Які кадрові проблеми може виявити аудит персоналу?

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. Аудит відділу по управлінню персоналом
  3. Аудит роботи відділу кадрів
  4. Підготуйте до перевірки обов'язкові документи:
  5. Аудит підбору персоналу
  6. Питання, на які треба отримати відповідь в ході аудиту
  7. Аудит корпоративних цінностей
  8. Етап 1.
  9. Етап 2.
  10. Етап 3.
  11. Етап 4.
  12. Етап 5.

Аудит персоналу допоможе виявити неочевидні проблеми кадрової політики підприємства. Основний акцент варто робити на опитування співробітників, але не тільки.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Аудит персоналу дозволяє оцінити ефективність управління кадровим потенціалом підприємства, а також здатність керівництва до регулювання соціально-трудових відносин.

До завдань кадрового аудиту персоналу входить:

визначення відповідності кадрового потенціалу підприємства його головної мети;

перевірка правильності використання нормативної бази співробітниками компанії;

аналіз ефективності системи управління кадрами з метою оперативного вирішення поставлених перед нею завдань;

виявлення негативних факторів, що впливають на кадровий потенціал, а також вирішення виникаючих в зв'язку з цим проблем.

Аудит відділу по управлінню персоналом

У проведенні кадрового аудиту служб з управління персоналом головне - не оцінювати ефективність роботи співробітників відділу, а виявити недоліки в самій системі. почати кадровий аудит персоналу краще з опитування працівників. Це допоможе виявити слабкі і сильні сторони в роботі служб з управління персоналом.

Для проведення опитування складіть перелік питань, пов'язаних з корпоративною культурою підприємства. Завдяки відповідям на такі питання можна перевірити, чи зумів кадровий відділ донести до працівників сенс цінностей і правил організації, домогтися розуміння її стратегії. Для проведення опитування складіть перелік питань, пов'язаних з корпоративною культурою підприємства

Крім цього, потрібно з'ясувати, наскільки добре в компанії працюють комунікації між відділами, між керівниками і підлеглими. Чи задоволені працівники системою заохочення (премії, бонуси), соціальним пакетом?

Питання для цього можна використовувати і загальні, наприклад «Чи знаєте Ви, в чому призначення вашої компанії?», І конкретні - «Які Ваші дії, коли Ви бачите помилку в роботі Вашого колеги з сусіднього відділу?»

Крім того, окремо слід провести співбесіди з лінійними менеджерами або керівниками підрозділів. Це дозволить виявити існуючі проблеми в управлінні кадрами. Одночасно використовуйте метод бенчмаркінгу, тобто порівнюйте корпоративні правила і умови роботи в конкуруючих компаніях з тими, що є в аналогічних підрозділах вашого підприємства.

Систематизуйте і обробіть дані, отримані в ході бенчмаркінгу, співбесід з менеджерами і опитування співробітників. Зіставте результати з тим, що передбачено корпоративним кодексом. Прогалини і розбіжності відразу будуть очевидні. Після цього залишиться вибрати спосіб для усунення недоліків. Детальніше про цю проблему читайте в статті електронного журналу .

Аудит роботи відділу кадрів

Щоб організувати процес аудиту кадрового діловодства, спочатку видайте наказ про перевірку роботи кадрової служби. У наказі вказуються особи, які виконують перевірку. Бажано створити для цього комісію і включити до її складу юриста компанії.

Довідка

Підготуйте до перевірки обов'язкові документи:

  1. трудові книжки,
  2. особисті справи,
  3. трудові договори,
  4. табель обліку робочого часу,
  5. штатний розклад,
  6. особові картки,
  7. графік відпусток,
  8. накази по особовому складу.

На наступному етапі проведіть аналіз системи реєстрації документів, перевірте, як на підприємстві організована система зберігання документів, чи є книги і журнали обліку. Ряд журналів обов'язкові, наприклад журнал обліку перевірок та книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Перевірте правильність оформлення документів. Журнали повинні бути прошнуровані, все аркуші пронумеровані, скріплені сургучною печаткою, завірені керівником організації. Переконайтеся, що в журналах реєстрації відсутні виправлення.

Перевірте наявність наступних локальних нормативних актів:

положення про оплату праці,

правила внутрішнього трудового розпорядку,

положення про комерційну таємницю.

Подивіться, чи підписані вони належним чином співробітниками і керівником компанії. Перевірте зміст локальних нормативних актів: чи не суперечить воно законодавству, не погіршує чи положення співробітників в порівнянні з тим, що встановлено в трудовому кодексі . При наявності протиріч вимагайте, щоб кадровики їх негайно усунули.

Підніміть всі акти аудиту , Складені трудовими інспекторами за результатами останніх перевірок. Подивіться, на які помилки вони вказували. Комісія повинна з'ясувати, чи не допускали чи фахівці відділу кадрів аналогічні помилки знову. Вимагайте виправити помилки, якщо це не було зроблено.

Читайте також:

Згадайте, чи не відбувалися на підприємстві зміни, які повинні бути відображені в кадровому документообігу. Наприклад, при появі нового підрозділу необхідно оформити належні документи, внести зміни до штатного розпису та ін.

По завершенні аудиту складіть звіт, де вкажіть виявлені недоліки і помилки в роботі кадрової служби. Вкажіть термін для їх усунення та визначте відповідальних за це осіб, хто конкретно з інспекторів з кадрів повинен це зробити. Детальніше про аудит кадрової роботи читайте в матеріалі .

Аудит підбору персоналу

Якісна робота HR-служби по підбору персоналу повинна задовольняти трьом основним вимогам:

швидке закриття вакансій;

набір співробітників з високим рівнем професійної підготовки і хорошою продуктивністю;

щоб пошук кандидатів обходився дешевше і якомога меншим складом HR-фахівців.

Оптимізувати даний процес допомагає аудит рекрутменту . Для цього створіть покроковий план підбору працівників, вкажіть дії рекрутера на кожному етапі. Причому потрібно включити в план і ті етапи, які бувають в рідкісних випадках, наприклад при пошуку на топові або ексклюзивні позиції.

Порівняйте ідеальну схему підбору з фактично наявної. Подивіться, яких етапів в ній не вистачає, а які, можливо, зайві (див. Малюнок 1).

Малюнок 1. Стандартний план підбору кадрів

З'ясуйте, наскільки привабливі оголошення про вакансії? Про це можна запитати у співробітників. Дізнайтеся, ніж свого часу їх привернула вакансія компанії, попросіть згадати, як її позиціонували. Опитувати всіх не потрібно, достатньо 2-3 людини з кожного відділу, головне - охопити ту категорію персоналу, з підбором якої спостерігається найбільше проблем.

Проаналізуйте, на яких етапах і чому HR-менеджери втрачають кандидатів. Наприклад, при проведенні рекрутером з здобувачем телефонного інтерв'ю попутно необхідно оцінити ступінь відповідності претендента ключовим вимогам вільної вакансії. Якщо виявляється відповідність посадовій профілем більш ніж на 60%, слід запросити претендента на персональна співбесіда.

Оцініть, як відбувається робота з кандидатом в офісі. Її бажано описати детально, наприклад, заповнення анкети, опитування, кейс-інтерв'ю. Важливо, щоб претендент на місце не відчував себе незатишно. HR-менеджер повинен заздалегідь повідомляти, скільки етапів відбору очікує здобувача, з ким він буде зустрічатися, і скільки максимально часу займе прийняття по ньому рішення. Подібний відкритий підхід суттєво знижує ризик самостійного догляду здобувачів в процесі відбору.

Якщо випробувальний термін проходять менше 70% нових співробітників, поновіть профілі посад. Це може свідчити про те, що набирається недостатньо кваліфікований персонал, працівники не дотягують до рівня, потрібного компанії. Можливо, справа в надто складних завданнях. Перевірте, які завдання ставлять керівники новачкам. Якщо проводиться навчання, дізнайтеся, які результати показують новачки, проаналізуйте відгуки керівників.

Питання, на які треба отримати відповідь в ході аудиту

Чи виконують рекрутери моніторинг зарплат на ринку? Якщо немає, зарплати можуть відставати від середнього рівня, і професіонали на вакансію йти не будуть.

Чи можуть рекрутери креативно підходити до підбору кадрів в умовах терміновості або при закритті ексклюзивних вакансій? Варіанти нестандартного розміщення оголошення читайте тут .

Відстежується чи, які канали пошуку працівників найбільш ефективні для вашої компанії? Результативним буде той від кандидатів, таким чином, вартість одного резюме найнижча.

Висока або низька навантаження у рекрутерів? В середньому штатний фахівець може. Якщо менеджери явно перевантажені, подумайте, як можна автоматизувати процес.

Виявити питомі витрати на наймання одного працівника. З'ясуйте, у що в середньому обходиться підприємству закриття однієї вакансії силами своїх рекрутерів (приклад такого розрахунку дивіться тут ). Порахуйте, у скільки обійдеться підбір одного працівника за допомогою стороннього кадрового агентства. Всі витрати на оплату послуг розділіть на кількість співробітників, які пройшли випробувальний термін, проаналізуйте результати.

Зіставте планові терміни закриття вакансій з фактичними. Допустиме перевищення - не більше ніж в 1,5 рази. Як розрахувати коефіцієнт відхилення читайте в статті електронного журналу .

Аудит корпоративних цінностей

Аудит корпоративних цінностей дозволяє перевірити вже наявні в компанії цінності, оцінити, наскільки вони адекватні завданням бізнесу. Бажано, щоб перелік цінностей був пов'язаний з бізнес-цілями, стратегією підприємства, вплетений в систему управління персоналом. В цьому випадку корпоративні цінності будуть формувати у співробітників бажану манеру поведінки.

Етап 1.

На першому етапі визначаються вже існуючі цінності. При цьому потрібно точно знати, що під ними розуміє керівництво і рядові співробітники, щоб не було розбіжностей в трактуванні цінностей.

Етап 2.

З'ясуйте, чи відповідають цінності елементів стратегічного управління і кадрової політики. Аудит багато в чому залежить від того, в чому полягає стратегія управління компанії. Наприклад, якщо у вашій стратегії йдеться, що необхідно знижувати витрати на виробництво, слід проаналізувати, чи відповідають цінності цього пункту. Тим цінностям, які не відповідають, ставиться мінус.

Етап 3.

Узгоджуються особисті цінності співробітників з корпоративними. Внутрішні цінності і установки у працівників можна визначати за допомогою опитувальника Шварца, методики «Якір кар'єри» і тесту «Ціннісні орієнтації».

Також необхідно проводити опитування персоналу і регулярно вимірювати ефективність факторів мотивації. Так як внутрішні установки можуть змінюватися. Ефективність корпоративних цінностей безпосередньо залежить від того, чи відповідають вони цінностям співробітників.

Етап 4.

Визначте, пронизують чи корпоративні цінності HR-функції

Вплив корпоративних цінностей повинно відчуватися на основні HR-функції:

  • підбір,
  • адаптація,
  • організація праці,
  • оцінка,
  • мотивація,
  • навчання.

Якщо вплив очевидно, означає, цінності розвиваються і знаходять актуальність на підприємстві, інакше вони не будуть працювати. Оцініть, пронизують чи цінності принципи, процедури і стандарти обслуговування організації.

Етап 5.

На завершальному етапі, виявивши недоліки і зони розвитку, необхідно розробити програму дій, як підвищити роль цінностей в організації та їх відповідність стратегії компанії. Детальніше про внутрішній кадровий аудит читайте в статті .

На закінчення важливо підкреслити, що аудит кадрового потенціалу будь-якого підприємства повинен проводитися з повним розумінням стоять перед комісією завдань. В результаті перевірок експерти повинні надати керівництву не тільки аналіз наявної ситуації, а й підготувати заходи, необхідні для вирішення проблем.

Читайте також:

Чи задоволені працівники системою заохочення (премії, бонуси), соціальним пакетом?
Питання для цього можна використовувати і загальні, наприклад «Чи знаєте Ви, в чому призначення вашої компанії?
», І конкретні - «Які Ваші дії, коли Ви бачите помилку в роботі Вашого колеги з сусіднього відділу?
Чи можуть рекрутери креативно підходити до підбору кадрів в умовах терміновості або при закритті ексклюзивних вакансій?
Відстежується чи, які канали пошуку працівників найбільш ефективні для вашої компанії?
Висока або низька навантаження у рекрутерів?