Як працює онлайн каса: принцип роботи і новісінькі правила 2019

1. Робота з онлайн касами і порядок їх модернізації

Більшість бізнесменів вже перейшли на «розумні каси», вже в липні цього року такий обов'язок торкнулася тих підприємців, які до сих пір були від цього звільнені. Ми розповімо вам про те, як працювати на онлайн касі.

Порядок роботи торгуючих організацій з контрольно-касової технікою (ККТ) змінив Федеральний закон № 290-ФЗ від 03.07.2016, який вніс поправки до чинного Федеральний закон N 54-ФЗ про застосування ККТ і зобов'язав всіх бізнесменів використовувати касові апарати виключно з функцією передачі даних безпосередньо до податкових органів по інтернету. При цьому всім платникам податків, які використовують старі касові апарати, надана можливість їх модернізувати, а тим, у кого каси не було зовсім, можна купити нові.

Як працює онлайн-каса? Чим вона відрізняється від техніки старого покоління і на що будуть в першу чергу звертати увагу податківці? Спробуємо розібратися.

Головна особливість ККТ нового покоління полягає в тому, що вона може не просто формувати і друкувати паперові чеки, але і створювати електронні фіскальні документи. При цьому дані про кожну досконалої касиром операції зберігаються в спеціальному фіскальному накопичувачі (ФН), а також передаються до податкового органу через оператора фіскальних даних (ОФД). Покупець при цьому повинен як і раніше отримати на руки паперовий чек, а при бажанні - його електронну копію на Вашу електронну адресу або мобільний пристрій. Фактично, ні для самого покупця в момент розрахунку, ні для касира нічого не зміниться, так як всі процеси відбуваються дуже швидко і вони повністю автоматизовані.

До сих пір ККТ старого зразка просто друкували паперові чеки і дублювали їх на спеціальну контрольну стрічку, яка зберігалася разом зі звітами про роботу каси за зміну. Податківці не мали ніякої інформації про роботу конкретного магазину, поки не приходили туди з перевіркою. Тому дотримання касової дисципліни полягало в обов'язковому формуванні чека по кожному продажі, своєчасне вручення його клієнту і коректному закриття зміни. Це могло відбуватися раз на кілька тижнів, якщо за касовим апаратом працював всього одна людина, а кількість продажів було невеликим. Коли магазини почали застосовувати нові каси онлайн, правила роботи істотно змінилися. Тепер зміну їм доводиться закривати не менше, ніж раз на добу, зате зберігати ніякі контрольні стрічки більше не потрібно зовсім.

Алгоритм дій касира і роботи ККТ за новими правилами виглядає так:

1. Покупець передає касиру для розрахунку платіжну карту або гроші.
2. Касир вводить дані про покупки в ККТ.
3. Онлайн-каса формує чек з необхідними реквізитами.
4. Дані про операції направляються в фіскальний накопичувач.
5. Чек завіряється фіскальними даними.
6. Відбувається обробка чека фіскальним накопичувачем.
7. Роздруковується паперова версія чека.
8. Дані про операції відправляються оператору фіскальних даних (ОФД).
9. ОФД відправляє фіскального накопичувача відомості про отримання чека.
10. ОФД обробляє отриману інформацію і відправляє її в ФНС.
11. За бажанням покупця, касир відправляє електронний чек на його електронну пошту або мобільний пристрій.

Схема роботи ККТ нового покоління

Матеріали по темі

Важливо розуміти, що при роботі з «розумною касою» треба дотримуватися певних терміни, які раніше особливо не регламентувалися. Так, на початку кожного робочого дня касир зобов'язаний оформити звіт про початок зміни, а в кінці цього ж робочого дня - сформувати звіт про її закриття. Якщо з моменту початку зміни пройшло більше 24 годин, програма блокує можливість формувати чеки. Крім того, якщо раптом пропав інтернет, каса може деякий час працювати в автономному режимі, зберігаючи дані на фіскальний накопичувач Це може бути не більше 30 днів. Якщо за цей час не буде відновлена ​​зв'язок, каса заблокується.

Що стосується самого фіскального накопичувача, то він має свій термін служби, в залежності від системи оподаткування торгуючої організації або ІП. На пільгових режимах це не менше 36 місяців, при суміщенні режимів - не менше 13 місяців. Зберігати ФН після закінчення їх терміну служби торгуючі організації зобов'язані протягом 5 років.

Робота з онлайн касами і порядок їх модернізації

Як видно з вищесказаного, основна відмінність між технікою старого і нового покоління - це фіскальний накопичувач. По суті, це окремий блок, який має свій унікальний номер і термін служби. Він зберігає і передає всю інформацію про продажі за певний період часу. Сам фіскальний накопичувач є жорсткий диск, який має зберігати організація замість скасованої контрольної стрічки. Примітно, що податківці ведуть окремий реєстр ФН, і використання пристрою, якого немає в цьому реєстрі, карається штрафом.

Крім того, техніка нового покоління повинна мати можливість з'єднання з інтернетом, для цього має бути 2 типу спеціальних входів: дротової і бездротової. За принципами роботи весь касовий комплекс можна порівняти з комп'ютером. Тому доопрацювання ККМ до онлайн підлягає тільки та каса, яка може бути підключена до інтернету і до фіскального накопичувача. Як правило, більшість сучасних моделей касової техніки це дозволяють. Модернізація обійдеться на порядок дешевше придбання нового апарату. Так, в середньому «апгрейд» каси буде коштувати до 6-7 тисяч рублів, а покупка нової - від 20-30 тисяч рублів. Важливу роль в цьому відіграє встановлене на ККТ програмне забезпечення.

Матеріали по темі

Важливо пам'ятати, що працювати навіть на новій касовій машині можна тільки після того, як вона пройшла реєстрацію в ФНС Росії і був укладений договір з ОФД. До речі, ця послуга теж не безкоштовна для бізнесу, послуги оператора обійдуться близько 3 тисяч рублів на рік. До таких ОФД законодавці висувають ряд вимог. Зокрема, для укладення договору оператор повинен:

• отримати експертний висновок про можливість забезпечення стабільної та безперебійної обробки великих обсягів інформації, з їх подальшою передачею;
• забезпечити конфіденційність і збереження отриманих від ККТ даних;
• мати ліцензію Роскомнадзора, ФСТЕК і ФНС на надання послуг телематической зв'язку.

Тільки при дотриманні цих вимог організація може бути включена до реєстру ОФД, розміщений на сайті ФНС . Станом на 11 червня 2019 року в цьому реєстрі 21 оператор. З будь-яким з них можна укласти договір на обмін даними.