Як скласти супровідний лист до документів (зразок)?

1. Навіщо потрібно супровідний лист до документів
2. Як скласти супровідний лист до документів

супровідний лист до документів (зразок) нерідко викликає безліч питань у його составітелей.Статья дає на них вичерпні відповіді.

Навіщо потрібно супровідний лист до документів

Як скласти супровідний лист до документів

Навіщо потрібно супровідний лист до документів

Незалежно від того, куди і з якою метою подаються документи, супровідний лист до них складається в обов'язковому порядку. Це основний принцип документообігу, що працює, перш за все, в інтересах відправника.

• Саме супровідний лист містить вихідний, а потім і входить номера, за якими згодом можна відстежити шлях і долю документів.
• Докладний перелік документів, вказаний в листі, позбавить від непорозумінь, пов'язаних з втратою одного або декількох екземплярів.
• Наявність супровідного листа дозволить одержувачу оперативно обробити надійшов кореспонденцію і, при необхідності, дати відповідь в найкоротші терміни.

Як скласти супровідний лист до документів

Уніфікованої форми супровідного листа до документів не існує, проте звичаї ділового обороту і правила діловодства передбачають дотримання певних нормативів.

реквізити

Ділове листування між господарюючими суб'єктами (юридичними особами, індивідуальними підприємцями) прийнято вести на фірмових бланках організацій, що містять кутові штампи з реквізитами відправника.

Підпис супровідного листа залежить від виду направляються документів. Наприклад, при направленні примірника договору або комерційної пропозиції лист традиційно підписує перший керівник; якщо відправляються документи бухгалтерської звітності - головний бухгалтер або начальник фінансового відділу та ін.

Не знаєте свої права?

Підпишіться на розсилку Народний Советнік'.
Безкоштовно, хвилина на прочитання, 1 раз в тиждень.

Крім того, в листі повинні бути вказані прізвище та контактні дані його фактичного виконавця - для оперативного зв'язку в разі виникнення питань по котрі вступили документам.

Текст листа

Супровідний лист, як правило, складається на ім'я першого керівника компанії-адресата або її підрозділу. В цьому випадку рекомендується звернення «Шановний (а)» із зазначенням імені та по батькові керівника. Якщо лист безадресне, звернення можна пропустити.

Початкова фраза описової частина листа залежить від організації, в яку воно направляється:

• у вищестоящу організацію - «представляємо Вам»;
• в підвідомчу організацію - «направляємо Вам»;
• в сторонню організацію - «висилаємо Вам».

Далі йде опис мети надання документів та, при необхідності, прохання про їх розгляд. Якщо кореспонденція направляється за запитом організації, про це потрібно вказати на початку листа.

Перелік документів

У супровідному листі під грифом «Додаток» слід вказати вичерпний перелік направляються документів по наступних позиціях:

• назва та номер документа;
• дата його складання;
• кількість екземплярів;
• кількість аркушів в документі;
• відмітка про прошивці і нумерації, якщо такі присутні.

В кінці листа робиться позначка про загальну кількість аркушів документів, що відправляються і їх упаковці.

Важливо: при направленні однойменної документації (наприклад рахунків-фактур, договорів та ін.) Допускається вказівку загального найменування та кількості аркушів.