Як скласти опис документів
- Школа Отличного секретаря:
- Що таке опис документів і для чого вона потрібна?
- Які бувають опису?
- Загальні правила складання описів
- Як внести справу до опису
- Готуємося складати описи
- Річний розділ опису справ
- оформлення описів
- Описи документів. Форми і зразки заповнення
- Опис справ з особового складу
- Опис справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання
- Опис електронних справ, документів постійного зберігання + додаток
- Опис електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання + додаток
Опис - це основний обліковий документ в архіві компанії. За описами здають справи структурних підрозділів, опису становить експертна комісія, опис справ постійного зберігання може вестися в архіві роками. У цій статті розберемося в видах описів і проговоримо особливості їх заповнення. Тут же можна подивитися зразки описів документів і завантажити форми.
У вересні 2015 року було затверджено нові Правила роботи архівів . Багато форм облікових документів архіву оновилися, і описи не виняток. З'явилися також нові види описів. Ця стаття написана відповідно до нових правил (назвемо їх «Правила--2015»).
Школа Отличного секретаря:
видеоурок Експертиза цінності документів
Що таке опис документів і для чого вона потрібна?
Як вже говорилося, опису - це один з найголовніших документів архіву, до якого вносяться відомості про прийнятих на зберігання документах. Це обліковий документ. Зазвичай опис документів становить експертна комісія (ЕК) організації після проведення щорічної експертизи цінності, але буває і так, що такий-сякий архів в компанії є, а експертної комісії немає, і зберіганням документів в повній самоті займається один секретар. Тоді складати описи доведеться йому самому.
Які бувають опису?
Правила-2015 наказують складати:
- опис справ постійного зберігання;
- опис справ з особового складу;
- опис справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання;
- опис електронних справ, документів постійного зберігання;
- опис електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання.
«Новинки» тут - дві останні опису електронних справ і документів. В Основних правилах роботи архівів організацій їх не було. Форми всіх перерахованих описів наведені в Правилах-2015 Додатках 14 - 18. Завантажити їх можна нижче.
Нагадаю: зберігати справи по особовому складу зобов'язані всі організації (див. Закон від 22 жовтня 2004 р N 125-ФЗ «Про архівну справу в РФ»), і неважливо, є в них архів чи ні. Описи справ з особового складу - невід'ємна частина процесу зберігання документів. Вони обов'язкові. Про те ж говорять і Правила роботи архівів (п. 4.12.).
Існує ще один вид описів - так звана здавальна опис . Другий варіант її назви - опис справ структурного підрозділу. Її становить не архів, а відділ, який здає документи. Ця опис одночасно грає роль акту прийому-передачі . Її ми розглядати не будемо, так як це не обліковий документ архіву.
Загальні правила складання описів
Якщо виражатися простими словами, то архівний опис документів складається з безлічі маленьких описів, кожна з яких оформляється окремо і в установленому порядку, включаючи затвердження керівництвом, а потім поміщається в загальну папку опису. При цьому «маленькі» описи не зшиваються до тих пір, поки та єдина опис, яку вони всі разом складають, не буде завершено процес. Максимальне число зареєстрованих в «великий» описи одиниць зберігання - 9999. Валова нумерація одиниць зберігання ведеться з першої «маленької» опису і до переможного кінця. Тільки коли кількість одиниць зберігання наблизиться до десяти тисячам, велика опис закривається, зшивається і поміщається на зберігання.
Очевидно, що дуже багатьом організаціям по одній опису кожного виду вистачить на все життя.
Як внести справу до опису
В опис вносяться одиниці зберігання, тобто якщо одна справа передається в 30 томах, то всі 30 томів записуються в опис окремо, кожен під своїм порядковим номером. При цьому зовсім не обов'язково в кожному рядку писати заголовок справи. Досить зробити це один раз, а в наступних рядках писати:
«Те ж», т.3 з 30.
Потім найменування справи пишеться в першому рядку опису на кожній новій сторінці:
120 | Акти обстеження об'єктів, т. 17 з 30
121 | Те ж, т. 18 з 30
Останній том зазначається:
Те ж, т. 30 (останній)
Якщо томи розділені за алфавітом або за першими літерами найменувань (прізвищ), то це оформляється так:
140 | Договори про надання послуг з фізичними особами, «Аба - ВЛУ»
141 | Те ж, «Вли - Даб»
Готуємося складати описи
У нормі справи на зберігання приймаються не як доведеться, а за графіком. І архіваріус (секретар, діловод) зазвичай знає, які справи принесуть в архів і коли це станеться. Надійшли справи потрібно розсортувати:
- розділити їх за термінами зберігання (постійно, понад 10 років);
- розділити за видами носіїв (на папері або електронні на дисках);
- окремо виділити справи по особовому складу.
Так ми зрозуміємо, які саме опису нам доведеться скласти.
Річний розділ опису справ
Справи прийнято поміщати в опису по роках: одна опис - один рік. Наприклад, опис справ постійного зберігання за 2010 рік, опис справ постійного зберігання за 2011 рік тощо Це і називається річним розділом опису справ. В «великий» опису панує порядок: по-перше, йде валова нумерація одиниць зберігання з номера 1, по-друге, все одиниці зберігання збудовані за роками.
оформлення описів
За формами описів зрозуміло, які реквізити потрібно в них заповнити. Привласнювати реєстраційний номер кожного річного розділу опису не потрібно! Всі ці «маленькі» опису - частини однієї «великої» опису, яку було одного разу заведена, зареєстрована під номером 1 і триває до свого закриття. Тільки коли перша опис буде закрита, з'явиться опис №2.
Готова опис підписується працівником архіву і посадовою особою, якій підпорядковується архів. Якщо архіву немає, то підписати опис можуть укладач - наприклад, секретар, і його безпосередній керівник - наприклад, начальник відділу діловодства або помічник генерального директора. Якщо єдиний начальник секретаря генеральний директор, то другий підпис з опису потрібно прибрати: генеральному і так належить утверджувати цей документ.
Потім складається довідковий апарат: передмову до опису справ , титульний аркуш , Можливо, зміст, покажчики і т.п.
Готові опису виносяться на засідання експертної комісії для узгодження. Якщо ЕК в компанії немає, то реквізит, само собою, теж забирається.
Після цього в обов'язковому порядку кожну опис стверджує генеральний директор.
Зверніть увагу: опису електронних справ і документів обов'язково забезпечуються ще й додатком, в якому має бути описати вміст кожної одиниці зберігання. Однією одиницею зберігання є 1 носій інформації (як правило, диск). Зберігання електронних документів детально розглядається в статті за посиланням.
Описи документів. Форми і зразки заповнення
Опис справ постійного зберігання
завантажити форму , Docx, 15 kB
завантажити зразок , Pdf, 82 kB
Опис справ з особового складу
завантажити форму , Docx, 15 kB
завантажити зразок , Pdf, 85 kB
Опис справ тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання
завантажити форму , Docx, 15 kB
завантажити зразок , Pdf, 77 kB
Опис електронних справ, документів постійного зберігання + додаток
завантажити форму , Docx, 16 kB
завантажити зразок , Pdf, 88 kB
Опис електронних справ, документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання + додаток
завантажити форму , Docx, 16 kB
завантажити зразок , Pdf, 79 kB
Image by ddpavumba // www.freedigitalphotos.net
Схожі статті
Які бувають опису?Які бувають опису?