Як правильно заповнювати журнал обліку руху подорожніх листів
Великі організації і індивідуальні підприємці, які використовують у своїй галузі різні види транспорту, призначеного для вантажних і пасажирських перевезень, зобов'язані видавати водіям своїх автомобілів шляхові листи.
Такий лист служить первинним документом для контролю над витратою палива і фіксування кілометражу по маршруту руху автомобіля. Видача передбачається раз на добу на початку робочого дня або зміни, або ж може видаватися на термін до одного місяця у разі тривалих відряджень, коли водій виконує свою роботу більш одного дня, про що в журналі повинна бути зроблена відповідна замітка.
Подорожні листи особливо необхідні у великих організаціях, що здійснюють пасажирські перевезення на рейсових автобусах, тролейбусах, трамваях та інших видах наземного і підземного транспорту, а також для фірм, які здійснюють транспортування великогабаритних та інших вантажів.
Що це за документ
В дорожньому листі повинна бути представлена наступна інформація:
- особисті дані водія;
- реєстраційний номер автотранспорту;
- особисті дані власника автомобіля або організації, якій належить транспортний засіб;
- витрати на паливо (показання спідометра);
- початкові і кінцеві точки маршрутів;
- їх загальна протяжність і кілометраж.
У разі виникнення аварій на дорогах або інших правопорушень, скоєних водієм, він також зобов'язаний надати співробітникові ГИБДД крім інших документів свій шляховий лист для занесення в нього інформації про правопорушення.
Оформлення листа повинно відбуватися незалежно від того, чи є транспортний засіб власністю організації, або ж автомобіль належить водієві, але використовується ним у службових цілях.
При перевезенні об'ємних вантажів, що вимагають ліцензії, необхідно заповнити графу «ліцензійна картка», а також вказати номери товарних накладних відповідно до вантажем, що перевозиться, особливо якщо він представляє матеріальну цінність. В кінці робочої зміни заповнений дорожній лист передається диспетчеру, який зобов'язаний зробити запис в журналі зі збереженням заповненого бланку «путівки».
У міру заповнення, передбаченого внутрішнім розпорядком організації, журнал необхідно передавати для перевірки бухгалтеру. Для цього в журналі обліку є виділена графа для відміток здачі документації в бухгалтерію.
У разі відсутності особи, відповідальної за ведення журналу, можливе укладання договору зі сторонніми організаціями, які займаються технічним обслуговуванням транспорту перед виїздом на лінію або надають послуги стоянки транспортних засобів. У договорі прописується відповідна інформація про співпрацю сторін для запобігання спірних ситуацій, що стосуються питань звітності.
Подивитися як здійснюється облік листів в програмі 1С можна на наступному відео:
порядок заповнення
Уніфікована форма №8 журналу обліку, затверджена Держкомстатом, є типовою для всіх організацій і складається з обкладинкової частини і таблиці з графами, належними до заповнення. При необхідності журнал прошивається, а листи нумеруються.
На титульному аркуші журналу вказується назва організації і дата початку його заповнення, а також при необхідності інші реквізити організації, такі як ІПН, ОГРН та інше. На зворотному боці він повинен бути скріплений печаткою і підписами керівника та головного бухгалтера. У відповідних графах вказуються прізвища та посади осіб, відповідальних за ведення і оформлення журналу, і їхні підписи.
Таблична частина складається з 9 колонок:
- Порядковий номер подорожнього листа.
- Дата видачі.
- Особисті дані водія.
- Табельний номер.
- Гаражний номер водія і марка автомобіля.
- Підпис про отримання листа водієм.
- Підпис диспетчера і дата прийому подорожнього листа і інших документів водія.
- Підпис бухгалтера і дата прийому листа.
- Примітка.
У журналі необхідно вказувати інформацію про всі видані шляхові листи незалежно від їх форми. Порядкові номери бланків повинні бути наскрізними.
Незважаючи на типову форму журналу, законодавство дозволяє розробку і ведення свого журналу обліку і додавання до нього нових пунктів, які організація вважатиме потрібними, але за умови, що пункти, позначені в затвердженій формі, повинні бути приведені в обов'язковому порядку. Це необхідно враховувати для дотримання правил проведення розрахунків між компанією і замовником, а також для контролю роботи, що виконується водієм, і розрахунку заробітної плати.
Ведення журналу дуже вигідно великим підприємствам, так як після подачі звіту в податкові органи дана інформація дозволяє істотно скоротити податкові виплати організації.
Якщо журнал заповнений неправильно з рядом виявлених помилок, то всі витрати на паливно-мастильні матеріали при проведенні перевірки податковою службою будуть визнані недійсними.
Оскільки шляхові листи і журнал обліку їх руху є первинними документами, з метою дотримання норм бухгалтерського законодавства подібна документація повинна зберігатися в архіві не менше п'яти років. Дані норми передбачені для документів як на паперових, так і на електронних носіях. Багато організацій з великим штатом водіїв спочатку оформляють журнал в електронному вигляді, що заощаджує час, так як заповнення шляхових листів і ведення журналу вручну - справа досить трудомістка.