Як без помилок вести кадровий облік

1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Як зафіксувати в документах для кадрового обліку, якщо працівник не підписав наказ про звільнення
3. Як вчинити, якщо працівник відмовився розписатися в книзі обліку руху трудових книжок
4. Як оформити наказ про право підпису первинних документів?
5. В розпорядчої частини наказу зазначають:
6. Як зробити виписку з наказу?
7. Як правильно вести кадровий облік, якщо відділ кадрів один на кілька філій

Завдання будь-якого кадровика - налагодити ведення кадрового обліку на підприємстві. При цьому слід враховувати положення нормативних актів і трудового законодавства.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Кадровий облік - це облік руху персоналу організації, пов'язаний з документальним оформленням прийому, переведення і звільнення співробітників , Трудових відносин з працівниками та організації праці. Кадровий облік ведеться на основі первинної кадрової документації та внутрішніх нормативних актів з питань праці.

Скачайте документи по темі:

Як зафіксувати в документах для кадрового обліку, якщо працівник не підписав наказ про звільнення

Працівники іноді саботує звільнення за скороченням штатів і відмовляються підписати наказ про розірвання трудового договору. В такому випадку інспектор з кадрів повинен зачитати наказ співробітникові і зробити на документі запис: «Від підпису в наказі відмовився. Наказ зачитали працівнику вголос », вказати дату і проставити підпис (з розшифровкою) відповідальної особи - працівника кадрової служби (ч. Друга ст. 84.1 ТК РФ).

Завантажити документ >>>

Трудовий кодекс не вимагає в даній ситуації складати акт, але рекомендуємо це зробити, щоб себе убезпечити. Напис на наказі кадровик запевняє тільки своїм підписом. Тому працівник може заявити, що нічого про наказі не знав і його звільнили незаконно. Акт складають у присутності свідків, які запевняють його зміст колегіально. Такий документ буде більш надійним доказом у суді.

Як вчинити, якщо працівник відмовився розписатися в книзі обліку руху трудових книжок

Для правильного ведення кадрового обліку складіть акт, що співробітник отримав трудову книжку, але відмовився розписатися в книзі обліку. Вкажіть реквізити цього документа в графі 13 книги. При перевірці ГИТ акт підтвердить, що роботодавець вжив необхідних заходів, щоб отримати підпис працівника в книзі обліку.

Форма книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затверджена Додатком № 3 до постанови Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 № 69. Вона обов'язкова для роботодавців. Співробітники повинні розписуватися в ній при звільненні, що отримали трудову книжку. Якщо підписи в графі 13 відсутні, інспектор ГИТ може вважати, що кадрова служба веде роботу з трудовими книжками з порушеннями, і накласти штраф (ст. 5.27 КоАП РФ).

Акт про відмову розписатися в книзі обліку складають у довільній формі. Звільненому працівникові пропонують ознайомитися з ним під підпис. Якщо він відмовляється, акт зачитують вголос і роблять позначку: «Від ознайомлення з актом під підпис Іванов І.І. відмовився. Акт зачитали Іванову вголос ». Якщо співробітник вже звільнився, вкажіть в акті, що ознайомити з ним працівника неможливо. Потім завірте документ підписами упорядника і свідків - бажано не менше трьох працівників.

Як оформити наказ про право підпису первинних документів?

Для полегшення обліку кадрових наказів часто організації надають заступнику головного бухгалтера право підпису фінансових документів. Як скласти наказ на право підпису «первинки»? Чи є типовий бланк?

Видайте наказ про передачу права підпису первинних документів в довільній формі (зразок нижче). Типового бланка немає.

Зазвичай наказ складається з констатуючої та розпорядчої частин. У першій коротко пояснюють, для чого видали документ. Наприклад, «з метою оптимізації документообігу», «з метою своєчасної приймання товару», але такі пояснення не є обов'язковими.

Довідка

В розпорядчої частини наказу зазначають:

1. П.І.Б. і посада особи, яка наділяють правом підпису;
2. перелік документів, які ця особа зможе підписувати;
3. термін, на який надають право підпису (при необхідності).

Наказ повинен містити зразок підпису працівника, якому надають право підписувати документи. делегувати це право можна як на групу актів в цілому (наприклад, на всю первинну документацію), так і на один вид документа (тільки на рахунки-фактури, накладні і т. п.).

Наказ підписує керівник організації. Потім з ним знайомлять під підпис усіх зацікавлених працівників (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ, інформація Мінфіну Росії № ПЗ-10/2012).

Читайте також:

Як зробити виписку з наказу?

Витяг з наказу по особовому складу за запитом співробітника слід оформляти на бланку організації або звичайному аркуші. Вкажіть, з якого документа робите виписку. Відобразіть дату і реєстраційний номер наказу.

Перенесіть в виписку заголовок до тексту наказу і яка констатує частина, якщо вона є. Потім скопіюйте потрібний фрагмент наказу і реквізит «Підпис», тобто найменування посади особи, яка підписала наказ, і розшифровку його підпису (ініціали та прізвище). Особисті підписи працівника і керівника, який підписав документ, у виписці наказу відтворювати не потрібно.

Щоб виписка мала юридичну силу, зробіть заверительную напис. Вона включає слово «Вірно», посада особи, яка засвідчує копію, його особистий підпис з розшифровкою (ініціали, прізвище). Зробіть позначку, що оригінал документа знаходиться в даній організації. Проставте дату запевнення і печатка організації або відділу кадрів.

Як правильно вести кадровий облік, якщо відділ кадрів один на кілька філій

Організувати кадровий облік персоналу в філіях без кадровика допоможе положення про віддалений діловодстві за допомогою сканів і пошти. У положенні потрібно прописати порядок взаємодії головного відділу кадрів і керівників в інших містах. Нічого винаходити не доведеться, головне - правильно використовувати скани документів і пошту.

Щоб зафіксувати алгоритм роботи відділу кадрів і керівників на місцях, розробіть положення про віддалений кадровому адмініструванні. В акті пропишіть дії всіх, хто братиме участь в цьому процесі.

Складіть пам'ятку, які документи для кадрового обліку потрібно отримати від працівника. Пропишіть, хто отримає від співробітника обов'язкові для прийому документи і згоду на обробку персональних даних. Можете заздалегідь зробити пам'ятки, які документи потрібні для кожної посади (див. Зразок нижче).

Щоб переконатися, що здобувач представив все і питань немає, попросіть керівника відсканувати документи і направити їх по електронній пошті до відділу кадрів. Як тільки ви перевірите документи кандидата і підтвердіть, що можна оформляти співробітника, керівник може підписувати документи.

Направте керівникам філій шаблони трудових договорів. Типові форми основних кадрових документів організації спростять задачу фахівцям кадрового обліку на місцях. Якщо будуть особливі умови праці , Керівник по електронній пошті погодить їх з вами, наприклад нестандартний режим роботи.

Зробіть локальні акти компанії в декількох примірниках за кількістю філій, щоб керівники знайомили з ними нових співробітників. Підтвердити це можна підписами в графах в кінці трудового договору.

Після того як сторони підписали шаблонний трудовий договір, керівник робить скан-копію документа і направляє його в відділ кадрів. У цей момент компанія отримує підтвердження, що виникли трудові відносини, і в цей же або на наступний день надсилає електронною поштою керівнику наказ про прийом і при необхідності інші документи. Якщо в компанії не прийнято, щоб керівники заповнювали шаблони, то новий трудовий договір і всі супутні документи готуєте ви і направляєте їх по електронній пошті також протягом одного-двох днів.

Виключіть випадки, коли при прийомі на роботу керівник або здобувач ставили в документах невірну дату, пропускали листи або невірно заповнювали графи. Для цього пропишіть, що керівники повинні сканувати документи з підписом співробітника і показувати їх по електронній пошті кадровику. Перевірка може зайняти день або два, залежно від обсягу роботи в кадрах і кількості документів. Це зменшить кількість помилок і позбавить від необхідності коригувати документи, після того як їх уже підписали.

Договір в кадри відправляє керівник, а трудову книжку - працівник. У положенні пропишіть деталі пересилання документів. Оригінали документів з підписом працівника керівник повинен відсилати до відділу кадрів. Так само надходити і з трудовою книжкою нового працівника. Але ви можете зобов'язати співробітника самого відправляти трудову книжку в кадри.

Доручіть керівнику відправляти всі документи з підписом співробітника у відділ кадрів. Коли ви перевірите скан-копії документів, які підписав співробітник, протягом одного-двох днів керівник повинен відправити вам оригінали Поштою Росії або іншої комерційної службою. Якщо керівник вже підписав документи, то вам залишиться тільки розподілити їх по папках. Трудовий договір отримає співробітник від свого безпосереднього керівника.

Електронні адреси працівників відділу кадрів і адреси, куди відправляти документи, вкажіть в окремому файлі. Цю інформацію розмістіть на корпоративному сайті, сервері і перешліть в філії. Передбачте також, кому направляти документи, якщо кадровик буде у відпустці або захворіє.

Визначте, хто буде пересилати трудову книжку співробітника у відділ кадрів. Передати трудову книжку співробітник може двома способами: самостійно відправити її поштою до відділу кадрів або віддати керівнику, який після направить її кадровику.

Здавати трудову книжку керівнику раціонально, якщо він часто їздить у відрядження в офіс, де знаходиться відділ кадрів. Але керівник, який бере трудову книжку, не несе відповідальності за її збереження. Адже наказом за ведення і зберігання трудових книжок відповідальним призначений кадровик. Тому, якщо керівник втратить трудову книжку, залучити його до дисциплінарної відповідальності компанія не зможе.

Щоб вести облік прийнятих в філіях трудових книжок, заведіть в кожному з них журнали отримання і відправки трудових книжок. Це необов'язковий документ, але по ньому ви зможете перевіряти, коли керівник прийняв трудову книжку і як передав її відділу кадрів.

Читайте також: