Як працює онлайн каса

1. Переваги використання нової контрольно-касової техніки
2. Принцип роботи онлайн-каси
3. Оновлена схема продажів
4. Процес переходу на нову касову техніку

Згідно з Федеральним законом № 290-ФЗ від 03.07.2016 підприємства роздрібної торгівлі, що використовують касові апарати, повинні модернізувати або замінити їх. Як працює онлайн каса? Вона буде формувати не тільки паперові, але і в електронні чеки. Дані про кожну продажу через операторів фіскальних даних (ОФД) буде пересилатися в Інспекцію федеральної податкової служби (ИФНС) і комп'ютери і телефони покупців. Роботу касирів нововведення не ускладнить, так як всі процеси будуть автоматизовані.

Переваги використання нової контрольно-касової техніки

Для законодавців перехід на нову форму розрахунків в торгових точках (онлайн-каси) дозволяє:

• Посилити контроль за обліком виручки;
• Поповнити держбюджет;
• Підвищити рівень захисту покупців (документ про покупку в електронній формі буде доступний в будь-який час);
• Упорядкувати процеси торгівлі інтернет-магазинів, які теж повинні будуть оформляти електронні та паперові чеки.

Деякі переваги отримають і підприємці:

• Відпаде необхідність в обслуговуванні контрольно-касової техніки, так як фіскальний накопичувач продавці будуть міняти самостійно;
• Зареєструвати онлайн-касу при наявності електронного підпису можна буде за допомогою мережі інтернет (без відвідування Податкової інспекції);
• Податківці зможуть контролювати продажі без виїзду на перевірки.

Існує ймовірність, що торговці на патенті і ЕНВД, які на даний момент не користуються контрольно-касовими апаратами, при покупці онлайн-каси отримають відрахування з податків.

Принцип роботи онлайн-каси

Щоб зрозуміти, як будуть працювати нові апарати, необхідно визначити, чим вони відрізняються від старого обладнання, і яким чином інформація буде надходити в Податкову службу.

Основна відмінність нової касою техніки - заміна електронної контрольної стрічки фіскальним накопичувачем. Цей блок дозволить ввести, транслювати і зберігати інформацію про продажі за рік. Буде потрібно так само клавіатура для відправки копії на телефон або комп'ютер. Для з'єднання з мережею інтернет техніка повинна мати 2 види входів - дротової і бездротової.

Дані будуть передаватися не в Податкову службу, а операторам фіскальних даних - юридичним особам, яким ФСБ видала відповідну ліцензію.

Оператори повинні:

• Мати експертний висновок. Що свідчить про здатність забезпечити стабільну і безперебійну обробку і передачу інформації;
• Забезпечити копіювання, збереження і конфіденційність отриманих даних;
• Мати ліцензію Роскомнадзора, ФСТЕК і ФНС, що дозволяють надавати послуги телематической зв'язку.

Всі торговці станом на 1 лютого 2017 року мають мати договір з одним з операторів фіскальних даних.

Оновлена схема продажів

На початку робочого дня касир зобов'язаний оформити звіт про початок зміни, в кінці робочого дня - звіт про закриття. Через 24 години після початку зміни можливість сформувати чек закінчується.

Після того, як нове обладнання оформить чек, сформується фіскальний ознака, інформація буде направлена ​​в ОФД для її перевірки. Оператор перевірить і збереже інформацію. Якщо дані достовірні, вони протягом приблизно 1,5 секунд будуть передані в торгове підприємство і Податкову інспекцію. Оформити продаж без унікального номера ОФД буде неможливо.

На вимогу покупців продавці будуть зобов'язані пересилати копії чеків на комп'ютер або телефон. Але паперові чеки теж будуть видаватися, але нове обладнання додасть в них QR код, що дозволяє в будь-який час перевірити, чи надійшли дані про продаж в ИФНС.

Виникає питання, як виглядає чек онлайн каси. У нього буде більше реквізитів, ніж у документа зі старого обладнання. Додадуться такі рядки:

• Інформація про систему оподаткування;
• Дані про місце, в якому здійснена покупка (адреса офлайн магазину або адреса сайту, якщо це інтернет-магазин);
• Різновид розрахунку (прихід чи витрата);
• Форма розрахунку (готівкою або електронними засобами);
• Номер, присвоєний ОФД;
• Номер реєстрації, присвоєний в ККТ;
• Номер касового накопичувача, присвоєний на заводі;
• Найменування ОФД;
• Адреса ОФД в мережі інтернет;
• Email або номер телефону покупця.

За своєчасну передачу інформації про продажі повністю несе відповідальність продавець. При відсутності підключення до мережі інтернет дані можна зберігати до 30-и днів. Цього достатньо, щоб налагодити зв'язок або підключитися до нового каналу. В цей час касовий апарат сам буде формувати чеки. Вони вирушать у ОФД після відновлення зв'язку.

Якщо при розрахунках використовуються бланки суворої звітності, то і ця інформація повинна бути відправлена оператору.

Процес переходу на нову касову техніку

Перше питання: як перейти на онлайн касу. Послідовність дій така:

• Встановити в ЦСО (центрі техобслуговування касової техніки), чи можна оновити старе обладнання;
• Зняти з обліку і оновити старий апарат або придбати новий;
• Купити відповідне програмне забезпечення;
• Поставити касову техніку (оновлену або нову) на облік.

Оновлене обладнання повинно мати нову назву, паспорт і номер.

На момент реєстрації техніки договір з ОФД повинен бути вже оформлений.

Якщо підприємство розташоване в місцевості, де немає інтернет мережі, передавати інформацію в Податкову інспекцію воно буде традиційним способом.

Одночасно вводяться корекційні чека і бланки суворої звітності по корекціям, призначені для виправлення помилок при розрахунках. Сформувати їх буде дозволено тільки до закінчення зміни. Виправити помилки попередніх змін можливості не буде.