Як заповнювати табель обліку робочого часу

1. Для чого потрібен табель обліку робочого часу?
2. Як заповнювати документ?
3. Детальніше про табелі обліку робочого часу читайте тут:
4. Як потрібно підводити підсумки
5. Методи ведення табеля
6. Ким складається документ
7. Які кодові символи використовуються в табелі обліку
9. Як вести табель для осіб, які суміщають посади?
10. Як позначати відрядження в табелі обліку робочого часу?
11. перевірте себе

На підставі табеля обліку проводиться нарахування заробітної плати. Зазвичай відповідальною особою за табель робочого часу призначають співробітника відділу кадрів. Для чого призначений цей документ? Яку форму використовувати для його ведення? Які символи використовувати в його складанні? На ці питання ми відповідаємо в даній статті.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• як виглядає зразок табеля і як правильно його заповнювати;
• детальний опис ведення відомості обліку робочого часу;
• загальноприйняті кодові позначення для заповнення документа.

Кожен керівник зобов'язаний вести облік робочого часу , Який оформляється у вигляді табеля . У цьому документі потрібно вказувати за фактом відпрацьований кожним співробітником час. Для ведення документа застосовуються спеціальні форми ( № Т-12 і № Т-13 ). Бланк форми Т-13 використовується в тому випадку, коли обробка даних проводиться в автоматичному режимі. Допускається застосування своїх власних форм обліку.

Для чого потрібен табель обліку робочого часу?

На підставі табеля обліку робочого часу в організації нараховується заробітня плата . Як правило, його ведення ставиться в обов'язок працівникам відділу кадрів . Основні завдання табеля:

• контроль над дотриманням встановлених правил і графіка;
• контроль над ефективністю використання робочого часу;
• відомості про відпрацьований кожним співробітником часу;
• нарахування заробітної плати відповідно до наданих даними;
• складання статистичної звітності для Росстату.

Як заповнювати документ?

Використовувані форми заповнення Т-12 і Т-13 практично не мають відмінностей в наборі реквізитів, тому розглянемо заповнення першого розділу форми - Т-12, під назвою «облік використання робочого часу»

Детальніше про табелі обліку робочого часу читайте тут:

Графи заповнюються протягом усього місяця, потім, по завершенню цього періоду в документі підводяться підсумки по тій кількості годин, яке було фактично відпрацьовано кожним співробітником. Слід відзначати також результати проміжні, час роботи і в першій і в другій половинах облікового місяця. Всі виходи або невихід співробітника до свого місця роботи, повинні фіксуватися методом суцільний реєстрації.

Така фіксація має на увазі, що проти кожного числа місяця, в бланку документа, повинні бути заповнені відповідні графи, в яких за допомогою певного символу (коду), літерного чи цифрового, відображаються - всі дії працівника щодо його робочого часу. Заповнення табеля дозволяє реєструвати тільки допущені працівником відхилення від графіка (запізнення, невихід на роботу). Якщо протягом облікового місяця працівник не відхилявся від свого графіка, то в табелі будуть зафіксовані підсумкові дані про результати роботи за першу і другу половини місяця і загальний підсумок, а решта осередки залишаться незаповненими.

Табель обліку робочого часу. Форма Т-12

Завантажити форму Т-12

Табель обліку робочого часу. Форма Т-13

Завантажити форму Т-13

Тут потрібно ознайомитися, як необхідно ставити в табелі коди позначення.

Четверта і шоста графи бланка формату Т-12 мають два рядки. У верхньому рядку фіксується буквене позначення видів витрат часу по кожному дню місяця (явка, відрядження, лікарняний, відпустка). У графу розташовану нижче, вноситься кількість годин по ним. Наприклад, що вийшов на роботу 15 травня співробітник і повністю відпрацював належний час (день), то в травневому документі в осередку з числом 15 навпроти прізвища працівника проставляється буквене позначення «Я» і 8 робочих годин. Якщо ж працівник в цей день перебував у відрядженні в іншому місті, то необхідно проставити код «К». У нижній рядок ви повинні позначку «нуль», тому як в той день співробітник працював в іншій організації. Дні вихідні та святкові також позначаються відповідними символами. У верхній рядок форми ставиться буквений код «В», а в нижню - цифра «0».

Варто пам'ятати: все проставлені коди повинні мати документальне підтвердження. Наприклад, свою відсутність через хворобу, співробітник повинен підтвердити наявністю листка тимчасової непрацездатності. Якщо ж для проставлення відповідного коду ви не маєте підтверджують причину відсутності працівника документом, то ставите позначку ( «НН») неявка з нез'ясованих причин.

Всі зазначені на титульному аркуші бланка формату Т-12 умовні позначення відпрацьованого і невідпрацьованого часу, також, можна застосувати й до бланків формату Т-13.

Про роботу на висоті читайте далі

Як потрібно підводити підсумки

На завершення місячного періоду робиться підрахунок загальної кількості днів і годин, проведених співробітником на роботі. Потім з цього числа потрібно виключити час, в яке працівник був відсутній з якихось причин, включаючи дні, пропущені через хворобу, вихідні, невиходи в зв'язку з відрядженнями, неявки за нез'ясованих обставин. Для загального підрахунку годин присвячених співробітником своїй роботі, складають цифри нижнього рядка 4 та 6 граф, а отримані результати складання вносять в 5 графу (за першу половину місяця), графу 7 (за другу половину місяця) і графи 8-13 (в цілому за місяць).

Окремо слід підрахувати, загальна кількість днів невиходу на роботу, дані про це вносяться в 14 і 16 графи. У 15 графу проставляється цифровий код причини неявки (літерні позначення та цифрові коди вказані на титульному аркуші форми). Код чергової відпустки - 09, а код - 30 - означає неявку з нез'ясованих причин. Потім по кожному працівнику встановлюється загальна кількість вихідних протягом місяця, і вноситься в 17 графу табеля.

Методи ведення табеля

Існують два методу заповнення документації з обліку.

Хмарно реєстрація

При заповненні документа методом суцільної реєстрації в бланку в кожній клітині проставляються всі календарні дні місяця. Обов'язково слід відзначати явку і дні відсутності на роботі. Для цього потрібно використовувати затверджені кодові позначення (див. Нижче). У бланку звітності разом з кодом обов'язково проставляються відпрацьовані години. Даний спосіб обліку зручний для організацій з нефіксованим робочим днем. Він також допомагає вести підрахунок понаднормових годин.

Приклад заповнення табеля методом суцільний реєстрації

Реєстрація відхилень

При складанні документа методом реєстрації відхилень у відомості вказується тільки фактично відпрацьований час. У ньому проставляються запізнення, відсутність на роботі і понаднормові години. Відсутність на роботі (лікарняні, відпустки, відрядження і т.п.) вказуються в днях. Заповнюється тільки верхня графа відомості, в якій вказується прийнятий для позначення код, нижні рядки залишають вільними. Подібний метод ведення документа рекомендується застосовувати на підприємствах з фіксованим робочим днем.

Приклад заповнення табеля методом реєстрації відхилень

Завантажити повністю зразки

Бланк для первинного обліку відпрацьованого часу заповнюється тільки в одному екземплярі. В кінці місяця документ підписується відповідальною особою і затверджується керівником організації. Затверджений документ передається в бухгалтерський відділ для нарахування заробітної плати згідно з фактичним відпрацьованому часу. Відомість обліку заповнюється для всіх співробітників організації.

Ким складається документ

Зазвичай його ведення є обов'язком співробітників відділу кадрів. Але глава підприємства може призначити інша відповідальна особа - наприклад, це може бути керівник виробничої ланки або бухгалтер. В обов'язки відповідальної особи входить заповнення документа і його твердження у керівника.

Які кодові символи використовуються в табелі обліку

При заповненні відомості, що фіксує відпрацьований час, використовуються певні символи (Букви або цифри). Ці символи вказані на титульній сторінці форми № Т-12.

Найпоширеніші позначення:

• Я - денні години;
• НН - відсутність на робоче місце з нез'ясованих причин;
• В - вихідні і святкові дні;
• Н - нічні години;
• РВ - робота у святкові та вихідні дні;
• С - понаднормові години;
• Б - дні тимчасової непрацездатності;
• К - відрядження дні ;
• ВІД - щорічну основну оплачувану відпустку тривалістю ;
• ОЗ - неоплачувану відпустку;
• У - відпустка на період навчання.

Кожен роботодавець має право вводити для ведення тимчасового обліку свої символи. Подібні дії і порядок використання для ведення форм обліку дозволені наказом Держкомстату РФ від 24.03.1999 р №20 . Дане рішення прийнято у зв'язку з тим, що в стандартні форми обліку не включаються символи для окремих періодів часу роботи - наприклад, додаткові перерви.

приклад

Для матерів-годувальниць дозволені перерви для годування дитини, які вважаються робочим часом і оплачуються за середнім тарифом. Для позначення цього періоду можна використовувати позначення «КР» з початкових букв перерви (годування дитини) або використовувати цифри - наприклад, «37» Тривалість перерви за часом потрібно прописувати в нижній частині заповнюється форми.

Всі умовні позначення

Важливо!
При відсутності співробітника по невизначених причин надається символьний код «НН» (за нез'ясованих обставин) або позначення цифрами - «30» до того часу, поки не буде пред'явлений документ, який доводить причину неявки.

Як не допустити помилок при заповненні

Нечасто, але відповідальні за ведення документа все-таки припускаються помилок. Перерахуємо найпоширеніші помилки.

• вказана посада, але не вказані ПІБ співробітника;
• святкові дні проставлені як звичайні робочі дні;
• укорочені передсвяткові дні проставлені повними робочими днями.

Як вести табель для осіб, які суміщають посади?

Співробітникам, які суміщають посади, проставляється фактично відпрацьований час. Додатково для них заповнюються графи 4 і 6 в нижньому рядку, де вказуються відповідні відомості. Це передбачає стандартна форма № Т-12. Для форми № Т заповнюються графи 4, 2 і 4 рядок. Для внутрішніх сумісників облік ведеться для кожної посади окремо.

Як позначати відрядження в табелі обліку робочого часу?

Якщо співробітник знаходиться у відрядженні, то тут проставляється загальноприйнятий символ «К» або ж цифри «06». В цьому випадку годинник не вказуються.

Зразок заповнення при відрядженні (витяг)

перевірте себе

1. Яка стандартна форма може застосовуватися для обліку робочого часу:

• a. Т-8;
• b. Т-12;
• c. У-3.

2. Якого методу ведення обліку часу роботи не існує:

• a. Суцільний реєстрації;
• b. Безперервного контролю відпрацьованого часу;
• c. Реєстрації відхилень.

3. Для чого необхідно подати затверджений табель в бухгалтерський відділ:

• a. Для складання на їх основі статистичних документів;
• b. Для оформлення в архів;
• c. Для розрахунку і нарахування заробітної плати співробітникам.

4. Які символи ви бачите використовується для позначення відсутності співробітника з нез'ясованих причин:

5. Яке позначення ставиться для осіб, які перебувають у службовому відрядженні:

• a. Літерним кодом «СК»;
• b. Літерним кодом «ОК» або цифровим «17»;
• c. Літерним кодом «К» або цифровим «06».