Акт передачі справ при звільненні

1. Документи, що входять в акт передачі справ при звільненні
2. Наказ про передачу справ при звільненні

При догляді зі служби за власним бажанням або звільнення з якоїсь іншої причини головного бухгалтера або іншого матеріально відповідальної особи - це може викликати порушення роботи дочірнього філії або всього підприємства цілком. Щоб підстрахуватися, і зменшити можливі наслідки намагаються документально оформити і провести передачу справ, навіть якщо заміни для працівника, який звільняється ще немає. У цій статті ми постараємося розглянути, що ж являє собою акт передачі справ при звільненні та як він повинен правильно складатися.

В існуючому законодавстві Російської Федерації практично нічого не згадується про організацію, яких би то не було дій, на момент звільнення головбуха або ж просто рядового матеріально відповідального співробітника підприємства або його філії. У зв'язку з цим необхідний пакет документів керівник підприємства встановлює самостійно. Однак, як правило, при цьому, обов'язково створюється акт прийому передачі документів при звільненні та ряд додаткових документів:

1. Реєстрація наказу про прийом - передачу;
2. Проведення повної інвентаризації, як бланків суворої звітності, так і активів, зобов'язань;
3. Виконання повної перевірки обліку;
4. Власне, твір самої передачі;
5. І на закінчення - складання та підписання сторонами акту прийому - передачі справ.

Коли на момент звільнення працівника береться новий співробітник, то всі обов'язки переходять безпосередньо йому. Якщо ж новий співробітник не прийнятий на заміщення вакантної посади, то всі справи і функціональні обов'язки працівника, який звільняється лягають на іншого працюючого співробітника, або на директора філії з покладанням на нього додаткових, необхідних обов'язків і повноважень. Всі призначення повинні строго супроводжуватися наказами або розпорядженнями по підприємству або філії. У момент прийняття на вакантну посаду нового співробітника справи і обов'язки, що виконувалися раніше підміняються співробітником - переходять до нього. Хотілося б відзначити, що передача всіх справ повинна відбуватися в день взяття нового співробітника на роботу.

Акт про передачу справ оформляється і через звільнення з посади працівника, при перекладі його на іншу роботу і т.д. Базою, для складання даного акта, служать різні розпорядчі ділові папери про причини прийому - передачі справ. Складається акт членами комісії, повний склад якої призначається і затверджується спеціальним наказом уповноваженої особи представника керівництва підприємства, якщо це філія або самим керівником. Повний список всіх прізвищ членів призначається комісії і присутніх на момент передачі справ людей оголошується в акті, згідно алфавітного порядку. У супровідному тексті акта докладно передається вся виконана робота і що відбулися дії.

Зазвичай акт прийому передачі справ при звільненні має перелік певних, конкретних пунктів. Загальна чисельність примірників акта встановлюється кількістю причетних сторін. Додатки, які супроводжують актом, заповнюються у вигляді доповнень до акту.

Акт прийому передачі при звільненні закріплюється підписами, представниками приймаючої і здає боку, підписом голови комісії і всіх членів призначеної комісії. На завершення він передається на затвердження керівнику підприємства.

Зміст статті

Документи, що входять в акт передачі справ при звільненні

Сам акт містить цілий ряд супутніх документів, в тому числі і посилання на наказ про передачу справ при звільненні, а так само список робочих документів, що показують повні обставини фінансового обліку організації, або, як варіант аудиторської перевірки.

Як мінімум кілька людей на підприємстві є безпосередньо зацікавленими в укладанні і підписанні акту. До них відносяться: власне сам керівник підприємства, людина яка йде з підприємства, і людина яка влаштовується на місце, що звільнилося робоче місце.

Акт прийому-передачі документів при звільненні в своїй суті не має якихось чітко встановлених правил щодо його складання. Згідно із законодавством Російської Федерації не існує спеціальної, певної форми зі складання даного документа. Найчастіше акт виглядає, як звичайна бухгалтерська опис певних справ. За великим рахунком, до них можна віднести наступні документи:

• Система ведення бухгалтерського обліку прийнятого на підприємстві;
• Облік пересування грошових коштів по підприємству (правильне заповнення і ведення певних бухгалтерських документів - чекова книжка, касова книга і т.п.);
• Документальне підтвердження наведених грошових операцій, наприклад: чеки, векселі, марки для поштових листів та інше;
• Належні умови зберігання грошових коштів на підприємстві, своєчасна реєстрація вхідних готівкових коштів;
• Правильність заповнення та ведення договорів, актів звірок взаєморозрахунків, банківських виписок;
• Класифікація стану майна, що амортизується;
• Облік різних матеріальних цінностей і актуальність проведення інвентаризації, і використання її результатів в бухгалтерському звіті підприємства або філії;
• Ведення розрахунків з працівниками підприємства, оформлення трудових договорів, актуальність виплати оплати праці працівників, штатний розпис та т.п .;
• Подача в спеціально відведені терміни бухгалтерського звіту підприємства в податкові органи;
• Ведення і зберігання різної додаткової бухгалтерської документації.

Під час передачі справ скликається комісія, представники якої обговорюють акт і супровідні до нього документи і доповнення аудиторів. Після цього йде візування документа підписами працівника, який звільняється і знову надходження співробітника, а також представників комісії і керівника організації.

Кількість питань що виникають під час передачі справ, цілком і повністю обумовлюється величиною підприємства та функціями працівника, який звільняється особи. В обов'язки керівника входить створення умов для проведення дій по передачі справ.

Наказ про передачу справ при звільненні

Передача справ проводиться на підставі наказу, виданого керівником підприємства. Коли передача справ і звільнення співробітника відбувається у філії, то наказ може бути видано начальником головного філії або начальником структурного підрозділу. У наказі зазвичай вказується:

• Причина, по якій проводиться прийом - передача, а також встановлюється період часу для самої передачі;

• Визначається відповідальну особу, яка відповідає за проведення передачі справ і їх прийом;
• Затверджується склад комісії, затверджується голова комісії;

• Призначається часовий період, за який акт прийому-передачі справ при звільненні вступить в силу.

Період передачі справ зазвичай встановлюється не пізніше дати звільнення співробітника, який знімає з себе відповідальність. Найчастіше, якщо працівник бажає звільнитися за власним бажанням, то трудовий договір розривається протягом двох тижнів з подальшого дня моменту написання заяви на звільнення. Тому період передачі справ може тривати протягом до чотирнадцяти днів. Але слід враховувати, що Трудовий кодекс Російської Федерації дозволяє розірвати договір, не чекаючи закінчення двотижневого терміну, за згодою сторін (ст. 80 ТК РФ). Тоді документ про прийом - передачу повинен відбуватися в більш стислі терміни.