Як правильно оформити авансовий звіт

1. Що таке авансовий звіт
2. У яких випадках потрібно оформляти авансовий звіт
3. Як заповнювати бланк авансового звіту

Авансовий звіт - це документ бухгалтерської звітності, проте часто секретарям доводиться займатися оформленням цих документів. У цій статті ми розповімо, як правильно оформляти бланки авансових звітів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

• що таке авансовий звіт
• в яких випадках потрібно оформляти авансовий звіт
• як заповнювати бланк авансового звіту

Що таке авансовий звіт

Авансовий звіт - це документ, що підтверджує витрати працівника організації за виданими йому засобам. Це можуть бути витрати на відрядження, витрати на закупівлю канцелярських товарів, господарських товарів для потреб офісу, оплата ПММ і т.д. Співробітник повинен заповнити бланк авансового звіту і прикласти до нього виправдувальні документи: квитки, чеки, прибуткові ордери та ін. Заповнений звіт передається в бухгалтерію на перевірку та затвердження.

Готуємо керівника до відрядженні

У яких випадках потрібно оформляти авансовий звіт

Співробітник, який отримав підзвітні кошти, повинен заповнити авансовий звіт самостійно. Як правило, підзвітні кошти видаються готівкою в касі організації або безготівковим шляхом (наприклад, на зарплатну банківську карту) на підставі наказу керівника організації.

Подати авансовий звіт співробітник повинен не пізніше трьох днів після витрачання коштів (закупівлі) або повернення з відрядження. При цьому законодавство не обмежує термін, на який видаються кошти, це регулюється наказом керівника.

Відповідно до заявленої в авансовому звіті сумою, співробітник або повертає невитрачений залишок, або отримує доплату.

Якщо співробітник витратив свої особисті кошти, і компанія повинна відшкодувати йому витрати, то заповнювати авансовий звіт не потрібно. У цьому випадку працівник пише заяву на відшкодування його витрат і надає їх підтверджують.

Як перевірити товарну накладну і не пропустити помилки?

Як заповнювати бланк авансового звіту

Авансовий звіт має уніфіковану форму АТ-1 і оформляється в єдиному екземплярі. Це двосторонній бланк, на якому передбачена відривна квитанція, бухгалтер видає її співробітнику після перевірки документа і повних взаємних розрахунків.

Зверніть увагу! Допускається розробка власних форм бланків авансових звітів на підставі форми АТ-1. Ви можете створити цю форму в MS Excel або PDF, так як, очевидно, що заповнення документа на комп'ютері значно зручніше. Крім того, ви зможете внести недруковані символи для позначки полів, які необхідно заповнити. Таким чином, ви можете розмістити бланк авансового звіту на загальнодоступному корпоративному сервері (сайті) для самостійного заповнення співробітниками.

На лицьовій стороні авансового звіту працівник повинен заповнити такі графи:

• найменування організації;,
• порядковий номер авансового звіту;
• дата заповнення звіту;
• П.І.Б. підзвітної особи (співробітника), відділ або підрозділ, посаду, табельний номер (якщо є);
• призначення авансу (має збігатися з призначенням в наказі).

У лівій табличній частині співробітник повинен заповнити графи:

• залишок або перевитрата по попереднім авансами (як правило, це стосується осіб, які регулярно здійснюють діяльність із закупівель, наприклад, співробітників АГВ);
• сума отриманого авансу за поточними видатками (якщо сума видавалася в іноземній валюті, наприклад, для закордонного відрядження, це вказується в рядку 1а, там же вказується курс обміну валюти);
• сума витрачених коштів;
• сума залишку або перевитрати.

Увага! Співробітникам, які мають заборгованості за раніше виданими авансами, видача підзвітних коштів заборонена. Також кошти не видаються особам, не зазначених в наказі керівника.

Прості операції в Microsoft Excel

На зворотному боці бланка авансового звіту співробітник складає список документів, що підтверджують витрати: рахунки, квитанції, чеки, проїзні квитки та інші документи. По кожному з наданих документів повинна бути вказана наступна інформація:

• дата;
• Номер документа;
• найменування документа (із зазначенням організації, що видала документ);
• сума витрат.

Під заповненою таблицею співробітник повинен поставити свій підпис і вписати П.І.Б. повністю.

Всі інші рядки заповнюються співробітником бухгалтерії. Бухгалтер звіряє дані в звіті з наданими документами, перевіряє розрахунки і підписує авансовий звіт.

Потім авансовий звіт передається на підпис керівнику організації: в графі «Стверджую» керівник вказує суму звіту, посаду, прізвище та ставить підпис.