Як провести перевірку кадрового діловодства у філії компанії

1. Етап 1. Видання наказу
2. Етап 2. Ознайомлення з наказом всіх зацікавлених осіб, в тому числі керівника філії
3. Етап 3. Проведення звірки документів
4. Етап 4. Перевірка змісту кадрової документації
5. Етап 5. Оформлення акта (звіту) за результатами перевірки
6. резюме

Мені належить підвищення - переклад в відділ кадрів у філії нашої організації. Я трохи нервую - справа відповідальна, хочеться уникнути можливих помилок і ускладнень. Почати роботу на новому місці я планую з проведення перевірки кадрового діловодства. Підкажіть, будь ласка, як це правильно зробити.

Перш ніж розбирати «секрети» внутрішнього кадрового аудиту потрібно розуміти, для яких цілей ви його будете проводити.

Як правило в подібних вашої ситуаціях перевірка кадрового діловодства потрібна для того, щоб визначити, чи відповідає кадрова робота в філії вимогам трудового законодавства і локальних нормативних актів компанії. Мета такої перевірки - усунення можливих ризиків компанії, пов'язаних з помилками при оформленні кадрової документації. Тому ваше бажання почати роботу саме з внутрішнього аудиту правильне.

Щоб мати правову підставу для внесення виправлень, коригування недоліків в кадрових документах, які можуть бути виявлені в ході перевірки, необхідно надати їй офіційний статус. Тому послідовність дій при перевірці буде наступною:

Прочитайте корисні статті по темі:

Етап 1. Видання наказу

У ньому необхідно вказати:

• мети і завдання перевірочного заходу;
• членів комісії. До її складу можуть увійти фахівці компанії, що володіють знаннями в області трудового права і діловодства;
• термін проведення перевірки та період, за який вона буде здійснюватися;
• термін подання звіту (акта) за отриманими результатами.

Наша довідка

Звірка документів - порівняння, порівнювання, пунктируванням, рекапітуляція, ототожнення, звірення, зіставлення, перевірка документів

Прочитайте корисні статті по темі:

Етап 2. Ознайомлення з наказом всіх зацікавлених осіб, в тому числі керівника філії

Приклад 1. Наказ про проведення перевірки кадрового діловодства у філії компанії

Етап 3. Проведення звірки документів

Наступним етапом перевірки може стати звірка документів (того, що є, з тим, що повинно бути в наявності), яка проводиться для відновлення в подальшому всіх необхідних кадрових документів.

Допомогти в цьому може локальний нормативний акт, що регламентує кадровий документообіг у філії компанії.

Таким нормативним актом можуть бути Положення або Інструкція по кадровому діловодству в компанії або загальна Інструкція з діловодства, що включає розділ по кадровому діловодству, в тому числі у філії. Це не обов'язковий документ, але його наявність регламентує порядок ведення кадрового діловодства у філії компанії.

Прочитайте корисні статті по темі:

У філії повинен бути в наявності повний комплект обов'язкової кадрової документації. До нього відносяться:

1. Локальні нормативні акти.

У кожній філії повинні бути наступні локальні нормативні акти:

• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• положення про захист персональних даних;
• положення про оплату праці;
• положення про стимулюючих надбавок;
• положення про відрядженнях;
• інструкції з охорони праці.

Прочитайте корисні статті по темі:

При цьому деякі з них можуть бути затверджені в цілому для компанії. У цьому випадку вони будуть поширюватися і на філії. В такому випадку у філії повинні бути в наявності належним чином завірені копії цих документів. Стосовно до штатного розпису - надіслана з головного офісу завірена виписка з штатного розкладу компанії, що відноситься до діяльності філії.

Майте на увазі

Завірити копії локальних актів, затверджених в цілому по організації може кадровик компанії. Повноваження на це можуть бути зафіксовані в його посадовій інструкції, трудовому договорі і (або) наказі.

2. Штатний розклад.

3. Трудові договори і додаткові угоди до них.

4. Графік відпусток.

5. Накази з основної діяльності (про прийом на роботу керівника філії, про затвердження штатного розкладу та ін.).

Прочитайте корисні статті по темі:

6. Накази по особовому складу (про прийом, переведення, надання відпустки, припинення трудового договору, направлення у відрядження, заохочення працівника).

7. Табель обліку робочого часу.

8. Трудові книжки, книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

9. Журнали обліку:

• проходження інструктажу з охорони праці та техніки безпеки;
• заходів з контролю.

Прочитайте корисні статті по темі:

Крім того, звірці підлягають також документи, які є обов'язковими для організації при певних умовах, перераховані в таблиці.

Колективний договір Якщо він укладений Посадові інструкції Якщо посадові обов'язки не включені в зміст трудових договорів або в тексті
трудового договору є посилання на посадову інструкцію Перелік посад співробітників з ненормованим робочим днем ​​Якщо такі є в організації Графік змінності Якщо в організації введена змінна робота Положення про охорону комерційної таємниці Якщо в трудовому договорі закріплено дотримання працівником комерційної таємниці Договори про колективну матеріальну відповідальність Якщо в організації ведуться роботи відповідно до Переліку робіт, при виконанні яких може вводитися повна колективна (бригадна) матеріальна відповідальність, затвердженим постановою Мінпраці Росії
від 31.12.2002 № 85 Договори про повну індивідуальну
матеріальної відповідальності Якщо в організації працюють співробітники, які є матеріально відповідальними особами згідно з Переліком посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність за недостачу ввіреного майна, затвердженого постановою Мінпраці Росії від 31.12.2002 № 85

Етап 4. Перевірка змісту кадрової документації

Отже, після того як буде визначено, які документи у відділі кадрів поки відсутні, але повинні з'явитися, які слід доопрацювати і які можна залишити без зміни, важливо звернути увагу на якість документів, а саме на правильність їх складання з точки зору кадрового діловодства та юридичну грамотність. Детальний розгляд вимог до кожного документу - тема не для однієї статті, в цьому матеріалі ми зупинимося лише на деяких моментах, про які, на жаль, кадровики найчастіше забувають.

1. Повноваження керівника

За керівником філії повинні бути документально закріплені повноваження по прийому і звільненню працівників. Це може бути відображено в трудовому договорі і (або) довіреності.

Якщо такі повноваження не закріплені належним чином, то дії керівника філії з прийому і звільнення співробітників філії можуть бути визнані незаконними.

Прочитайте корисні статті по темі:

2. Порядок ведення трудових книжок

Особливу увагу слід приділити порядку ведення трудових книжок. Перш за все, потрібно перевірити наявність наказу по основній діяльності про призначення відповідального за ведення трудових книжок.

При ревізії трудових книжок необхідно переконатися, що всі вони зареєстровані в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, все книжки є в наявності і всі записи в них внесені на підставі відповідних наказів.

Трудові книжки і вкладиші повинні зберігатися у вогнетривкій сейфі.

3. Особисті картки

В особових картках працівників повинні бути продубльовані записи з трудових книжок (вкладишів) про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу і звільнення, а поруч стояти підписи працівників, які свідчать про те, що вони ознайомлені з цими записами.

4. Журнали реєстрації

Важливий момент кадрової перевірки - ревізія журналів реєстрації. Всі кадрові операції повинні фіксуватися в спеціальних журналах (книгах) обліку.

Прочитайте корисні статті по темі:

До обов'язкових журналам відділу кадрів відносяться:

1. журнал реєстрації наказів по особовому складу (згідно з переліком, затвердженим наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558);
2. прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї, а також книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Ці книги мають бути пронумеровані, прошнуровані, завірені підписом керівника організації, а також скріплені сургучною печаткою або опломбовані (п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок);
3. журнал обліку перевірок.

Обов'язок ведення цього журналу встановлена ​​ст. 16 Федерального закону від 26.12.2008 № 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб і індивідуальних підприємців при здійсненні державного контролю (нагляду) і муніципального контролю». В такому журналі контролюючі органи роблять запис про проведену перевірку. Типова форма журналу затверджена наказом Мінекономрозвитку Росії від 30.04.2009 № 141.

Наша довідка

Згідно ч. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» форми первинних облікових документів, в тому числі з обліку праці і його оплати, повинні бути затверджені керівником компанії за поданням посадової особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку. Форми первинних облікових документів з обліку праці та її оплати слід стверджувати у складі бухгалтерської облікової політики, т. Е. У філії повинні використовуватися форми первинних облікових документів, затверджених керівником компанії.

Крім того, відділ кадрів може використовувати і інші журнали реєстрації. Наприклад, журнали реєстрації:

• трудових договорів;
• особистих карток;
• відпусток;
• направлення у відрядження;
• обліку листків непрацездатності;
• видачі довідок;
• перевірок стану військового обліку;
• проходження працівниками обов'язкового медичного огляду та ін.

Прочитайте корисні статті по темі:

Допустимо використовувати як затверджені, так і самостійно розроблені форми таких документів, але оформлення журналів має бути єдиним: аркуші пронумеровані, журнал прошнурований, скріплений сургучною печаткою або опломбований і завірений керівником організації.

Конкретний перелік журналів реєстрації, які ведуться у відділі кадрів філії, повинен бути приведений в розділі «Номенклатура справ компанії», що містить список справ і журналів обліку, в тому числі у філії.

Цей етап найбільш тривалий за часом. Так як перевірці, як правило, підлягає великий масив документів, ми рекомендуємо її результати звести в таблицю (фрагмент):

Етап 5. Оформлення акта (звіту) за результатами перевірки

Акт (звіт) за результатами перевірки може бути складений у довільній формі у вигляді документа, що містить описову частину, висновки і рекомендації (приклад 2), а також таблицю виявлених в ході перевірки проблем і порушень та рекомендації щодо їх усунення із зазначенням відповідальних осіб і термінів , оформлену у вигляді додатку до акта (звіту).

Прочитайте корисні статті по темі:

Крім того, в акт (звіт) за результатами перевірки можуть бути включені:

• аналіз наявності кадрових документів відповідно до трудового законодавства;
• аналіз відповідності оформлення документів вимогам трудового законодавства;
• оцінка змісту внутрішніх локальних нормативних актів організації;
• аналіз кадрових процедур на відповідність вимогам законодавства;
• аналіз відповідності документів вимогам архівного законодавства;
• посилання на конкретні статті нормативних актів, за якими у компанії є порушення;
• оцінка ризиків: які порушення можуть призвести до виникнення трудових спорів або штрафних санкцій з боку перевіряючих органів;
• рекомендації щодо виправлення помилок в кадровому діловодстві;
• рекомендації щодо розстановки пріоритетів в подальшій роботі з кадровими документами.

Приклад 2. Акт за результатами перевірки кадрового діловодства у філії компанії (фрагмент)

резюме

Якщо ви вирішили провести внутрішній аудит кадрових документів, легалізує цей захід, перевірте документи на наявність, а потім на помилки. В результаті - акт.

Стаття опублікована в журналі "Все для кадровика" №1, 2016р.