0504421: Табель обліку робочого часу

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Детальніше про табелі обліку робочого часу читайте в статтях:
  3. Як ведеться облік фактично відпрацьованого часу
  4. Табель обліку використання робочого часу: бланк-2017
  5. Табель обліку використання робочого часу (ф.0504421)
  6. Застосовувати в 2017 році табель форми 0504421, зразок заповнення якого представлений в нашій базі...
  7. Методи заповнення: суцільний і реєстрація відхилень
  8. Умовні позначення, що використовуються при заповненні табеля (форма 0504421)
  9. Первинний і коригувальний табель обліку робочого часу
  10. Табель обліку робочого часу 0504421: зразок заповнення
  11. У лівій частині таблиці пишемо:
  12. Як відобразити кілька подій в рамках одного дня
  13. Як запевнити заповнений табель (форма 0504421) у 2017 році

Форма 0504421 - табель обліку робочого часу для державних органів та установ. Розповімо, чим він відрізняється від уніфікованих бланків Т-12 і Т-13, і розберемося в тонкощах заповнення.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Одна з основних обов'язків роботодавця - облік робочого часу співробітників. Саме він здійснює контроль виробничих процесів, нормує працю з урахуванням законодавчих вимог і стежить за дотриманням режиму, встановленого правилами внутрішнього трудового розпорядку.

Детальніше про табелі обліку робочого часу читайте в статтях:

Первинна облікова документація (в тому числі форма 0504421, зразок заповнення якої ми розглянемо в статті) дозволяє максимально точно, день у день фіксувати відомості про дотримання персоналом норм робочого часу і реєструвати будь-які відхилення від графіка. В кінці облікового періоду заповнені та завірені форми використовуються при нарахуванні заробітної плати та підготовці статистичної звітності. Детальніше про кадровому обліку та роботі з документами, призначеними для передачі в органи статистики, читайте в статті «Як організувати документообіг в кадровій службі ».

Скачайте документи по темі:

Як ведеться облік фактично відпрацьованого часу

Облік часу, відпрацьованого персоналом, ведеться на кожному підприємстві. Дані фіксуються в окремому документі - табелі, на підставі якого в кінці розрахункового періоду співробітникам нараховується заробітна плата. У великих організаціях навіть існує спеціальна посада - табельщик (технічний виконавець, який веде табельний облік і контроль за своєчасною явкою персоналу на роботу).

Важливо: табель обліку робочого часу може бути єдиним для всього підприємства. Але якщо в компанії кілька відділів, а чисельність співробітників перевалила за сотню, варто завести окремий обліковий документ для кожного структурного підрозділу.

У невеликих компаніях вводити посаду табельщика економічно недоцільно, тому обов'язки щодо заповнення табеля покладаються на секретаря, кадровика, співробітника бухгалтерії і т.д. Він повинен вести облік спискового складу працівників і щодня робити позначки про явку або неявку на роботу, запізнення, відрядженнях, кількості відпрацьованих годин (понаднормово і в рамках встановленої тривалості робочого часу). Якщо в організації немає табельщика, відповідальна особа призначається наказом керівника:

Спосіб обліку робочого часу вибирає роботодавець. Якщо персонал щодня відпрацьовує однакову кількість годин, застосовується поденної облік, якщо тривалість робочого дня варіюється, але щотижня виробляється однакова норма часу - щотижневий.

Підприємства, на яких з об'єктивних причин неможливо дотримуватися щоденну або щотижневу норму робочого часу, переходять на підсумований облік. Недоробки в одні дні компенсується переробками в інші таким чином, щоб в результаті дотримувалася встановлена ​​норма відпрацьованих годин в рамках більш тривалого облікового періоду - місяця, кварталу, року. Деталі - в статті « підсумований облік : Вибираємо графік роботи, обліковий період і систему оплати ». Експерт розповість про переваги і недоліки даної системи обліку, а також дає корисні поради з розрахунку заробітної плати персоналу в умовах облікового періоду збільшеною тривалістю.

Табель обліку використання робочого часу: бланк-2017

На сьогоднішній день існує всього три уніфікованих бланка табеля: Т-12, Т-13 і 0504421. Форми Т-12 і Т-13 використовуються переважно комерційними організаціями. Відмінності між ними незначні: бланк Т-12 містить два розділи ( «Облік робочого часу» і «Розрахунок з персоналом по оплаті праці»), в той час як в бланку Т-13 другого розділу відсутня. Тому форма Т-13 застосовується переважно організаціями, в яких ведеться автоматизована обробка облікових даних.

Крім того, комерційні структури, які користуються правом затвердження первинних облікових документів відповідно до ст.9 федерального закону №402-ФЗ від 6.12.2001г., Можуть на основі форм Т-12 і Т-13 розробити власний бланк табеля. Чого не скажеш про державних і муніципальних установах, для яких передбачений строго один бланк - форма 0504421 (скачати документ встановленого зразка можна тут ).

Табель обліку використання робочого часу (ф.0504421)

Форма табеля обліку робочого часу 0504421 затверджена наказом Мінфіну Росії №52н від 30.03.2015г. Раніше застосовувався бланк, актуальний з 2011 по 2015 рік, вивели з ужитку, як тільки вступила в силу форма табеля (по ОКУД 0504421): новий варіант документа розрахований на один календарний місяць і відкривається за 2-3 дня до початку розрахункового періоду. Іншими словами, табель на квітень 2018 року починають формувати не пізніше 29-30 березня, на травень 2018 року - не пізніше 28-29 квітня, і т.д.

Довідка

Застосовувати в 2017 році табель форми 0504421, зразок заповнення якого представлений в нашій базі кадрових документів, зобов'язані:

  1. державні та муніципальні установи;
  2. органи місцевого самоврядування;
  3. органи управління державними позабюджетними фондами;
  4. державні органи (правоохоронні, атестаційні та т.д.).

Роботодавцями, що увійшли до цього переліку - державними школами і науковими установами, фондами та районними адміністраціями, організаціями крайового, муніципального, республіканського і обласного підпорядкування - ведеться саме такий табель, форма 05044214: завантажити бланк для заповнення з нашого сайту може кожен передплатник журналу «Кадрове справа ». Так виглядає типова форма, готова до заповнення:

Методи заповнення: суцільний і реєстрація відхилень

Існує два методи заповнення табеля. Застосовуючи метод суцільної реєстрації, роботодавець щодня веде облік всіх явок або неявок роботу і кількості відпрацьованих кожним співробітником годин. Метод реєстрації відхилень фіксує тільки події, що відхиляються від встановленого на підприємстві режиму: запізнення, переробки, нічна праця, неявки на роботу з різних причин (відпустка, прогули, періоди тимчасової непрацездатності, відрядження). Про типах подій, що відображаються в обліковій документації, і способах їх фіксації читайте в статтях «Як врахувати і оплатити понаднормову роботу ».

У 2017 році заповнення табеля форми 0504421 (зразки дані нижче) здійснюється одним з двох методів на вибір, переважно - шляхом реєстрації відхилень. Дані вносяться в таблицю, поділену на 37 стовпців. Зарплата персоналу виплачується кожні півмісяця, як того вимагає ст.136 ТК РФ. Тому документ містить загальний і попередній підсумки - за повний відпрацьований місяць і за першу його половину.

Важливо: щоб регламентувати порядок заповнення, формування і завірення табеля, роботодавець розробляє локальний нормативний акт, до якого можна прикріпити правильний зразок заповнення форми 0504421 і посадову інструкцію табельщика.

В кінці облікового періоду заповнений бланк передається в бухгалтерію. На його підставі бухгалтер складає розрахункову або розрахунково-платіжну відомість (форма 0504402 або 0504401 відповідно), по якій персонал отримує зарплату. Про правила, терміни і умови видачі заробітної плати читайте в статті «Як виплатити зарплату співробітникам »: ви дізнаєтеся, чому не можна видавати зарплату лише раз на місяць, як оформляється розрахунковий листок і в яких випадках можлива виплата за дорученням.

Умовні позначення, що використовуються при заповненні табеля (форма 0504421)

Будь-зразок заповнення табеля 0504421 містить літерні коди. Вони використовуються при оформленні основного розділу документа. Кожен код відповідає певній події. Перелік кодів, що застосовуються роботодавцями при заповненні ф.0504421 (табель обліку робочого часу) методом реєстрації відхилень, наведено безпосередньо на титульній сторінці типового бланка:

  • В - вихідний або неробочий святковий день;
  • Н - робота в нічний час;
  • Г - виконання державних обов'язків;
  • Про - черговий або додаткова відпустка;
  • Б - тимчасова непрацездатність (у тому числі у зв'язку з вагітністю та пологами);
  • Р - відпустка по догляду за дитиною;
  • З - понаднормова робота;
  • П - прогул;
  • А - неявка на роботу з дозволу адміністрації;
  • ВУ - вихідний, наданий у зв'язку з навчанням;
  • ОУ - навчальний відпустку;
  • ДТ - заміщення в 1-3 класах;
  • ЗП - заміщення в групах продовженого дня;
  • ЗС - заміщення в 4-11 класах;
  • РП - залучення до роботи в неробочий святковий день;
  • Ф - фактично відпрацьовані години;
  • К - службове відрядження;
  • НН - неявка з нез'ясованих причин (тимчасовий код, у міру отримання відомостей про причини відсутності співробітника замінюється іншими позначеннями).

Набір кодів, спеціально розроблених для уніфікованого бланка 0504421 (зразок заповнення доступний для скачування за посиланням), істотно відрізняється від системи кодування, що застосовується при заповненні форм Т-12 і Т-13. Зокрема, відсутні цифрові аналоги буквених кодів і додані спеціальні коди для педагогічних працівників. Код «Я», що позначає явку на роботу, взагалі не застосовується, оскільки облік ведеться методом реєстрації відхилень, а явка - рядова подія.

Деякі відхилення в різних типах форм позначаються різними кодами. Наприклад, залучення до роботи в свято відбивається в бланку Т-12 або Т-13 кодом «РВ» або «03», а в табель 0504421 по 52Н (зразок заповнення - нижче) вписується як «РП». Щоб уникнути помилок і різночитань, яка застосовується роботодавцем систему кодування рекомендується закріпити локальним документом. Якщо стандартного набору позначень недостатньо для коректного ведення обліку, можна доповнити існуючу систему кодування новими кодами.

Первинний і коригувальний табель обліку робочого часу

Первинний табель ведеться протягом всього облікового періоду і в кінці, перед відправкою в бухгалтерію, передається на перевірку уповноваженій особі - наприклад, начальнику кадрової служби або директору по персоналу. При цьому вносити будь-які виправлення в первинний документ неприпустимо.

Якщо під час перевірки знайдуться будь-які помилки або неточності, складається коригувальний табель (форма 0504122): зразок заповнення такого документа майже ідентичний первинного. З тією лише різницею, що в «шапці» коригуючого бланка, в рядку «Вид табеля», ставиться цифра «1», а не «0», як в первинному бланку. Виявлення помилок в коректує бланку - вкрай рідкісне, але все ж ймовірне явище. Оскільки заборона на виправлення поширюється і на коригувальні форми, доведеться скласти ще один документ, позначити його цифрою «2» і внести виправлені дані.

Табель обліку робочого часу 0504421: зразок заповнення

Спочатку заповнюється «шапка», верхня частина документа, в якій вказується повне найменування роботодавця і назва структурного підрозділу, для якого призначений бланк. Справа вписується дата формування документа, по центру - його вид (первинний або коригувальний). Первинний екземпляр маркується цифрою «0», перший коригувальний - цифрою «1» і далі по наростаючій.

Заповнивши «шапку», можна переходити до основної частини - таблиці, що заповнюється щодня протягом всього розрахункового періоду.

Довідка

У лівій частині таблиці пишемо:

  1. прізвища, імена та по батькові працівників (графа 1);
  2. облікові номери (графи 2, 3);
  3. посади або професії (графа 4).

Інші графи таблиці (з 5 по 37 включно) призначені для відміток про використання персоналом робочого часу. У графі 20 указується проміжний підсумок - число днів (годин), відпрацьованих з 1 по 15 число розрахункового місяця. Загальна сума відпрацьованих днів (годин) за весь місяць відбивається в графі 37. В останній день розрахункового періоду завершується заповнення табеля 0504421; зразок заповнення методом реєстрації відхилення виглядає приблизно так:

Якщо роботодавець по якихось причин вибрав допустимий, але в даному випадку все ж таки не рекомендований метод суцільної реєстрації, форма по ОКУД 0504421 (зразок заповнення) набуває трохи інший вигляд:

В цьому випадку і вихідні дні, і дні присутності співробітника на роботу вносять в табель 0504421: зразок заповнення містить відомості про кожного фактично відпрацьований годині. Літерний код «Ф» проставляється у верхній частині осередку, що відповідає тій чи іншій даті, а кількість відпрацьованих за зміну годин - в нижній. Дні, в які працівник був відсутній на робочому місці, позначаються тільки літерними кодами.

Як відобразити кілька подій в рамках одного дня

Зазвичай в осередку, що відповідає одному календарному (робочому) дня, проставляється один код, що позначає будь-яку подію - вихідний день, відрядження, тимчасову непрацездатність і т.д. Але іноді протягом дня відбувається кілька подій, які потребують відображення в облікових документах.

Наприклад, шкільний учитель спочатку заміщає колегу в групі продовженого дня, а потім виходить на роботу в нічні години (після 22:00). Актуальна практика ведення кадрового документообігу вимагає внести обидві події в форму 0504421 (Табель обліку робочого часу): умовні позначення «ЗП» і «Н» просто вписуються у вигляді дробів, де верхня частина - літерний код, що позначає вид відхилення, а нижня - кількість годин, витрачених на нього співробітником. Але таким способом можна позначити максимум два відхилення, що відбулися за один день (зміну). Якщо реєструється три різних події протягом дня, доводиться повторно, в новий рядок вносити відомості про співробітника, щоб зафіксувати всі дані у вільному осередку.

Як запевнити заповнений табель (форма 0504421) у 2017 році

У нижній частині бланка містяться завірчі поля. Тут ставляться підписи, якими засвідчується табель (форма 0504421), зразок заповнення - перед вами:

Не забувайте вказувати дату підсумкового оформлення документа, а також посади відповідальних працівників (згідно зі штатним розкладом). Справа передбачено місце для відмітки про прийняття табеля. Ця частина бланка заповнюється працівником бухгалтерії, який виконує розрахунок заробітної плати на підставі облікової документації. Щоб швидко і коректно завіряти довідки, накази та інші документи з особового складу, прислухайтеся до порад наших експертів. Статті-підказки «Як швидко і правильно завіряти великі обсяги документів »І« Яка печатка повинна стояти в кадрових документах і коли без неї можна обійтися »застрахують від неприємних помилок.