Які документи потрібні для авансового звіту?

1. Які ж документи необхідні для оформлення авансового звіту насправді?

Видаючи грошові кошти працівнику під звіт, ви звичайно розраховуєте, що він зможе не тільки витратити їх на ті цілі, які були вказані в його заяві, але і представити виправдувальні документи. Однак не варто розраховувати на те, що працівник точно знає, що ви хочете від нього отримати. Хочете зменшити ймовірність проблем з визнанням витрат? Проведіть з підзвітними особами короткий «документальний» лікнеп.

Які ж документи до авансового звіту можуть стати підтвердженням зроблених витрат? В першу чергу сам факт оплати підтверджується касовим чеком. Але якщо в чеку покупки не розшифровуються, то не обійтися без іншого супутнього документа, який буде підтверджувати найменування, кількість і вартість придбаних цінностей, наприклад, товарний чек, накладна, акт.

Підзвітні особи не завжди приносять в бухгалтерію ідеальний пакет виправдувальних документів по витрачених ними сум. Звідси проблеми з визнанням витрат для цілей податку на прибуток і застосуванням відрахувань по ПДВ .

Щоб мінімізувати помилки, підзвітників краще озброїти письмовій інструкцією про те, які документи треба зібрати при придбанні товарів (робіт, послуг) або при інших підзвітних витратах і як ці документи повинні бути оформлені.

Існує поширена думка, що крім касового чека і товарного чека (або рахунку фактури) - від підзвітної особи нічого не потрібно вимагати. Причому на чеках і рахунках повинні бути друку (справжні, а не ксерокопії) і підписи продавця (рукописні, а не факсимільні).

А для оформлення авансового звіту необхідно на аркуші паперу степлером або клеєм прикріпити отримані підзвітні документи (товарні та касові чеки, квитанції до ПКО) в порядку зростання дати, пронумерувати і зробити проводки за кожним документом. Ці проводки будуть відображені в даному авансовому звіті.

Причому товарний і касовий чек на один і той же товар (послугу) для зручності нумерується під одним номером (наприклад, 1а, 1б ....). Якщо в касовому чеку детально розписано кожне найменування товару і ціна, то товарний чек вимагати не обов'язково.

Які ж документи необхідні для оформлення авансового звіту насправді?

касові чеки

Касовий чек первинним документом не є, однак податкові інспектори при перевірці просять їх пред'являти, тому що вони підтверджують факт оплати. Підзвітній особі зазвичай не становить проблеми прикласти до авансового звіту касовий чек. Однак неприємності можуть виникнути не через несумлінність подотчетнік, а через якостей самого чека.

Так чек може мати погану якість друку, через що стають не читані окремі реквізити. Однак провини підзвітної особи тут немає, і витрати можуть бути прийняті, якщо є інші документи, що їх підтверджують.

Одна з найпоширеніших проблем з касовими чеками - їх вицвітання. Уявіть, прийшла до вас перевірка і вимагає пред'явити підтверджуючі документи, чеки тощо Ви з повною упевненістю в собі дістаєте заповітну течку, а там ... Чисті листочки паперу, в яких від тексту залишився тільки спогад.

Боротися з вицвітанням чеків складно. В першу чергу краще зберігати їх подалі від нагрівальних приладів і нещільно стиснутими іншими документами. Поки чеки ще читані, можна зробити їх ксерокопії та завірити печаткою і підписом продавця або у нотаріуса, якщо суми суттєві. Або хоча б запевнити ксерокопії у керівника вашого підприємства.

Відзначимо також, що підприємства роздрібної торгівлі на ЕНВД можуть не використовувати ККТ і не видавати касові чеки. Замість них вам на вимогу можуть видати товарний чек, його буде достатньо для визнання витрат.

Бланки суворої звітності

Одним з підтверджуючих документів є бланком суворої звітності. Він сам по собі підтверджує витрати, інших документів не вимагається. Головне, щоб були дотримані вимоги щодо його форми та складання. На бланку повинні бути такі обов'язкові реквізити:

- назва, серія і номер (шестизначний) документа;

- найменування організації або П.І.Б. індивідуального підприємця;

- адреса, місцезнаходження юридичної особи;

- ІПН;

- вид послуги;

- вартість послуги;

- розмір оплати;

- дата оплати;

- посаду і П.І.Б. відповідальної особи;

- інші реквізити, які характеризують специфіку наданої послуги.

Якщо якийсь реквізит відсутній, бланк може бути визнаний недійсним. Крім того, бланк повинен бути надрукований в друкарні, а не створений за допомогою принтера.

Якщо БСО немає, його можуть замінити касовий чек разом з накладною, актом або товарним чеком.

товарні чеки

Товарні чеки особливо люблять перевіряти податкові інспектори, оскільки уніфікованої форми у них немає. Товарний чек повинен обов'язково містити всі реквізити первинних документів, серед яких:

- Назва документу;

- дата складання документа;

- найменування організації, від імені якої складено документ;

- зміст господарської операції;

- вимірювачі господарської операції в натуральному і грошовому вираженні;

- найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

- особисті підписи зазначених осіб.

Якщо на чеку якогось реквізиту не буде, то витрати по ньому визнавати не можна. Номер і друк на товарному чеку не обов'язкові (постанова ФАС Московського округу від 19.06.2006 р № КА-А40 / 5456-06), хоча податкові інспектори часто їх шукають.

Зверніть увагу: суми і дати у товарного і касового чеків повинні збігатися, інакше витрати можуть бути зняті.

У деяких касових чеках вказуються найменування придбаних товарів та їх вартість. Однак і в цьому випадку чек ще не стає первинним документом. А ось в деяких чеках передбачено спеціальне поле для підпису того, хто його видає. Якщо є підпис - можна обійтися без товарного чека.

Якщо товарного чека з якихось причин немає, то можна самостійно оформити документ, що підтверджує надходження цінностей, наприклад, акт за формою № М-7.

Якщо матеріали придбані за готівковий розрахунок у організації-виробника, заготівельної, постачальницько-збутової, оптової організації, то підтверджуючими документами можуть бути накладна (за формою ТОРГ-12), рахунок-фактура, чек ККТ, квитанція до прибуткового касового ордеру. Дані, зазначені в накладній, повинні збігатися з даними інших документів, а всі обов'язкові реквізити повинні бути заповнені.

Максим Шилін
Спеціально для Інформаційного Агентства "Фінансовий Юрист"