Як головному бухгалтеру побороти тотальну нестачу робочого часу

Журнал " Головбух "№ 7/2012

Чим допоможе ця стаття: Ви навчитеся проводити інвентаризацію свого робочого часу, щоб використовувати його максимально ефективно. Від чого вбереже: від ненормованого робочого дня, невикористаної відпустки і хронічної втоми.

про автора

Павло Меньшиков - автор бестселера «Бухгалтерія без авралів і проблем. Як налагодити ефективну роботу бухгалтерії », має багаторічний досвід роботи головним бухгалтером.

Що є найціннішим активом головного бухгалтера? Досить поширена думка, що це колектив, який він створив. Так, хороший колектив - це немало, але як бути, якщо на якісне управління співробітниками постійно не вистачає часу?

Головбух приходить в офіс раніше офіційного початку робочого дня, а йде набагато пізніше його закінчення. І при цьому все одно нічого не встигає! День пролітає як одна мить, часом і пообідати ніколи. І навіть надія на те, що можна вийти на роботу у вихідні і все встигнути, не справджується. А замість задоволеності роботою накопичуються втома і стреси.

Тому найцінніший актив - це робочий час, і від того, наскільки ефективно головний бухгалтер його використовує, залежить якість роботи не тільки його самого, але і всієї бухгалтерії в цілому.

На цей раз поговоримо про те, як підпорядкувати собі час, щоб встигати робити все те, що дійсно потрібно, але при цьому не витрачати його даремно.

Чому необхідно регулярно проводити інвентаризацію робочого часу

Робота схожа на газ: якщо її не контролювати, то поступово вона займе весь вільний простір. Як тільки ви дасте слабину і дозволите собі працювати більше покладених восьми годин в день, то вам завжди буде чим зайнятися. Дозволили собі затриматися на годину - відтепер так і будете залишатися на годину довше. Морально змирилися з виходом в суботу - вийдете і будете працювати в суботу до пізнього вечора. А справ не зменшиться, скоріше, навпаки, їх з кожним місяцем буде все більше і більше. І ось уже головний бухгалтер ставить хрест на свою відпустку, а субота стає практично офіційним робочим днем. Така поведінка - шлях в нікуди, адже в добі всього 24 години, а 25-й не з'явиться, як би ми цього не хотіли. Та й здоров'я з таким графіком підірвеш дуже швидко. А про проблеми в родині навіть і говорити не варто.

Обережно!

Робота схожа на газ: якщо її не контролювати, то поступово вона займе весь вільний простір.

Вихід з цієї ситуації один - не збільшувати і без того Нерезіновую робочий час, а скорочувати обсяг обов'язків, які ми на себе звалює. Перш за все мова про абсолютно непотрібних функціях, а також тих, які не відповідають рівню головного бухгалтера і можуть бути делеговані підлеглим.

Ви, напевно, не раз вечорами ловили себе на думці, що час стрімко пролітає. Начебто тільки що прийшли на роботу - і ось вже кінець дня. І найголовніше, що навіть згадати особливо нічого. Цілий день якась метушня, біганина, без діла не сиділи, а результату фактично і немає. Ось і засиджується головбух вечорами, щоб «попрацювати спокійно і зробити хоч щось корисне».

Давайте розбиратися, куди йде наш час.

Що таке одну годину в день і чому потрібно цінувати кожну хвилину

Уявіть, що вам видають зарплату не раз на місяць, а щодня. Така маленька сума зовсім не відчувається і буде витікати крізь пальці. Так само і з часом. Головні бухгалтери дуже часто нарікають, що не можуть вирватися у відпустку навіть на два тижні. А що таке два тижні на рік? Це всього 20 хвилин в день. Вдумайтеся! Варто лише перестати витрачати на непотрібні справи всього якихось 20 хвилин в день і можна спокійно сходити в двотижневу відпустку.

Далі ще цікавіше - звільнення від непотрібних справ однієї години в день дає економію в розмірі ... півтора місяців на рік! І ця економія цілком реальна, так як при елементарному аналізі робочого часу головного бухгалтера безглуздих завдань набереться набагато більше, ніж на годину в день.

Просто почніть ставитися до свого часу дбайливо. Кожен раз, коли хтось із колег захоче забрати у вас 5 хвилин на незрозумілий розмова, згадайте, що в річному вимірі це 2,5 дня вашого життя, витрачених на роботі даремно.

Як розрахувати річний бюджет робочого часу

Щоб визначити, на що витрачається робочий час, необхідно розбити ваші основні справи на щоденні, щотижневі, щомісячні, щоквартальні та щорічні і занести їх в таблицю (див. Нижче). Наприклад, на підписання первинних документів йде близько години в день. Щотижневу «оперативку» у генерального директора, яка забирає півтори години, поміщаємо в графу «Тиждень». Щомісячну перевірку декларації з ПДВ, на яку витрачається півдня, показуємо в графі «Місяць». І так далі. Безумовно, всі цифри в таблиці будуть приблизними, але невелика похибка цілком допустима, так як нам необхідне загальне розуміння, на які обов'язки йде робочий час.

Річний бюджет робочого часу головного бухгалтера (умовний приклад)

Функція / продукт Бюджет робочого часу, годинник щодня раз в тиждень раз в місяць раз в квартал раз на рік Підписання первинних документів

1

«Оперативка» у генерального директора

1,5

Відповіді на питання сусідніх підрозділів

2

Відповіді на питання підлеглих

1,5

чаювання

0,5

Перевірка умовної щомісячної звітності

4

Перевірка квартальної звітності

8

Підготовка до доповіді на зборах акціонерів

16

відпустка

160

Резерв на непередбачені завдання і форс-мажор

1,5

Разом за день (тиждень, місяць, квартал, рік)

6,5

1,5

4

8

176

Разом за рік

Тисяча шістсот тридцять вісім (6,5 ч 252 раб. Дн.

78 (1,5 ч 52 тижнів.)

48 (4 год 12 мес.)

32 (8 год 4 кв.)

176

Сумарне фактична кількість робочих годин на рік

1970

Сумарне нормативне кількість робочих годин на рік (8 год 22 раб. Дн. 12 міс.)

2016

Після того як основні завдання в таблиці записані, підраховуємо кількість годин кожного стовпчика. Потім щоденні завдання множимо на число робочих днів у році (252), щотижневі - на 52 тижні і так далі. Складаємо все отримані цифри і отримуємо реальний річний бюджет робочого часу.

У наведеному прикладі фактичний бюджет робочого часу вийшов практично рівним нормативному, що ще раз говорить про те, що цей приклад - умовний, несправжній. Насправді підсумкова цифра становить 2500, 3000, а іноді і 3500 годин. Саме звідси виникають і 12-годинний робочий день, і робочі суботи, і накопичений за останні кілька років невикористану відпустку.

Які бувають «вбивці» робочого часу головного бухгалтера і як з ними боротися

Типова ситуація: головний бухгалтер без діла не сидить, але при цьому ефективність його роботи залишає бажати кращого. Вся справа в «убивць» робочого часу. Що ви робите з шафою, який заповнений усіляким мотлохом так, що хороші речі в нього вже не поміщаються? Швидше за все мінімум раз на рік ви проводите інвентаризацію і викидаєте все непотрібне, щоб звільнити місце. Час теж потребує щорічної інвентаризації.

Ось основні «вбивці» робочого часу: відповіді на листи або розмови по телефону (з співробітниками, колегами, контрагентами); наради; підписання (акцепт, візування) документів; перевірка якості роботи підлеглих; виконання роботи замість співробітників; детальний контроль того, що роблять підлеглі.

Поговоримо докладніше про те, як можна впоратися з кожним з «вбивць» робочого часу.

Відповіді на листи або розмови по телефону

Уявіть, що 50 чоловік в компанії час від часу їздять у відрядження. І кожен після повернення дзвонить або пише і питає, як йому правильно оформити авансовий звіт . Мало того, що один і той же питання можуть задати різні люди, так ще і один і той же чоловік запитує по декілька разів. Корисний для головбуха подібний витрата часу? Питання риторичне.

Вихід простий - потрібно не полінуватися і підготувати письмові інструкції для співробітників. Як скласти звіт по відрядженні, як написати звіт по придбанню товарно-матеріальних цінностей і т. Д. А потім викласти їх разом із зразками оформлення на чільне місце - повісити на стіну перед входом в бухгалтерію або розмістити на корпоративному сервері.

Перший час дзвінків буде як і раніше багато, але якщо ви проявите твердість і перестанете всіх жаліти, поступово люди звикнуть до нових правил. Звичайно, якщо подзвонить генеральний або фінансовий директор , То ви не зможете їм не відповісти, але VIP-співробітників не так багато, та й оформленням документів для них зазвичай займаються секретарі, яких теж при бажанні можна відіслати до інструкції.

Участь в нарадах

Є наради, ходити на які головному бухгалтеру ну дуже не хочеться. Просто тому, що нічого корисного з них почерпнути не можна. Скажімо, «оперативка» виробничих служб, де головний енергетик в черговий раз посвариться з головним механіком на предмет потужності нової насосної станції.

Найефективніше рішення в даному випадку - не брати участь в подібних заходах. Якщо відмовитися не виходить, делегуйте цю функцію своєму заступнику. Звичайно, є зборів, пропустити які не можна. Але і тут є можливість для оптимізації.

важлива деталь

Якщо відмовитися від участі в нарадах не виходить, делегуйте цю функцію своєму заступнику.

Багато планерки страждають або відсутністю чіткої порядку денного, або її невиконанням. Замість того щоб прийняти рішення по першому питанню, розмова несподівано перескакує або на другий, або зовсім відхиляється від теми. В результаті два години проговорили, а результату немає, потрібно збиратися ще раз. Щоб виправити ситуацію, наполегливо закликайте учасників дотримуватися регламенту.

Підписання документів

Безумовно, зовсім позбутися від підписання документів не вийде. Але зменшити їх кількість можна і навіть потрібно. Можливо, ви не хочете повністю упускати контроль над видатковими касовими ордерами. Видайте розпорядження, що РКО на суму ... ну, скажімо, менш 1000 руб. підписує ваш заступник, а понад 1000 руб. - тільки ви. Так ви і контроль над великими сумами збережіть, і дріб'язок делегіруете. І з 300 расходников, які раніше ви щомісяця підписували, 250 перейдуть на рівень нижче, і тільки 50 залишаться у вас. А витрати часу на підписання скоротяться в шість разів.

Перевірка якості роботи підлеглих

Візьмемо перевірку бухгалтерської або податкової звітності. Якщо процес формування звітності чітко не вибудовано й в ньому беруть участь кілька співробітників, то ймовірність помилок, викликаних людським фактором, різко зростає. І відповідно, збільшується час, який головбух витрачає на виправлення недоліків.

часта помилка

Якщо процес формування звітності чітко не вибудовано й в ньому беруть участь кілька співробітників, то ймовірність помилок, викликаних людським фактором, різко зростає.

Вихід - регламентувати закриття звітного періоду, бажано з подальшою автоматизацією. Контролювати такий процес буде значно простіше і швидше. А головне якість звітності підвищиться.

Робота замість співробітників

Ох, це мій найулюбленіший пункт! Коли керівник працює замість співробітників, вони йому так вдячні!

Головний бухгалтер, статут по кілька разів повторювати одне й те саме, просто говорить: «Краще мені самій зробити, ніж тобі пояснювати. Потім ще перевіряти доведеться ... ». Бухгалтер з радістю відповідає: «Так-так, ви краще зробите, професійніше!» І ніжки звісив, так як знає, що зарплату все одно отримає, а відповідальності буде менше. І при першій слушній нагоді підкидає керівнику нові завдання під виглядом своєї «сірості й убогості».

Рішення очевидно - кожен повинен займатися тим, що входить в його обов'язки.

Детальний контроль підлеглих

Уявіть, що ви поїхали на один день на семінар, напередодні роздавши своїм підлеглим різні доручення. У перерві ви берете телефон і починаєте телефонувати: «Маша, ти платіжку відправила? Як не відправила? А що таке трапилося? Не знаєш, де лежать ключі від Банк-Клієнта? Так у верхньому ящику столу у мене ключ валяється, я ж тобі казала. Давай швидше відправляй! »Або:« Наташ, ти подзвонила Івану Івановичу? Як ні? Ну, я ж тобі суворо покарала зв'язатися з ним. Недоступний по робочому? На стільниковий дзвони! Як не знаєш номер стільникового ?! Візьми у Наді ».

К1 квітня від автора статті

Якщо відкласти на післязавтра те, що можна зробити сьогодні, у тебе буде два вільні дні.

Стиль керівництва, при якому співробітникам постійно треба давати «тактичні стусани», призведе до того, що вони ніколи нічого не будуть робити самостійно. А навіщо метушитися? Адже якщо завдання дійсно серйозне, то головбух передзвонить, нагадає, допоможе. А не подзвонив, значить, і справа не важливе, який сенс напружуватися? У підсумку головний бухгалтер витрачає величезну кількість часу на нагадування, на приведення співробітників до тями, на заклики до відповідальності і розжовування елементарних речей.

Вихід - використовувати тільки стратегічні «стусани». Привчити підлеглих, що будь-яке ваше доручення має бути виконане. А якщо виникла якась проблема на шляху виконання, не чекати, поки головбух поцікавиться, як справи, а подзвонити самим: «Марія Вікторівна, здрастуйте! Ви просили відправити платіжку, а я не можу знайти ключ від Банк-Клієнта. Де я можу його взяти? »

Кілька слів про відпустку - не розкіш, а необхідність

Що потрібно, щоб зі спокійною душею відпочити? Для початку зрозуміти, що це правильно. Людина, яка два роки поспіль не брав відпустку, не може повноцінно працювати. Не сподівайтеся, що за зекономлені два тижні ви зможете доробити все незавершені справи. Ви все одно нічого не встигнете, але при цьому будете працювати все менш і менш ефективно. А отдох-нувшись людина зробить набагато більше того, хто страждає від хронічної втоми або депресії. Тому ваш відпустку повинен стати чимось на зразок явища природи - скасувати його неможливо. Заздалегідь, мало не в січні, налаштуйтеся самі і налаштуйте всіх інших: «Будь хоч потоп, але в серпні я йду у відпустку». І не на два тижні, а на чотири. Після повернення ви побачите: нічого страшного під час вашої відсутності не відбулося, світ не впав. А ви готові до нових трудових звершень.

Що вийде, якщо наполегливо боротися з «вбивцями» робочого часу

Припустимо, після складання річного бюджету робочого часу у вас вийшла завантаження в розмірі 3000 годин. Це в середньому означає 11-годинний робочий день.

І припустимо, що в результаті боротьби з неконтрольованим потоком документів, які вимагають підписання, вдалося виграти півгодини в день. За підсумками року це 126 годин. Створення інструкцій дозволило заощадити ще одну годину в день. Отримуємо ще 252 години на рік. Скорочення часу на наради склало дві години на тиждень, або 104 години на рік. В результаті річний бюджет часу зменшився на 482 години, а робочий день - до 9,5 години. Це, звичайно ж, не зовсім ідеал, але, погодьтеся, вже набагато краще.

важлива деталь

Універсальний спосіб, який дозволить перемогти будь-якого «вбивцю» робочого часу, - це жорсткий ліміт для кожного процесу.

Універсальний спосіб, який дозволить перемогти будь-якого «вбивцю» робочого часу, - це жорсткий ліміт для кожного процесу. Наприклад, пообіцяти собі не витрачати на підписання первинних документів більше ніж півгодини на день. А якщо не укладаєтеся у встановлені рамки, аналізувати причини і знаходити шляхи для оптимізації. Тільки так можна утримати ситуацію під контролем. Без цього ефективної роботи, що приносить моральне, так і матеріальне задоволення, не вийде. Час, що звільнився ви зможете витратити на більш важливі справи, до яких раніше не доходили руки. Або просто відпочити.