Як правильно заповнювати зразок табеля обліку робочого часу за формами Т-12 і Т-13

1. Для чого потрібен цей документ і навіщо його оформляти?
2. Форми Т-12 і Т-13: правила і етапи заповнення
3. Складання табеля при змінному графіку і інші нюанси
4. Санкції при неправильному заповненні табеля

Будь-яке підприємство виплачує заробітну плату, грунтуючись на даних фактично відпрацьованих годин або днів. Ці дані для бухобліку і виплати заробітної плати згідно відпрацьованого часу вимагають спеціального бланка для первинного обліку. Таким бланком прийнято вважати табель обліку робочого часу.

Нижче наведена інформація про цей документ, його регламент заповнення згідно робочого часу, відпрацьованого на підприємстві.

Для чого потрібен цей документ і навіщо його оформляти?

Почати слід з того, що табель - це документ, який зобов'язаний вести кожен роботодавець або його довірена особа на підприємстві незалежно від кількості працівників і форми власності в штатному розкладі.

Якщо даний документ буде відсутній на підприємстві, це призведе до відповідальності керівництва у вигляді штрафів при перевірці органом охорони праці.

У разі, коли в витратах підприємства оплата праці займає досить значне місце, документи при податковій перевірці можуть видати гіпотезу щодо безпідставного нарахування ЗП та виключення її зі списку витрат підприємства. В такому випадку будуть мати місце неприємні наслідки.

Форми Т-12 і Т-13: правила і етапи заповнення

Табель обліку ведеться кожен робочий день місяця, а в останній день готується звіт про загальну кількість відпрацьованих днів / годин. Готовий складений документ передається в бухгалтерію.

Наведемо приклад інструкції щодо заповнення табеля обліку часу роботи і підрахунку оплати праці, взявши за основу форми Т-12 і Т-13. Вони істотно нічим не відрізняються.

• У верхній частині слід вказати назву організації відповідно до установчих документів та назви структурного підрозділу, якщо воно є.
• Заповнюються осередку «дата складання» (останній день робочого місяця) і «номер документа».
• У «звітному періоді» вказується інтервал часу, з якого по яке число налічується заробітна плата згідно з планом.
• Перший стовпець в табелі обліку робочого часу позначає порядковий номер працівників.
• 2-3 стовпці заповнюються на підставі особистих карток співробітників відповідно до форми Т-2, заведеної на підставі наказу про прийом на підприємство.
• 4 і 6 графа призначена для кодів витрат робочого часу та інформації про кількість годин, відпрацьованих в минулому місяці.
• 5 і 7 графа призначена для відмітки проміжних результатів за дві половини місяця.
• 8-17 стовпці заповнюються в кінці звітного місяця.
• У підсумковий підрахунок днів не включаються дні відсутності працівника (лікарняні, відрядження, прогули, вихідні).
• 14 і 16 стовпці заповнюються кількістю днів і годин.
• 15 - код причини неявки на роботу
• 17 - загальна кількість святкових, вихідних днів працівника за звітний місяць.

Підписується документ працівником відділу кадрів, структурного підрозділу, директором або будь-яким уповноваженим ним особою.

Зразок заповнення табеля можна подивитися тут .

Складання табеля при змінному графіку і інші нюанси

Згідно 91-ї статті ТК РФ роботодавець повинен вести облік фактично відпрацьованого часу кожним працівником. Витрати робочого часу оплачуються згідно фізичного знаходження за місцем роботи. Вираховуються вони шляхом реєстрації появи і неявки на робоче місце.

Змінна робота є умовою колективного договору і повинна бути задокументована. Робота по змінах може здійснюватися виключно за графіком змінності відповідно до статті 103 ТК РФ. У ньому враховується щоденне час роботи і частота змін. Графік змінності в цьому випадку виступає як локальний самостійний нормативний акт.

Для узгодження роботи в нічні зміни потрібно, щоб робота включалася в список, визначений договором або актом роботодавця за статтею 97 ТК РФ.

На практиці найчастіше використовується графік щоденної роботи «табельної режиму». При табельній режимі враховуються відпрацьовані зміни за місяць, а тривалість її повинна бути однакова протягом усього періоду. Робота, виконана понад тривалість, не може бути компенсована недоробкою в інший день або отгулом.

Якщо умови підприємства не дозволяють дотримуватися умов роботи відповідно до статті 94 ТК РФ, роблять запровадження підсумованого обліку часу роботи. Робота позмінно може поєднуватися з введенням обліку часу. Порядок введення в компанії підсумованого обліку регулюється виключно внутрішнього трудового розпорядку. Стаття 104 ТК РФ вимагає тільки не перевищувати номінальне число робочих одиниць в місяць.

На наступному відео детально розглянуто порядок ведення табеля обліку часу роботи:

Санкції при неправильному заповненні табеля

По ходу проведення податкових і фінансових перевірок ревізори можуть знайти такі види порушень у заповненні табеля обліку:

• дані по зарплаті не відповідають зазначеним в документах первинної звітності та табелі;
• дані про зарплату не відповідають зазначеним в платіжно-розрахункових документах і табелі;
• використання кодів і позначень невірне;
• не враховано переробки або понаднормові;
• розрахунок суми допомоги на листку тимчасової непрацездатності.

Порушення можуть призвести до накладення штрафних санкцій на бухгалтера або роботодавця до 5000 рублів. Відсутність табеля обліку або його відсутність на робочому місці під час перевірки ревізорів може спричинити адміністративне покарання згідно зі статтею 5.27 і накладення штрафних санкцій на керівника підрозділу розміром до 50000 рублів.