Як заповнити табель обліку робочого часу

1. Як заповнити табель обліку робочого часу Законодавство зобов'язує всіх роботодавців вести облік часу,...
2. Порядок заповнення табеля обліку робочого часу

Як заповнити табель обліку робочого часу

Законодавство зобов'язує всіх роботодавців вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним співробітником. На допомогу кадровикам Держкомстат Росії затвердив спеціальну форму, яка носить назву «Табель обліку робочого часу». Однак в повсякденній практиці виникає чимало питань. Основна проблема - який код ставити в тому чи іншому випадку, наприклад працівникові, що прибуває з відрядження у вихідний день. Розібратися у всіх нюансах ми і спробуємо в даній статті.

Вимога вести облік відпрацьованого працівником час, незалежно від організаційно-правової форми та розміру штату, міститься в ч. 4 ст. 91 Трудового кодексу Російської Федерації. Для цього використовуються форми № Т-12 «Табель обліку робочого часу та розрахунку оплати праці» і № Т-13 «Табель обліку робочого часу» (див. Додаток), затверджені Постановою Держкомстату Росії від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати ». Форма № Т-12 відрізняється від № Т-13 графою для даних по оплаті праці. Крім того, форма № Т-13, як правило, застосовується для обліку робочого часу в автоматизованому режимі, а № Т-12 - на паперовому носії. Зверніть увагу: якщо виникає необхідність внести зміни в уніфіковані форми, повинен бути оформлений відповідний наказ. Крім того, допускається лише додавати графи - видалення їх заборонено.

Таким чином, табель обліку робочого часу є первинним обліковим документом. Він дозволяє:

• контролювати дотримання встановленого режиму робочого часу (своєчасність явки і відходу з роботи, запізнення, передчасних відходи, дотримання обідньої перерви і т.д.);
• отримання даних про відпрацьований час;
• розрахунку заробітної плати;
• складання статистичної звітності з праці для органів статистики.

В основі табеля - графік роботи організації та / або графік змінності, де встановлюються:

• тривалість робочого тижня;
• тривалість щоденної роботи (зміни);
• час початку і закінчення роботи;
• час перерв в роботі;
• число змін на добу;
• чергування робочих і неробочих днів.

Основним принципом формування графіків є відповідність кількості робочих годин встановленим нормам щоденної і щотижневої тривалості робочого часу:

• нормальна тривалість робочого часу не може перевищувати 40 годин на тиждень (для окремих категорій працівників, для яких законодавчо встановлено скорочену тривалість робочого часу - 36, 35 і менше годин на тиждень; ст. 91, 92 ТК РФ);
• протягом робочого дня (зміни) працівнику має бути надана перерва для відпочинку і харчування тривалістю не більше 2 годин і не менше 30 хвилин, що в робочий час не включається (ст. 108 ТК РФ);
• тривалість щотижневого безперервного відпочинку не може бути менше 42 годин (при підсумованому обліку робочого часу допускається в окремі тижні зменшення тривалості щотижневого безперервного відпочинку, але в середньому за обліковий період норма повинна дотримуватися; ст. 110, 104 ТК РФ).

Співробітника включають в табель на підставі наказу про прийом на роботу і / або трудового договору, виключають - після наказу про звільнення. Табельний номер звільненого працівника, як правило, не присвоюється іншому працівникові протягом декількох років.

Згідно п. 586 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Наказом Міністерства культури Російської Федерації від 25.08.2010 № 558, термін зберігання табеля обліку робочого часу становить 5 років , а при важких, шкідливих і небезпечних умовах праці - 75 років.

Таблиця

Санкції за порушення обліку з обліку робочого часу

№ п / п Порушення Посилання на нормативний акт, який порушено роботодавцем Можливі санкції при проведенні інспекційної перевірки і оцінка ризиків роботодавця Рекомендації щодо виправлення Табель обліку робочого часу 1 Немає номера документа Альбом уніфікованих форм з обліку праці та її оплати, затв. Постановою Держкомстату РФ № 1 від 05.01.2004;
Федеральний закон від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» Виникнення проблем при здачі документів в архів Проставляти надалі 2 Перевищення норми роботи (як за основним сотрудніккам, так і по сумісникам): наприклад, за лютий 2011 р робочий день 22 лютого не скорочений на 1 годину Ст. 95 ТК РФ 1. Накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 1000 до 5000 рублів, на юридичних осіб - від 35 000 до 50 000 рублів, адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб (ст.5.27 КоАП).
2. Вимога сплатити понаднормову роботу з виплатою грошової компенсації, відповідно до ст. 236 ТК РФ Виплатити компенсацію, або скорегувати табель Подорожні листи 3 Згідно подорожнього листа, водій працював більше 9 годин в день. П. 9, 16 Наказу Мінтрансу РФ від 20.08.2004 № 15 «Про затвердження положення про особливості режиму робочого часу та часу відпочинку водіїв автомобілів» 1. Накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 1? 000 до 5? 000 рублів, на юридичних осіб - від 35? 000 до 50? 000 рублів, адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб (ст.5.27 КоАП).
2. У разі перевірки роботодавця зобов'яжуть оплатити понаднормову роботу водіям за кожен день такого порушення.
3. У разі нещасного випадку або ДТП керівник несе відповідальність аж до кримінальної Вирішити проблеми перевищення норми годин роботи 4 Переробки водіїв перевищують встановлені 120 годин річних Ст. 99 ТК РФ, Наказ Мінтрансу РФ від 20.08.2004 № 15 «Про затвердження положення про особливості режиму робочого часу та часу відпочинку водіїв автомобілів» 1. Накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 1000 до 5000 рублів, на юридичних осіб - від 35 000 до 50 000 рублів, адміністративне призупинення діяльності на строк до 90 діб (ст.5.27 КоАП).
2. У разі нещасного випадку або ДТП керівник несе відповідальність аж до кримінальної Вирішити проблему перевищення норми годин роботи 5 На дорожньому листі відсутня печатка Типова форма № 3, затв. Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78, принцип надання документам юридичної сили (ГОСТ Р 6.30-2003) Проставити 6 Не вказаний код за ЄДРПОУ Типова форма № 3, затв. Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78; принцип надання документам юридичної сили (ГОСТ Р 6.30-2003) Проставити 7 Не вказаний табельний номер працівника Типова форма № 3, затв. Постановою Держкомстату РФ від 28.11.1997 № 78; принцип надання документам юридичної сили (ГОСТ Р 6.30-2003) Проставити

Керівники організацій дуже рідко вводять посаду табельщика, вважаючи недоцільним подібне витрачання коштів. Як правило, цей обов'язок ставиться співробітникам бухгалтерії, відділу кадрів або керівникам підрозділів, що обов'язково повинно бути закріплено в трудовому договорі або посадовій інструкції або оформлено наказом по основній діяльності. Призначення відповідального за ведення табеля - дуже важливий момент, оскільки порушення в цій сфері, виявлені Державною інспекцією праці, передбачають адміністративну відповідальність (див. Таблицю). Якщо обов'язок по оформленню табеля не передбачена посадовою інструкцією або трудовим договором, вона повинна бути додатково оплачена.

Прийшовши на роботу в виробничу компанію, де усиновлена ​​змінний режим роботи, що включає нічний час, директор по персоналу виявила повний безлад у веденні обліку робочого часу. Табель заповнювали співробітники відділу персоналу на підставі даних автоматизованої системи доступу (турнікета). Однак досить часто система не спрацьовувала, робочі змінювалися змінами, не ставлячи до відома керівництво, начальники не рахували потрібним відстежувати ситуацію, а тим більше робити помсту про присутність. В результаті кожен місяць спливали помилки, доводилося неодноразово коригувати табель, Зростало невдоволення співробітників, які вважали себе обдуреними, підвищувалася плинність кадрів. Вирішити проблему дозволили впровадження регламенту, формалізація роботи з обліку робочого часу, покладання цього обов'язку на керівників підрозділів (в даному випадку начальників змін).

Порядок заповнення табеля представлений на малюнку. На титульному аркуші відображається така інформація: назва структурного підрозділу згідно зі штатним розкладом, номер документа (допустимо вести нумерацію з 1 по 12 відповідно до кількості календарних місяців), дата складання (як правило, останній день поточного місяця), звітний період з 1 по 30 / 31 число, прізвище, ім'я, по батькові, посада (спеціальність, професія), табельний номер працівника даного структурного підрозділу і т.п. Для відображення щоденних витрат робочого часу за місяць на кожного працівника в табелі відведено два рядки (графа 4). Верхній рядок служить для позначки буквених або цифрових кодів, якими позначаються витрати робочого часу (явка, різні види відпусток, тимчасова непрацездатність тощо). У нижньому рядку роблять записи про тривалості відпрацьованого часу (в годинах) за відповідними кодами витрат робочого часу по кожному дню місяця. Класифікація умовних позначень наводиться в уніфікованій формі № Т-12.

малюнок

Порядок заповнення табеля обліку робочого часу

При відображенні випадків неявки на роботу, облік яких ведеться в календарних днях (щорічні основні та додаткові оплачувані відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, тимчасова непрацездатність, відпустки навчальні, аспірантські і т.д.), в табелі у верхньому рядку графи 4 проставляються тільки літерні коди умовних позначень, а нижні рядки залишаються порожніми (або відзначаються знаком «Х»).

Тимчасова непрацездатність (код «Б» або «19»), відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами ( «Р» або «14»), відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку ( «ОЖ» або «15»), відпустка без збереження заробітної плати ( «дО» або «16») в табелі обліку робочого часу відображаються в календарних днях методом суцільної реєстрації, тобто включаючи вихідні та неробочі святкові дні.

Всі позначки повинні проводитися на підставі відповідних документів. Наприклад, код «С» ( «04») - тривалість понаднормові роботи) - проставляється відповідно до наказу про залучення до роботи в умовах, що відхиляються від нормальних, і письмової згоди працівника, «Б» ( «19») - на підставі листка непрацездатності. Якщо ж документи відсутні, то в табель вписують «НН» ( «30») - невихід з нез'ясованих причин.

Табель ведеться щодня, а наприкінці кожного місяця підраховується загальна кількість відпрацьованих днів і годин (графи 5 і 6). При цьому з розрахунку відпрацьованих днів виключаються вихідні, прогули, неявки з нез'ясованих причин, дні тимчасової непрацездатності - в загальному, все дні, коли працівник був відсутній. Щоб підрахувати кількість відпрацьованих годин, треба скласти цифри у другому рядку графи 4, а результати занести в графу 6 в цілому за місяць.

Постановою Держкомстату передбачено 36 умовних позначень присутності і відсутності на роботі - здавалося б, цілком достатньо. Але на практиці досить часто виникають ситуації, коли підібрати відповідний код неможливо. Ця проблема особливо актуальна для автоматизованого обліку, коли відповідний вид присутності або відсутності пов'язаний з певним видом оплати.

Оскільки ніяких роз'яснень на даний рахунок чинне законодавство не дає, то можна застосувати принцип «дозволено все, що не заборонено законом». Роботодавець відповідним наказом може ввести додаткові умовні позначення, що враховують специфіку діяльності.

Наприклад, внаслідок світової фінансової кризи багато компаній включили в колективні договори пункт про оплату часу для пошуку нового місця роботи, яке надається співробітникам, офіційно повідомлений про майбутнє звільнення у зв'язку зі скороченням. Відразу виникає питання: як враховувати цей період? Звичайно, можна проставити в табелі звичні «вісімки», хоча коректніше буде ввести відповідний код, наприклад «СВ» (вільний час). Підставами для використання такого позначення будуть наказ про скорочення чисельності або штату працівників організації, повідомлення про скорочення, заява працівника про надання вільного часу з візою керівника і т.д.

Класичним прикладом відсутності серед прийнятих позначень коду, вкрай необхідного на практиці, є період обов'язкового медичного огляду. У відповідності з федеральним законодавством співробітники, які здійснюють окремі види діяльності, зобов'язані проходити медогляди для визначення придатності до виконання доручається роботи та попередження професійних захворювань. Порядок проведення таких медоглядів і медичні регламенти допуску до професії встановлені Наказом Міністерства охорони здоров'я РФ від 12.04.2011 № 302Н. Дана норма стосується й осіб, які працюють з персональними комп'ютерами, тобто до співробітників більшості організацій. Нагадаємо, що, згідно зі ст. 185 ТК РФ, на час проходження медичного огляду за працівниками зберігається середній заробіток. Таким чином, необхідність враховувати даний вид часу не викликає сумніву. Виходом може стати введення спеціального коду (наприклад, «МО»), а підставами для його проставлення будуть наказ про направлення працівника на медичний огляд і документ, що підтверджує проходження медогляду (напрямок на медичний огляд (обстеження), висновок медичної комісії, карта медичних оглядів ( обстежень), заключний акт за підсумками проведення медогляду та ін.).

Певні труднощі виникають при обліку часу роботи в умовах, що відхиляються від нормальних. Скажімо, код «РВ» ( «03») позначає тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні. Він буде ставиться, якщо така діяльність передбачена графіком змінності і не виходить за межі нормальної тривалості робочого часу. Якщо співробітник залучався до роботи поза графіком для заміни захворілого змінника, в табель буде вписують той же код. Однак оплати в обох випадках буде різною. Отже, для зручності співвіднесення відповідного виду облік робочого часу з видом оплати, в коді «РВ» ( «03») доцільніше передбачити підкоди.

Ще однією проблемою для кадровиків є одночасне перетин кількох видів робочого часу. Якщо співробітник, спрямований у відрядження, прибуває з нього у вихідний день, то в табелі цей день позначається кодом «К» ( «06») - службове відрядження, а не «В» ( «27») - вихідний день.

Заповнений табель підписується особою, що веде табельний облік, працівником кадрової служби, керівником структурного підрозділу і передається в бухгалтерію для розрахунку заробітної плати. У разі звільнення працівника, на нього складається окремий додатковий табель, так як, згідно з чинним законодавством (ст. 140 ТК РФ), остаточний розрахунок з ним повинен бути проведений в останній робочий день.

Таким чином, табель є універсальним джерелом інформації про використання робочого часу працівником, структурним підрозділом і організацією в цілому. Він дає можливість провести відповідний аналіз і прийняти обґрунтоване рішення про ефективність організаційної структури підприємства та оптимізації штатного розкладу.

Порядок заповнення табеля обліку робочого часу (форми № Т-12 і № Т-13)