Журнал реєстрації вихідних документів: зразок і порядок заповнення, відповідальні за ведення особи

1. Що підлягає реєстрації?
2. Хто і коли його веде?
3. порядок заповнення

Будь-яка організація в ході своєї діяльності отримує і відправляє певну кількість кореспонденції. Для порядку та безпеки ділової переписки існує система документообігу, і чим чіткіше і злагоджено вона функціонує, тим менше згодом виникає спірних питань, пов'язаних з виконанням того чи іншого документа.

За великим рахунком, вся пошта та документація ділиться на дві групи: що входить (ту, що надіслана ззовні) і вихідну (спрямовується самою організацією за власною ініціативою або як відповідь на запит).

Що підлягає реєстрації?

для що входить та вихідної документації ведуться два журнали, і реєструються такі документи окремо.

Слід сказати, що на великих підприємствах і в установах (де існує спеціальний відділ з діловодства і великий обсяг вихідної документації) поширена практика використання СЕД - системи електронного документообігу. При всіх плюсах такої системи її недоліками є:

• Висока вартість програми, особливо для невеликої компанії.
• Можливість несанкціонованого доступу і злому системи.

Однак, в ряді випадків розробниками надаються в безплатне користування демо-версії СЕД, що дають можливість вирішити, чи варто переходити на даний варіант документообігу.

Якщо обсяг вихідної кореспонденції не надто великий, доцільніше вести реєстрацію в традиційному вигляді (в книзі). Реєструють документи, які підлягають передачі (пересилання) іншим особам і організаціям.

Такий облік дозволяє:

• Впорядкувати листування.
• Забезпечити збереження документів.
• Контролювати виконання документів відповідальними працівниками.
• Стежити за способами відправки кореспонденції.

Внутрішні паперу, такі як накази по особовому складу, виробнича документація, службові записки та ін., Враховуються окремо. Після закінчення журналу його зберігають протягом 5 років.

Порядок даної процедури в програмі 1С ви можете подивитися на наступному відео:

Хто і коли його веде?

Законодавчо встановленої форми журналу в нашій країні не існує. Ведення діловодства в окремо взятій організації має здійснюватися відповідно до розроблених положень або інструкцій.

Обов'язок здійснювати реєстрацію вихідної пошти покладається на певного працівника наказом чи посадовою інструкцією. У невеликих фірмах цим зазвичай займається секретар, діловод або офіс-менеджер.

Важливо: облік повинен вестися накопичувально, з початку календарного року, без пропусків номерів. Реєстрація документа здійснюється тільки після його підписання керівником або уповноваженою особою (оскільки в процесі підготовки він може бути змінений або зовсім не підписаний).

порядок заповнення

Заводячи книгу обліку в паперовому вигляді, слід виконати кілька дій:

• Пронумерувати сторінки. Журнал не належить до документів суворої звітності, тому прошивати і опечатувати прошивку не потрібно.
• На титульному аркуші ставлять штамп організації, дату, номер згідно з номенклатурою підприємства.
• Вказати особу, яка відповідає за ведення (ПІБ, посада, яким документом покладено обов'язок).

Потім йдуть власне сторінки для обліку документів. Для коректного внесення записів необхідно разграфить листи на такі стовпці:

• Номер. Присвоюється реєструється виходить документа зазвичай по зростанню (з початку календарного року, починаючи з №1).
• Дата. Проставляється календарна дата в форматі день / місяць / рік.
• Адресат (кому направляється папір). Може бути вказано у вигляді найменування організації або фізичної особи. У ряді випадків вказують кілька адресатів (якщо лист надсилається більш ніж одному одержувачу).
• Короткий зміст. Тут вказують сутність документа (відповідь на запит, пояснення, відповідь на звернення громадян і т. Д.), Іноді - кількість і склад додатків до нього.
• Виконавець (особа, що підготувало документацію).
• Примітки (за потребою, необов'язкова графа).

У ряді організацій з розвиненим діловодством або великою кількістю підрозділів книга містить додаткову графу «Куди поміщено», в якій вказується номер справи або папки, в яку підшивають копію вихідної паперу. Однак в більшості випадків досить підшивати копію в загальну папку у того ж фахівця, який відповідає за вихідну документацію.

З огляду на, що загальнообов'язкових норм ведення журналу не встановлено, будь-яка компанія може визначити для себе найбільш підходящий і зручний спосіб ведення обліку, який дозволить повно і акуратно реєструвати її документи.