровій службі. Ці касові ордери зручно зберігати в конверті, який прикріплюється до внутрішньої сторони обкладинки Книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.